{"id":509,"date":"2023-09-26T13:03:00","date_gmt":"2023-09-26T11:03:00","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=509"},"modified":"2024-10-24T17:25:20","modified_gmt":"2024-10-24T15:25:20","slug":"note-de-frais-le-guide-complet","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/note-de-frais-le-guide-complet\/","title":{"rendered":"Note de frais : le guide complet"},"content":{"rendered":"\n<p>De la TPE \u00e0 la PME, en passant par le grand groupe international, toutes les entreprises sont confront\u00e9es aux notes de frais. Utilis\u00e9es par les salari\u00e9s pour obtenir le remboursement de leurs d\u00e9penses professionnelles, les notes de frais sont ensuite valid\u00e9es par les managers puis enregistr\u00e9es par l\u2019\u00e9quipe comptable. Si une gestion approximative de la note de frais reste possible sur un effectif r\u00e9duit, d\u00e8s qu\u2019une entreprise grandit, la mise en place d\u2019un proc\u00e9d\u00e9 de traitement fiable s\u2019impose. En effet, en l\u2019absence d\u2019un processus agile,<strong>&nbsp;la gestion des notes de frais peut vite tourner au casse-t\u00eate administratif<\/strong>, faisant perdre un temps consid\u00e9rable \u00e0 l\u2019ensemble des \u00e9quipes. Quels types de frais peuvent-\u00eatre rembours\u00e9s&nbsp;? Comment faire une note de frais valide&nbsp;? Que faire en cas de justificatif perdu&nbsp;? Comment&nbsp;<strong>r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur une note de frais<\/strong>&nbsp;? D\u00e9couvrez tout ce qu\u2019il y a \u00e0 savoir sur les notes de frais et comment optimiser leur gestion.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<div class=\"wp-block-columns are-vertically-aligned-center is-layout-flex wp-container-core-columns-is-layout-9d6595d7 wp-block-columns-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-column is-vertically-aligned-center is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\" style=\"flex-basis:100%\">\n<div class=\"wp-block-group\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<div class=\"wp-block-group is-vertical is-layout-flex wp-container-core-group-is-layout-8cf370e7 wp-block-group-is-layout-flex\">\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Sommaire <\/h2>\n\n\n\n<p><a href=\"#notedefraisdef\">Note de frais : qu&#8217;est-ce que c&#8217;est ? <\/a><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a href=\"#defnotedefrais\">D\u00e9finition de la note de frais<\/a><\/li><li><a href=\"#diff\u00e9rentesnotesdefrais\">Les diff\u00e9rentes notes de frais<\/a><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><a href=\"#commentfaireunendf\">Comment faire une note de frais ? <\/a><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a href=\"#validitendf\">La validit\u00e9 d&#8217;une note de frais <\/a><\/li><li><a href=\"#pertendf\">La perte d&#8217;une note de frais<\/a><\/li><li><a href=\"#delairemboursementndf\">D\u00e9lai de remboursement d&#8217;une note de frais<\/a><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><a href=\"#remboursementndf\">Remboursement des notes de frais <\/a><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a href=\"#remboursementreel\">Remboursement des notes de frais au r\u00e9el <\/a><\/li><li><a href=\"#remboursementforfait\">Remboursement des notes de frais au forfait<\/a><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><a href=\"#recuperationtvandf\">R\u00e9cup\u00e9ration de la TVA sur les notes de frais<\/a><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a href=\"#tvaetndf\">TVA et notes de frais : r\u00e8gles \u00e0 conna\u00eetre<\/a><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><a href=\"#tvaetndfspecificites\">TVA et notes de frais : sp\u00e9cificit\u00e9s<\/a><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a href=\"#fraisdeplacement\">Les frais de d\u00e9placement<\/a><\/li><li><a href=\"#fraishebergement\">Les frais d&#8217;h\u00e9bergement<\/a><\/li><li><a href=\"#fraisrepas\">Les frais de repas<\/a><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><a href=\"#fraudendf\">Notes de frais : comment se pr\u00e9munir des fraudes ?