Notes de frais 
Cartes de paiement 
Factures fournisseurs 
Flotte de cartes de paiement 
Export comptable et TVA 
Per diem et Indemnités kilométriques 
Workflows et Reporting 
Besoin
Etes-vous prêt à révolutionner
votre gestion de note de frais ?
La meilleure application mobile du marché !
En 4 mots : simple, rapide, complète et efficace
Simple
Prenez une photo du justificatif, N2F extrait instantanément les informations (date, montant, taxes, vendeur…)
Rapide
Saisir une note de frais prend moins de 5 secondes, montre en main !
Complète
Notre application de gestion de notes de frais vous permet d’avoir une vision par projet, client, mission, et gère automatiquement le circuit de validation, le rapprochement bancaire, les fichiers d’export comptable…
Efficace
Nos clients divisent leur temps de gestion des notes de frais par 4 !
Notre scan intelligent (OCR)
va vous changer la vie
Scan de vos justificatifs en moins d'une seconde !
Notre technologie OCR combinée à notre moteur d’intelligence artificielle extrait automatiquement toutes les informations de votre justificatif :
- Date, montant, taux de TVA (même multitaux), vendeur
- Mais aussi taxe de séjour, pourboire, litrage de carburant
- Avoir un scan intelligent c’est bien, le plus du nôtre ?
- + de 95% de taux de lecture
- En moins d’une seconde
Passez au zéro papier avec l’archivage à valeur probante
La note de frais en version écologique !
- Depuis que la législation des notes de frais autorise la conservation des justificatifs en version dématérialisée, N2F a suivi toutes les évolutions réglementaires pour vous proposer une solution de gestion de note de frais vraiment 0 papier et totalement sécurisée.
- Avec l’option archivage à valeur probante, le papier c’est fini : N2F conserve vos données pendant 10 ans avec la valeur légale !
- L’archivage a une valeur légale en cas de contrôle URSSAF. De plus, vous pouvez facilement retrouver les données financières spécifiques à une période.
La solution de gestion de notes de frais la plus connectée !
Connectez N2F à votre écosystème informatique
Connexion à votre comptabilité
N2F s’interface avec plus de 200 logiciels comptables : SAP (ECC, S/4HANA, Business…), Sage (100, 1000, X3, Cloud), Cegid, Dynamics, Oracle JD Edwards, PeopleSoft, EBP, Divalto, Quadratus, Infor LN (ex BAAN), Datev, Odoo…
En savoir plus
Connexion à votre banque
Gâce à la connexion de N2F avec plus de 300 banques européennes et/ou opérateurs de cartes bancaires tels que Mastercard, AmEx, Nexi, le rapprochement bancaire de vos dépenses professionnelles est instantané
Connexion à votre agence de voyage
Pour faciliter vos déplacements professionnels et voyages d'affaires, N2F récupère l'ensemble des factures de vos agences de voyage et de location de véhicule afin de les injecter directement en comptabilité et d'analyser finement les dépenses de votre entreprise.
Remboursement de vos collaborateurs
N2F sait aussi générer le fichier de virement SEPA qui vous permettra de rembourser vos collaborateurs, avec prise en compte des avances de frais éventuelles.
Notes de frais et TVA
Enfin un logiciel de gestion de notes de frais
qui automatise la gestion de la TVA
Le scan intelligent de N2F extrait automatiquement les taux de TVA, même multiples depuis la photo de votre justificatif de paiement.
Le montant récupérable est pré-paramétré pour chaque catégorie de dépense présente sur N2F, même pour les règles spécifiques de carburant ou des associations.
Notre connexion avec votre logiciel comptable importera automatiquement la TVA sans aucune ressaisie !
Vérification prédictive, quand l’IA
vous fait gagner du temps
Le seul système de prédiction et de scoring de dépenses
· Grâce à l’étude des millions de dépenses que nous traitons chaque semaine, notre moteur d’intelligence artificielle sait reconnaitre les dépenses irrégulières.
· Un score de fiabilité est associé à chaque note de frais : vos équipes administratives gagnent encore plus de temps en identifiant en un coup d’œil les dépenses à problème !
· Les bénéfices sont multiples :
- N2F identifie les dépenses à contrôler absolument,
- Les tentatives de fraudes sont mises en évidences,
- Le temps de traitement des notes de frais est réduit,
- La correction des erreurs est simplifiée.
