{"id":771,"date":"2020-08-03T13:05:28","date_gmt":"2020-08-03T11:05:28","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=771"},"modified":"2024-11-26T16:17:43","modified_gmt":"2024-11-26T15:17:43","slug":"justificatif-note-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/justificatif-note-de-frais\/","title":{"rendered":"Justificatifs de note de frais &#8211; A quoi doivent-ils ressembler ?"},"content":{"rendered":"\n<p>Pour assurer le remboursement de toutes les d\u00e9penses avanc\u00e9es lors d\u2019une activit\u00e9 professionnelle, il est <strong>n\u00e9cessaire d\u2019accompagner sa note de frais de justificatifs<\/strong>. Ces derniers fournissent \u00e0 l\u2019employeur l\u2019ensemble des informations sur la d\u00e9pense, font office de preuve et permettent de r\u00e9cup\u00e9rer la TVA d\u00e9ductible. Ils sont trait\u00e9s par le service comptabilit\u00e9, qui proc\u00e8de ensuite au remboursement de la note de frais.<\/p>\n\n\n\n<p>Pour le salari\u00e9 ou l\u2019entrepreneur concern\u00e9, pas facile de s\u00e9lectionner et de trier les <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/justificatifs-de-notes-de-frais-temps-conservation\/\">bons justificatifs<\/a> ! S\u2019ils se pr\u00e9sentent g\u00e9n\u00e9ralement sous forme d\u2019une facture, ils sont \u00e0 diff\u00e9rencier selon la nature du frais engag\u00e9, et doivent pr\u00e9senter plusieurs \u00e9l\u00e9ments indispensables \u00e0 leur prise en compte.<\/p>\n\n\n\n<p>Afin d\u2019\u00e9viter les petites erreurs, voici en quelques points les types de documents pour chaque d\u00e9pense, et les d\u00e9tails \u00e0 rep\u00e9rer pour garantir leur validit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Justificatif de note de frais&nbsp;: le cas courant<\/h2>\n\n\n\n<p>Quand on parle de justificatif, on pense tout de suite au fameux re\u00e7u ou \u00e0 la facture, qui peuvent \u00eatre demand\u00e9s en caisse lors du r\u00e8glement. Ils existent en version papier (il faut alors transmettre l\u2019original) ou en format \u00e9lectronique.<\/p>\n\n\n\n<p>Pour \u00eatre conforme, tout justificatif de <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/note-de-frais-le-guide-complet\/\">note de frais<\/a>, quelle que soit la d\u00e9pense concern\u00e9e, doit afficher ces 4 \u00e9l\u00e9ments :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>La raison sociale compl\u00e8te <strong>du fournisseur<\/strong><\/li><li>La <strong>date<\/strong> de la d\u00e9pense effectu\u00e9e<\/li><li>La <strong>description de la d\u00e9pense<\/strong><\/li><li>En cas de d\u00e9pense soumise \u00e0 la <strong>TVA<\/strong>, la pr\u00e9ciser<\/li><\/ul>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-cahier-des-charges\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=447%2C198&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"cahier des charges notes de frais\" class=\"wp-image-767\" width=\"447\" height=\"198\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=1024%2C456&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=300%2C134&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=768%2C342&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?w=1058&amp;ssl=1 1058w\" sizes=\"auto, (max-width: 447px) 100vw, 447px\" \/><\/a><figcaption>cahier des charges note de frais<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Justificatif de frais de repas<\/h3>\n\n\n\n<p>Les repas pris par le collaborateur ainsi que son ou ses invit\u00e9s, dans le cadre de l\u2019activit\u00e9 professionnelle, peuvent \u00eatre rembours\u00e9s sur pr\u00e9sentation d\u2019un <strong>justificatif de frais de repas<\/strong>. Cela concerne notamment les repas d\u2019affaires et les frais de r\u00e9ception, mais \u00e9galement les achats effectu\u00e9s dans un magasin d\u2019alimentation pour le seul repas de l\u2019employ\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>En plus des mentions pr\u00e9cis\u00e9es dans le cas courant, le document doit contenir des d\u00e9tails sur chaque convive :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Les nom et pr\u00e9nom<\/li><li>La fonction professionnelle<\/li><li>Le