Mais entre obligations URSSAF, justificatifs, politiques internes et validation comptable, les r\u00e8gles peuvent \u00eatre difficiles \u00e0 suivre pour les collaborateurs. <\/p>\n\n\n\n
Les services comptables et administratifs, eux, doivent structurer un processus de gestion solide en tenant compte de ces crit\u00e8res et des obligations fiscales et l\u00e9gales. <\/p>\n\n\n\n
Le remboursement des frais kilom\u00e9triques est un sujet central dans les entreprises et pour les collaborateurs.<\/p>\n\n\n\n
Rappel des r\u00e8gles et conseils pour faciliter la t\u00e2che aux collaborateurs et au service comptable.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Table des mati\u00e8res<\/h2>- Remboursement des frais kilom\u00e9triques par l\u2019employeur<\/a>
- Remboursement des trajets professionnels : les conditions pour en b\u00e9n\u00e9ficier<\/a><\/li>
- Remboursement des trajets domicile\/travail : tout comprendre<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- Remboursement aux frais r\u00e9els ou indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique forfaitaire, que choisir\u00a0?<\/a>
- #1 – D\u00e9duction forfaitaire sur les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/a><\/li>
- #2 – Le remboursement aux frais r\u00e9els<\/a><\/li>
- Peut-on cumuler la d\u00e9duction forfaitaire et le calcul des frais r\u00e9els ?<\/a><\/li>
- Remboursement des frais kilom\u00e9triques hors voitures<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- Comptables, DAF : comment mettre en place une politique de remboursement des frais kilom\u00e9triques ?<\/a>
- Comment valider les frais kilom\u00e9triques en entreprise ?<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- Remboursement kilom\u00e9trique : les points contr\u00f4l\u00e9s par l’URSSAF<\/a>
- Quels sont les risques en cas de contr\u00f4le URSSAF ?<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- Pourquoi les entreprises automatisent la gestion des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques ?<\/a>
- Comment choisir une application de gestion des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques ?<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- FAQ<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n
\n\n\n\nRemboursement des frais kilom\u00e9triques par l\u2019employeur<\/h2>\n\n\n\nFrais kilom\u00e9trique : qu\u2019est-ce que c\u2019est ?<\/h3>\n\n\n\n
Les frais professionnels correspondent aux d\u00e9penses que les salari\u00e9s engagent dans le cadre de leur activit\u00e9 professionnelle, et dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise. Le remboursement de ces frais est encadr\u00e9 et peut prendre diff\u00e9rentes formes. <\/p>\n\n\n\n
Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques appartiennent \u00e0 cette cat\u00e9gorie d\u00e8s lors que les d\u00e9placements sont d\u00fbment justifi\u00e9s<\/a> et entrent dans le cadre l\u00e9gislatif.\u00a0<\/p>\n\n\n\n\nLes frais kilom\u00e9triques, ou indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique, d\u00e9signent les d\u00e9penses engag\u00e9es par les salari\u00e9s et dirigeants<\/strong> \u00e0 l\u2019utilisation de leur v\u00e9hicule personnel dans le cadre de l\u2019exercice d\u2019une mission professionnelle.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\nEn application du bar\u00e8me de calcul des frais kilom\u00e9triques \u00e9tabli par l\u2019administration fiscale, le salari\u00e9 ou le dirigeant peut d\u00e9duire ses d\u00e9penses (carburant, usure, assurance\u2026) du montant de son imp\u00f4t sur le revenu. <\/p>\n\n\n\n
Cet avantage fiscal b\u00e9n\u00e9ficie sous conditions aux collaborateurs utilisant leur v\u00e9hicule personnel dans le cadre de leur activit\u00e9 professionnelle, peu importe leur statut ou leur niveau de r\u00e9mun\u00e9ration. Ainsi, le cadre dirigeant est concern\u00e9 au m\u00eame titre que le salari\u00e9 au SMIC ou encore l\u2019ETAM.<\/p>\n\n\n\n
Remboursement des trajets professionnels : les conditions pour en b\u00e9n\u00e9ficier<\/h3>\n\n\n\n
Le remboursement des frais kilom\u00e9triques par l’employeur ne peut se faire que sous certaines conditions : <\/p>\n\n\n\n
\n- Le v\u00e9hicule ne doit pas \u00eatre immatricul\u00e9 au nom de la soci\u00e9t\u00e9<\/strong> (v\u00e9hicule de fonction). En effet, dans ce cas, les frais engag\u00e9s sont d\u00e9j\u00e0 pris en charge par l\u2019entreprise, le salari\u00e9 ne peut donc pr\u00e9tendre \u00e0 une indemnisation.<\/li>\n\n\n\n