<\/a><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a href=\"#coutfraude\">Le co\u00fbt de la fraude<\/a><\/li><li><a href=\"#fraudeouerreur\">Fraude ou erreur du salari\u00e9 dans les notes de frais ?<\/a><\/li><li><a href=\"#eviterfraude\">Comment \u00e9viter les fraudes \u00e0 la note de frais ?<\/a><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><a href=\"#reduiretempsndf\">6 conseils pour r\u00e9duire le temps de traitement des notes de frais<\/a><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a href=\"#auditndf\">R\u00e9aliser un audit des d\u00e9penses<\/a><\/li><li><a href=\"#politiquendf\">D\u00e9finir une politique de remboursement des notes de frais claire <\/a><\/li><li><a href=\"#plafondndf\">Notes de frais des collaborateurs : plafonner les d\u00e9penses<\/a><\/li><li><a href=\"#raccourcircitcuitndf\">Raccourcir le circuit de validation des notes de frais<\/a><\/li><li><a href=\"#repartirgestion\">R\u00e9partir la gestion des notes de frais dans le mois<\/a><\/li><li><a href=\"#ndfdematerialisation\">Notes de frais : choisir la d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/a><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><a href=\"#5raisondematerialiser\">5 raisons de d\u00e9mat\u00e9rialisation sa gestion de notes de frais<\/a><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a href=\"#gagnertemps\">#1 &#8211; Gagner du temps<\/a><\/li><li><a href=\"#reduireerreurs\">#2 &#8211; R\u00e9duire les erreurs<\/a><\/li><li><a href=\"#simplifiertraitement\">#3 &#8211; Simplifier le traitement<\/a><\/li><li><a href=\"#reduiredepenses\">#4 &#8211; R\u00e9duire les d\u00e9penses<\/a><\/li><li><a href=\"#ameliorerrelations\">#5 &#8211; Am\u00e9liorer les relations au sein de l&#8217;entreprise<\/a><\/li><li><a href=\"#decisionsstrategiques\">#6 &#8211; Prendre des d\u00e9cisions strat\u00e9giques<\/a><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><a href=\"#applicationndffonctionnalites\">Application de gestion de notes de frais : quelles fonctionnalit\u00e9s indispensables ?<\/a><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a href=\"#scanintelligent\">Un scan intelligent pour une saisie automatique des d\u00e9penses professionnelles<\/a><\/li><li><a href=\"#conversiondevises\">La conversion automatique des devises<\/a><\/li><li><a href=\"#suivitempsreel\">Le suivi en temps r\u00e9el des notes de frais<\/a><\/li><li><a href=\"#archivage\">L&#8217;archivage \u00e0 valeur probante<\/a><\/li><li><a href=\"#filtreantifraude\">Un filtre anti-fraude<\/a><\/li><li><a href=\"#applicationhorsconnexion\">Une application qui fonctionne hors connexion<\/a><\/li><li><a href=\"#majautomatiques\">Les mises \u00e0 jour automatiques<\/a><\/li><\/ul>\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"notedefraisdef\">Note de frais : qu\u2019est-ce que c\u2019est ?<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"defnotedefrais\">D\u00e9finition de la note de frais<\/h3>\n\n\n\n<p>Une note de frais est un document \u00e9tabli par un salari\u00e9 qui rappelle l\u2019ensemble des frais professionnels expos\u00e9s au cours d\u2019une p\u00e9riode donn\u00e9e. <\/p>\n\n\n\n<p>Elle est \u00e9tablie dans le but de se faire rembourser les frais par son employeur&nbsp;; que ce soit au r\u00e9el ou forfaitaire. Du moment qu\u2019ils sont appuy\u00e9s par un justificatif et qu\u2019ils r\u00e9pondent au besoin de l\u2019activit\u00e9, tous les&nbsp;<strong>frais engag\u00e9s dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise sont susceptibles d\u2019\u00eatre rembours\u00e9s par l\u2019employeur<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Les notes de frais peuvent \u00eatre issues de frais professionnels multiples : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Frais de d\u00e9placement<\/li><li>Frais de repas<\/li><li>Frais d\u2019h\u00e9bergement<\/li><li>Fournitures du bureau\u2026 <\/li><\/ul>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-16018d1d wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/guide-des-deplacements-professionnels\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>Pour