{"id":809,"date":"2020-08-31T17:04:01","date_gmt":"2020-08-31T15:04:01","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=809"},"modified":"2024-10-24T15:55:05","modified_gmt":"2024-10-24T13:55:05","slug":"politique-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/politique-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"5 astuces pour mieux ma\u00eetriser et suivre sa politique de notes de frais"},"content":{"rendered":"\n<p>La politique de notes de frais permet de cadrer les modalit\u00e9s de remboursement des d\u00e9penses professionnelles\u2026 \u00e0 condition d\u2019\u00eatre ma\u00eetris\u00e9e et suivie avec attention&nbsp;! Les enjeux&nbsp;: <strong>fluidifier les process, r\u00e9aliser des \u00e9conomies et garantir la satisfaction des employ\u00e9s<\/strong>. Comment <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/note-de-frais-le-guide-complet\/\">g\u00e9rer vos notes de frais<\/a> avec un maximum d\u2019efficacit\u00e9, en un minimum de temps&nbsp;? D\u00e9couvrez 5 astuces pour optimiser la mise en \u0153uvre de votre politique de notes de frais&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">1. Interroger r\u00e9guli\u00e8rement sa politique de notes de frais<\/h2>\n\n\n\n<p>Pour bien ma\u00eetriser et suivre sa politique de notes de frais, encore faut-il qu\u2019elle soit \u00e9tablie en amont de mani\u00e8re claire, concise et coh\u00e9rente. Ce document fixe les r\u00e8gles applicables en mati\u00e8re de remboursement de notes de frais&nbsp;: il est utile au salari\u00e9 d\u00e8s qu\u2019il fait une d\u00e9pense professionnelle, il est utile au service financier d\u00e8s qu\u2019il en rembourse.<\/p>\n\n\n\n<p>V\u00e9ritable r\u00e8glement int\u00e9rieur du<a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/remboursement-notes-de-frais\/\"> remboursement des frais professionnels<\/a>, la politique de notes de frais doit non seulement \u00eatre pens\u00e9e avec soin, mais aussi actualis\u00e9e au fil du temps.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Etablir une politique de notes de frais claire, concise et coh\u00e9rente&nbsp;<\/strong>: plus les r\u00e8gles sont simples, mieux elles sont comprises et appliqu\u00e9es au sein de l\u2019entreprise. Il s\u2019agit de faire bref, tout en \u00e9tant exhaustif pour bien verrouiller les d\u00e9penses. Ce faisant, le traitement des notes de frais est consid\u00e9rablement facilit\u00e9.<\/li><li><strong>R\u00e9interroger et mettre \u00e0 jour sa politique de notes de frais&nbsp;<\/strong>: le d\u00e9veloppement de votre activit\u00e9 donne lieu \u00e0 de nouvelles d\u00e9penses&nbsp;? Vous constatez qu\u2019une r\u00e8gle est mal comprise ou inadapt\u00e9e&nbsp;? La r\u00e9glementation en vigueur \u00e9volue&nbsp;? Actualisez r\u00e9guli\u00e8rement votre politique de notes de frais pour garantir l\u2019efficacit\u00e9.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Les process de gestion se basent directement sur votre politique de notes de frais&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Au moment de la transmission de la note de frais, le manager v\u00e9rifie que le collaborateur a respect\u00e9 <strong>la date limite, le montant plafond et les conditions d\u2019\u00e9ligibilit\u00e9<\/strong> au remboursement \u2013 d\u00e9pense de repas ou de transport autoris\u00e9e, justificatif valable\u2026<\/li><li>Apr\u00e8s approbation, le service financier proc\u00e8de au remboursement conform\u00e9ment aux modalit\u00e9s pr\u00e9vues dans la politique de notes de frais \u2013 <strong>d\u00e9lai de remboursement, notification au salari\u00e9<\/strong>\u2026<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Une politique de notes de frais d\u00fbment \u00e9labor\u00e9e et r\u00e9guli\u00e8rement interrog\u00e9e permet de faciliter la gestion des notes de frais. Vous gagnez du temps et \u00e9conomisez des contraintes&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p><em>En savoir +&nbsp;: <\/em><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/workflow-approbation-notes-frais\/\"><em>Nos conseils pour optimiser le workflow d\u2019approbation des notes de frais<\/em><\/a><em><\/em><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">2. Tirer parti des solutions d\u2019automatisation et de d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/h2>\n\n\n\n<p>Les process li\u00e9s \u00e0 la gestion des notes de frais sont nombreux, et fastidieux. Pour mieux ma\u00eetriser et suivre votre politique de notes de frais, \u00e9quipez-vous d\u2019une solution d\u2019automatisation et de d\u00e9mat\u00e9rialisation. Les b\u00e9n\u00e9fices directs&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Vous gagnez du temps&nbsp;<\/strong>: les process automatis\u00e9s sont r\u00e9alis\u00e9s en quelques clics, dans le respect de votre politique de notes de frais. N2F, application de notes de frais, permet en effet de configurer les process conform\u00e9ment \u00e0 votre politique, pour une mise en \u0153uvre rapide et personnalis\u00e9e. <em>Exemple&nbsp;: un utilisateur tente d\u2019ajouter une d\u00e9pense non \u00e9ligible au remboursement&nbsp;? L\u2019application, selon votre choix, bloque automatiquement l\u2019ajout ou vous alerte instantan\u00e9ment<\/em>.<\/li><li><strong>Vous gagnez en fiabilit\u00e9 <\/strong>: en limitant l\u2019intervention humaine, vous \u00e9vitez aux services financiers les t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives et r\u00e9barbatives de traitement manuel, sources d\u2019erreurs qui peuvent co\u00fbter cher\u2026 L\u2019application N2F, en outre, vous ouvre la porte \u00e0 l\u2019<a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/archivage-valeur-probante\/\">archivage num\u00e9rique \u00e0 valeur probante<\/a>&nbsp;: la d\u00e9mat\u00e9rialisation de vos notes de frais \u00e9limine le risque de perte ou de d\u00e9t\u00e9rioration des documents, et r\u00e9duit vos co\u00fbts.