{"id":765,"date":"2020-08-03T11:47:03","date_gmt":"2020-08-03T09:47:03","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=765"},"modified":"2024-10-24T15:48:36","modified_gmt":"2024-10-24T13:48:36","slug":"projet-digitalisation-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/projet-digitalisation-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Bien pr\u00e9parer votre projet de digitalisation des notes de frais"},"content":{"rendered":"\n<p>Votre entreprise est en pleine croissance\u00a0? C\u2019est le moment d\u2019envisager la digitalisation de vos notes de frais\u00a0! Votre effectif s\u2019accro\u00eet, vos salari\u00e9s multiplient les d\u00e9placements et les d\u00e9penses professionnelles s\u2019accumulent. A la cl\u00e9\u00a0: un <strong>service comptabilit\u00e9 d\u00e9bord\u00e9 par l\u2019ampleur de la t\u00e2che<\/strong>, et des collaborateurs dont la productivit\u00e9 est entach\u00e9e par l\u2019\u00e9tablissement r\u00e9p\u00e9t\u00e9 et fastidieux de notes de frais. Pour fluidifier le process de validation, permettre aux \u00e9quipes de gagner en efficacit\u00e9 et am\u00e9liorer la satisfaction g\u00e9n\u00e9rale au sein de l\u2019entreprise en r\u00e9duisant la p\u00e9nibilit\u00e9 de la gestion des notes de frais, passez \u00e0 une solution digitale. Pour choisir la solution la mieux adapt\u00e9e \u00e0 vos besoins, proc\u00e9dez par \u00e9tapes. De l\u2019\u00e9laboration du <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-cahier-des-charges\/\">cahier des charges au lancement de l\u2019appel d\u2019offres<\/a>, N2F vous accompagne dans votre <strong>projet de digitalisation des notes de frais<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">RFP notes de frais&nbsp;: les enjeux de la consultation<\/h2>\n\n\n\n<p>Vous souhaitez digitaliser vos notes de frais pour <strong>gagner du temps<\/strong>, <strong>am\u00e9liorer la fiabilit\u00e9 du process<\/strong> et\/ou <strong>r\u00e9duire vos co\u00fbts de gestion<\/strong>&nbsp;? Le choix de votre solution est crucial. 2 m\u00e9thodes pour bien choisir&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Vous lancez un appel d\u2019offres \u2013 ou RFP. La proc\u00e9dure en amont est longue, et mobilise beaucoup d\u2019\u00e9nergie au sein de l\u2019entreprise. L\u2019avantage&nbsp;: les \u00e9diteurs de solutions viennent \u00e0 vous et vous proposent leur meilleure offre.<\/li><li>Vous identifiez les prestataires et sollicitez une RFQ notes de frais&nbsp;: votre s\u00e9lection pr\u00e9alable r\u00e9duit le champ de vos options, mais la proc\u00e9dure est plus rapide.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Quoi qu\u2019il en soit, vous devez r\u00e9aliser un travail en interne avant de choisir votre solution de digitalisation des notes de frais. Cette solution en effet doit r\u00e9pondre exactement \u00e0 vos besoins, en adressant vos probl\u00e9matiques propres, identifi\u00e9es par vos soins. A l\u2019\u00e9diteur de vous faire voir l\u2019\u00e9tendue des fonctionnalit\u00e9s suppl\u00e9mentaires offertes par son outil, comme autant de bonus dont vous profiterez pour faciliter encore la gestion d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e de vos notes de frais\u2026 <strong>Les technologies du march\u00e9 \u00e9voluent vite, tirez parti des meilleures innovations<\/strong>&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">R\u00e9daction d\u2019un appel d\u2019offre&nbsp;: les \u00e9tapes essentielles<\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Un appel d\u2019offres r\u00e9ussi est un appel d\u2019offres pr\u00e9par\u00e9 avec soin<\/strong>. Vous devez \u00e9tablir un cahier des charges minutieux et parfaitement conforme aux besoins r\u00e9els de votre entreprise en mati\u00e8re de gestion de notes de frais. Ce cahier des charges permettra aux prestataires de bien s\u2019enqu\u00e9rir de vos priorit\u00e9s, pour vous assurer une solution de digitalisation conforme. Le cahier des charges en outre sera consult\u00e9 r\u00e9guli\u00e8rement par vos \u00e9quipes, pendant toute la proc\u00e9dure de l\u2019appel d\u2019offres, pour \u00e9viter de s\u2019\u00e9loigner de vos objectifs.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. D\u00e9finir un comit\u00e9 de projet pour la r\u00e9daction du cahier des charges<\/h3>\n\n\n\n<p>Pour assurer la coh\u00e9rence et l\u2019efficacit\u00e9 du process de r\u00e9daction du cahier des charges, <strong>confiez la mission \u00e0 un comit\u00e9 de projet<\/strong>. Au moment de composer le comit\u00e9, vous avez tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 impliquer, \u00e0 diff\u00e9rents niveaux, les diverses parties prenantes au projet.