Bei einer Dienstreise ist die Strecke zum Reiseziel keine Freizeitbeschäftigung.  Aus diesem Grund kann die Fahrt zwischen Wohnung bzw. üblichem Arbeitsplatz und Auswärtstätigkeit erstattet werden. Das ist die Rolle der sogenannten Kilometerpauschale. Aber wie viel wissen Sie eigentlich darüber? Entdecken Sie hier die Hauptregeln zum Thema Kilometerpauschale bei Dienstreisen.

Kilometerpauschale: Was sagt das Gesetz?

Wann gilt Kilometergeld?

Lassen Sie uns ganz einfach mit dem Anwendungskontext der Kilometerpauschale anfangen. Nehmen wir dafür den § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 Einkommensteuergesetz (EStG), wo die offizielle Definition steht. Der Begriff gilt für Dienstreise sowohl für die Kosten für jede tägliche Strecke eines Arbeitnehmers für seinen Arbeitsweg. Uns interessiert hier der besondere Fall einer Geschäftsreise mit privatem PKW. In diesem Zusammenhang erfolgt die Kilometerpauschale als erstattungsfähige Reisekosten, genauso wie die Übernachtungspauschale und der Verpflegungsmehraufwand. Es wurden solche Pauschbeträge festgelegt, um die Rückzahlung zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Da die genaue Berechnung der einzelnen Kosten bei jeder Geschäftsreise zu viel Aufwand wäre, wurde die Kilometerpauschale eingesetzt. Bei der Übernachtungspauschale und des Verpflegungsmehraufwands sind verschiedene Spesensätze je nach Reiseziel vorgesehen. Bei der Kilometerpauschale gilt aber ein einziger Betrag überall – also unabhängig vom Reiseziel im In- oder Ausland.

Kilometerpauschale und Verkehrsmittel

Manche Firmen stellen Firmenwagen zur Verfügung – d.h. PKWs, die Teil eines Betriebsvermögens sind, und dazu noch für berufliche Fahrten zur Verfügung stehen. Die Kosten zur betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs werden dann vom Arbeitgeber übernommen. Die Verwendung eines solchen Fahrzeugs vereinfacht die Strecken bei Geschäftsreisen. Aber Firmenwagen gibt es natürlich nicht immer. Bei der Nutzung eines privaten PKWs gilt dann die sogenannte Kilometerpauschale. Was soll eigentlich mit anderen Transportmitteln finanziell passieren? Wie sollen Fahrtkosten bei Bus, Bahn oder Flugzeug verwaltet werden? Wenn es nicht um privaten PKW, sondern um öffentliche Verkehrsmittel geht, bezahlt die Firma üblicherweise vollständig und fristgerecht den gesamten Betrag – egal ob der Mitarbeiter das Flugzeug, den Bus oder den Zug nimmt. In der Regel übernimmt die Firma die Kosten schon vor Beginn der Reise. Es passiert nämlich oft, dass die Buchung mittels der Firmenkreditkarte erfolgt. Es kann aber sein, dass der Mitarbeiter die Kosten persönlich vorstrecken soll. In diesem Fall wird er nachträglich mittels einer Reisekostenabrechnung erstattet.

Kilometerpauschale richtig berechnen

Verschiedene Voraussetzungen für verschiedene Anwendungsbereiche

Zum richtigen Verständnis der Kilometerpauschale sollte zuerst zwischen täglichen Fahrten zwischen der Wohnung und dem üblichen Arbeitsplatz und Fahrten im Rahmen einer Dienstreise unterschieden werden – da der ganz übliche Weg zum Arbeitsplatz nicht als Geschäftsreise gelten kann.

Nur im zweiten Fall ist die Rede von Reisekostenabrechnungen. Hier wird die Hin- und Rückreise insgesamt abgerechnet. Für solche Strecken liegt die Kilometerpauschale bei 0,30 Euro pro Kilometer. Aber nur wenn die Geschäftsreise mittels eines privaten Wagens organisiert wird. Sollte ein Zweiradfahrzeug verwendet werden, beläuft sich dann der Betrag auf 0,20 Euro pro Kilometer. Davon werden besonders Motorräder und Mopeds betroffen aber auch jede andere Art von motorbetriebenen Fahrzeugen.

Kilometerpauschale 2021: Einige Beispiele

Die oben erwähnten 30 Cent pro Kilometer gelten seit 2014. 2021 bleibt dieser schon geltende Wert noch unberührt – unabhängig vom Reiseziel im In- bzw. Ausland.

Nehmen wir als Beispiel den Angestellten Hans Müller.

Herr Müller arbeitet in Berlin. Er muss nach Hamburg zum Kundenbesuch mit seinem privaten PKW fahren. Die Strecke beträgt 580 km hin- und zurück. Herr Müller erhält dafür: 580 (Kilometer) x 0,30 (EUR) = 174 Euro.

In der folgenden Wochen fährt er diesmal nach Potsdam auf seinem Motorrad. Die Strecke beträgt 70 km hin- und zurück. Herr Müller erhält dafür: 70 (Kilometer) x 0,20 (EUR) = 14 Euro.

Kilometerpauschale: Erfolgt die Erstattung automatisch?

Nein. Es gibt keine automatische und systematische Erstattung. Die geltenden Regeln sind bei jeder Firma anders. Wichtig ist zu verstehen, dass die Kilometerpauschale vor allem als Referenzwert gilt. Das Bundesreisekostengesetz hat hier keine gesetzliche Vorschrift eingeführt. Mit anderen Worten besteht für den Arbeitgeber immer die Möglichkeit, einen niedrigeren oder einen höheren Betrag auszuzahlen… oder sogar auf die Kilometerpauschale selbst zu verzichten, in welchem Fall der Dienstreisende kein Geld bekommt! Das ist zumindest so in der Theorie. Was ist jetzt mit der Praxis? In der Regel wird der obengenannte Pauschbetrag so behalten – also 0,30 Euro pro Kilometer. Es ist nämlich in der Interesse des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers, die Kilometerpauschale zu gewährleisten. Es ist nicht nur eine Frage des Geldes, sondern auch der Produktivität und der Zufriedenheit. Eine Beteiligung an den Fahrtkosten ist zwar nicht automatisch, aber ziemlich logisch und sicherlich immer geschätzt. Jetzt kommt Optimierung in Frage.

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Die Vorteile der Automatisierung

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