<\/li><li><strong>Vous gagnez en satisfaction des collaborateurs&nbsp;<\/strong>: intuitive et ludique, la solution de gestion de notes de frais N2F est facile et agr\u00e9able \u00e0 utiliser. Vos collaborateurs ne perdent pas de temps, et leur satisfaction s\u2019en ressent.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>La ma\u00eetrise et le suivi de votre politique de notes de frais est consid\u00e9rablement facilit\u00e9 avec une solution d\u2019automatisation et de d\u00e9mat\u00e9rialisation.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/CTA-notes-de-frais.png?resize=471%2C151&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"mod\u00e8le note de frais\" class=\"wp-image-375\" width=\"471\" height=\"151\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/CTA-notes-de-frais.png?resize=1024%2C329&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/CTA-notes-de-frais.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/CTA-notes-de-frais.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/CTA-notes-de-frais.png?w=1058&amp;ssl=1 1058w\" sizes=\"auto, (max-width: 471px) 100vw, 471px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">3. Attention \u00e0 verrouiller le \u00ab&nbsp;bleisure&nbsp;\u00bb&nbsp;!<\/h2>\n\n\n\n<p>Contraction de \u00ab&nbsp;business&nbsp;\u00bb et \u00ab&nbsp;leisure&nbsp;\u00bb, le bleisure consiste pour le collaborateur \u00e0 <strong>rallonger un d\u00e9placement professionnel dans un int\u00e9r\u00eat personnel<\/strong>. Le salari\u00e9, par exemple, prolonge son voyage professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger le temps du week-end, pour faire du tourisme. Evitez les d\u00e9bordements&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p>Pour bien ma\u00eetriser les modalit\u00e9s de remboursement des d\u00e9penses professionnelles, verrouillez le bleisure dans votre politique de notes de frais&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" type=\"1\"><li>Choisissez d\u2019accepter ou non la pratique.<\/li><li>Encadrez la pratique \u2013 veillez notamment \u00e0 clarifier la s\u00e9paration frais professionnels\/d\u00e9penses personnelles.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">4. Ne pas n\u00e9gliger la TVA<\/h2>\n\n\n\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/tva-recuperable\/\">r\u00e9cup\u00e9ration de TVA<\/a> est une source de gains substantiels pour l\u2019entreprise. Incluez les r\u00e8gles li\u00e9es \u00e0 la TVA dans votre politique de notes de frais, pour bien informer vos collaborateurs et pour r\u00e9cup\u00e9rer la totalit\u00e9 des sommes qui vous sont dues&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p>Une fois encore, <strong>la solution de gestion automatis\u00e9e et d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e permet d\u2019optimiser la r\u00e9cup\u00e9ration de TVA<\/strong>, conform\u00e9ment aux r\u00e8gles \u00e9tablies dans votre politique de notes de frais.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Le salari\u00e9 rentre plus facilement et plus rapidement les informations.<\/li><li>Les justificatifs sont scann\u00e9s et imm\u00e9diatement disponibles pour v\u00e9rification.<\/li><li>Les documents sont conserv\u00e9s de mani\u00e8re d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e et s\u00e9curis\u00e9e.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><em>A noter&nbsp;: l\u2019application N2F prend en charge le multidevises pour g\u00e9rer les notes de frais \u00e0 l\u2019\u00e9tranger.<\/em><em><\/em><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">5. Identifier les erreurs\u2026 et les fraudes<\/h2>\n\n\n\n<p>Une politique de notes de frais bien ma\u00eetris\u00e9e est une politique de notes de frais respect\u00e9e par l\u2019ensemble des collaborateurs de l\u2019entreprise. Au-del\u00e0 des erreurs,<strong> les fraudes sont fr\u00e9quentes en mati\u00e8re de remboursement de d\u00e9penses professionnelles<\/strong>\u2026 Comment endiguer le ph\u00e9nom\u00e8ne&nbsp;? Une attention particuli\u00e8re doit \u00eatre port\u00e9e au moment de la validation des notes de frais par le service financier. L\u2019appui d\u2019une solution logicielle est un atout consid\u00e9rable&nbsp;: l\u2019application de gestion identifie automatiquement les doublons, et alerte en cas de non-conformit\u00e9 avec la politique de notes de frais.<\/p>\n\n\n\n<p>Ma\u00eetriser et suivre sa politique de notes de frais est essentiel pour garantir le maintien des bonnes pratiques dans l\u2019entreprise. Si les services financiers sont directement concern\u00e9s par la mission, une solution performante de gestion de notes de frais s\u2019av\u00e8re un support indispensable&nbsp;: pour gagner du temps, \u00e9viter les erreurs et mieux satisfaire les collaborateurs.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/bit.ly\/3fWUrP4\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=425%2C282&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-560\" width=\"425\" height=\"282\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=1024%2C683&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=300%2C200&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=768%2C512&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?w=1500&amp;ssl=1 1500w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?w=1440&amp;ssl=1 1440w\" sizes=\"auto, (max-width: 425px) 100vw, 425px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La politique de notes de frais permet de cadrer les modalit\u00e9s de remboursement des d\u00e9penses professionnelles\u2026 \u00e0 condition d\u2019\u00eatre ma\u00eetris\u00e9e et suivie avec attention&nbsp;! 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