Le remboursement aux frais r\u00e9els<\/h3>\n\n\n\n
Cette m\u00e9thode de remboursement repose sur la pr\u00e9sentation de justificatifs qui attestent de la r\u00e9alit\u00e9 des frais d\u00e9pens\u00e9s et de leur montant. Ces derniers ne doivent pas \u00eatre consid\u00e9r\u00e9s comme exag\u00e9r\u00e9s et doivent \u00eatre engag\u00e9s dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise. L\u2019arr\u00eat\u00e9 du 20 d\u00e9cembre 2002 distingue cinq cat\u00e9gories de frais professionnels :<\/p>\n\n\n\n
- Ceux engag\u00e9s par le collaborateur en situation de t\u00e9l\u00e9travail ;<\/li>
- Ceux engag\u00e9s par le collaborateur \u00e0 des fins professionnelles pour l\u2019utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l\u2019information et de la communication ;<\/li>
- Ceux engag\u00e9s pour un d\u00e9m\u00e9nagement auquel serait expos\u00e9 le collaborateur ;<\/li>
- Ceux destin\u00e9s \u00e0 compenser les frais expos\u00e9s par les salari\u00e9s envoy\u00e9s en mission temporaire ou mut\u00e9s en France par les entreprises \u00e9trang\u00e8res et qui ne b\u00e9n\u00e9ficient pas du r\u00e9gime de d\u00e9tachement ainsi que par les salari\u00e9s des entreprises fran\u00e7aises d\u00e9tach\u00e9s \u00e0 l\u2019\u00e9tranger qui continuent de relever du r\u00e9gime g\u00e9n\u00e9ral ;<\/li>
- Ceux destin\u00e9s \u00e0 compenser les frais expos\u00e9s par les collaborateurs en mobilit\u00e9 professionnelle de la m\u00e9tropole vers les territoires fran\u00e7ais situ\u00e9s outre-mer et inversement, ou de l\u2019un de ces territoires vers un autre.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Le remboursement forfaitaire<\/h3>\n\n\n\n
En dehors des frais relevant de l\u2019une des cinq cat\u00e9gories mentionn\u00e9es pr\u00e9c\u00e9demment, l\u2019employeur peut indemniser ses collaborateurs sous la forme d\u2019allocations ou d\u2019indemnit\u00e9s forfaitaires. N\u00e9anmoins, en recourant \u00e0 cette m\u00e9thode, l\u2019employeur n\u2019est pas dans l\u2019obligation de recueillir des pi\u00e8ces justificatives contrairement aux frais r\u00e9els. Il est alors plus difficile pour lui de savoir si les d\u00e9penses engag\u00e9es ont bien \u00e9t\u00e9 faites dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise et de la mission.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019employeur se tient inform\u00e9 des limites d\u2019exon\u00e9ration de certaines d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es notamment les frais de nourriture (article 3 de l\u2019arr\u00eat\u00e9), dont le montant est revaloris\u00e9 chaque ann\u00e9e. Par exemple, les d\u00e9penses de repas d\u2019un collaborateur en d\u00e9placement professionnel qui serait dans l\u2019incapacit\u00e9 de d\u00e9jeuner \u00e0 son domicile ou au travail sont limit\u00e9es \u00e0 20,20 euros. Ou encore, le collaborateur qui est contraint de se restaurer sur son lieu de travail (soit pour des raisons d\u2019organisation du travail ou d\u2019horaires), se verra indemnis\u00e9 \u00e0 hauteur de 7,10 euros son repas.<\/p>\n\n\n\n
C\u00f4t\u00e9 Urssaf, l\u2019employeur n\u2019est pas tenu de justifier les d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es par ses salari\u00e9s d\u00e8s lors qu\u2019il est en mesure de d\u00e9montrer que les remboursements correspondent aux situations r\u00e9ellement effectu\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n
Tout remboursement qui d\u00e9passerait les montants pr\u00e9vus par arr\u00eat\u00e9 sera consid\u00e9r\u00e9 comme \u00e9tant un revenu suppl\u00e9mentaire. Si l\u2019employeur ne r\u00e9ussit pas \u00e0 justifier l\u2019exc\u00e9dent, ce dernier sera soumis \u00e0 cotisations sociales. <\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
Indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques li\u00e9es \u00e0 l\u2019utilisation d\u2019un v\u00e9hicule personnel \u00e0 des fins professionnelles : un bar\u00e8me kilom\u00e9trique : \u00e0 respecter !<\/h2>\n\n\n\n
