{"id":920,"date":"2020-10-30T13:37:58","date_gmt":"2020-10-30T12:37:58","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=920"},"modified":"2024-02-19T16:43:41","modified_gmt":"2024-02-19T15:43:41","slug":"vorbereitung-ihrer-umstellung-auf-digitalisierte-reisekostenabrechnungen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/vorbereitung-ihrer-umstellung-auf-digitalisierte-reisekostenabrechnungen\/","title":{"rendered":"Vorbereitung Ihrer Umstellung auf digitalisierte Reisekostenabrechnungen"},"content":{"rendered":"\n<p>W\u00e4chst Ihr Unternehmen? Jetzt ist es an der Zeit, \u00fcber die Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnungen nachzudenken! Ihr Personalstamm w\u00e4chst, Ihre Angestellten reisen h\u00e4ufiger und die gesch\u00e4ftlichen Reisekosten t\u00fcrmen sich auf. Das Ergebnis: Ihre<strong> Buchhaltungsabteilung ist von der Gr\u00f6\u00dfe der Aufgabe \u00fcberw\u00e4ltigt<\/strong> und die Produktivit\u00e4t Ihrer Angestellten wird durch die sich wiederholende und zeitaufw\u00e4ndige, pflichtgem\u00e4\u00dfe Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen beeintr\u00e4chtigt. Um den Pr\u00fcfungsprozess zu rationalisieren, den Teams bei der Steigerung ihrer Effizienz zu helfen und die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen zu steigern, reduzieren Sie die Plackerei bei der Verwaltung der Reisekostenabrechnungen und wechseln Sie zu einer digitalen L\u00f6sung! Um die L\u00f6sung auszuw\u00e4hlen, die Ihren Bed\u00fcrfnissen am besten gerecht wird, gehen Sie schrittweise vor \u2013 von der Vorbereitung Ihrer technischen Spezifikationen bis zu Ihrer Durchf\u00fchrung einer Ausschreibung wird <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/reisekosten\">N2F<\/a> Sie bei Ihrer<strong> Umstellung auf digitalisierte Reisekostenabrechnungen <\/strong>begleiten.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Ausschreibung der Reisekostenabrechnungen \u2013 Anforderungen f\u00fcr die Beratung<\/h2>\n\n\n\n<p>Sie m\u00f6chten Ihre Reisekostenabrechnungen digitalisieren, um<strong> Zeit zu sparen, die Prozesszuverl\u00e4ssigkeit zu steigern <\/strong>und\/oder<strong> Ihre Verwaltungskosten zu senken<\/strong>? Die Auswahl der L\u00f6sung ist entscheidend. Die beiden folgenden Methoden k\u00f6nnen Ihnen helfen, die richtige Wahl zu treffen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>F\u00fchren Sie eine Ausschreibung durch. Der vorgeschaltete Prozess nimmt eine lange Zeit in Anspruch und erfordert viel Energie von Ihrem Unternehmen. Der Vorteil: die Anbieter von L\u00f6sungen treten mit ihrem besten Angebot an Sie heran.<\/li><li>Sie identifizieren m\u00f6gliche Lieferanten und bitten um ein Preisangebot f\u00fcr die Reisekostenabrechnung: die Vorauswahl reduziert Ihre Auswahlm\u00f6glichkeiten, jedoch ist dieses Vorgehen schneller.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/start.n2f.com\/de\/pflichtenheft-vorlage-digitalisierung-von-reisekostenabrechnungen\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"286\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=720%2C286&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"pflichtenheft-vorlage-digitalisierung-von-reisekostenabrechnungen\" class=\"wp-image-961\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=1024%2C407&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=300%2C119&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=768%2C305&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?w=1185&amp;ssl=1 1185w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p>In jedem Fall m\u00fcssen Sie einiges an interner Arbeit leisten, bevor Sie Ihre L\u00f6sung zur Digitalisierung der Reisekostenabrechnungen ausw\u00e4hlen. Diese L\u00f6sung muss exakt auf Ihre Bed\u00fcrfnisse zugeschnitten sein, indem sie die Probleme angeht, die Sie identifiziert haben. Es obliegt dem Anbieter, Ihnen den Umfang der zus\u00e4tzlichen Funktionen zu zeigen, die sein Tool anbietet, sowie die vielen Vorteile, die Sie nutzen k\u00f6nnen, um die papierlose Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen weiter umzusetzen.<strong> Die Technologien auf dem Markt entwickeln sich rasch, achten Sie darauf, die besten Innovationen zu Ihrem Vorteil zu nutzen!<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Das Formulieren einer Ausschreibung \u2013 die essentiellen Schritte<\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Eine erfolgreiche Ausschreibung muss sorgf\u00e4ltig vorbereitet werden.<\/strong> Sie m\u00fcssen eine akkurate Reihe an technischen Spezifikationen festlegen, die perfekt mit den Bed\u00fcrfnissen der Verwaltung der Reisekostenabrechnungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind.