La Administración impulsa VeriFactu, junto con la futura factura electrónica obligatoria en España, como dos piezas de un mismo engranaje, que buscan reducir el fraude, aumentar la trazabilidad de las operaciones económicas y reforzar el control sin necesidad de multiplicar recursos humanos.
El problema es que, aunque el objetivo sea claro para el legislador, no siempre lo es para quien tiene que cumplir la norma, y que se encuentran hoy ante un escenario nuevo, denso y, en muchos casos, confuso.
Tras leer este artículo, sabrás qué exige realmente el nuevo marco normativo, cuáles son los plazos que importan, por qué no todos los sistemas de facturación sirven y cómo afrontar esta transición con criterio.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es un marco normativo que define cómo deben funcionar los sistemas informáticos que emiten facturas, para que esas facturas sean fiables, trazables y, llegado el caso, verificables por la Agencia Tributaria.
No se centra tanto en la factura como documento, sino en el proceso que hay detrás. En cómo se crea. Cómo se guarda. En si puede modificarse sin dejar rastro. Si el sistema permite reconstruir la historia completa de una operación.
¿Y por qué se implanta?
El objetivo del reglamento es aumentar el control sobre las operaciones económicas, pero haciéndolo desde el propio software de facturación. La Administración ya no quiere revisar solo declaraciones finales, sino apoyarse en sistemas que, desde el origen, aseguren la integridad de la información.
Esto afecta prácticamente a todos. Autónomos, pymes y empresas, con independencia de su tamaño, deberán utilizar sistemas de facturación adaptados. Las obligaciones fiscales de las pymes no desaparecen por ser pequeñas; al contrario, el reglamento busca precisamente homogeneizar los procesos.
Existen excepciones concretas (SII, regímenes especiales, territorios forales), pero son casos muy definidos.
Marco normativo de VeriFactu, reglamento de facturación y nuevas obligaciones fiscales
Uno de los grandes problemas a los que se enfrentan hoy autónomos y pymes no es tanto la norma VeriFactu en sí, sino entender el mapa completo. Pero si lo simplificamos, el marco legal actual se apoya en tres grandes piezas:
- Reglamento facturación 2026. La base histórica de VeriFactu es el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento que regulan las obligaciones de facturación, establece quién está obligado a facturar, qué datos debe contener una factura, los plazos de emisión, los tipos de factura y las normas de conservación.
- Reglamento VeriFactu. No regula el contenido de la factura, sino el comportamiento del software que la emite. Es decir, que cada factura tenga una historia completa y verificable. De ahí el concepto de sistema facturación verificable, necesario para entender por qué ya no vale cualquier programa o plantilla.
- Factura electrónica obligatoria. Este bloque normativo, impulsado por la Ley Crea y Crece, regula cómo se intercambian las facturas en el entorno B2B. Su implantación será progresiva y convivirá con VeriFactu,
Calendario de implementación de VeriFactu
La normativa ha ido ajustando fechas para el calendario VeriFactu porque, siendo realistas, los primeros plazos eran difíciles de cumplir. Aun así, el mensaje de fondo no ha cambiado, todos los agentes económicos deberán utilizar sistemas de facturación adaptados, y el margen para la improvisación se va estrechando.
| Quién | Calendario VeriFactu | Qué implica |
| Proveedores de software de facturación | Julio de 2025 | Los fabricantes y desarrolladores deben tener sus programas adaptados a VeriFactu y a los requisitos técnicos del reglamento. A partir de esta fecha, los softwares que no cumplan no deberían comercializarse ni mantenerse como soluciones válidas. |
| Empresas sujetas al Impuesto de Sociedades | 1 de enero de 2026 | Las sociedades mercantiles deberán utilizar sistemas de facturación ya adaptados y operativos desde el inicio del ejercicio fiscal. Es el primer gran grupo afectado por las nuevas obligaciones fiscales pymes y donde la Administración centrará el control inicial. |
| Autónomos y resto de obligados tributarios | 1 de julio de 2026 | Los autónomos disponen de unos meses adicionales para adaptarse. Este margen permite elegir y probar un sistema de facturación verificable, pero no conviene apurar plazos si se quiere evitar cambios precipitados. |
Un matiz importante (y poco conocido) es la ampliación del periodo voluntario aprobada por el Consejo de Ministros en diciembre de 2025 que extiende el periodo de adopción voluntaria hasta:
- 1 de enero de 2027 para empresas.