nom de l&#8217;entreprise dans laquelle le convive exerce son activit\u00e9<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Les repas de plus de 150\u20ac ayant lieu dans un restaurant n\u00e9cessitent une facture<\/strong>. Pour \u00eatre r\u00e9glementaire, elle doit inclure des donn\u00e9es suppl\u00e9mentaires :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Le nom et l\u2019adresse du restaurateur<\/li><li>Son num\u00e9ro de TVA intracommunautaire<\/li><li>Le nom et l\u2019adresse de l\u2019entreprise de l\u2019employ\u00e9<\/li><li>Le montant de la TVA et son d\u00e9tail par taux<\/li><li>Le montant du HT et le montant du TTC<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Justificatif de frais kilom\u00e9triques<\/h2>\n\n\n\n<p>Une mission professionnelle peut impliquer d\u2019utiliser son v\u00e9hicule personnel pour se d\u00e9placer. En vue de vous faire <strong><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/frais-kilometriques-indemnite-kilometrique\/\">rembourser les frais kilom\u00e9triques r\u00e9els<\/a><\/strong>, il est d\u2019abord n\u00e9cessaire de faire v\u00e9rifier la puissance fiscale de la voiture par l\u2019employeur, en lui communiquant votre carte grise.<\/p>\n\n\n\n<p>Sur le justificatif, l\u2019entreprise doit pouvoir retrouver :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Le <strong>motif du d\u00e9placement<\/strong>, comme par exemple un rendez-vous avec un partenaire, une visite d\u2019entreprise ou un \u00e9v\u00e9nement professionnel. Il faut alors pr\u00e9ciser le nom des clients, des structures ou de l&#8217;\u00e9v\u00e9nement en question.<\/li><li><strong>L\u2019adresse<\/strong> \u00e0 laquelle vous vous rendez<\/li><li><strong>Le kilom\u00e9trage total<\/strong> r\u00e9alis\u00e9<\/li><li>La puissance fiscale du v\u00e9hicule (ou chevaux vapeur)<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Il est recommand\u00e9 de conserver tous les documents li\u00e9s au d\u00e9placement, tel que le ticket de p\u00e9age et le re\u00e7u de paiement de la station essence.<\/p>\n\n\n\n<p>Demander un remboursement pour un <strong>d\u00e9placement \u00e0 v\u00e9lo<\/strong> dans le cadre de l\u2019activit\u00e9 professionnelle est \u00e9galement valable depuis 2016. L\u2019employ\u00e9 peut \u00eatre d\u00e9dommag\u00e9 de 25 centimes d\u2019euro par kilom\u00e8tre parcouru, pour un total de 200\u20ac par an.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/demo\/?utm_source=blog\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=506%2C247&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-458\" width=\"506\" height=\"247\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?w=868&amp;ssl=1 868w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=300%2C147&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=768%2C376&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 506px) 100vw, 506px\" \/><\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Justificatif de frais de transports<\/h2>\n\n\n\n<p>Les trajets en transports en commun entre le domicile et le lieu de travail de l\u2019actif sont remboursables \u00e0 hauteur de 50%.<\/p>\n\n\n\n<p>En revanche, l&#8217;employ\u00e9 peut se faire rembourser l&#8217;int\u00e9gralit\u00e9 des frais avanc\u00e9s pour un <strong>d\u00e9placement vers un lieu de rendez-vous<\/strong>, ainsi qu&#8217;un trajet entre le domicile et un lieu de d\u00e9part pour une mission professionnelle comme une gare ou un a\u00e9roport.<\/p>\n\n\n\n<p>Tout comme le justificatif de frais kilom\u00e9triques, <strong>le document pour les frais de transports doit mentionner la raison pr\u00e9cise du d\u00e9placement<\/strong>. De plus, l\u2019employ\u00e9 doit fournir l\u2019ensemble des billets ou re\u00e7us des billets avanc\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<p>Par ailleurs, l\u2019entreprise rembourse les frais engag\u00e9s sur un trajet effectu\u00e9 avec une voiture de fonction, sur pr\u00e9sentation des justificatifs : carburant, p\u00e9age, parking etc.