<\/p>\n\n\n\n<p>Diese technischen Spezifikationen werden den potentiellen Dienstleistern helfen, Ihre Priorit\u00e4ten zu verstehen, so dass sie in der Lage sind, Ihnen eine entsprechende Digitalisierungsl\u00f6sung anzubieten. Zus\u00e4tzlich sollten die technischen Spezifikationen von Ihrem Team regelm\u00e4\u00dfig als Referenz herangezogen werden, um ein Abweichen von Ihren Zielvorgaben zu vermeiden.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. Richten Sie f\u00fcr den Entwurf der technischen Spezifikationen ein Projektkomitee ein<\/h3>\n\n\n\n<p>Um sicherzustellen, dass der Entwurfsprozess der technischen Spezifikationen konsistent und effizient abl\u00e4uft,<strong> vertrauen Sie die Aufgabe einem Projektkomitee an<\/strong>. Bei der Einrichtung des Komitees ist es ratsam, die unterschiedlichen Beteiligten aus unterschiedlichen Ebenen in das Projekt einzubinden.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Buchhaltungsabteilung ist nat\u00fcrlich an der Digitalisierung der Reisekostenabrechnungen interessiert. Aber die IT und Finanzabteilung und die Angestellten sollten ebenfalls zu Wort kommen. Die technischen Spezifikationen f\u00fcr die Digitalisierung Ihrer&nbsp; Reisekostenabrechnungen sollten die exakten Erfordernisse abbilden, welche die L\u00f6sung erf\u00fcllen muss. Jeder Angestellte, der an dem System der&nbsp; Reisekostenabrechnungen beteiligt ist, sollte daher an dem Prozess teilnehmen.<\/p>\n\n\n\n<p>Scheuen Sie sich nicht vor der Verteilung von Rollen. So k\u00f6nnen Sie beispielsweise den Angestellten eine beratende Rolle zuweisen, die IT-Abteilung mit der \u00dcberpr\u00fcfung der technischen Aspekte und den Vorstand der Buchhaltungsabteilung mit der Entscheidungsfindung betrauen.<\/p>\n\n\n\n<p>Sobald Sie Ihr Projektkomitee eingerichtet haben, k\u00f6nnen Sie beginnen, Ihre technischen Spezifikationen zu entwerfen.<\/p>\n\n\n\n<p>Um Ihnen den Beginn zu erleichtern, werfen Sie einen Blick auf unsere Vorlage der technischen Spezifikationen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/start.n2f.com\/de\/pflichtenheft-vorlage-digitalisierung-von-reisekostenabrechnungen\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=444%2C176&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"pflichtenheft-vorlage-digitalisierung-von-reisekostenabrechnungen\" class=\"wp-image-961\" width=\"444\" height=\"176\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=1024%2C407&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=300%2C119&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=768%2C305&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?w=1185&amp;ssl=1 1185w\" sizes=\"auto, (max-width: 444px) 100vw, 444px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Sammeln Sie Ihre Anforderungen<\/h3>\n\n\n\n<p>Dieser zentrale Schritt wird bestimmen, wie zufrieden Sie mit dem System sein werden, das letztendlich geliefert wird, also<strong> lassen Sie sich auf jeden Fall Zeit, die Meinungen aller Beteiligten einzuholen<\/strong>. Sie k\u00f6nnen mit Hilfe von Frage-Antwort-Formularen und Zufriedenheitsumfragen eine interne Befragung durchf\u00fchren. Dies erm\u00f6glicht den befragten Angestellten, sich an der Feinabstimmung der Bed\u00fcrfnisse des Unternehmens bei der Verwaltung von Reisekosten zu beteiligen. Achten Sie darauf, den Befragten gen\u00fcgend Platz f\u00fcr alle m\u00f6glichen hilfreichen Kommentare zu lassen. Die Digitalisierungsl\u00f6sung der Reisekostenabrechnungen, die Sie w\u00e4hlen werden, wird von Ihren Schl\u00fcsselzielen abh\u00e4ngen. Achten Sie darauf, die richtigen Fragen zu stellen!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. \u00dcberpr\u00fcfen Sie die technischen Spezifikationen, um die Ausschreibung zu starten<\/h3>\n\n\n\n<p>Sobald Sie Ihre Anforderungen identifiziert haben, k\u00f6nnen Sie<strong> die essentiell erforderlichen Funktionalit\u00e4ten auflisten<\/strong>, die Ihre L\u00f6sung zur Verwaltung von&nbsp; Reisekostenabrechnungen besitzen soll. Sie sollten ebenfalls zus\u00e4tzliche Anforderungen in die technischen Spezifikationen aufnehmen, um Ihre Priorit\u00e4ten hervorzuheben.<\/p>\n\n\n\n<p>Bevor Sie Ihre Ausschreibung versenden, pr\u00fcfen Sie, ob Ihre technischen Spezifikationen die folgenden Punkte behandeln:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Die<strong> wichtigsten Verbesserungen<\/strong>, welche die L\u00f6sung bereitstellen muss.<\/li><li><strong>Essentielle Funktionalit\u00e4ten <\/strong>\u2013 Genehmigungs-Workflow, beleglose Zahlungsmethode, Berichte und Export, kollaboratives Teilen mit Verwaltung der Zugriffsrechte etc.