Les frais kilom\u00e9triques<\/a> font partie des remboursements les plus courants en entreprise lorsqu\u2019un salari\u00e9 – ou un ind\u00e9pendant dans certains cas – doit prendre son propre v\u00e9hicule pour effectuer une mission.<\/p>\n\n\n\n
Pour cela, l\u2019employ\u00e9 doit utiliser son v\u00e9hicule personnel qui peut \u00eatre :<\/p>\n\n\n\n
- Une automobile ;<\/li>
- Un deux-roues sup\u00e9rieur \u00e0 50 cm\u00b3 ;<\/li>
- Ou un deux-roues inf\u00e9rieur \u00e0 50 cm\u00b3.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Dans tous les cas, le remboursement des frais kilom\u00e9triques a lieu selon un bar\u00e8me calcul\u00e9 par l\u2019administration fiscale d\u00e9fini chaque ann\u00e9e par arr\u00eat\u00e9. Pour l\u2019ann\u00e9e 2022, le bar\u00e8me des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques a connu une majoration allant de 10 % pour les v\u00e9hicules \u00e0 moteur thermique et 20 % pour les v\u00e9hicules \u00e9lectriques Reste \u00e0 savoir si pour 2023 et les ann\u00e9es suivantes le gouvernement tiendra compte de l\u2019\u00e9volution du co\u00fbt de la possession du v\u00e9hicule et du co\u00fbt du carburant qu\u2019il indexera au bar\u00e8me. A noter que toute indemnit\u00e9 d\u00e9passant les montants du bar\u00e8me doit \u00eatre justifi\u00e9e par l\u2019employeur auquel cas, la fraction exc\u00e9dentaire entrera dans l\u2019assiette des cotisations et contributions sociales. Il est possible de le consulter sur le site des imp\u00f4ts.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019employeur ne peut, en aucun cas, minimiser les frais kilom\u00e9triques. De plus, les risques de contr\u00f4le de l\u2019URSSAF sur ce point sont tr\u00e8s \u00e9lev\u00e9s. La vigilance s\u2019impose.<\/p>\n\n\n\n
Si le salari\u00e9 qui utilise son propre v\u00e9hicule dans ses d\u00e9placements professionnels souhaite exclure de l\u2019assiette de cotisations sociales l\u2019indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique, il doit r\u00e9ussir \u00e0 prouver que les frais ont un caract\u00e8re professionnel et que l\u2019utilisation des indemnit\u00e9s est r\u00e9alis\u00e9e conform\u00e9ment \u00e0 leur objet.<\/p>\n\n\n\n
Cas particulier des v\u00e9los personnels<\/h3>\n\n\n\n
Pl\u00e9biscit\u00e9 par les salari\u00e9s, le v\u00e9lo est devenu une alternative populaire \u00e0 la voiture. Jusqu\u2019\u00e0 2020, les entreprises prenaient en charge les frais de trajet des salari\u00e9s sous la forme d\u2019une indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique v\u00e9lo. Mais dans la lign\u00e9e de la loi mobilit\u00e9 durable, le l\u00e9gislateur s\u2019est prononc\u00e9 par un d\u00e9cret du 9 mai 2020 sur le forfait mobilit\u00e9s durables qui vise \u00e0 encourager le recours \u00e0 des transports plus propres. L\u2019indemnit\u00e9 maximale s\u2019\u00e9l\u00e8ve \u00e0 700 \u20ac par an et salari\u00e9. Elle est exon\u00e9r\u00e9e de cotisations sociales et d\u2019imp\u00f4t sur le revenu lorsqu\u2019elle ne d\u00e9passe pas les 200 \u20ac.<\/p>\n\n\n\n
- Lire aussi : <\/em>Tout savoir sur le forfait mobilit\u00e9 durable<\/em><\/a><\/li><\/ul>\n\n\n\n
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<\/a><\/figure>\n\n\n\nIndemnit\u00e9 de d\u00e9placement : selon les cas<\/h2>\n\n\n\n
Les indemnit\u00e9s de d\u00e9placement<\/a>, ou de grand d\u00e9placement, concernent les missions des salari\u00e9s qui ne peuvent pas rentrer dormir chez eux le soir. Ils doivent donc, dans certains cas, payer de leur poche avant d\u2019\u00eatre rembours\u00e9s par l\u2019entreprise. Pour cela, les conditions sont strictes :<\/p>\n\n\n\n
- Le lieu o\u00f9 est se d\u00e9roule la mission est \u00e0 plus de 50 km du lieu d\u2019habitation du salari\u00e9.<\/li>
- Le trajet en transport en commun est sup\u00e9rieur \u00e0 1h30.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
N\u00e9anmoins, si le salari\u00e9 ne peut pas rentrer le soir pour d\u2019autres raisons, comme les horaires d\u00e9cal\u00e9s ou le manque de transports en commun, l\u2019employeur peut le justifier et ainsi int\u00e9grer la d\u00e9pense dans les indemnit\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