- Le salari\u00e9 doit pouvoir justifier ses frais de d\u00e9placements<\/strong> en informant l\u2019entreprise de la date, du lieu de d\u00e9placement, du nombre de kilom\u00e8tres parcourus et du nom du client concern\u00e9 par ce d\u00e9placement.<\/li>\n\n\n\n
- Il est important de rappeler que le remboursement des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques ne peut correspondre qu\u2019\u00e0 des d\u00e9placements dans le cadre professionnel<\/strong>, lorsque le salari\u00e9 utilise son v\u00e9hicule personnel.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
👉 Si ces conditions sont r\u00e9unies, le salari\u00e9 pourra \u00eatre indemnis\u00e9 selon le bar\u00e8me des frais kilom\u00e9triques<\/a> publi\u00e9 chaque ann\u00e9e.<\/p>\n\n\n\nJustificatifs d’indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques : quelles sont les mentions obligatoires ? <\/h4>\n\n\n\n
Afin d’\u00eatre valides, les justificatifs d’indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques doivent comprendre les mentions suivantes : <\/p>\n\n\n\n
\n- Date<\/li>\n\n\n\n
- Motif et ordre de mission<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Nom du client<\/li>\n\n\n\n
- Adresse de d\u00e9part et d’arriv\u00e9e<\/li>\n\n\n\n
- Kilom\u00e9trage<\/li>\n\n\n\n
- Documents associ\u00e9s : carte grise, assurance.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Combien de temps conserver les justificatifs ? <\/h4>\n\n\n\n
La loi vous oblige \u00e0 conserver les justificatifs pour une dur\u00e9e de 10 ans. A noter que si vous optez pour les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques, vous n’avez pas besoin de justifier vos frais r\u00e9els : il n’est donc pas n\u00e9cessaire de conserver les justificatif d’essence ou les factures d’entretien du v\u00e9hicule. <\/p>\n\n\n\n
💡 Notre conseil d’expert : choisissez une solution de gestion des notes de frais, qui conserve les justificatifs de mani\u00e8re probante<\/a> pendant 10 ans, sur des serveurs s\u00e9curis\u00e9s. <\/p>\n\n\n\nRemboursement des trajets domicile\/travail : tout comprendre<\/h3>\n\n\n\n
De mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, il est consid\u00e9r\u00e9 que le trajet domicile\/travail n\u2019est pas rembours\u00e9 en tant que frais professionnel<\/strong>. <\/p>\n\n\n\nCertains employeurs d\u00e9cident de prendre en charge tout ou partie des frais de d\u00e9placement de leurs salari\u00e9s, mais ce n’est pas obligatoire.<\/p>\n\n\n\n
Toutefois, selon l’URSSAF<\/a>, le remboursement du trajet domicile\/travail peut se faire s’il est av\u00e9r\u00e9 que le salari\u00e9 doit prendre son v\u00e9hicule personnel pour se rendre au travail en raison :<\/p>\n\n\n\n\n- D’horaires ne lui permettant pas de prendre les transports en commun<\/li>\n\n\n\n
- Ou si ces transports ne lui permettent pas de se rendre \u00e0 proximit\u00e9 de son lieu de travail (article L3261-3 du Code du Travail<\/a>).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
⚠️ Attention : pour \u00eatre rembours\u00e9 des trajets professionnels par l’employeur, le salari\u00e9 doit prouver que l’\u00e9loignement l’obligeant \u00e0 prendre son v\u00e9hicule n’est pas li\u00e9 \u00e0 des convenances personnelles. Il doit aussi attester qu’il ne transporte pas un coll\u00e8gue qui b\u00e9n\u00e9ficie lui-m\u00eame de ces indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques. <\/p>\n\n\n\n
Remboursement des abonnements sur les transports en commun par l’employeur<\/h4>\n\n\n\n
Tous les salari\u00e9s du secteur priv\u00e9, y compris \u00e0 temps partiel, stagiaires et apprentis, b\u00e9n\u00e9ficient d’un remboursement total ou partiel des frais d’un abonnement s’ils prennent les transports en commun ou des services de location de v\u00e9lo pour se rendre sur leur lieu de travail (source : travail-emploi.gouv.fr<\/a>).<\/p>\n\n\n\n💡 La prise en charge des frais de transport en commun est cumulable avec le forfait mobilit\u00e9 durable, dans la limite de 900\u20ac par an et par salari\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Peut-on cumuler prise en charge de l’abonnement de transport en commun et remboursement du trajet domicile\/travail ? <\/h4>\n\n\n\n
L’employeur peut refuser la prise en charge totale ou partielle de l’abonnement de transports publics si le salari\u00e9 per\u00e7oit d\u00e9j\u00e0 des indemnit\u00e9s pour le d\u00e9placement domicile\/travail d’un montant sup\u00e9rieur ou \u00e9gal \u00e0 la prise en charge de 50% de l’abonnement de transport public. <\/p>\n\n\n\n