- 1 de julio de 2027 para autónomos.
¿Qué ocurre si no se llega a tiempo?
No cumplir los plazos del calendario VeriFactu puede suponer infracciones tributarias, sanciones económicas y problemas en caso de inspección. Pero más allá de la sanción, el mayor riesgo es operativo: verse obligado a cambiar de sistema de forma precipitada, con el impacto directo que eso tendrá en la gestión diaria.
¿Cómo abordar la transición a VeriFactu según tu situación?
Cada negocio tiene su historia, sus herramientas, sus inercias. Así que la implementación de VeriFactu y su reglamento de facturación 2026 dependerá de cada escenario concreto:
- Escenario sin software de facturación (Excel, Word, plantillas). Este es, sin rodeos, el escenario habitual. Pero con el nuevo marco normativo dejan de ser una opción válida. Aquí, la transición consiste en asumir que hace falta una base sólida para cumplir con el reglamento facturación 2026 y la futura factura electrónica obligatoria en España.
- Escenario con software de facturación propio o personalizado. Muchas pymes y empresas medianas han invertido años, y dinero, en desarrollar sistemas a medida. Son herramientas que encajan como un guante en su operativa diaria. Y precisamente por eso, cambiarlas duele.
- Escenario de plataformas estándar con mantenimiento. Usas un software conocido, con soporte y actualizaciones. Tu proveedor te dice que se adaptará a VeriFactu. Todo parece bajo control, pero ¿qué pasa si mañana necesitas integrar gastos, viajes, contabilidad o nuevos flujos de trabajo?
En todos los escenarios, el reto es cumplir con VeriFactu, sin que la facturación se convierta en un freno para el negocio.
El papel de las APIs en la externalización de la facturación verificable
Externalizar la facturación verificable para cumplir con VeriFactu es tomar una decisión estratégica inteligente para crecer en un entorno normativo cada vez más exigente.
No se trata de externalizar el negocio ni de perder visibilidad sobre la facturación. Lo que se externaliza es la parte regulada, la que no aporta ventaja competitiva, pero sín costes y riesgos si se gestiona mal.
En concreto, externalizas:
- El cumplimiento normativo y su vigilancia constante.
- Las actualizaciones legales ligadas al reglamento facturación 2026 y a futuras modificaciones.
- La complejidad técnica asociada a la trazabilidad, la inalterabilidad o los registros de eventos.
Y, al mismo tiempo, mantienes tus procesos internos, tus datos, tu operativa diaria y tu lógica de negocio.
Una API es un conector inteligente, que permite que tu sistema hable con otro especializado, sin que tú tengas que rehacerlo todo.
Plataformas como N2F ayudan a cumplir con VeriFactu y la factura electrónica de forma integrada y ordenada.
N2F no pretende ser todo tu sistema, sino la capa especializada que resuelve procesos regulados y transversales (gestión de ingresos y gastos, viajes, facturación, archivado, exportación contable) conectándose por API a:
- ERP,
- software contable,
- software de facturación,
- herramientas internas,
- y/o sistemas propios o personalizados.
Gracias a la API, tu sistema interno sigue generando la información de negocio (clientes, importes, proyectos, centros de coste, etc.), N2F recibe esos datos, aplica reglas normativas y de control y devuelve facturas centralizadas, gastos validados, asientos contables y registros listos para auditoría.
Y esto encaja perfectamente con la normativa VeriFactu. La empresa mantiene su operativa, y N2F asegura que el proceso cumple como sistema facturación verificable.
Cumplir con VeriFactu sin perder el control del negocio
VeriFactu no es opcional, y está aquí para quedarse. Lo que sí sigue estando en manos de cada empresa es cómo cumplir.
Soluciones como N2F encajan de forma natural en cualquier escenario porque no plantean el cumplimiento como un obstáculo, sino como un proceso que puede integrarse, simplificarse y todo bajo procesos de automatización de las facturas.
Al final, el reto no es sólo cumplir, sino hacerlo sin que la gestión administrativa absorba tiempo, recursos y energía que deberían estar puestos en hacer crecer el negocio.
