Met de snelle vooruitgang van kunstmatige intelligentie (AI) heeft ook een oud probleem een nieuwe dimensie gekregen: vervalste bonnetjes bij onkostendeclaratie.
Waar vroeger kennis van fotobewerking en specifieke software nodig was om bedragen op tank- of restaurantbonnetjes ongemerkt aan te passen, kunnen fraudeurs dit nu doen met eenvoudige opdrachten aan beeldgeneratoren van onder andere ChatGPT en andere AI-providers.
Zo kunnen zij in hun voordeel hogere kosten opvoeren en die vervolgens onterecht vergoed krijgen door hun bedrijf. De resultaten zijn vaak zo overtuigend dat zelfs ervaren controleurs ze niet onmiddellijk herkennen.
Hoe AI-fraude werkt
Generatieve AI maakt het mogelijk bestaande documenten te bewerken of volledig nieuwe deepfake-bonnetjes te creëren.
“In het begin zagen we alleen aanpassingen in het totaalbedrag, maar inmiddels worden ook belastingtarieven en specifieke details zoals brandstofhoeveelheden gewijzigd,” zegt Bertrand Muth, General Manager International bij N2F, aanbieder van software voor de digitalisering van bedrijfsuitgaven.
“Daarnaast zien we steeds vaker vormen van IBAN-fraude: op inkomende facturen wordt een vals rekeningnummer vermeld, waardoor betalingen rechtstreeks naar fraudeurs worden overgemaakt.” aldus Muth.
Volgens het wereldwijde Global Business Travel Survey van SAP Concur vermoedt ruim twee derde van de financiële managers en reisverantwoordelijken dat AI-fraude in hun organisatie voorkomt. Eén op de tien zakenreizigers, reismanagers en CFO’s zegt zelfs zeker te weten dat het daadwerkelijk gebeurt. Dit sluit aan bij de bredere trend van toenemende uitgavenfraude sinds de pandemie.
Van kleinigheid tot ernstig risico
Al in 2021 gaf een andere Europese studie van SAP Concur aan dat werknemers het gemiddeld acceptabel vonden om €114 aan onterechte kosten te declareren. Maar declaratiefraude is geen kleinigheid: wie betrapt wordt, riskeert disciplinaire maatregelen of dreigt zelfs ontslagen te worden.
Langzaamaan zal dit thema nog relevanter worden, aangezien AI steeds toegankelijker en geraffineerder wordt. Bedrijven met afdelingen die bonnetjes nog handmatig of visueel controleren, lopen het grootste risico.
“Als een document er op het oog echt uitziet, kan het makkelijk in de totaalmassa van bonnen door de controle glippen,” waarschuwt Muth.
AI tegen AI: technologie als wapen tegen bonnetjesfraude
Generatieve AI heeft het vervalsen van bonnetjes en facturen eenvoudiger én geavanceerder gemaakt. Maar dezelfde technologie wordt nu ook ingezet voor fraudedetectie.
Gespecialiseerde providers bieden AI-gestuurde controle en machine learning om verdachte documenten automatisch te identificeren. De controles gaan veel verder dan het vergelijken van totaalbedragen. Ook btw-tarieven, aantallen liters op tankbonnen en andere specifieke details worden automatisch geverifieerd.
Bij IBAN-fraude vergelijkt het systeem de historie van eerdere facturen, waardoor afwijkende rekeningnummers direct een waarschuwing genereren. Toch blijft de menselijke factor onmisbaar. N2F adviseert om bij de eerste factuur van een nieuwe leverancier altijd telefonisch te controleren of het rekeningnummer klopt – een aanpak die bekendstaat als human-in-the-loop.
Wat AI signaleert
AI-gestuurde controles letten op afwijkingen zoals:
- Ongebruikelijke documentstructuren of opmaak
- Afwijkende logo’s en lettertypes
- Artefacten in gegenereerde afbeeldingen
- Onlogische prijzen of bedragen
- Bonnetjes uit landen die niet overeenkomen met de reisgegevens
In de toekomst zullen agent gebaseerde systemen mogelijk zelfs volledig zelfstandig kunnen beoordelen of bonnetjes belastingtechnisch conform zijn. Zo wordt AI niet alleen een uitdaging, maar ook een krachtige bondgenoot in de strijd tegen uitgavenfraude.
Een kat-en-muisspel
Het opsporen van met AI vervalste bonnetjes blijft volgens Bertrand Muth, General Manager bij N2F, een voortdurende strijd.
“Het is een kat-en-muisspel, vergelijkbaar met de strijd tussen virussen en antivirussoftware,” zegt hij.
Fraudeurs bedenken steeds nieuwe manieren om controles te omzeilen, terwijl bedrijven hun detectiemethoden voortdurend moeten aanpassen om actueel te blijven.
De veiligste manier om onkostenfraude te voorkomen, is volgens Muth om alle zakelijke betalingen via een bedrijfscreditcard te laten verlopen en de bonnetjes te koppelen aan de transactielijst van de bank. Ook andere specialisten benadrukken het belang van een gelaagde aanpak:
- Zakelijke betalingen via een bedrijfscreditcard laten verlopen.
- Bonnetjes direct koppelen aan banktransacties.
- Nieuwe leveranciers handmatig verifiëren voordat er betalingen plaatsvinden.
- AI-gestuurde detectietools combineren met menselijke beoordeling.
- Medewerkers bewust maken van de risico’s en gevolgen van fraude.
N2F AI: sneller en slimmer uitgavenbeheer
De inzet van AI stopt niet bij het opsporen van fraude. Met de AI-technologie van N2F wordt het analyseren van declaraties sneller, betrouwbaarder en visueel inzichtelijk. Het systeem kent elke uitgave een betrouwbaarheidsscore toe en markeert onregelmatigheden, zodat administratieve teams zich kunnen richten op de uitgaven die écht aandacht vragen.
AI-fraude is geen verre dreiging, maar een dagelijkse realiteit voor bedrijven wereldwijd. Bedrijven die hun uitgavenbeheer moderniseren en hun interne controles aanscherpen, vergroten aanzienlijk de kans om fraude tijdig te ontdekken en financiële verliezen te beperken – voordat de financiële schade onomkeerbaar is.
Belangrijkste voordelen:
- Probleemuitgaven direct herkennen
- Fraude en onregelmatigheden detecteren
- Invoerfouten corrigeren
- Doorlooptijd van declaratieverwerking verkorten
Meer weten over onze oplossingen? Vraag een gratis demo aan of neem contact op met ons salesteam.