La gestion des notes de frais est encadr\u00e9e strictement par la loi. D\u00e9couvrez \u00e0 travers cet article les r\u00e8gles en vigueur et les erreurs \u00e0 ne pas commettre si vous ne souhaitez pas vous attirer les foudres de l’URSSAF.<\/p>\n
La gestion des notes de frais est tout \u00e0 fait sp\u00e9cifique. Elle est r\u00e9gie par la loi et doit uniquement permettre de rembourser un salari\u00e9 qui a r\u00e9alis\u00e9 une d\u00e9pense dans le cadre de sa mission et dans l’int\u00e9r\u00eat de l’entreprise. De plus, il existe \u00e0 ce jour deux mani\u00e8res de rembourser les notes de frais<\/a>, au r\u00e9el ou via un forfait. A travers cet article, nous allons vous expliquer la diff\u00e9rence entre ces deux m\u00e9thodes mais aussi vous \u00e9clairer sur les erreurs \u00e0 ne pas commettre afin de ne pas \u00eatre p\u00e9nalis\u00e9 par l’URSSAF.<\/p>\n Avant toute chose, il est important de revenir sur ces frais qui peuvent faire l’objet d’un remboursement. Ces frais professionnels doivent \u00eatre justifi\u00e9s par une facture et doivent imp\u00e9rativement \u00eatre engag\u00e9s\u00a0 dans le cadre d’une action men\u00e9e pour l’entreprise. De mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, les frais professionnels correspondent aux repas, aux frais de d\u00e9placement (essence, p\u00e9age, parking) et \u00e0 l’h\u00e9bergement. L’employ\u00e9 d\u00e9livre alors une note de frais \u00e0 son entreprise qui se charge de le rembourser. Celle-ci doit \u00eatre accompagn\u00e9e d’une facture justificative. \u00a0S’il est ais\u00e9 de trouver un exemple de note de frais sur internet, sachez qu’il n’existe pas de r\u00e8gle quant \u00e0 sa pr\u00e9sentation, c’est la facture qui sera d\u00e9terminante. Vous pouvez \u00e9galement simplifier la gestion de vos notes de frais gr\u00e2ce \u00e0 une application sp\u00e9cialis\u00e9e telle que N2F<\/a><\/strong>.<\/p>\n Nous vous l’expliquions en introduction, il est possible de choisir de rembourser les notes de frais au r\u00e9el ou de mani\u00e8re forfaitaire<\/strong>. Abordons tout d’abord les frais r\u00e9els.\u00a0 Cette solution est particuli\u00e8rement simple puisqu’il s’agit de rembourser un salari\u00e9 au regard des d\u00e9penses r\u00e9ellement effectu\u00e9es. Prenons un exemple simple. S’il part en d\u00e9placement 4 jours avec sa voiture personnelle, il b\u00e9n\u00e9ficiera d’indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques. S’il dispose d’une voiture de fonction, s’il prend le train ou l’avion, il devra alors \u00e9tablir une note de frais. Il en va de m\u00eame pour ses repas et son h\u00e9bergement et toute d\u00e9pense personnelle \u00e0 caract\u00e8re professionnel, une note concernant son h\u00e9bergement et ses repas. Celle-ci devra d\u00e9tailler chaque d\u00e9pense et sera accompagn\u00e9e de toutes les factures mentionnant bien les \u00e9metteurs de celles-ci, la TVA, etc. Si le salari\u00e9 a invit\u00e9 un client \u00e0 d\u00e9jeuner durant ce d\u00e9placement, il doit indiquer au dos du ticket le nom de celui-ci ainsi que celui de sa soci\u00e9t\u00e9 afin de justifier que la note de frais est bien li\u00e9e \u00e0 son activit\u00e9 professionnelle.