Remboursement aux frais r\u00e9els ou indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique forfaitaire, que choisir\u00a0?<\/h2>\n\n\n\n
Calcul des frais de d\u00e9placement r\u00e9els en application du bar\u00e8me ou indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique forfaitaire pour la gestion de son v\u00e9hicule personnel\u00a0? <\/p>\n\n\n\n
La question revient r\u00e9guli\u00e8rement pour calculer la d\u00e9duction fiscale applicable au moment de la d\u00e9claration de revenus.<\/p>\n\n\n\n
Deux possibilit\u00e9s existent en effet : <\/p>\n\n\n\n
\n- La d\u00e9duction forfaitaire de 10%<\/strong>, appliqu\u00e9e automatiquement par l’administration fiscale pour les frais professionnels.<\/li>\n\n\n\n
- La d\u00e9duction des frais kilom\u00e9triques<\/strong> pour leur montant r\u00e9el, sur justificatifs, lorsqu’ils d\u00e9passent le montant de la d\u00e9duction forfaitaire.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
#1 – D\u00e9duction forfaitaire sur les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/h3>\n\n\n\n\nL’indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique vise \u00e0 couvrir toutes les d\u00e9penses li\u00e9es \u00e0 l’utilisation d’un v\u00e9hicule personnel dans le cadre d’un d\u00e9placement professionnel. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Sont consid\u00e9r\u00e9s comme des d\u00e9placements professionnels : <\/p>\n\n\n\n
\n- Une visite client<\/li>\n\n\n\n
- Un d\u00e9placement sur un salon ou \u00e9v\u00e8nement<\/li>\n\n\n\n
- Les trajets li\u00e9s \u00e0 la prospection<\/li>\n\n\n\n
- Une livraison<\/li>\n\n\n\n
- Une visite sur un chantier<\/li>\n\n\n\n
- Etc. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Que rembourse l’indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique ? <\/h4>\n\n\n\n
Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques remboursent : <\/p>\n\n\n\n
\n- Les frais kilom\u00e9triques li\u00e9s \u00e0 l’usure du v\u00e9hicule : nettoyage et entretien, changement des pneus, frais de r\u00e9paration et d\u00e9pr\u00e9ciation du v\u00e9hicule<\/li>\n\n\n\n
- Le co\u00fbt de l’assurance auto<\/li>\n\n\n\n
- Le carburant.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Remboursement des frais de parking<\/h5>\n\n\n\n
Si un salari\u00e9 se rend \u00e0 un rendez-vous professionnel et se gare sur un parking payant, il peut se faire rembourser du parking sur pr\u00e9sentation de la facture. <\/p>\n\n\n\n
En revanche, s’il est contraint de se garer sur un parking payant pour se rendre au travail, les frais ne sont pas pris en charge par l’entreprise. Il existe toutefois des exceptions (contraintes horaires, implantation g\u00e9ographique).<\/p>\n\n\n\n
#2 – Le remboursement aux frais r\u00e9els<\/h3>\n\n\n\n\nLe salari\u00e9 qui opte pour les frais r\u00e9els peut d\u00e9duire l’ensemble des d\u00e9penses engag\u00e9es dans le cadre de son activit\u00e9 professionnelle, sur justificatif : d\u00e9placement, repas, h\u00e9bergement, etc. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Lorsque le montant des d\u00e9penses engag\u00e9es \u00e0 but professionnel sont sup\u00e9rieures \u00e0 la d\u00e9duction forfaitaire de 10%, l’administration fiscale autorise le remboursement des frais kilom\u00e9triques sur la base des frais r\u00e9els.<\/p>\n\n\n\n
Le collaborateur b\u00e9n\u00e9ficie ainsi d’un avantage fiscal en d\u00e9duisant ses frais r\u00e9ellement engag\u00e9s, en application du bar\u00e8me kilom\u00e9trique. <\/p>\n\n\n\n
⚠️ Attention\u00a0: les frais kilom\u00e9triques doivent pouvoir \u00eatre d\u00fbment justifi\u00e9s, et vous devrez conserver tous les justificatifs d’essence et d’entretien du v\u00e9hicule (pneus, \u00e9quipement, etc.).<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n![\"T\u00e9l\u00e9charger](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTA-Final-7.png?resize=720%2C220&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\nPeut-on cumuler la d\u00e9duction forfaitaire et le calcul des frais r\u00e9els ? <\/h3>\n\n\n\n\nIl n’est pas possible de cumuler la d\u00e9duction forfaitaire de 10% et la d\u00e9duction des frais r\u00e9els. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Si vous choisissez le r\u00e9gime des frais r\u00e9els, vous pouvez \u00e9valuer vos frais de d\u00e9placement en appliquant le bar\u00e8me kilom\u00e9trique officiel, publi\u00e9 chaque ann\u00e9e par l’administration fiscale. <\/p>\n\n\n\n
