Per i dipendenti<\/strong><\/h3>\n\n\n\nLa compilazione delle note spese \u00e8 un compito noioso e dispendioso in termini di tempo che richiede almeno un’ora al mese, per ogni dipendente. Moltiplicato per il numero di dipendenti della vostra azienda, questo rappresenta una notevole perdita di guadagno. I dipendenti investono il loro tempo in formalit\u00e0 amministrative che possono essere automatizzate, valorizzando cosi al meglio le competenze individuali dei collaboratori.<\/p>\n\n\n\n
Per l\u2019azienda \u00e8 meglio che i dipendenti investano le ore lavorative in attivit\u00e0 a forte valore aggiunto e non in attivit\u00e0 amministrative che possono essere facilmente eliminate.<\/p>\n\n\n\n
Per i manager<\/strong><\/h3>\n\n\n\nPer il manager, la convalida manuale di ogni spesa, la verifica dei documenti giustificativi e la trasmissione fisica delle richieste di rimborso al livello successivo richiede un tempo considerevole. E il manager perde ancora pi\u00f9 tempo nella gestione delle note spese quando l’importo della spesa supera una determinata soglia, richiedendo un processo di approvazione separato.<\/p>\n\n\n\n
Gli orari di lavoro del manager sono tutt’altro che ottimizzati\u2026<\/p>\n\n\n\n![\"richiedi](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=496%2C242&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\nPer il personale amministrativo\/contabile<\/strong><\/h3>\n\n\n\nControllare l’importo delle spese incluse ed esenti IVA, verificare l’IVA, trovare la giusta ricevuta dalla pila di documenti da trattare, verificare che tutto sia conforme alla politica di spesa dell’azienda… questi compiti sono essenziali per la corretta gestione delle note spese. Tuttavia, la loro elaborazione manuale rappresenta un importante dispendio di tempo per l’ufficio amministrativo\/contabile.<\/strong><\/p>\n\n\n\nUn costo aggiuntivo nascosto che deve essere considerato…<\/p>\n\n\n\n
Per il reparto finanziario<\/strong><\/h3>\n\n\n\nAncora una volta, si dedica molto tempo alla gestione delle note spese. In questo caso si tratta di inserire ogni spesa nel gestionale, assegnandola ai diversi conti contabili ed eventualmente generare il file SEPA per i rimborsi, senza dimenticare di archiviare correttamente le ricevute per poterle trovare rapidamente in caso di controllo fiscale, dopo aver effettuato una copia delle ricevute cartacee che devono essere conservate dieci anni.<\/p>\n\n\n\n
Tutte queste ore sprecate sarebbero senza dubbio pi\u00f9 costruttive se fossero utilizzate per dedicarsi al core business aziendale.<\/strong><\/p>\n\n\n\nNote spese: una “negligenza” che pu\u00f2 essere costosa<\/strong><\/h2>\n\n\n\nLe aziende si trovano di fronte a due tipi di negligenze:<\/p>\n\n\n\n
- Sviste – mancata presentazione delle ricevute per le spese – ed errori intenzionali o meno all’atto dell’inserimento delle spese a rimborso;<\/li>
- Frode intenzionale: presentazione di spese sostenute nei fine settimana o durante il tempo libero, superamento dei limiti di spesa autorizzati, uso multiplo di un singolo giustificativo, ecc\u2026<\/li><\/ul>\n\n\n\n
In ogni caso, le frodi in materia di rimborsi spese sono costose: in media 747 euro all’anno per dipendente.<\/p>\n\n\n\n
Costi visibili vs. approccio globale<\/strong><\/h2>\n\n\n\nNaturalmente, l’azienda si concentra sui costi visibili di biglietti ferroviari o aerei, fatture d’albergo, ecc.. In realt\u00e0, i risparmi derivano dall’ottimizzazione del processo globale di gestione delle note spese aziendali.<\/p>\n\n\n\n
L’adozione di un approccio globale implica l’analisi della rilevanza delle spese sostenute. Questo passaggio evidenzia gli eccessi e gli abusi e le spese inutili o inappropriate. L’analisi pu\u00f2 anche identificare i fornitori abituali dell’azienda, con i quali si potrebbe considerare di rinegoziare i prezzi per ridurre i costi. L’utilizzo di questo approccio analitico richiede un potente strumento dotato di AI, per risultati rapidi e affidabili.<\/p>\n\n\n\n