<\/p>\n\n\n\n<p>Le d\u00e9partement comptable, n\u00e9cessairement, est int\u00e9ress\u00e9 \u00e0 la digitalisation des notes de frais. Mais l\u2019informatique, les finances et \u00e9galement les collaborateurs ont leur mot \u00e0 dire\u2026 Le cahier des charges pour la digitalisation de vos notes de frais doit pr\u00e9ciser les besoins exacts auxquels la solution doit r\u00e9pondre&nbsp;: tout collaborateur partie prenante aux notes de frais doit donc participer au process.<\/p>\n\n\n\n<p>N\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 distribuer les r\u00f4les. Vous pourrez par exemple attribuer un r\u00f4le consultatif aux salari\u00e9s, confier la v\u00e9rification des aspects techniques au service IT et le r\u00f4le d\u00e9cisionnaire au responsable du service comptable.<\/p>\n\n\n\n<p>Une fois votre comit\u00e9 de projet compos\u00e9, vous pouvez commencer la <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-cahier-des-charges\/\">r\u00e9daction du cahier des charges<\/a>.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-cahier-des-charges\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"321\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=720%2C321&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"cahier des charges notes de frais\" class=\"wp-image-767\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=1024%2C456&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=300%2C134&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=768%2C342&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?w=1058&amp;ssl=1 1058w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<p>Pour vous aider, d\u00e9couvrez notre <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-cahier-des-charges\/\">template de cahier des charges<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Recueillir les besoins<\/h3>\n\n\n\n<p>Cette \u00e9tape centrale conditionne votre satisfaction finale, <strong>prenez le temps de recueillir les avis de l\u2019ensemble des parties prenantes<\/strong>. Vous pouvez proc\u00e9der \u00e0 la consultation interne via des formulaires de questions\/r\u00e9ponses et des enqu\u00eates de satisfaction&nbsp;: les collaborateurs interrog\u00e9s participent ainsi \u00e0 affiner les besoins de l\u2019entreprise en mati\u00e8re de gestion des notes de frais. Veillez \u00e0 laisser un champ libre pour permettre aux personnes interrog\u00e9es de formuler toute remarque utile.<\/p>\n\n\n\n<p>Selon vos objectifs prioritaires, vous ne choisirez pas la m\u00eame solution de digitalisation des notes de frais. Posez les bonnes questions&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. Valider le cahier des charges pour lancer le RFP<\/h3>\n\n\n\n<p>Une fois les besoins identifi\u00e9s, vous pouvez <strong>listez les fonctionnalit\u00e9s indispensables requises<\/strong> pour votre solution de gestion de notes de frais. Vous consignez \u00e9galement dans le cahier des charges les besoins additionnels, pour faire appara\u00eetre vos priorit\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<p>Avant de lancer votre appel d\u2019offres, v\u00e9rifiez que le cahier des charges adresse les points suivants&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Les<strong> \u00e9l\u00e9ments d\u2019am\u00e9lioration majeure <\/strong>que la solution doit \u00eatre en mesure de fournir.<\/li><li>Les <strong>fonctionnalit\u00e9s obligatoirement requises<\/strong> \u2013 flux d\u2019approbation, moyen de paiement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9, reporting et export, partage collaboratif avec gestion des droits d\u2019acc\u00e8s\u2026<\/li><li>Le <strong>nombre d\u2019utilisateurs support\u00e9 par l\u2019outil<\/strong>.<\/li><li>Votre <strong>budget global <\/strong>pour la digitalisation de vos notes de frais.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Les \u00e9diteurs, votre cahier des charges en main, peuvent r\u00e9pondre \u00e0 votre appel d\u2019offres dans les meilleures conditions. Nous vous recommandons de t\u00e9l\u00e9charger notre exemple de RFP pour la gestion des notes de frais. En format Excel, vous pouvez vous approprier le mod\u00e8le.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">RFP notes de frais&nbsp;: 3 questions \u00e0 se poser au moment de choisir votre solution<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Comment les notes de frais doivent-elles \u00eatre soumises dans le logiciel&nbsp;?