aller plus loin, t\u00e9l\u00e9chargez notre guide des d\u00e9placements professionnels<\/strong><\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"diff\u00e9rentesnotesdefrais\">Les diff\u00e9rentes notes de frais<\/h3>\n\n\n\n<p>Diff\u00e9rents frais peuvent \u00eatre rembours\u00e9s&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Frais de d\u00e9placement<\/strong> : si le lieu de d\u00e9placement est \u00e0 plus de 50 kilom\u00e8tres de distance du domicile du salari\u00e9, des frais de d\u00e9placement peuvent \u00eatre appliqu\u00e9s, \u00e0 condition qu\u2019il soit impossible d\u2019effectuer le trajet aller en moins d\u20191h30 gr\u00e2ce aux transports en commun. Au-del\u00e0 de cette r\u00e8gle, peu importe que le salari\u00e9 se soit d\u00e9plac\u00e9 en train, en avion, ou qu\u2019il ait emprunt\u00e9 un v\u00e9hicule de location lors d\u2019un d\u00e9placement professionnel&nbsp;: ses billets, ses frais de carburant ou de p\u00e9age sont pris en charge. S\u2019il utilise son v\u00e9hicule personnel, il peut alors toucher des&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/bareme-kilometrique-annuel\/\">indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/a>.<\/li><li><strong>Frais d\u2019h\u00e9bergement<\/strong> : l\u2019employeur est tenu de rembourser les nuit\u00e9es d\u2019h\u00f4tel et autres d\u00e9penses de logement selon les m\u00eames conditions qu\u2019\u00e9voqu\u00e9 pr\u00e9c\u00e9demment.<\/li><li><strong>Frais de repas<\/strong> : pour pouvoir \u00eatre pris en charge, les frais de restauration doivent faire l\u2019objet d\u2019une note de frais d\u00e9taill\u00e9e, du simple sandwich pris sur l\u2019aire d\u2019autoroute au repas dans un grand restaurant avec un client.<\/li><li><strong>Frais de t\u00e9l\u00e9travail<\/strong> : face \u00e0 la g\u00e9n\u00e9ralisation de ce mode d\u2019organisation, il est d\u00e9sormais possible pour un salari\u00e9 de <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/teletravail-quels-sont-les-frais-remboursables\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">se faire rembourser certains frais li\u00e9s au t\u00e9l\u00e9travail<\/a> tels qu\u2019une partie de son loyer ou de son forfait internet et mobile.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"commentfaireunendf\">Comment faire une note de frais ?<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"validitendf\">La validit\u00e9 d\u2019une note de frais<\/h3>\n\n\n\n<p>Pour pouvoir \u00eatre prise en compte par l\u2019employeur et faire l\u2019objet d\u2019un remboursement, une note de frais doit remplir un certain nombre de conditions. Le&nbsp;<strong>justificatif \u00e0 fournir<\/strong>&nbsp;dans ce cas peut \u00eatre sous forme de&nbsp;<strong>format physique ou virtuel<\/strong>. Bien qu\u2019il n\u2019existe pas&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\">de mod\u00e8le type de note de frais Excel<\/a>&nbsp;officiel, plusieurs mentions sont obligatoires pour assurer la validit\u00e9 d&#8217;une note de frais&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>La date de l\u2019op\u00e9ration ;<\/li><li>Le montant de l\u2019op\u00e9ration ;<\/li><li>Le motif de l\u2019op\u00e9ration.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>En fonction des d\u00e9penses, d\u2019autres crit\u00e8res devront \u00eatre pris en compte. Pour une&nbsp;<strong>note de frais kilom\u00e9trique<\/strong>, par exemple, il faudra indiquer le motif du d\u00e9placement, le lieu de la mission, le kilom\u00e9trage total parcouru et la puissance fiscale du v\u00e9hicule. <\/p>\n\n\n\n<p>Au cas o\u00f9 un salari\u00e9&nbsp;<strong>inviterait un client au restaurant<\/strong>, il faudra alors mentionner sur la note&nbsp;: le nom et la fonction de chaque convive, ainsi que le nom de leur entreprise. <\/p>\n\n\n\n<p>Enfin, les justificatifs d\u2019h\u00e9bergement doivent faire l\u2019objet d\u2019une facture d\u00e9taill\u00e9e comprenant&nbsp;: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Le nombre de nuit\u00e9es, <\/li><li>L\u2019ensemble des frais imput\u00e9s \u00e0 la chambre occup\u00e9e <\/li><li>Un solde nul.