Tout savoir sur le contrôle URSSAF [+ CHECKLIST]

Toute personne physique ou morale redevable de cotisations sociales ou dans l’obligation de remplir des déclarations sociales peut être confrontée à un contrôle URSSAF.

Si l’on a tendance à penser que seuls ceux qui emploient des personnes sans les déclarer ou qui font travailler des stagiaires qui n’en sont pas sont concernés, il n’en est rien. Vous pourriez tout aussi bien être en infraction alors même que vous vous pensiez en règle.

Ainsi, afin de ne pas vous retrouver le bec dans l’eau, avec un redressement de vos cotisations sociales, voici tout ce qu’il faut savoir pour éviter un contrôle Urssaf. En bonus, nous vous avons préparé une checklist pour bien vous préparer avant un contrôle URSSAF !

Contrôle URSSAF : qui est concerné ?

Un contrôle URSSAF peut toucher tous les travailleurs indépendants ou entreprises (toutes tailles et secteurs confondus) redevables des cotisations sociales.

Pour rappel, l’URSSAF est l’organisme chargé par l’Etat de collecter les cotisations sociales des entreprises afin d’assurer le bon fonctionnement de la Sécurité Sociale.

Dans quels cas peut-on avoir un contrôle de l’URSSAF ?

Un contrôle n’est pas anodin, et peut intervenir dans plusieurs cas :

• Suspicion de fraude
• Contrôle aléatoire
• Collecte de données en prévision de statistiques.

Finalement, travailleurs indépendants et entreprises ne sont en réalité jamais assurés de ne pas voir les inspecteurs de l’URSSAF sonner à leur porte un matin.

Contrôle URSSAF : comment se déroule-t-il ?

Rassurez-vous, tout contrôle est notifié au moins 30 jours avant la date de première visite.

Néanmoins, en cas de suspicion de travail dissimulé, l’entreprise ou la personne ne sera pas notifiée d’un contrôle afin d’éviter qu’elle n’ait le temps de s’organiser pour camoufler les faits.

La notification de passage d’un inspecteur s’accompagne de la liste des documents que vous devrez préparer et présenter.

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Afin de pouvoir vous préparer sereinement pour un contrôle, ou simplement si vous souhaitez anticiper, nous avons réalisé pour vous une checklist en cas de contrôle URSSAF.

Réalisée en collaboration avec Keeple, la solution RH pour la gestion des temps et activité, cette checklist vous permettra de savoir tout ce que vous devez rassembler avant un contrôle.

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Sur quoi porte le contrôle URSSAF ?

Un contrôle URSSAF porte sur l’ensemble des cotisations exigibles depuis les trois dernières années (moins si l’entreprise ou le travailleur indépendant n’ont pas autant d’ancienneté).

Le déroulement du contrôle dépend de la taille de l’entreprise.

Le contrôle URSSAF se fait-il sur place ?

Ici, deux cas de figure :

• Les travailleurs indépendants et entreprises de moins de 11 salariés
• Les entreprises de plus de 11 salariés

Le contrôle des pièces pour les entreprises de moins de 11 employés et les travailleurs indépendants

L’employeur ou son représentant devront transmettre les pièces demandées à l’URSSAF ou à la Caisse Générale de Sécurité Sociale qui procèdent aux vérifications dans leurs propres locaux.

En cas de besoin, l’organisme qui contrôle peut décider de procéder à des investigations sur place, sous réserve de prévenir en amont l’entreprise ou le travailleur indépendant de la date et de l’horaire du contrôle.

Le contrôle sur place pour les entreprises de plus de 11 employés

L’inspecteur de l’URSSAF se rend dans les locaux de l’entreprise et procède aux vérifications portant sur l’assiette, le taux et le calcul des cotisations et contributions de Sécurité Sociale, d’assurance chômage ou de toute autre contribution dont le contrôle lui est confié.

Il pourra vérifier notamment :

• Les documents administratifs et juridiques
• La paie et les charges sociales
• Les notes de frais et remboursements
• Le temps de travail
• Les travailleurs externes et prestataires
• L’organisation et la traçabilité
• Les situations particulières (mutuelle, tickets restaurant, transport, etc.).

