{"id":836,"date":"2020-09-22T11:26:51","date_gmt":"2020-09-22T09:26:51","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=836"},"modified":"2024-02-17T16:05:21","modified_gmt":"2024-02-17T15:05:21","slug":"perche-le-pmi-dovrebbero-adottare-unapplicazione-per-la-gestione-delle-note-spese","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/it\/perche-le-pmi-dovrebbero-adottare-unapplicazione-per-la-gestione-delle-note-spese\/","title":{"rendered":"Perch\u00e9 le PMI dovrebbero adottare un&#8217;applicazione per la gestione delle note spese?"},"content":{"rendered":"\n<p>Quando un&#8217;azienda cresce, il numero delle note spese si moltiplica. Anche se le aziende molto piccole riescono a gestire manualmente le note spese, una volta che un&#8217;azienda raggiunge lo stadio di PMI, \u00e8 una storia diversa! Per migliorare la loro produttivit\u00e0, cos\u00ec come la loro sicurezza, le PMI possono davvero trarre beneficio dall&#8217;adozione di un&#8217;applicazione per la gestione delle note spese.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">I limiti della gestione delle note spese con Excel<\/h2>\n\n\n\n<p>Strumento finora indispensabile per le PMI, Excel presenta alcuni limiti, soprattutto in termini di gestione delle note spese.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Lo spreco di tempo<\/h3>\n\n\n\n<p>Il metodo tradizionale di gestione delle note spese su un foglio di calcolo Excel richiede pi\u00f9 registrazioni manuali e offre una flessibilit\u00e0 molto ridotta. Si tratta di un continuo spreco di tempo sia per i dipendenti che per i contabili: il tempo di elaborazione di ogni nota spese pu\u00f2 essere superiore a 30 minuti! I dipendenti devono raccogliere le ricevute, scannerizzarle e farle approvare, mentre i contabili dell&#8217;azienda devono controllarle a turno, inserirle pi\u00f9 volte e poi integrarle nel gestionale aziendale.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">I tempi di rimborso<\/h3>\n\n\n\n<p>Per quanto riguarda il rimborso, i tempi sono aumentati a tal punto che <strong>tra la preparazione di una nota spese e il rimborso ci vogliono in media 30 giorni<\/strong>. \u00c8 improbabile che i vostri dipendenti vengano rimborsati nello stesso mese in cui hanno sostenuto le spese. Questo \u00e8 chiaramente un problema, e potrebbe anche essere motivo di contestazione se il dipendente ha anticipato spese significative<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Fonte di errore<\/h3>\n\n\n\n<p>L&#8217;inserimento manuale dei dati numerici \u00e8 particolarmente problematico e gli errori sono molto diffusi. Sia per l&#8217;inserimento dei dati stessi che per il calcolo, \u00e8 necessario ricontrollare una nota spese su cinque in media.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Un costo molto elevato<\/h3>\n\n\n\n<p>Secondo uno studio della Global Business Travel Association, <strong>una singola nota spese costa all&#8217;azienda \u20ac 53<\/strong> in termini di tempo trascorso dal dipendente e dall&#8217;ufficio amministrativo\/contabile. Se si riscontra un errore di registrazione, il costo \u00e8 di 48 euro in pi\u00f9. Inoltre, non \u00e8 sempre facile capire se i limiti sono stati superati e il recupero dell\u2019IVA <strong>sulle note spese \u00e8 spesso approssimativo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/it\/prova-gratuita\/?utm_source=blog\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/CTA-Prova-gratuitamente-N2F.jpg?resize=452%2C191&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Prova-gratuitamente-N2F\" class=\"wp-image-944\" width=\"452\" height=\"191\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/CTA-Prova-gratuitamente-N2F.jpg?resize=1024%2C433&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/CTA-Prova-gratuitamente-N2F.jpg?resize=300%2C127&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/CTA-Prova-gratuitamente-N2F.jpg?resize=768%2C325&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/CTA-Prova-gratuitamente-N2F.jpg?w=1154&amp;ssl=1 1154w\" sizes=\"auto, (max-width: 452px) 100vw, 452px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Potenziali abusi<\/h3>\n\n\n\n<p>Gli abusi pi\u00f9 comuni da parte dei dipendenti includono: spese chilometriche, duplicazioni intenzionali o superamento dei limiti di spesa. Queste frodi possono verificarsi troppo facilmente sotto il naso delle aziende se queste non utilizzano soluzioni di gestione automatizzate che rilevano le note spese sospette e avvisano l&#8217;ufficio contabilit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">I vantaggi di un&#8217;applicazione di gestione delle note spese per le PMI<\/h2>\n\n\n\n<p>La trasformazione digitale delle aziende non riguarda solo i grandi gruppi. Tutti, dalle imprese individuali alle PMI, possono trarre vantaggio <strong>dall&#8217;automazione di compiti che richiedono molto tempo e con basso valore aggiunto<\/strong>. Un&#8217;applicazione gestionale per le note spese offre molteplici vantaggi.