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-16018d1d wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/comment-faire-une-note-de-frais\/\"><strong>A lire aussi : <\/strong>Comment faire une note de frais ?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"pertendf\">La perte d\u2019une note de frais<\/h3>\n\n\n\n<p>Pour \u00e9viter tout risque de redressement en cas de contr\u00f4le, il est imp\u00e9ratif de pouvoir justifier de toutes les d\u00e9penses professionnelles. Les justificatifs de notes de frais doivent donc \u00eatre pr\u00e9cieusement conserv\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">Que faire en cas de perte du justificatif de sa note de frais ?<\/h5>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Si vous en avez la possibilit\u00e9, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0&nbsp;<strong>demander au marchand un duplicata<\/strong>&nbsp;de votre justificatif initial<\/li><li>Si le fournisseur reste injoignable, il est tol\u00e9r\u00e9 pour de petites sommes de&nbsp;<strong>pr\u00e9senter un relev\u00e9 de compte bancaire<\/strong>, accompagn\u00e9 d\u2019un document annexe pr\u00e9cisant la nature du bien\/service concern\u00e9.<\/li><li>En dernier recours, le salari\u00e9 peut, \u2013 exceptionnellement et pour des montants peu \u00e9lev\u00e9s -,&nbsp;<strong>r\u00e9diger une d\u00e9claration sur l\u2019honneur<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>La d\u00e9claration sur l\u2019honneur doit comporter :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>L\u2019identit\u00e9 :&nbsp;\u00ab Je soussign\u00e9(e) \u2026\u00bb<\/li><li>Les coordonn\u00e9es : Commune de naissance et adresse de domicile<\/li><li>Le sujet : Vous devez y exposer les faits et surtout les frais avanc\u00e9s.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Et enfin attester :&nbsp;\u00ab J\u2019ai connaissance des sanctions p\u00e9nales encourues par l\u2019auteur d\u2019une fausse attestation. \u00bb<\/p>\n\n\n\n<p>La d\u00e9claration sur l\u2019honneur peut \u00eatre compl\u00e9t\u00e9e par un relev\u00e9 de compte bancaire, afin d\u2019apporter une preuve de la date et du montant pay\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"delairemboursementndf\">D\u00e9lais de remboursement d\u2019une note de frais<\/h3>\n\n\n\n<p>L\u00e9galement, un employeur dispose de 5 ans pour rembourser le salari\u00e9, apr\u00e8s pr\u00e9sentation de sa note de frais.&nbsp;<strong>En pratique, le d\u00e9lai de remboursement d\u2019une note de frais d\u00e9pend surtout de l\u2019efficience du processus de validation<\/strong>&nbsp;et de gestion des notes de frais mis en place dans l\u2019entreprise. <\/p>\n\n\n\n<p>Dans la grande majorit\u00e9 des cas,<strong> les notes de frais sont rembours\u00e9es \u00e0 la fin du mois durant lequel elles ont \u00e9t\u00e9 communiqu\u00e9es<\/strong>. Ceci \u00e9tant, il arrive que le processus prenne plusieurs semaines ou mois apr\u00e8s envoi en comptabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>A noter que selon la jurisprudence,&nbsp;l\u2019employeur est en droit d\u2019imposer au salari\u00e9 un d\u00e9lai pour produire ses justificatifs de note de frais, au-del\u00e0 duquel les frais ne seraient pas rembours\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f50e; <strong>Pour aller plus loin : <\/strong><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/associations-remboursement-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Associations : tout savoir sur le remboursement des frais de vos b\u00e9n\u00e9voles<\/a><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"remboursementndf\">Remboursement des notes de frais<\/h2>\n\n\n\n<p>Le remboursement des frais professionnels se fait de deux fa\u00e7ons : au r\u00e9el (remboursement des montants exacts) ou au forfait (remboursement d&#8217;une somme selon un bar\u00e8me officiel). <\/p>\n\n\n\n<p>Voyons plus en d\u00e9tail la diff\u00e9rence &#x1f447;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"remboursementreel\">#1 &#8211; Remboursement des notes de frais au r\u00e9el<\/h3>\n\n\n\n<p>Le remboursement aux frais r\u00e9els ou le remboursement des frais r\u00e9ellement engag\u00e9s, consiste au&nbsp;<strong>remboursement exact des montants engag\u00e9s par le salari\u00e9<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Au cours de son d\u00e9placement, chaque collaborateur doit conserver pr\u00e9cieusement chaque justificatif de d\u00e9pense, afin de produire une note de frais valide \u00e0 son retour. <\/p>\n\n\n\n<p>Dans le cadre d\u2019un remboursement des frais au r\u00e9el,&nbsp;<strong>le<\/strong>&nbsp;<strong>salari\u00e9 doit donc avancer tous ses frais avec son argent personnel<\/strong>, tandis que l\u2019entreprise n\u2019a pas de visibilit\u00e9 sur les d\u00e9penses effectu\u00e9es sur place.<\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f6a8; Pour rappel, il est impossible de d\u00e9duire le remboursement des frais professionnels du salaire vers\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"remboursementforfait\">#2 &#8211; Remboursement des notes de frais au forfait<\/h3>\n\n\n\n<p>Pour une parfaite ma\u00eetrise des frais, une entreprise peut opter pour un remboursement des frais au forfait. Dans ce cadre,&nbsp;<strong>l\u2019employeur d\u00e9cide d\u2019indemniser le salari\u00e9 de la m\u00eame somme chaque mois,<\/strong>&nbsp;<strong>selon un bar\u00e8me d\u00e9termin\u00e9 par l\u2019URSSAF<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019entreprise dispose alors d\u2019une visibilit\u00e9 optimale sur les frais \u00e0 rembourser, tandis que le salari\u00e9 n\u2019a plus \u00e0 collecter de justificatifs.<\/p>\n\n\n\n<p>A noter que certaines cat\u00e9gories de salari\u00e9s,&nbsp;tels que les ouvriers du b\u00e2timent ou les artistes, peuvent b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019un remboursement en d\u00e9duction forfaitaire sp\u00e9cifique.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"recuperationtvandf\">R\u00e9cup\u00e9ration de la TVA sur les notes de frais<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"tvaetndf\">TVA et notes de frais : r\u00e8gles \u00e0 conna\u00eetre<\/h3>\n\n\n\n<p>Lorsqu\u2019une entreprise engage des frais n\u00e9cessaires \u00e0 ses besoins professionnels, elle a la possibilit\u00e9 d\u2019en&nbsp;<strong>r\u00e9cup\u00e9rer la TVA<\/strong>.&nbsp;P<\/p>\n\n\n\n<p>our ce faire, les justificatifs transmis au service comptable doivent n\u00e9cessairement d\u00e9tailler le montant de la TVA, le taux de TVA appliqu\u00e9 et le montant TTC. Frais de repas, de d\u00e9placement, d\u2019h\u00e9bergement\u2026 Toutes les d\u00e9penses ne sont pas \u00e9ligibles \u00e0 une d\u00e9duction de TVA.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/06\/Cas-client-Babolat-15-06.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"220\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/CTA-Final-1-1024x313.png?resize=720%2C220&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"T\u00e9l\u00e9charger le cas client Babolat\" class=\"wp-image-17383\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/CTA-Final-1.png?resize=1024%2C313&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/CTA-Final-1.png?resize=300%2C92&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/CTA-Final-1.png?resize=768%2C235&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/CTA-Final-1.png?w=1440&amp;ssl=1 1440w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"tvaetndfspecificites\">TVA et notes de frais&nbsp;: sp\u00e9cificit\u00e9s<\/h3>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"fraisdeplacement\">#1 &#8211; Les frais de d\u00e9placement<\/h4>\n\n\n\n<p><strong>La majorit\u00e9 des frais de d\u00e9placement n\u2019offrent pas de possibilit\u00e9 de r\u00e9cup\u00e9ration de TVA.