Toutefois, certains frais non inclus dans le bar\u00e8me peuvent \u00eatre d\u00e9duits en compl\u00e9ment, notamment : <\/p>\n\n\n\n
\n- Frais de p\u00e9age.<\/li>\n\n\n\n
- Frais de parking et de garage.<\/li>\n\n\n\n
- Frais de r\u00e9paration en cas d\u2019accident survenu au cours d’un d\u00e9placement professionnel, s’ils ne sont pas pris en charge par l’assurance.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
👉 Le bar\u00e8me complet des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques est disponible dans notre guide d\u00e9di\u00e9.<\/a><\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\nRemboursement des frais kilom\u00e9triques hors voitures<\/h3>\n\n\n\nRemboursement des trajets \u00e0 v\u00e9lo et forfait mobilit\u00e9 douce<\/h4>\n\n\n\n
Entre 2016 et 2020, l\u2019administration fiscale\u00a0autorisait \u00e0 rembourser les frais kilom\u00e9triques<\/strong>, par le biais d\u2019une indemnit\u00e9 v\u00e9lo (versement non obligatoire pour l’employeur). <\/p>\n\n\n\nLa Loi d’Orientation des Mobilit\u00e9s de mai 2020 avait pour objectif de promouvoir les moyens de transports plus \u00e9cologiques et moins co\u00fbteux. Le forfait mobilit\u00e9 douce (FMD) remplace donc l’indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique v\u00e9lo, <\/strong>mais l’employeur peut continuer de verser cette derni\u00e8re. <\/p>\n\n\n\nRemboursement des trajets en covoiturage, v\u00e9lo, trotinette… <\/h4>\n\n\n\n
L’employeur peut rembourser les frais des trajets domicile\/travail des collaborateurs utilisant un moyen de transport plus \u00e9cologique : <\/p>\n\n\n\n
\n- V\u00e9lo classique<\/li>\n\n\n\n
- V\u00e9lo \u00e9lectrique<\/li>\n\n\n\n
- Covoiturage<\/li>\n\n\n\n
- Trotinette, etc. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
⚠️ Le forfait mobilit\u00e9 douce n’inclut pas les v\u00e9los ou v\u00e9hicules de fonction, mais uniquement personnels. <\/p>\n\n\n\n
Comment fonctionne le forfait mobilit\u00e9 douce ? <\/h4>\n\n\n\n
Il peut prendre la forme d’un montant forfaitaire conditionn\u00e9 \u00e0 la pratique du v\u00e9lo ou \u00e0 un montant forfaitaire par kilom\u00e8tre parcouru. <\/p>\n\n\n\n
Le forfait mobilit\u00e9 douce n’a pas de montant minimum ou maximum : il est mis en place par accord entreprise ou inter-entreprise et peut prendre la forme de titres-mobilit\u00e9 (source : service-public.gouv.fr<\/a>).<\/p>\n\n\n\n\n[A lire aussi] <\/strong>Augmentation des prix du carburant : comment \u00e9viter la fraude et contr\u00f4ler vos d\u00e9penses ?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\nComptables, DAF : comment mettre en place une politique de remboursement des frais kilom\u00e9triques ? <\/h2>\n\n\n\n
Pour mettre en place une politique de remboursement des frais kilom\u00e9triques, vous devez d’abord r\u00e9pondre \u00e0 quelques questions propres \u00e0 votre entreprise : <\/p>\n\n\n\n
\n- Quelles sont les personnes qui peuvent b\u00e9n\u00e9ficier des IK ? <\/li>\n\n\n\n
- Quels sont les v\u00e9hicules autoris\u00e9s ? <\/li>\n\n\n\n
- Utilisez-vous le bar\u00e8me kilom\u00e9trique gouvernemental, ou un bar\u00e8me interne (qui ne peut pas \u00eatre moins int\u00e9ressant que le bar\u00e8me public) ?<\/li>\n\n\n\n
- A quelle fr\u00e9quence se font les remboursements ? <\/li>\n\n\n\n
- Quels sont les d\u00e9lais de d\u00e9claration pour les collaborateurs ? <\/li>\n\n\n\n
- Quelles sont les r\u00e8gles domicile \/ travail ? <\/li>\n\n\n\n
- Quelles sont les r\u00e8gles pour les salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail ? <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Nous vous conseillons d’ajouter certains points indispensables dans votre politique de frais<\/a>, notamment l’obligation d’ajouter des justificatifs, ainsi que des r\u00e8gles anti-fraude. <\/p>\n\n\n\nComment valider les frais kilom\u00e9triques en entreprise ? <\/h3>\n\n\n\n
Chaque entreprise ayant un fonctionnement sp\u00e9cifique, vous pourrez mettre en place le workflow de validation qui vous convient le mieux. <\/p>\n\n\n\n
- Remboursement des trajets professionnels : les conditions pour en b\u00e9n\u00e9ficier<\/a><\/li>
- Remboursement des trajets domicile\/travail : tout comprendre<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- Remboursement aux frais r\u00e9els ou indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique forfaitaire, que choisir\u00a0?<\/a>
- #1 – D\u00e9duction forfaitaire sur les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/a><\/li>