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Risparmio di tempo<\/h3>\n\n\n\n<p>Un&#8217;applicazione per la gestione delle note spese pu\u00f2 dividere il tempo di elaborazione delle spese per quattro, generando un guadagno in produttivit\u00e0 su attivit\u00e0 ad alto valore aggiunto:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Per i dipendenti<\/strong>, un&#8217;APP mobile consente di <strong>scannerizzare in modo intelligente le note spese<\/strong>, estraendo automaticamente tutti i dati dalla foto dello scontrino: data, importo, IVA, tassa di soggiorno, volume del carburante, ecc. Non \u00e8 necessario inserire il dato in Excel a fine mese, n\u00e9 raccogliere e presentare le ricevute in buste. Questa procedura \u00e8 ancora pi\u00f9 pratica in quanto l&#8217;Agenzia delle Entrate accetta ora le ricevute digitali. Anche i dipendenti che lavorano in trasferta beneficiano di un&#8217;applicazione che li segue nei loro viaggi.<\/li><li><strong>Per i manager<\/strong>, non c&#8217;\u00e8 bisogno di aspettare le ricevute. L&#8217;applicazione fornisce anche avvisi in tempo reale: superamento dei limiti di spesa, duplicazione delle spese, ecc..<\/li><li><strong>Per i contabili<\/strong>, l&#8217;applicazione offre un controllo automatico dell&#8217;IVA, un recupero dell&#8217;IVA semplificato e giusto e l&#8217;inserimento automatico nel gestionale di contabilit\u00e0 senza dover reinserire i dati.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Centralizzazione dei dati e sicurezza<\/h3>\n\n\n\n<p>Scegliere la giusta applicazione per la gestione delle note spese significa anche ottenere il modo pi\u00f9 efficiente e affidabile per <strong>digitalizzare e centralizzare i dati in modo sicuro<\/strong>. In questo modo \u00e8 possibile generare dei <strong>report<\/strong> e ottenere un quadro pi\u00f9 chiaro delle spese dei vostri dipendenti.<\/p>\n\n\n\n<p>L&#8217;applicazione vi consente inoltre di gestire le vostre note spese man mano che procedete, in modo da evitare la &#8220;corsa&#8221; di fine mese o i ritardi di archiviazione da parte dei vostri dipendenti. Inoltre, facilita l&#8217;elaborazione e migliora i tempi di rimborso.<\/p>\n\n\n\n<p>La gestione delle note spese basata sull&#8217;applicazione assicura inoltre l&#8217;armonizzazione dei processi. Inoltre, in caso di audit da parte dell&#8217;Agenzia delle Entrate, tutti i documenti e i calcoli di supporto sono chiaramente e indiscutibilmente accessibili.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Come scegliere un&#8217;applicazione per la gestione delle note spese adatta alle PMI?<\/h2>\n\n\n\n<p>Per scegliere la migliore applicazione per la gestione delle note spese, dovete prima di tutto determinare le esigenze della vostra PMI. Avete bisogno dell\u2019applicazione per:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Determinare e far rispettare i limiti di spesa?<\/li><li>Determinare un diverso flusso di lavoro di convalida per i diversi dipendenti?<\/li><li>Effettuare riconciliazioni bancarie?<\/li><li>Disporre di un sistema di archiviazione digitale a norma?<\/li><li>Effettuare una scansione intelligente degli scontrini tramite smartphone?<\/li><li>Disporre di un software per le note spese che si connetta automaticamente con il vostro software di contabilit\u00e0?<\/li><li>Fornire un software per note spese in grado di gestire tutte le vostre analisi?<\/li><li>Gestire gli anticipi di cassa?<\/li><li>Rimborsare automaticamente i vostri dipendenti?<\/li><li>Gestire i rimborsi chilometrici e la flotta di veicoli?<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Gestire i rimborsi con forfait giornalieri?<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Rispondere a tutte queste domande vi aiuter\u00e0 a valutare l&#8217;applicazione\/software di cui avete bisogno per automatizzare la gestione delle vostre note spese. Esistono <strong>sul mercato diverse soluzioni che offrono diverse funzionalit\u00e0<\/strong>, pi\u00f9 o meno complete a seconda dell&#8217;applicazione: con o senza limiti di spesa, con una carta di pagamento direttamente integrata, o con funzionalit\u00e0 che permettono di utilizzare la soluzione a livello internazionale. L&#8217;importante \u00e8 <strong>scegliere l&#8217;applicazione che soddisfi veramente le proprie esigenze<\/strong>, n\u00e9 pi\u00f9 n\u00e9 meno, e ad un prezzo interessante.<\/p>\n\n\n\n<p>N2F vi offre la sua <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/it\/nota-spese\/\">applicazione online per la gestione<\/a> delle note spese per porre fine a questa attivit\u00e0 che richiede molto tempo, garantendo al contempo la sicurezza dei vostri dati. I vostri dipendenti scansionano ogni ricevuta, che viene trasferita in tempo reale all&#8217;ufficio amministrativo\/contabile. La ricevuta viene elaborata rapidamente, con un rischio di errore notevolmente ridotto e con una maggiore sicurezza. Cercate la soluzione migliore per le vostre note spese? <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/it\/contattaci\/?utm_source=blog\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Allora contattateci!<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Quando un&#8217;azienda cresce, il numero delle note spese si moltiplica. 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