<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>C&#8217;est le cas pour : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Les billets de bus<\/li><li>De train <\/li><li>D&#8217;avion<\/li><li>De bateau<\/li><li>Les tickets de parking<\/li><li>Les frais de location et d&#8217;entretien d&#8217;un v\u00e9hicule de tourisme. <\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>En revanche, il est possible de <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/note-de-frais\/#comptabilite\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">r\u00e9cup\u00e9rer la TVA<\/a> sur les tickets de p\u00e9age, et les frais de location et d\u2019entretien de v\u00e9hicules utilitaires. <\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f4a1; La TVA sera \u00e9galement r\u00e9cup\u00e9rable sur les&nbsp;<strong>d\u00e9penses de stationnement<\/strong>&nbsp;\u00e0 condition que les lieux de stationnement soient clairement identifi\u00e9s comme des emplacements r\u00e9serv\u00e9s aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#2 &#8211; TVA et carburants<\/h4>\n\n\n\n<p>Depuis 2016, il est possible de r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur l&#8217;essence et sur le gasoil des v\u00e9hicules de tourisme ou utilitaires utilis\u00e9s pour les d\u00e9placements professionnels :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>80% de la TVA est r\u00e9cup\u00e9rable sur les v\u00e9hicules de tourisme<\/li><li>100% de la TVA est r\u00e9cup\u00e9rable sur les v\u00e9hicules utilitaires<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>La TVA est r\u00e9cup\u00e9rable \u00e0 100% sur le GPL, le propane liquifi\u00e9, le butane liquifi\u00e9 et le GPN. Petite subtilit\u00e9 cependant, elle n&#8217;est r\u00e9cup\u00e9rable qu&#8217;\u00e0 50% pour le GPL gazeux sur les v\u00e9hicules de tourisme (100% sur les v\u00e9hicules utilitaires). <\/p>\n\n\n\n<p>La TVA est \u00e9galement r\u00e9cup\u00e9rable \u00e0 100% sur les achats d&#8217;\u00e9lectricit\u00e9 pour les v\u00e9hicules \u00e9lectriques, pour les v\u00e9hicules de tourisme comme les utilitaires. <\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f4a1; Un collaborateur effectuant un d\u00e9placement professionnel avec son propre v\u00e9hicule devra \u00eatre rembours\u00e9 selon le <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/bareme-kilometrique-annuel\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">bar\u00e8me des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques annuel<\/a>. Ces indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques ne peuvent faire l&#8217;objet d&#8217;une r\u00e9cup\u00e9ration de TVA.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"fraishebergement\">#3 &#8211; Les frais d\u2019h\u00e9bergement<\/h4>\n\n\n\n<p>Que votre salari\u00e9 ait s\u00e9journ\u00e9 dans un h\u00f4tel, une guest house ou un AirBnB, il ne sera pas possible d\u2019appliquer une d\u00e9duction de TVA.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f4a1; Si la part \u00ab&nbsp;repas&nbsp;\u00bb de la note d\u2019h\u00f4tel fait l\u2019objet d\u2019une ligne distincte dans la facture, cette derni\u00e8re pourra cependant pr\u00e9tendre \u00e0 une r\u00e9cup\u00e9ration de TVA.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"fraisrepas\">#4 &#8211; Les frais de repas<\/h4>\n\n\n\n<p>A partir du moment o\u00f9 les frais de repas ont \u00e9t\u00e9 engag\u00e9s dans le cadre d\u2019une mission professionnelle, la TVA est enti\u00e8rement d\u00e9ductible. <\/p>\n\n\n\n<p>Les repas d\u2019affaires et les frais de r\u00e9ception sont eux aussi concern\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n<p>Dans ce cadre, les factures, libell\u00e9es au nom de l\u2019entreprise, doivent mentionner l\u2019identit\u00e9 des invit\u00e9s, leur fonction et le nom de leur entreprise.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-16018d1d wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/tva-recuperable\/\"><strong>A lire aussi : <\/strong>Tout ce que vous devez savoir sur la TVA r\u00e9cup\u00e9rable <\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"fraudendf\">Comment lutter contre la fraude aux notes de frais ?