La fraude à la note de frais représente 14% des cas de fraude en entreprise, avec une perte médiane évaluée à 33 000$ (source : Association of Certified Fraud Examiners, Report to the Nations 2024). Avec les progrès fulgurants de l’intelligence artificielle, les DAF et comptables redoutent une montée en puissance des cas de tentatives de fraudes.
En effet, s’il fallait autrefois maîtriser les logiciels de retouche d’image pour modifier discrètement des montants sur un ticket de carburant ou une addition de restaurant, il suffit aujourd’hui d’un simple prompt sur n’importe quelle IA pour générer un reçu truqué.
La crainte des comptables et DAF ? Que les fraudeurs en profitent pour gonfler artificiellement leurs dépenses, et obtenir un remboursement indu de l’entreprise. Les faux reçus sont parfois si convaincants que même des contrôleurs expérimentés peinent à les repérer.
La fraude aux notes de frais par IA concerne notamment : la falsification d’informations sur les justificatifs (montant, date, volume de carburant, etc.) ou la création de toutes pièces de faux justificatifs de dépenses.
Comment fonctionne la fraude aux notes de frais avec l’IA ?
Les outils d’IA générative permettent de modifier des documents existants, voire de créer de toutes pièces de faux reçus, de manière parfois totalement indétectable.
« Au début, les cas de fraude que nous constations le plus souvent étaient des modifications sur le montant total. Aujourd’hui, même les taux de TVA ou des détails précis, comme les quantités de carburant, sont altérés », explique Bertrand Muth, General Manager of International chez N2F.
« Nous observons aussi une hausse des fraudes liées aux IBAN : certains fraudeurs changent le numéro de compte sur des factures, redirigeant ainsi les paiements vers leurs propres comptes », précise-t-il.
Selon une étude réalisée par SAP Concur sur les voyages d’affaires, plus de deux tiers des responsables financiers et des gestionnaires de voyages soupçonnent des fraudes alimentées par IA dans leur organisation, et un sur dix a la « certitude » de l’existence de ces fraudes.
Toujours d’après l’étude, ce phénomène s’inscrit dans la tendance plus large d’une hausse des fraudes aux dépenses depuis la pandémie.
Fraude par IA : un risque dont vous devez être conscient
Dès 2021, une étude également menée par SAP Concur révélait que les employés jugeaient « acceptable » de déclarer en moyenne 114€ de frais non justifiés. L’étude de l’Association of Certified Fraud Examiners, elle, met en avant le fait que « les fraudes commises par un propriétaire / dirigeant ont une vélocité trois fois supérieure à celles commises par un employé ou un cadre ».
Pour les équipes financières, ce sujet devient d’autant plus critique que l’IA se démocratise et devient de plus en plus indétectable. Ainsi, les organisations qui ont encore des processus de vérification et validation des notes de frais manuels sont encore plus vulnérables.
« Si un reçu ou justificatif semble authentique à l’oeil nu, il peut facilement passer entre les mailles du filets », prévient Bertrand Muth.
IA contre IA : la technologie au service de la détection de la fraude
Vous l’avez compris, l’IA a rendu la falsification de reçus et factures à la fois plus accessible, mais aussi plus élaborée. Et pourtant, c’est cette même technologie que l’on va utiliser pour lutter contre la fraude.
Des solutions telles que N2F réalisent des contrôles automatisés, basés sur l’IA et le machine learning pour identifier les documents suspects. Ces vérifications ne se limitent pas aux montants : elles analysent aussi les taux de TVA, le litrage sur les tickets de carburant, ainsi que d’autres détails.
En cas de fraude à l’IBAN, le système compare le numéro de compte avec l’historique des factures précédentes pour signaler toute anomalie. Malgré tout, la vigilance humaine reste le premier filtre.
Ainsi, chez N2F, nous vous recommander de vérifier via un appel téléphonique à votre fournisseur que ses coordonnées bancaires sont correctes avant le premier virement. Cette approche est connue sous le nom de human in the loop.
Fraude au faux justificatif : qu’est-ce que l’IA détecte ?
Des solutions telles que N2F, qui utilisent l’IA pour détecter les tentatives ou les irrégularités, vont notamment vous alerter en cas de :
- Structure ou mise en page inhabituelle
- Logos, polices ou typographie incohérentes
- Artefacts dans les images générées
- Montants illogiques
- Reçus provenant de pays ne correspondant pas aux données de déplacement
- Dépenses sur un jour non travaillé
- Dépense en doublon (y compris réalisée par un autre salarié).
A l’avenir, des systèmes basés sur des agents autonomes pourraient même évaluer si les reçus respectent les exigences fiscales. L’IA deviendra ainsi une alliée stratégique dans la lutte contre la fraude aux dépenses.
Le jeu du chat et de la souris
Pour Bertrand Muth, la détection des justificatifs falsifiés par IA est une bataille permanente :
« C’est un véritable jeu du chat et de la souris, comparable à la lutte entre virus et antivirus », explique-t-il.
Les fraudeurs innovent sans cesse pour contourner les contrôles ; les entreprises, elles, doivent continuellement adapter leurs méthodes de détection des fraudes.
Comme l’explique Bertrand Muth, la meilleure protection contre la fraude consiste à centraliser l’ensemble des dépenses via une carte bancaire professionnelle, avec un lien automatique des reçus aux transactions bancaires.
Nous recommandons aussi une approche multicouche, combinant technologie, vérifications humaines et sensibilisation des équipes.
Bonnes pratiques pour lutter contre la fraude à la note de frais
Pour lutter efficacement contre la fraude aux note de frais, voici nos conseils :
- Utiliser exclusivement des cartes bancaires professionnelles pour les dépenses liées à l’entreprise
- Associer les reçus et justificatifs des paiements par carte aux transactions bancaires, pour une réunification totale
- Vérifier manuellement les coordonnées de tout nouveau fournisseur avant le paiement de la facture
- Combiner outils de détection IA et contrôle humain
- Former les équipes aux risques et conséquences de la fraude.
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N2F : l’IA pour une gestion des dépenses plus efficace et plus intelligente
Chez N2F, nous avons décidé de ne pas limiter l’IA à la détection de fraude. Grâce à la technologie développée par N2F, le contrôle des notes de frais est plus rapide, plus fiable et plus transparent.
Ainsi, un score de fiabilité est attribué à chaque dépense, et les anomalies et irrégularités sont automatiquement signalées. Les équipes comptables peuvent ainsi se concentrer sur les cas qui nécessitent réellement leur attention.
Vous le comprenez, la fraude au faux justificatif créé par IA n’est pas une menace lointaine. C’est une réalité qui pousse les entreprises à moderniser la gestion de leurs dépenses, à renforcer leurs contrôles internes et ainsi à augmenter considérablement leurs chances de détecter les fraudes à temps.
Quels sont les avantages de l’IA dans le contrôle des dépenses ?
Utilisée dans les outils de gestion des dépenses professionnelles, l’IA va permettre de :
- Identifier immédiatement les dépenses problématiques
- Détecter les fraudes et les irrégularités
- Corriger les éventuelles erreurs de saisie
- Réduire le délai de traitement et le remboursement des notes de frais.
Envie d’aller plus loin et de découvrir comment la dématérialisation et l’automatisation peuvent vous aider dans le contrôle des dépenses et la prévention de la fraude ? Nous avons réalisé pour vous un guide de tout ce que les DAF doivent savoir !