Dans tous les cas, les frais de nourriture et d\u2019h\u00e9bergement peuvent \u00eatre calcul\u00e9s sur la base du r\u00e9el avec les notes de frais, ou sur une base forfaitaire fix\u00e9e par l\u2019URSSAF.<\/p>\n\n\n\n
Lorsque le d\u00e9placement est effectu\u00e9 en m\u00e9tropole, l’employeur est autoris\u00e9 \u00e0 d\u00e9duire les indemnit\u00e9s destin\u00e9es \u00e0 compenser les d\u00e9penses suppl\u00e9mentaires de repas dans la limite de de 20,20 euros par repas pour les trois premiers mois de d\u00e9placement. D\u00e8s lors que le d\u00e9placement dure plus de 3 mois jusqu\u2019\u00e0 deux ans, toutes les indemnit\u00e9s relatives aux repas ou aux frais d\u2019h\u00e9bergement subissent un abattement de 15 %. Au-del\u00e0 de deux ans, le montant des indemnit\u00e9s est minor\u00e9 de 30 %.<\/p>\n\n\n\n
\u00c0 l\u2019\u00e9tranger, les frais de mission sont bas\u00e9s sur un forfait qui correspond \u00e0 chaque pays et au co\u00fbt de la vie.<\/p>\n\n\n\n
Justificatifs des notes de frais : d\u00fbment archiv\u00e9s<\/h2>\n\n\n\n
Lorsque le montant des indemnit\u00e9s est calcul\u00e9 sur la base des montants r\u00e9els d\u00e9pens\u00e9s par les salari\u00e9s, les notes de frais sont indispensables.<\/p>\n\n\n\n
Ces notes de frais<\/a> peuvent d\u00e9sormais \u00eatre sous forme papier ou digitale. Depuis l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 22 mars 2017, il est possible d\u2019archiver les justificatifs en num\u00e9rique. URSSAF accepte d\u00e9sormais que les notes de frais soient directement \u00e9tablies de mani\u00e8re d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e<\/a>. Depuis lors, il est possible de scanner avec son smartphone ou son ordinateur ses notes de frais et de les envoyer \u00e0 l\u2019entreprise de mani\u00e8re tout \u00e0 fait l\u00e9gale. De m\u00eame, le papier reste bien \u00e9videmment un justificatif.<\/p>\n\n\n\n
Il est dans tous les cas fondamental pour l\u2019entreprise de respecter la normalisation des notes de frais, et par cons\u00e9quent l\u2019archivage<\/a>. Elle doit aussi \u00eatre \u00e0 la disposition de l\u2019URSSAF en cas de questions ou de contr\u00f4les.<\/p>\n\n\n\n
Conclusion :<\/strong><\/p>\n\n\n\n
En absence de processus clairs et d\u2019outils adapt\u00e9s \u00e0 la gestion des d\u00e9placements, des frais kilom\u00e9triques et des notes de frais en g\u00e9n\u00e9ral, ces t\u00e2ches prennent du temps. Elles sont aussi une source d\u2019erreurs qui peuvent entra\u00eener un contr\u00f4le de l\u2019URSSAF et le paiement de p\u00e9nalit\u00e9s. Il est n\u00e9anmoins possible de limiter les risques et de gagner du temps en utilisant une solution globale de gestion des notes de frais. <\/p>\n\n\n\n
N2F application de gestion de notes de frais<\/strong> permet de simplifier la cr\u00e9ation et l\u2019export des notes de frais au service comptable d\u2019une entreprise.<\/p>\n\n\n\n
Depuis leur smartphone, les collaborateurs n\u2019ont qu\u2019\u00e0 prendre en photo les re\u00e7us de leurs d\u00e9penses. L\u2019outil va g\u00e9n\u00e9rer ensuite une note de frais automatiquement ce qui repr\u00e9sente non seulement un gain de temps mais \u00e9vite de perdre le justificatif ou de noter des montants erron\u00e9s. Du c\u00f4t\u00e9 des services comptabilit\u00e9, l\u2019application repr\u00e9sente l\u00e0 encore un gain de temps consid\u00e9rable mais surtout une garantie contre les erreurs de retranscription des \u00e9critures comptables. Mise \u00e0 jour r\u00e9guli\u00e8rement, N2F tient compte des derni\u00e8res r\u00e8glementations en vigueur.<\/p>\n\n\n\n
Vous b\u00e9n\u00e9ficiez d\u2019un outil \u00e0 la fois simple pour vous et vos collaborateurs et d\u2019un partenaire efficace de gestion des frais\u00a0! Contactez-nous<\/strong><\/a> pour en savoir plus sur l\u2019automatisation des notes de frais\u00a0!<\/p>\n\n\n
- Lire aussi : <\/em>Tout savoir sur le forfait mobilit\u00e9 durable<\/em><\/a><\/li><\/ul>\n\n\n\n
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