{"id":967,"date":"2020-11-26T10:22:21","date_gmt":"2020-11-26T09:22:21","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=967"},"modified":"2024-02-19T16:43:02","modified_gmt":"2024-02-19T15:43:02","slug":"revisionssichere-archivierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/revisionssichere-archivierung\/","title":{"rendered":"Online-Reisekostenabrechnung mit GoBD revisionssicherer Archivierung"},"content":{"rendered":"\n

Jedes Jahr werden fast 200 Mio. Gesch\u00e4ftsreisen<\/a> von deutschen Firmen organisiert. Die Anzahl steigt von Jahr zu Jahr und damit auch die interne Belastung f\u00fcr die Reisekostenabrechnung. Deshalb werden die manuellen Prozesse schrittweise digitalisiert. Wie vertraut sind Sie mit der Abk\u00fcrzung \u201eGoBD\u201c? Wie soll eine revisionssichere Archivierung erfolgen? F\u00fcr Sie haben wir die wesentlichen Informationen zum Thema Reisekostenabrechnung, GoBD und Ablage <\/strong>zusammengestellt!<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Reisekostenabrechnung und GoBD<\/h2>\n\n\n\n

Reisekostenabrechnung: Wovon ist die Rede?<\/h3>\n\n\n\n

Als \u201eReisekostenabrechnung\u201c wird der ganze Prozess vom Mitarbeiter auf Dienstreise bis zur Buchhaltungsabteilung in der Zentrale bezeichnet<\/strong>. Hotelrechnungen, Taxiquittungen und Bewirtungsbelege sind alle Beispiele von Reisekosten. Solche Belege k\u00f6nnen entweder digital, ausgedruckt oder sogar handschriftlich erstellt werden. Die Kosten werden meistens vor Ort vom Mitarbeiter bezahlt bis zur R\u00fcckzahlung vom Arbeitgeber am Ende des Prozesses. Aus steuerlichen Gr\u00fcnden ist eine revisionssichere Archivierung der Daten notwendig.<\/p>\n\n\n\n

Belege erhalten, schicken, kopieren, ausdrucken, scannen, nochmal schicken\u2026 Eine traditionelle \u2013 mit anderen Worten \u201emanuelle\u201c \u2013 Reisekostenabrechnung f\u00fchrt nicht selten zu langen Wartezeiten, bis der Mitarbeiter sein Geld tats\u00e4chlich wiederhat \u2013 was als wunder Punkt f\u00fcr viele gelten kann! Wissen Sie, wie kostspielig die Archivierung in Papierfassung sein kann? Nicht zu erw\u00e4hnen die Postgeb\u00fchren und die Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Drucken. Dann wird klar, warum die Online-Reisekostenabrechnung immer h\u00e4ufiger bevorzugt wird. Darunter versteht man die \u2013 interne oder externe \u2013 Verwaltung vom Prozess durch Online-Tools, Software und Anwendungen<\/strong>. Doch sind gewissen Regelungen zu ber\u00fccksichtigen. Und hier kommen die sogenannten GoBD ins Spiel!<\/p>\n\n\n\n

\"pflichtenheft-vorlage-digitalisierung-von-reisekostenabrechnungen\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

GoBD \u2013 eine kurze Erl\u00e4uterung<\/h3>\n\n\n\n

Die seit 2015 in Kraft Abk\u00fcrzung \u201eGoBD\u201c steht f\u00fcr die \u201eGrunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff<\/strong>\u201c. Die GoBD regelt \u2013 anders ausgedr\u00fcckt \u2013 die Buchf\u00fchrung, die Verwaltung und die Ablage aller steuerlich relevanten Daten, Belege bzw. Kreditkartenabrechnungen, sei es in Papierform oder im Digitalformat. Der Geltungsbereich dieser Verwaltungsanweisung geht insbesondere auf die Online-Reisekostenabrechnung und die revisionssichere Archivierung ein.<\/p>\n\n\n\n

Neufassung \u2013 Darauf sollten Sie achten<\/h3>\n\n\n\n

Im Juli 2019 hat das Bundesfinanzministerium eine Neufassung der GoBD als Ersatz f\u00fcr das urspr\u00fcngliche Schreiben vom November 2014 eingef\u00fchrt. Seit dem 1. Januar 2020 gelten u.a. die folgenden \u00c4nderungen<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n