- #2 – Le remboursement aux frais r\u00e9els<\/a><\/li>
- Peut-on cumuler la d\u00e9duction forfaitaire et le calcul des frais r\u00e9els ?<\/a><\/li>
- Remboursement des frais kilom\u00e9triques hors voitures<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- Comptables, DAF : comment mettre en place une politique de remboursement des frais kilom\u00e9triques ?<\/a>
- Comment valider les frais kilom\u00e9triques en entreprise ?<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- Remboursement kilom\u00e9trique : les points contr\u00f4l\u00e9s par l’URSSAF<\/a>
- Quels sont les risques en cas de contr\u00f4le URSSAF ?<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- Pourquoi les entreprises automatisent la gestion des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques ?<\/a>
- Comment choisir une application de gestion des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques ?<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- FAQ<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n
\n\n\n\nRemboursement des frais kilom\u00e9triques par l\u2019employeur<\/h2>\n\n\n\n
Frais kilom\u00e9trique : qu\u2019est-ce que c\u2019est ?<\/h3>\n\n\n\n
Les frais professionnels correspondent aux d\u00e9penses que les salari\u00e9s engagent dans le cadre de leur activit\u00e9 professionnelle, et dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise. Le remboursement de ces frais est encadr\u00e9 et peut prendre diff\u00e9rentes formes. <\/p>\n\n\n\n
Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques appartiennent \u00e0 cette cat\u00e9gorie d\u00e8s lors que les d\u00e9placements sont d\u00fbment justifi\u00e9s<\/a> et entrent dans le cadre l\u00e9gislatif.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
\n
Les frais kilom\u00e9triques, ou indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique, d\u00e9signent les d\u00e9penses engag\u00e9es par les salari\u00e9s et dirigeants<\/strong> \u00e0 l\u2019utilisation de leur v\u00e9hicule personnel dans le cadre de l\u2019exercice d\u2019une mission professionnelle.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
En application du bar\u00e8me de calcul des frais kilom\u00e9triques \u00e9tabli par l\u2019administration fiscale, le salari\u00e9 ou le dirigeant peut d\u00e9duire ses d\u00e9penses (carburant, usure, assurance\u2026) du montant de son imp\u00f4t sur le revenu. <\/p>\n\n\n\n
Cet avantage fiscal b\u00e9n\u00e9ficie sous conditions aux collaborateurs utilisant leur v\u00e9hicule personnel dans le cadre de leur activit\u00e9 professionnelle, peu importe leur statut ou leur niveau de r\u00e9mun\u00e9ration. Ainsi, le cadre dirigeant est concern\u00e9 au m\u00eame titre que le salari\u00e9 au SMIC ou encore l\u2019ETAM.<\/p>\n\n\n\n
Remboursement des trajets professionnels : les conditions pour en b\u00e9n\u00e9ficier<\/h3>\n\n\n\n
Le remboursement des frais kilom\u00e9triques par l’employeur ne peut se faire que sous certaines conditions : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- Le v\u00e9hicule ne doit pas \u00eatre immatricul\u00e9 au nom de la soci\u00e9t\u00e9<\/strong> (v\u00e9hicule de fonction). En effet, dans ce cas, les frais engag\u00e9s sont d\u00e9j\u00e0 pris en charge par l\u2019entreprise, le salari\u00e9 ne peut donc pr\u00e9tendre \u00e0 une indemnisation.<\/li>\n\n\n\n
- Le salari\u00e9 doit pouvoir justifier ses frais de d\u00e9placements<\/strong> en informant l\u2019entreprise de la date, du lieu de d\u00e9placement, du nombre de kilom\u00e8tres parcourus et du nom du client concern\u00e9 par ce d\u00e9placement.<\/li>\n\n\n\n
- Il est important de rappeler que le remboursement des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques ne peut correspondre qu\u2019\u00e0 des d\u00e9placements dans le cadre professionnel<\/strong>, lorsque le salari\u00e9 utilise son v\u00e9hicule personnel.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
👉 Si ces conditions sont r\u00e9unies, le salari\u00e9 pourra \u00eatre indemnis\u00e9 selon le bar\u00e8me des frais kilom\u00e9triques<\/a> publi\u00e9 chaque ann\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n
Justificatifs d’indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques : quelles sont les mentions obligatoires ? <\/h4>\n\n\n\n
Afin d’\u00eatre valides, les justificatifs d’indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques doivent comprendre les mentions suivantes : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- Date<\/li>\n\n\n\n