<\/p>\n Le remboursement forfaitaire des notes de frais est une alternative plus simple \u00e0 g\u00e9rer puisqu’elle r\u00e9pond \u00e0 une r\u00e8glementation stricte. En effet, le montant des frais professionnels est fix\u00e9 chaque ann\u00e9e par l’URSSAF<\/strong>. Si le salari\u00e9 est s\u00e9dentaire et qu’il est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail, son employeur peut lui octroyer une indemnit\u00e9 forfaitaire exon\u00e9r\u00e9e de cotisations \u00e0 hauteur de 6,50 euros en 2018. Si l’employ\u00e9 est en d\u00e9placement et se voit oblig\u00e9 de prendre son repas au restaurant, l’indemnit\u00e9 atteint cette fois 18,60 euros. Pour un d\u00e9placement sur un chantier, les frais de repas sont de 9,10 euros. Si vous ne souhaitez pas devoir payer des p\u00e9nalit\u00e9s, il est pr\u00e9f\u00e9rable de veiller \u00e0 respecter \u00e0 la lettre les r\u00e8gles fix\u00e9es. Revenons de suite sur le remboursement des notes de frais de mani\u00e8re forfaitaire.\u00a0 Les montants \u00e9voqu\u00e9s pr\u00e9c\u00e9demment sont exon\u00e9r\u00e9s de charges sociales. Si l’entreprise ne respecte pas les plafonds impos\u00e9s par l’URSSAF, elle devra tout simplement payer des charges sociales tandis que le salari\u00e9 sera contraint d’int\u00e9grer son indemnisation dans son revenu imposable<\/strong>. En effet, l’administration va alors consid\u00e9rer que cela fait l’objet d’un avantage en nature. Pour m\u00e9moire, le remboursement des notes de frais doit correspondre \u00e0 des d\u00e9penses dans le cadre de la mission de l’employ\u00e9, si elles sont justifi\u00e9es par une facture et qu’elles ne sont pas d\u00e9j\u00e0 couvertes par la d\u00e9duction forfaitaire de 10 %, n’est pas imposable pour figurer au bas du bulletin de paie.<\/p>\n Autre erreur \u00e0 ne pas commettre afin d’\u00e9viter tout probl\u00e8me en cas de contr\u00f4le d’URSSAF pour les notes de frais : ne pas disposer des justificatifs n\u00e9cessaires. Si la comptabilit\u00e9 ou le salari\u00e9 perd une facture, la d\u00e9pense peut malgr\u00e9 tout \u00eatre rembours\u00e9e. Toutefois, l’entreprise ne peut r\u00e9cup\u00e9rer la TVA. Un probl\u00e8me qui va peu \u00e0 peu s’effacer gr\u00e2ce \u00e0 l’archivage \u00e0 valeur probante<\/u><\/a>\u00a0des notes de frais. Avec une application telle que N2F<\/a>, vous prenez de suite une photo de votre facture et pouvez ainsi la stocker dans votre espace s\u00e9curis\u00e9 et d\u00e9di\u00e9.<\/p>\n En mati\u00e8re de note de frais, il faut savoir \u00eatre raisonnable. Par exemple, pour un cog\u00e9rant qui occupe la fonction de commercial, il n’est pas possible d’inviter plus de 5 clients au restaurant chaque mois. Au-del\u00e0, l’URSSAF va consid\u00e9rer qu’il s’agit d’un avantage en nature. De m\u00eame, si vous souhaitez rembourser des frais NTIC correspondant aux frais de mobile utilis\u00e9 \u00e0 titre professionnel, cela ne peut exc\u00e9der 50 % de la facture si, selon l’URSSAF, “l’employeur ne peut justifier de la r\u00e9alit\u00e9 des d\u00e9penses professionnelles”.<\/p>\n Enfin, pour le g\u00e9rant d’une entreprise, le remboursement de note de frais ne peut se faire qu’au r\u00e9el sur pr\u00e9sentation des justificatifs.<\/p>\nQue sont les frais professionnels ?<\/h3>\n
Remboursement des frais r\u00e9els<\/h3>\n
Remboursement forfaitaire<\/h3>\n
\nLe remboursement forfaitaire des notes de frais<\/strong> prend \u00e9galement en compte la mobilit\u00e9 de l’employ\u00e9. Si celui-ci dispose d’un logement provisoire en raison de la localisation de son nouvel emploi, qu’il est \u00e9loign\u00e9 de plus de 50 km de son ancien logement et que la distance entre ce dernier et son lieu de travail lui impose plus d’1h30 de trajet, il peut b\u00e9n\u00e9ficier d’une indemnit\u00e9 journali\u00e8re de 73,90 euros et ce, durant 9 mois au maximum. Quant aux notes de frais kilom\u00e9triques, elles tiennent compte de la puissance de la voiture et des kilom\u00e8tres parcourus. Un bar\u00e8me des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques est publi\u00e9 chaque ann\u00e9e.<\/p>\nNote de frais : les erreurs \u00e0 ne pas commettre<\/h3>\n