💡A lire aussi : Notes de frais et URSSAF, les erreurs à ne pas commettre

Contrôle URSSAF : quels sont les risques ?

Lorsque l’inspecteur a procédé aux vérifications des pièces et que le contrôle lui semble terminé, il délivre à l’entreprise ou au travailleur indépendant ses conclusions sous la forme d’une lettre d’observation :

• Il a constaté que les règles législatives étaient bien appliquées ;
• Il émet des observations pour l’avenir ;
• Il estime que des régularisations de cotisations et/ou de contributions sont à faire, soit en la faveur de l’entreprise/travailleur indépendant (trop-perçu par l’URSSAF), soit en faveur de l’organisme de recouvrement.

Le contrôle URSSAF repose sur le principe du contradictoire. Ainsi, le contrôlé peut décider de répondre à l’organisme examinateur dans les 30 jours (prolongeable 30 jours de plus) suivant la lettre d’observation. Pendant cette période contradictoire, il peut corriger les déclarations portant sur la période contrôlée, en réglant ce qui lui est réclamé.

En tout état de cause, l’inspecteur devra répondre à chaque observation relevée par l’entreprise/travailleur indépendant. Il pourra décider de ne pas retenir certains montants qui faisaient l’objet de redressement, ou au contraire de les maintenir totalement ou partiellement.

Quelle régularisation des cotisations en cas de contrôle URSSAF ?

La régulation des cotisations à la suite du contrôle de l’inspecteur URSSAF doit intervenir dans le mois suivant la réception de la mise en demeure constatant des sommes à payer. Dans ce cas, vous aurez à vous acquitter des cotisations redressées plus des majorations, réparties comme suit :

• 5% des cotisations redressées
• 0,1% ou 0,2% des cotisations redressées par mois ou fraction de mois de retard afin de rembourser le délai de règlement de ces cotisations non régularisées. Cette majoration intervient à partir du 1^er février de l’année qui suit celle au titre de laquelle les régularisations sont effectuées
• 10 % si vous n’aviez pas déjà régularisé des cotisations redressées
• 25% à 40% en cas de travail dissimulé

Tout recours peut être intenté et motivé devant le pôle social du tribunal judiciaire dans les 15 jours suivant la délivrance d’une contrainte adressée par l’URSSAF par lettre recommandée avec accusé de réception à l’entreprise/travailleur indépendant.

Assurez la conformité de votre contrôle URSSAF avec une solution de notes de frais

Le contrôle URSSAF est une procédure lourde et chronophage. Dès lors, pour vous en prémunir, vous pouvez mettre en place des outils digitaux vous simplifiant certaines tâches administratives.

Ainsi, la gestion des notes de frais fait régulièrement l’objet de contrôles URSSAF, car c’est souvent là que les inspecteurs trouvent des erreurs.

Si ces dernières peuvent être de bonne foi mais résulter d’un manque de rigueur dans leur traitement, surtout quand il faut présenter des justificatifs, elles peuvent aussi révéler une fraude aux notes de frais. Par exemple, les dépenses qualifiées en notes de frais, alors qu’elles sont des avantages en nature dissimulés.

Une solution de gestion des notes de frais, telle que N2F, vous permet d’anticiper en toute sérénité un contrôle URSSAF. Applicable sur mobile, N2F permet à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise de prendre en photo les justificatifs de leurs dépenses et d’enregistrer leurs dépenses, sans qu’ils n’aient de risque de les perdre ensuite.

L’archivage à valeur probante, notamment, est un outil central en cas de contrôle URSSAF, car il vous permet d’accéder en un clic aux dépenses réalisées lors des années concernées par le contrôle. Vous pouvez notamment retrouver les dépenses :

• Par service
• Par entité
• Par période temporelle.

Les cartes bancaires N2F vous permettent également d’avoir un suivi granulaire des dépenses des employés, avec une réconciliation complète des dépenses et des justificatifs associés.

💡Besoin de vous préparer à un contrôle URSSAF ? En partenariat avec Keeple, nous avons réalisé pour vous cette checklist : simple et claire, elle vous permettra d’organiser rapidement un contrôle URSSAF.

FAQ : toutes les questions que vous vous posez sur le contrôle URSSAF