- Motif et ordre de mission<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Nom du client<\/li>\n\n\n\n
- Adresse de d\u00e9part et d’arriv\u00e9e<\/li>\n\n\n\n
- Kilom\u00e9trage<\/li>\n\n\n\n
- Documents associ\u00e9s : carte grise, assurance.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Combien de temps conserver les justificatifs ? <\/h4>\n\n\n\n
La loi vous oblige \u00e0 conserver les justificatifs pour une dur\u00e9e de 10 ans. A noter que si vous optez pour les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques, vous n’avez pas besoin de justifier vos frais r\u00e9els : il n’est donc pas n\u00e9cessaire de conserver les justificatif d’essence ou les factures d’entretien du v\u00e9hicule. <\/p>\n\n\n\n
💡 Notre conseil d’expert : choisissez une solution de gestion des notes de frais, qui conserve les justificatifs de mani\u00e8re probante<\/a> pendant 10 ans, sur des serveurs s\u00e9curis\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n
Remboursement des trajets domicile\/travail : tout comprendre<\/h3>\n\n\n\n
De mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, il est consid\u00e9r\u00e9 que le trajet domicile\/travail n\u2019est pas rembours\u00e9 en tant que frais professionnel<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n
Certains employeurs d\u00e9cident de prendre en charge tout ou partie des frais de d\u00e9placement de leurs salari\u00e9s, mais ce n’est pas obligatoire.<\/p>\n\n\n\n
Toutefois, selon l’URSSAF<\/a>, le remboursement du trajet domicile\/travail peut se faire s’il est av\u00e9r\u00e9 que le salari\u00e9 doit prendre son v\u00e9hicule personnel pour se rendre au travail en raison :<\/p>\n\n\n\n
- \n
- D’horaires ne lui permettant pas de prendre les transports en commun<\/li>\n\n\n\n
- Ou si ces transports ne lui permettent pas de se rendre \u00e0 proximit\u00e9 de son lieu de travail (article L3261-3 du Code du Travail<\/a>).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
⚠️ Attention : pour \u00eatre rembours\u00e9 des trajets professionnels par l’employeur, le salari\u00e9 doit prouver que l’\u00e9loignement l’obligeant \u00e0 prendre son v\u00e9hicule n’est pas li\u00e9 \u00e0 des convenances personnelles. Il doit aussi attester qu’il ne transporte pas un coll\u00e8gue qui b\u00e9n\u00e9ficie lui-m\u00eame de ces indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques. <\/p>\n\n\n\n
Remboursement des abonnements sur les transports en commun par l’employeur<\/h4>\n\n\n\n
Tous les salari\u00e9s du secteur priv\u00e9, y compris \u00e0 temps partiel, stagiaires et apprentis, b\u00e9n\u00e9ficient d’un remboursement total ou partiel des frais d’un abonnement s’ils prennent les transports en commun ou des services de location de v\u00e9lo pour se rendre sur leur lieu de travail (source : travail-emploi.gouv.fr<\/a>).<\/p>\n\n\n\n
💡 La prise en charge des frais de transport en commun est cumulable avec le forfait mobilit\u00e9 durable, dans la limite de 900\u20ac par an et par salari\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Peut-on cumuler prise en charge de l’abonnement de transport en commun et remboursement du trajet domicile\/travail ? <\/h4>\n\n\n\n
L’employeur peut refuser la prise en charge totale ou partielle de l’abonnement de transports publics si le salari\u00e9 per\u00e7oit d\u00e9j\u00e0 des indemnit\u00e9s pour le d\u00e9placement domicile\/travail d’un montant sup\u00e9rieur ou \u00e9gal \u00e0 la prise en charge de 50% de l’abonnement de transport public. <\/p>\n\n\n\n
Remboursement aux frais r\u00e9els ou indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique forfaitaire, que choisir\u00a0?<\/h2>\n\n\n\n
Calcul des frais de d\u00e9placement r\u00e9els en application du bar\u00e8me ou indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique forfaitaire pour la gestion de son v\u00e9hicule personnel\u00a0? <\/p>\n\n\n\n
La question revient r\u00e9guli\u00e8rement pour calculer la d\u00e9duction fiscale applicable au moment de la d\u00e9claration de revenus.<\/p>\n\n\n\n
Deux possibilit\u00e9s existent en effet : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- La d\u00e9duction forfaitaire de 10%<\/strong>, appliqu\u00e9e automatiquement par l’administration fiscale pour les frais professionnels.<\/li>\n\n\n\n
- La d\u00e9duction des frais kilom\u00e9triques<\/strong> pour leur montant r\u00e9el, sur justificatifs, lorsqu’ils d\u00e9passent le montant de la d\u00e9duction forfaitaire.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