Gestion des indemnités
forfaitaires
Calcul automatique des indemnités journalières (per diem)
A partir de l’application mobile ou de la plateforme web, saisissez simplement vos dates et votre lieu de départ et d’arrivée :
- N2F calcule automatiquement les indemnités forfaitaires en fonction de la durée et des lieux dans lesquels vous vous êtes déplacé
- Avec prise en compte des particularités liées aux déplacement nationaux ou internationaux
- N2F permet également de gérer les éventuelles déductions, tels que les repas payés par la société.
Les barèmes de remboursement de tous les pays sont intégrés et mis à jour automatiquement dans N2F et peuvent également être adaptés en fonction de la politique de votre société. En résumé, regroupez en un seul outil la gestion des justificatifs et des indemnités forfaitaires.
Gestion des indemnités
kilométriques
Soyez tranquille, N2F vous guide
- N2F est connecté avec Google Maps, pour une saisie simple de vos trajets et un calcul fiable de vos indemnités kilométriques.
- Le moteur de frais kilométriques de N2F trace pour vous le justificatif de votre déplacement.
- Gérez votre flotte de véhicules et les barèmes de remboursement directement depuis votre application de notes de frais
- Accédez aux dépenses par véhicule grâce aux fiches véhicules.
- Tous les types de véhicules sont gérés (personnels, véhicule de service, véhicule de fonction) ainsi que toutes les énergies pour une récupération de la TVA optimisée !
Workflow de validation
Un processus de validation qui s’adapte à votre organisation
· Le processus de validation des dépenses de N2F (workflow) est entièrement paramétrable en fonction des spécificités de votre entreprise :
- Déterminez autant d’étapes que vous le souhaitez,
- Définissez des conditions qui changent automatiquement les valideurs en fonction d’un montant, d’un projet, d’un client, d’une notion de refacturable, du dépassement d’un plafond ou d’une appartenance à un groupe,
- Mettez en place une fonction de délégation, pour que les dépenses professionnelles soient validées par une autre personne en votre absence.
· Suivez à tout moment l’état d’avancement des notes de votre équipe.
· Profitez d’une traçabilité complète, depuis la création de votre note de frais jusqu’à son remboursement.
Votre politique de frais
entièrement paramétrable
Plus la peine de faire des contrôles manuels, N2F s’en occupe
Votre politique de frais est entièrement paramétrable dans notre logiciel de gestion des notes de frais :
- Plafonds bloquants ou avertissants,
- Plafonds par période, par convives, par nuitées,
- Forfaits de dépenses.
Adaptez votre politique et vos plafonds selon la typologie de vos utilisateurs :
- Plafonds par service
- Plafonds par poste ou typologie de salarié
Analysez vos données
et prenez les bonnes décisions pour votre business
Module de Business Intelligence, pour une vision globale et en temps réel de vos dépenses
- Avec N2F, toutes vos données comptables sont à un clic !
- Notre module de Business Intelligence intégré vous permet d’extraire les données de votre entrprise, de les mettre en forme et de les comparer.
- Nos exports PDF, XLS, CSV sont clairs, paramétrables et facilement partageables
Accédez à des données fiables, intègres et granulaires, et utilisez-les pour prendre des décisions stratégiques pour le futur de votre entreprise.
Une solution adaptée aux
entreprises exigeantes
PME, ETI, grands comptes, N2F s’adapte à votre besoin
- Plusieurs entreprises dans plusieurs pays ? Aucun souci
- Plusieurs logiciels comptables dans le groupe ? Nous savons faire !
- Plusieurs devises et plusieurs fuseaux horaires ? Facile
- Plusieurs langues et plusieurs politiques de frais ? Pas de problème
- Besoin de connecter N2F à votre agence de voyage ou un loueur de voiture ? Avec plaisir !
La gestion des avances et des
ordres de missions
Car il y a une vie avant les notes de frais
N2F intègre un module d’ordre de missions entièrement paramétrable qui vous permet d’approuver un déplacement avec un workflow spécifique avant l’engagement réel de la dépense.
Les avances ponctuelles ou permanentes ainsi que les demandes d’avances sont également possible. L’avance est mise à disposition immédiatement pour le salarié, avec une visibilité en temps réel.
La déduction du remboursement est réalisée automatiquement, ainsi que les fichiers d’écritures comptables pour les injecter en comptabilité.
Et pour mes factures
fournisseurs ?
Que ce soit des factures ou des notes de frais, il vous suffit d’envoyer un e-mail à n2f@n2f.com à partir de votre e-mail de connexion N2F avec le justificatif en pièce jointe et notre solution de gestion de notes de frais créera automatiquement pour vous la dépense !