<\/h2>\n\n\n\n<p>Quelques euros par ci, quelques kilom\u00e8tres par l\u00e0\u2026 certains employ\u00e9s peu scrupuleux s\u2019arrangent avec leurs notes de frais et n\u2019h\u00e9sitent pas \u00e0 arrondir les chiffres\u2026 \u00e0 la hausse. <\/p>\n\n\n\n<p>Les fraudes aux notes de frais peuvent ainsi devenir un cauchemar pour les entreprises&nbsp;: perte de temps, d\u2019argent, de productivit\u00e9 mais surtout, de confiance&nbsp;! <\/p>\n\n\n\n<p>Afin de lutter efficacement contre la fraude aux notes de frais, il existe des solutions efficaces \u00e0 mettre \u00e0 mettre en place.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"coutfraude\">Le co\u00fbt de la fraude<\/h3>\n\n\n\n<p>Le co\u00fbt de la fraude s\u2019\u00e9l\u00e8ve en moyenne \u00e0 <strong>747\u20ac par an et par salari\u00e9<\/strong>. De fait, 5% des revenus annuels des entreprises sont d\u00e9pens\u00e9s dans des co\u00fbts li\u00e9s \u00e0 la fraude. <\/p>\n\n\n\n<p>Il s\u2019agit-l\u00e0 d\u2019une somme colossale, d\u2019autant que selon l\u2019Institut Fran\u00e7ais de Pr\u00e9vention de la Fraude, <strong>89% des cas de fraude en entreprise sont li\u00e9s aux notes de frais<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>En adoptant des solutions pour lutter contre les fraudes aux notes de frais, les entreprises se pr\u00e9servent ainsi de la majorit\u00e9 des cas de fraudes.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"fraudeouerreur\">Fraude ou erreur du salari\u00e9 dans les notes de frais&nbsp;?<\/h3>\n\n\n\n<p>Lorsqu\u2019une incoh\u00e9rence est d\u00e9tect\u00e9e sur une note de frais, une question se pose&nbsp;: <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/comment-assurer-validite-dune-note-de-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">s\u2019agit-il d\u2019une fraude intentionnelle ou d\u2019une erreur&nbsp;?<\/a> <\/p>\n\n\n\n<p>Naturellement, la fraude existe&nbsp;: certains employ\u00e9s n\u2019h\u00e9sitent pas \u00e0 <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Se faire rembourser des d\u00e9penses personnelles, <\/li><li>D\u00e9passer le plafond des frais autoris\u00e9s, <\/li><li>Gonfler le kilom\u00e9trage <\/li><li>Pr\u00e9senter plusieurs fois le m\u00eame justificatif. <\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ces pratiques existent, et il convient d\u2019en \u00eatre conscient. <\/p>\n\n\n\n<p>Toutefois, les n\u00e9gligences et les oublis sont \u00e9galement \u00e0 prendre en compte. Certains collaborateurs ne connaissent en effet pas les r\u00e8gles en mati\u00e8re de gestion de note de frais, tandis que d\u2019autres sont tout simplement d\u00e9sordonn\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n<p>On estime que <strong>20 % des salari\u00e9s soumettent des factures non conformes<\/strong>. Or, le co\u00fbt de traitement d\u2019une note de frais est \u00e9valu\u00e9 \u00e0 53 \u20ac, et le co\u00fbt d\u2019une erreur \u00e0 48\u20ac suppl\u00e9mentaires\u2026 <\/p>\n\n\n\n<p>Ensuite, au-del\u00e0 des factures non conformes, certains salari\u00e9s perdent maladroitement leurs factures. L\u2019entreprise a alors deux options&nbsp;: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Ne pas rembourser la note de frais <\/li><li>La rembourser en renon\u00e7ant \u00e0 r\u00e9cup\u00e9rer la TVA.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Vous l\u2019aurez compris&nbsp;: une gestion non s\u00e9curis\u00e9e ou non rigoureuses des notes de frais peut co\u00fbter tr\u00e8s cher&nbsp;! <\/p>\n\n\n\n<p>Si <strong>la fraude<\/strong> \u00e0 la note de frais repr\u00e9sente un co\u00fbt pour l\u2019entreprise de 747\u20ac par employ\u00e9 et par an,&nbsp;une <strong>mauvaise gestion des notes de frais<\/strong> co\u00fbte 300\u20ac par salari\u00e9 et par mois&nbsp;!<br><br>Afin de se pr\u00e9munir de ces d\u00e9penses injustifi\u00e9es, il est donc n\u00e9cessaire pour les entreprises de <strong>trouver des solutions adapt\u00e9es qui leur permettent d\u2019optimiser la gestion de leurs notes de frais<\/strong> et de d\u00e9tecter syst\u00e9matiquement les tentatives de fraude.