#1 – D\u00e9duction forfaitaire sur les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/h3>\n\n\n\n
\n
L’indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique vise \u00e0 couvrir toutes les d\u00e9penses li\u00e9es \u00e0 l’utilisation d’un v\u00e9hicule personnel dans le cadre d’un d\u00e9placement professionnel. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Sont consid\u00e9r\u00e9s comme des d\u00e9placements professionnels : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- Une visite client<\/li>\n\n\n\n
- Un d\u00e9placement sur un salon ou \u00e9v\u00e8nement<\/li>\n\n\n\n
- Les trajets li\u00e9s \u00e0 la prospection<\/li>\n\n\n\n
- Une livraison<\/li>\n\n\n\n
- Une visite sur un chantier<\/li>\n\n\n\n
- Etc. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Que rembourse l’indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique ? <\/h4>\n\n\n\n
Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques remboursent : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- Les frais kilom\u00e9triques li\u00e9s \u00e0 l’usure du v\u00e9hicule : nettoyage et entretien, changement des pneus, frais de r\u00e9paration et d\u00e9pr\u00e9ciation du v\u00e9hicule<\/li>\n\n\n\n
- Le co\u00fbt de l’assurance auto<\/li>\n\n\n\n
- Le carburant.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Remboursement des frais de parking<\/h5>\n\n\n\n
Si un salari\u00e9 se rend \u00e0 un rendez-vous professionnel et se gare sur un parking payant, il peut se faire rembourser du parking sur pr\u00e9sentation de la facture. <\/p>\n\n\n\n
En revanche, s’il est contraint de se garer sur un parking payant pour se rendre au travail, les frais ne sont pas pris en charge par l’entreprise. Il existe toutefois des exceptions (contraintes horaires, implantation g\u00e9ographique).<\/p>\n\n\n\n
#2 – Le remboursement aux frais r\u00e9els<\/h3>\n\n\n\n
\n
Le salari\u00e9 qui opte pour les frais r\u00e9els peut d\u00e9duire l’ensemble des d\u00e9penses engag\u00e9es dans le cadre de son activit\u00e9 professionnelle, sur justificatif : d\u00e9placement, repas, h\u00e9bergement, etc. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Lorsque le montant des d\u00e9penses engag\u00e9es \u00e0 but professionnel sont sup\u00e9rieures \u00e0 la d\u00e9duction forfaitaire de 10%, l’administration fiscale autorise le remboursement des frais kilom\u00e9triques sur la base des frais r\u00e9els.<\/p>\n\n\n\n
Le collaborateur b\u00e9n\u00e9ficie ainsi d’un avantage fiscal en d\u00e9duisant ses frais r\u00e9ellement engag\u00e9s, en application du bar\u00e8me kilom\u00e9trique. <\/p>\n\n\n\n
⚠️ Attention\u00a0: les frais kilom\u00e9triques doivent pouvoir \u00eatre d\u00fbment justifi\u00e9s, et vous devrez conserver tous les justificatifs d’essence et d’entretien du v\u00e9hicule (pneus, \u00e9quipement, etc.).<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n\nPeut-on cumuler la d\u00e9duction forfaitaire et le calcul des frais r\u00e9els ? <\/h3>\n\n\n\n
\n
Il n’est pas possible de cumuler la d\u00e9duction forfaitaire de 10% et la d\u00e9duction des frais r\u00e9els. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Si vous choisissez le r\u00e9gime des frais r\u00e9els, vous pouvez \u00e9valuer vos frais de d\u00e9placement en appliquant le bar\u00e8me kilom\u00e9trique officiel, publi\u00e9 chaque ann\u00e9e par l’administration fiscale. <\/p>\n\n\n\n
Toutefois, certains frais non inclus dans le bar\u00e8me peuvent \u00eatre d\u00e9duits en compl\u00e9ment, notamment : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- Frais de p\u00e9age.<\/li>\n\n\n\n
- Frais de parking et de garage.<\/li>\n\n\n\n
- Frais de r\u00e9paration en cas d\u2019accident survenu au cours d’un d\u00e9placement professionnel, s’ils ne sont pas pris en charge par l’assurance.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
👉 Le bar\u00e8me complet des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques est disponible dans notre guide d\u00e9di\u00e9.<\/a><\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\nRemboursement des frais kilom\u00e9triques hors voitures<\/h3>\n\n\n\n
Remboursement des trajets \u00e0 v\u00e9lo et forfait mobilit\u00e9 douce<\/h4>\n\n\n\n
Entre 2016 et 2020, l\u2019administration fiscale\u00a0autorisait \u00e0 rembourser les frais kilom\u00e9triques<\/strong>, par le biais d\u2019une indemnit\u00e9 v\u00e9lo (versement non obligatoire pour l’employeur). <\/p>\n\n\n\n