Software per la gestione delle note spese aziendali, la soluzione per porre fine ai costi nascosti<\/strong><\/h2>\n\n\n\nLa perdita di tempo, il rischio di frodi, la mancanza di un approccio globale: con la gestione manuale delle note spese, i costi nascosti pesano pesantemente sulle finanze dell’azienda. Questa perdita di profitto \u00e8 tanto pi\u00f9 dannosa in quanto una soluzione semplice ed economica pu\u00f2 porre fine a questi problemi.<\/p>\n\n\n\n
Per il manager, la convalida manuale di ogni spesa, la verifica dei documenti giustificativi e la trasmissione fisica delle richieste di rimborso al livello successivo richiede un tempo considerevole. E il manager perde ancora pi\u00f9 tempo nella gestione delle note spese quando l’importo della spesa supera una determinata soglia, richiedendo un processo di approvazione separato.<\/p>\n\n\n\n
Gli orari di lavoro del manager sono tutt’altro che ottimizzati\u2026<\/p>\n\n\n\n Controllare l’importo delle spese incluse ed esenti IVA, verificare l’IVA, trovare la giusta ricevuta dalla pila di documenti da trattare, verificare che tutto sia conforme alla politica di spesa dell’azienda… questi compiti sono essenziali per la corretta gestione delle note spese. Tuttavia, la loro elaborazione manuale rappresenta un importante dispendio di tempo per l’ufficio amministrativo\/contabile.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Un costo aggiuntivo nascosto che deve essere considerato…<\/p>\n\n\n\n Ancora una volta, si dedica molto tempo alla gestione delle note spese. In questo caso si tratta di inserire ogni spesa nel gestionale, assegnandola ai diversi conti contabili ed eventualmente generare il file SEPA per i rimborsi, senza dimenticare di archiviare correttamente le ricevute per poterle trovare rapidamente in caso di controllo fiscale, dopo aver effettuato una copia delle ricevute cartacee che devono essere conservate dieci anni.<\/p>\n\n\n\n Tutte queste ore sprecate sarebbero senza dubbio pi\u00f9 costruttive se fossero utilizzate per dedicarsi al core business aziendale.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Le aziende si trovano di fronte a due tipi di negligenze:<\/p>\n\n\n\n In ogni caso, le frodi in materia di rimborsi spese sono costose: in media 747 euro all’anno per dipendente.<\/p>\n\n\n\n Naturalmente, l’azienda si concentra sui costi visibili di biglietti ferroviari o aerei, fatture d’albergo, ecc.. In realt\u00e0, i risparmi derivano dall’ottimizzazione del processo globale di gestione delle note spese aziendali.<\/p>\n\n\n\n L’adozione di un approccio globale implica l’analisi della rilevanza delle spese sostenute. Questo passaggio evidenzia gli eccessi e gli abusi e le spese inutili o inappropriate. L’analisi pu\u00f2 anche identificare i fornitori abituali dell’azienda, con i quali si potrebbe considerare di rinegoziare i prezzi per ridurre i costi. L’utilizzo di questo approccio analitico richiede un potente strumento dotato di AI, per risultati rapidi e affidabili.<\/p>\n\n\n\n La perdita di tempo, il rischio di frodi, la mancanza di un approccio globale: con la gestione manuale delle note spese, i costi nascosti pesano pesantemente sulle finanze dell’azienda. Questa perdita di profitto \u00e8 tanto pi\u00f9 dannosa in quanto una soluzione semplice ed economica pu\u00f2 porre fine a questi problemi.<\/p>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\nPer il personale amministrativo\/contabile<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Per il reparto finanziario<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Note spese: una “negligenza” che pu\u00f2 essere costosa<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Costi visibili vs. approccio globale<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Software per la gestione delle note spese aziendali, la soluzione per porre fine ai costi nascosti<\/strong><\/h2>\n\n\n\n