<\/li><li>Die<strong> Anzahl der von dem Tool unterst\u00fctzten Benutzer<\/strong>.<\/li><li>Ihr<strong> Gesamtbudget<\/strong> f\u00fcr die Digitalisierung Ihrer&nbsp; eisekostenabrechnungen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Mit Ihren technischen Spezifikationen in H\u00e4nden k\u00f6nnen die Software-Hersteller Ihre Ausschreibung effektiv beantworten. Wir empfehlen, dass Sie unsere Beispielausschreibung f\u00fcr das Management von Reisekostenabrechnungen herunterladen. Es handelt sich um eine Excel-Datei, die es Ihnen erm\u00f6glicht, die Vorlage nach Ihren eigenen Bed\u00fcrfnissen anzupassen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Ausschreibung Reisekostenabrechnungen: 3 Fragen, die Sie bei der Auswahl Ihrer L\u00f6sung stellen sollten<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wie werden die Reisekostenabrechnungen in die Software eingegeben?<\/h3>\n\n\n\n<p>F\u00fcr eine einfache und schnelle Implementierung, muss Ihre neue L\u00f6sung<strong> mit Ihren vorhandenen Verfahren und IT-Systemen kompatibel sein.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Beispiel: Ist das neue Verwaltungstool f\u00fcr Reisekostenabrechnungen<strong> in der Lage, eine aus einem Online-Kauf \u00fcbertragene Quittung und ein gescanntes Bild zu verarbeiten<\/strong>? Achten Sie darauf, dass die L\u00f6sung \u00fcber OCR (Optische Zeichenerkennung) verf\u00fcgt, um das Auslesen der Daten und deren \u00dcbertragung in die Felder einer Reisekostenposition sicherzustellen. Die beste L\u00f6sung kann aufgrund der Rechnungsdaten einer Transaktion die Reisekostenart intelligent zuweisen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Welches Preismodell hat die Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen?<\/h3>\n\n\n\n<p>Fragen Sie den Anbieter nach den<strong> exakten Kosten f\u00fcr die Implementierung und Wartung Ihrer zuk\u00fcnftigen L\u00f6sung zur Verwaltung von&nbsp; Reisekostenabrechnungen<\/strong>, so dass Sie Preise vergleichen und innerhalb Ihres Budgets bleiben k\u00f6nnen. Einige Anbieter bieten die Implementierung zum Festpreis an, w\u00e4hrend andere zus\u00e4tzliche Geb\u00fchren in Rechnung stellen \u2013 es k\u00f6nnten versteckte Kosten existieren, die Sie kennen m\u00fcssen, bevor Sie Ihre Auswahl treffen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/start.n2f.com\/de\/pflichtenheft-vorlage-digitalisierung-von-reisekostenabrechnungen\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"286\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=720%2C286&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"pflichtenheft-vorlage-digitalisierung-von-reisekostenabrechnungen\" class=\"wp-image-961\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=1024%2C407&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=300%2C119&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?resize=768%2C305&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/N2F-template-CDC.png?w=1185&amp;ssl=1 1185w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Entsprechen die internationalen F\u00e4higkeiten der Software Ihren Bed\u00fcrfnissen?<\/h3>\n\n\n\n<p>Expandiert Ihr Unternehmen international? Ihre L\u00f6sung f\u00fcr digitalisierte&nbsp; Reisekostenabrechnungen muss diesen Punkt ber\u00fccksichtigen.<strong> Stellen Sie sicher, dass Sie Reisekosten in jeder W\u00e4hrung eingeben k\u00f6nnen, vom Afghani \u00fcber die Krone bis zum Zloty<\/strong>: <strong>&nbsp;<\/strong>Ihr neues Tool muss in der Lage sein, Ihre Organisation zu unterst\u00fctzen, egal wo Ihr Unternehmen t\u00e4tig ist. Pr\u00fcfen Sie auch die Verf\u00fcgbarkeit von Sprachen: Ist die Benutzeroberfl\u00e4che in allen Sprachen verf\u00fcgbar, die von Ihrem Team verwendet werden, sowohl f\u00fcr die komplette Desktop-Version als auch f\u00fcr die mobilenBenutzer? Dies k\u00f6nnte eines Ihrer Hauptauswahlkriterien sein.<\/p>\n\n\n\n<p>Wir empfehlen Ihnen, sich unsere Checkliste herunterzuladen, die Ihnen bei der&nbsp; Auswahl Ihrer Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen sowie der Vorbereitung einer effektiven Ausschreibung hilft, mit der Sie die f\u00fcr Ihre Bed\u00fcrfnisse beste Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen finden. Z\u00f6gern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wir sind gerne bereit, Ihnen bei Ihrer Ausschreibung zu helfen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>W\u00e4chst Ihr Unternehmen? Jetzt ist es an der Zeit, \u00fcber die Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnungen nachzudenken! 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