La Loi d’Orientation des Mobilit\u00e9s de mai 2020 avait pour objectif de promouvoir les moyens de transports plus \u00e9cologiques et moins co\u00fbteux. Le forfait mobilit\u00e9 douce (FMD) remplace donc l’indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique v\u00e9lo, <\/strong>mais l’employeur peut continuer de verser cette derni\u00e8re. <\/p>\n\n\n\n
Remboursement des trajets en covoiturage, v\u00e9lo, trotinette… <\/h4>\n\n\n\n
L’employeur peut rembourser les frais des trajets domicile\/travail des collaborateurs utilisant un moyen de transport plus \u00e9cologique : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- V\u00e9lo classique<\/li>\n\n\n\n
- V\u00e9lo \u00e9lectrique<\/li>\n\n\n\n
- Covoiturage<\/li>\n\n\n\n
- Trotinette, etc. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
⚠️ Le forfait mobilit\u00e9 douce n’inclut pas les v\u00e9los ou v\u00e9hicules de fonction, mais uniquement personnels. <\/p>\n\n\n\n
Comment fonctionne le forfait mobilit\u00e9 douce ? <\/h4>\n\n\n\n
Il peut prendre la forme d’un montant forfaitaire conditionn\u00e9 \u00e0 la pratique du v\u00e9lo ou \u00e0 un montant forfaitaire par kilom\u00e8tre parcouru. <\/p>\n\n\n\n
Le forfait mobilit\u00e9 douce n’a pas de montant minimum ou maximum : il est mis en place par accord entreprise ou inter-entreprise et peut prendre la forme de titres-mobilit\u00e9 (source : service-public.gouv.fr<\/a>).<\/p>\n\n\n\n
\n[A lire aussi] <\/strong>Augmentation des prix du carburant : comment \u00e9viter la fraude et contr\u00f4ler vos d\u00e9penses ?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\nComptables, DAF : comment mettre en place une politique de remboursement des frais kilom\u00e9triques ? <\/h2>\n\n\n\n
Pour mettre en place une politique de remboursement des frais kilom\u00e9triques, vous devez d’abord r\u00e9pondre \u00e0 quelques questions propres \u00e0 votre entreprise : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- Quelles sont les personnes qui peuvent b\u00e9n\u00e9ficier des IK ? <\/li>\n\n\n\n
- Quels sont les v\u00e9hicules autoris\u00e9s ? <\/li>\n\n\n\n
- Utilisez-vous le bar\u00e8me kilom\u00e9trique gouvernemental, ou un bar\u00e8me interne (qui ne peut pas \u00eatre moins int\u00e9ressant que le bar\u00e8me public) ?<\/li>\n\n\n\n
- A quelle fr\u00e9quence se font les remboursements ? <\/li>\n\n\n\n
- Quels sont les d\u00e9lais de d\u00e9claration pour les collaborateurs ? <\/li>\n\n\n\n
- Quelles sont les r\u00e8gles domicile \/ travail ? <\/li>\n\n\n\n
- Quelles sont les r\u00e8gles pour les salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail ? <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Nous vous conseillons d’ajouter certains points indispensables dans votre politique de frais<\/a>, notamment l’obligation d’ajouter des justificatifs, ainsi que des r\u00e8gles anti-fraude. <\/p>\n\n\n\n
Comment valider les frais kilom\u00e9triques en entreprise ? <\/h3>\n\n\n\n
Chaque entreprise ayant un fonctionnement sp\u00e9cifique, vous pourrez mettre en place le workflow de validation qui vous convient le mieux. <\/p>\n\n\n\n
- La d\u00e9duction des frais kilom\u00e9triques<\/strong> pour leur montant r\u00e9el, sur justificatifs, lorsqu’ils d\u00e9passent le montant de la d\u00e9duction forfaitaire.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- La d\u00e9duction forfaitaire de 10%<\/strong>, appliqu\u00e9e automatiquement par l’administration fiscale pour les frais professionnels.<\/li>\n\n\n\n
- Le salari\u00e9 doit pouvoir justifier ses frais de d\u00e9placements<\/strong> en informant l\u2019entreprise de la date, du lieu de d\u00e9placement, du nombre de kilom\u00e8tres parcourus et du nom du client concern\u00e9 par ce d\u00e9placement.<\/li>\n\n\n\n
- FAQ<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n
- Pourquoi les entreprises automatisent la gestion des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques ?<\/a>
- Remboursement kilom\u00e9trique : les points contr\u00f4l\u00e9s par l’URSSAF<\/a>
- #2 – Le remboursement aux frais r\u00e9els<\/a><\/li>
- Remboursement des trajets domicile\/travail : tout comprendre<\/a><\/li><\/ul><\/li>
![\"N2F](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Capture-decran-2023-04-11-143142.png?resize=675%2C671&ssl=1\")
![\"T\u00e9l\u00e9chargez](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/Dematerialisation-des-factures-Le-guide-complet.png?resize=720%2C379&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n