<\/h3>\n\n\n\n<p>Pour \u00eatre impl\u00e9ment\u00e9e facilement et rapidement, votre nouvelle solution <strong>doit \u00eatre compatible avec vos m\u00e9thodes et votre syst\u00e8me informatique en place<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Exemple&nbsp;: le nouvel outil de gestion de notes de frais <strong>est-il capable de g\u00e9rer un re\u00e7u transf\u00e9r\u00e9 d\u2019un achat en ligne et une image num\u00e9ris\u00e9e<\/strong>&nbsp;? V\u00e9rifiez \u00e0 cet effet que la solution int\u00e8gre l\u2019OCR (reconnaissance optique de caract\u00e8res), pour assurer l\u2019extraction et le mappage des donn\u00e9es dans les champs d\u2019une ligne de d\u00e9penses. Les meilleures solutions peuvent m\u00eame attribuer intelligemment un type de d\u00e9pense \u00e0 une transaction, en fonction des donn\u00e9es figurant sur le re\u00e7u.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Quel est le mod\u00e8le de tarification&nbsp;du logiciel de gestion de notes de frais&nbsp;?<\/h3>\n\n\n\n<p>Interrogez les \u00e9diteurs sur les <strong>co\u00fbts exacts de mise en \u0153uvre et de maintenance de votre future solution de gestion des notes de frais<\/strong>, pour bien comparer les prix et vous assurer de respecter votre budget. Certains prestataires proposent une impl\u00e9mentation \u00e0 prix fixe, alors que d\u2019autres facturent des frais suppl\u00e9mentaires \u2013 autant de co\u00fbts cach\u00e9s \u00e0 conna\u00eetre en amont de votre choix\u2026<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Les capacit\u00e9s internationales du logiciel conviennent-elles \u00e0 vos besoins&nbsp;?<\/h3>\n\n\n\n<p>Votre entreprise se d\u00e9veloppe \u00e0 l\u2019international&nbsp;? Votre solution de digitalisation de notes de frais doit adresser cette probl\u00e9matique. <strong>V\u00e9rifiez que vous avez la possibilit\u00e9 de saisir les d\u00e9penses dans toutes les devises, de l&#8217;afghani au z\u0142oty, en passant par la couronne<\/strong>&nbsp;: votre nouvel outil doit pouvoir soutenir votre organisation partout o\u00f9 votre soci\u00e9t\u00e9 est pr\u00e9sente. V\u00e9rifiez en outre l\u2019accessibilit\u00e9 linguistique&nbsp;: l&#8217;interface utilisateur est-elle disponible dans toutes les langues utilis\u00e9es par votre \u00e9quipe, sur la version bureau compl\u00e8te et pour les utilisateurs mobiles ? Cet \u00e9l\u00e9ment peut compter parmi vos crit\u00e8res de choix.<\/p>\n\n\n\n<p>Nous vous recommandons de t\u00e9l\u00e9charger notre checklist pour <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/bien-choisir-solution-notes-de-frais\/\">choisir un logiciel de gestion de notes de frais<\/a> et pour r\u00e9diger une demande efficace qui vous aidera \u00e0 identifier le meilleur fournisseur de logiciels de gestion note de frais. Nous restons \u00e0 votre disposition pour vous aider \u00e0 sa r\u00e9alisation.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-cahier-des-charges\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"321\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=720%2C321&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"cahier des charges notes de frais\" class=\"wp-image-767\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=1024%2C456&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=300%2C134&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?resize=768%2C342&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/N2F-template-CDC-notes-de-frais.png?w=1058&amp;ssl=1 1058w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Votre entreprise est en pleine croissance\u00a0? 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C\u2019est le moment d\u2019envisager la digitalisation des notes de frais ! Votre effectif s\u2019accro\u00eet, vos salari\u00e9s multiplient les d\u00e9placements et les d\u00e9penses professionnelles s\u2019accumulent.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/projet-digitalisation-notes-de-frais\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_FR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Bien pr\u00e9parer votre projet de digitalisation des notes de frais\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Votre entreprise est en pleine croissance ? C\u2019est le moment d\u2019envisager la digitalisation des notes de frais ! 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