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Justificatif de frais d\u2019h\u00e9bergement<\/h2>\n\n\n\n<p>Pour se faire rembourser les frais d\u2019h\u00e9bergement lors d\u2019un d\u00e9placement professionnel, v\u00e9rifiez bien que votre destination respecte ces deux crit\u00e8res :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Elle est situ\u00e9e \u00e0 50 kilom\u00e8tres minimum de votre lieu de travail<\/li><li>Elle n\u2019est pas atteignable en transports en commun en moins d\u20191h30<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Pour justifier les frais d\u2019h\u00e9bergement, l\u2019entreprise doit recevoir une facture d\u00e9taill\u00e9e<\/strong>. Celle-ci doit absolument indiquer :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Le nombre total de nuit\u00e9es<\/li><li>La cat\u00e9gorie de la chambre<\/li><li>Tous les frais annexes engag\u00e9s sur le lieu d\u2019h\u00e9bergement, comme le repas en chambre ou la consommation de produits dans le minibar (attention : certaines d\u00e9penses li\u00e9es au confort personnel ne peuvent pas faire l\u2019objet d\u2019un remboursement)<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Justificatif&nbsp;: choisir entre re\u00e7u et facture<\/h2>\n\n\n\n<p>Il est important de distinguer les deux termes afin de choisir le document le plus appropri\u00e9, et de veiller \u00e0 sa conformit\u00e9 avant toute demande de remboursement.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Le re\u00e7u est un justificatif tr\u00e8s complet<\/strong> : l\u2019entreprise peut retrouver toutes les informations essentielles comme le nom du prestataire, la date de l\u2019op\u00e9ration, la nature des biens ou services et surtout le moyen de paiement. <strong>Ce dernier point <\/strong>permet de prouver que l\u2019employ\u00e9 a bien effectu\u00e9 un r\u00e8glement.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>La facture, en revanche, ne constitue pas une preuve de paiement en l\u2019\u00e9tat<\/strong>. Veillez donc \u00e0 sp\u00e9cifier si elle est non pay\u00e9e, pay\u00e9e partiellement ou pay\u00e9e en totalit\u00e9, et \u00e0 la dater avant de la transmettre \u00e0 l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n<p>Appliquer l\u2019ensemble des r\u00e8gles aux diff\u00e9rents justificatifs de note de frais peut s\u2019av\u00e9rer fastidieux. D\u2019autant que les documents en format papier s\u2019\u00e9garent ou s\u2019ab\u00eement facilement ! <strong>Pour assurer le remboursement de vos frais, vous avez le choix : prendre le temps de traiter tous ces documents avec rigueur et minutie, en vous assurant de poss\u00e9der des duplicatas, ou opter pour une solution num\u00e9rique facile d\u2019acc\u00e8s et d\u2019utilisation.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>N2F, application de gestion de note de frais, est une plateforme de d\u00e9mat\u00e9rialisation de tous les documents en lien avec les d\u00e9penses professionnelles. Elle fait gagner un temps pr\u00e9cieux \u00e0 l\u2019employ\u00e9 comme \u00e0 l\u2019entreprise et permet d\u2019\u00e9viter toute perte ou d\u00e9gradation des justificatifs. <strong>Il vous suffit de photographier votre re\u00e7u ou votre facture d\u00e8s sa r\u00e9ception, depuis l\u2019application N2F : les informations sont alors num\u00e9ris\u00e9es et g\u00e9n\u00e8rent une note de frais transmise en direct au service comptable de votre employeur<\/strong>. Il ne vous reste plus qu\u2019\u00e0 jeter le justificatif papier.<\/p>\n\n\n\n<p>T\u00e9l\u00e9chargez N2F pour une gestion de vos notes de frais intuitive et accessible \u00e0 tous, en quelques clics !<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/demo\/?utm_source=blog\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Demander une d\u00e9mo N2F note de frais\" class=\"wp-image-359\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=1024%2C329&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?w=1058&amp;ssl=1 1058w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pour assurer le remboursement de toutes les d\u00e9penses avanc\u00e9es lors d\u2019une activit\u00e9 professionnelle, il est n\u00e9cessaire d\u2019accompagner sa note de frais de justificatifs. 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