Le note spese sono documenti indispensabili e pratici per tutte le aziende. Ma quando le aziende crescono, il numero di trasferte aumenta e i documenti cartacei si accumulano. Date le complesse regole da rispettare per l’approvazione delle note spese, la gestione di questo processo può trasformarsi rapidamente in un incubo. Ma non bisogna farsi prendere dal panico! Una soluzione esiste: l’automazione tramite un software di gestione. Facile da installare, presenta diversi vantaggi per voi e la vostra azienda, vediamone alcuni qui di seguito.
Risparmiare di tempo
Ogni dipendente dell’azienda risparmia tempo prezioso quando usa una soluzione digitale per la gestione delle note spese. L’intero processo viene completato in pochi clic, tutto è centralizzato sulla piattaforma e i calcoli sono automatizzati.
I dipendenti dichiarano le loro spese in tempo reale dal cruscotto del software e aggiungono le loro ricevute. Una volta che i loro documenti sono stati scansionati, vengono archiviati in modo sicuro – non si perderanno in fondo ad un cassetto!
I manager e il reparto contabilità controllano, analizzano e convalidano le note spese tramite un’interfaccia intuitiva e chiara. Lo strumento calcola le spese e gli importi da rimborsare, il che rende il lavoro del servizio contabilità molto più facile.
I rimborsi vengono poi trasmessi automaticamente al gestionale per le buste paga o alla banca per i bonifici bancari. Poiché il tempo di elaborazione delle note spese è più breve, i dipendenti vengono rimborsati più rapidamente.
Ridurre gli errori nel calcolo delle note spese
L’altro vantaggio del software di gestione delle note spese è che aiuta ad evitare i numerosi errori di inserimento, omissioni e tentativi di frode che possono portare a perdite significative per le aziende. I dipendenti inseriscono i dati nei campi predefiniti e il software identifica qualsiasi incongruenza.
Lo strumento può calcolare con precisione:
- Rimborsi forfettari a seconda delle regole aziendali o fiscali;
- Rimborsi chilometrici;
- IVA;
- Conversione degli importi nella valuta di riferimento aziendale per i viaggi d’affari che presentano spese in valuta estera.
Grazie all’automazione, l’amministrazione deve solo controllare le ricevute digitali prima di convalidare il rimborso.
Attuare la politica di rimborso dell’azienda
Per i dipendenti, richiedere il rimborso delle loro spese professionali implica la comprensione di un certo numero di regole definite dall’azienda. Ma può essere difficile per loro orientarsi tra queste regole e rispettare la politica di rimborso. La soluzione digitale semplifica il processo di inserimento delle informazioni e degli importi: il dipendente è guidato dall’interfaccia
Il manager, nel frattempo, può facilmente configurare il software per modificare le regole di calcolo se necessario, il che evita un costante avanti e indietro con i dipendenti per controllare se hanno applicato correttamente le politiche aziendali. Ma non sono necessari aggiornamenti manuali: il software si aggiorna automaticamente per stare al passo con le mutevoli condizioni di mercato e le modifiche alle regole interne ed esterne.
Analizzare le spese
Con il software di gestione delle note spese, le aziende migliorano la loro redditività oltre a risparmiare tempo!
I manager possono utilizzare il cruscotto per visualizzare il numero e la natura delle spese dei loro dipendenti, in tempo reale e retroattivamente. L’analisi di queste informazioni li aiuta ad apportare delle modifiche alla politica di rimborso dell’azienda e a migliorare la competitività e la produttività in funzione delle esigenze dell’azienda.
Da una prospettiva internazionale, la centralizzazione delle informazioni relative alle spese aziendali è un bene prezioso: la sede centrale può osservare e gestire le politiche di rimborso locali. Da parte loro, le aziende possono pianificare le loro prossime spese per programmare, e adattare la loro strategia in base al contesto economico e ai progetti futuri
Migliorare i rapporti tra i dipartimenti aziendali
Si riduce il tempo dedicato alla gestione delle note spese, alla centralizzazione dei dati e alla trasparenza: automatizzare il processo riduce la pressione e facilita le relazioni interne all’azienda.
Con una soluzione di gestione digitale, gli scambi tra settore vendite e contabilità sono più fluidi. Il rischio di errori e frodi è notevolmente ridotto, i documenti sono accessibili online senza rischio di perdita e i dipendenti vengono rimborsati per le spese aziendali in pochissimo tempo. È una situazione vantaggiosa per tutti!
In sintesi, uno strumento digitale come l’applicazione di gestione delle note spese N2F, è un grande alleato per le aziende.
I dipendenti inseriscono le loro spese dai loro smartphone, attraverso un’interfaccia intuitiva che segnala eventuali incongruenze e calcola automaticamente gli importi da rimborsare.
Il reparto contabilità può convalidare le ricevute digitalizzate in pochissimo tempo.
Infine, i manager possono visualizzare direttamente tutte le spese e prendere decisioni che sono vantaggiose per l’azienda.