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-16018d1d wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/fraude-et-erreurs-nos-solutions-pour-payer-moins-cher\/\"><strong>A lire aussi : <\/strong>Fraude et erreurs \u00e0 la note de frais : nos solutions pour payer moins cher <\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"eviterfraude\">Comment \u00e9viter les fraudes&nbsp;\u00e0 la note de frais ?<\/h3>\n\n\n\n<p>Pour \u00e9viter les frais li\u00e9s aux fraudes ou aux n\u00e9gligences relatives aux notes de frais, vous appuyer sur une application de gestion de notes de frais vous permettra <strong>de ma\u00eetriser votre budget et de d\u00e9tecter automatiquement les incoh\u00e9rences.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n<p>Certains logiciels, tels que N2F, proposent des fonctionnalit\u00e9s pour contrer tout type de falsification&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Un seul remboursement de Pass Navigo par mois par exemple<\/li><li>Alertee en cas de d\u00e9pense d\u00e9clar\u00e9e sur un jour non travaill\u00e9<\/li><li>&nbsp;Int\u00e9gration d&#8217;un module Google Maps pour calculer la distance parcourue et automatiser la gestion des frais kilom\u00e9triques<\/li><li>Scan int\u00e9gr\u00e9, afin que collaborateurs saisissent les informations sur leur smartphone, directement apr\u00e8s un achat et se d\u00e9barrasser de la probl\u00e9matique des justificatifs perdus<\/li><li>Module de cartes bancaires professionnelles : cartes physiques, virtuelles ou virtuelles \u00e0 usage unique avec param\u00e9trage en temps r\u00e9el des plafonds et possibilit\u00e9 de bloquer des marchands (ex : paiements Amazon).<\/li><\/ul>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Trio-card-N2F-1024x1024.png?resize=540%2C540&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Cartes N2F : physique, virtuelle et virtuelle \u00e0 usage unique\" class=\"wp-image-18089\" width=\"540\" height=\"540\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Trio-card-N2F.png?resize=1024%2C1024&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Trio-card-N2F.png?resize=300%2C300&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Trio-card-N2F.png?resize=150%2C150&amp;ssl=1 150w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Trio-card-N2F.png?resize=768%2C768&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Trio-card-N2F.png?w=1100&amp;ssl=1 1100w\" sizes=\"auto, (max-width: 540px) 100vw, 540px\" \/><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"reduiretempsndf\">6 conseils pour r\u00e9duire le temps de traitement des notes de frais<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"auditdepenses\">#1 &#8211; R\u00e9aliser un audit des d\u00e9penses<\/h3>\n\n\n\n<p>La premi\u00e8re \u00e0 r\u00e9aliser pour r\u00e9duire le temps de traitement des notes de frais est de r\u00e9aliser un audit des d\u00e9penses. Il est en effet important de savoir pr\u00e9cis\u00e9ment quelles sont les sources de d\u00e9pense. Analysez donc la r\u00e9partition des d\u00e9penses, cela vous permettra d\u2019\u00e9valuer le co\u00fbt moyen des frais en vue d\u2019identifier&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<p>Cet audit vous donnera une vision globale des d\u00e9penses de votre entreprise, afin de rappeler vos collaborateurs \u00e0 l\u2019ordre si n\u00e9cessaire et de corriger les exc\u00e8s.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"politiquendf\">#2 &#8211; D\u00e9finir une&nbsp;politique de remboursement de notes de frais claire<\/h3>\n\n\n\n<p>Le second r\u00e9flexe \u00e0 avoir pour optimiser sa gestion des notes de frais est&nbsp;<strong>d\u2019adopter une <\/strong><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/remboursement-notes-de-frais\/\"><strong>politique de d\u00e9penses<\/strong><\/a><strong> claire<\/strong>&nbsp;dans l\u2019entreprise. Une politique de d\u00e9penses d\u00e9signe un document permettant de r\u00e9guler les frais professionnels des salari\u00e9s. L\u2019entreprise est libre d\u2019y inscrire les r\u00e8gles qu\u2019elle juge n\u00e9cessaires. L\u2019objectif est de&nbsp;<strong>mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace<\/strong>, visant \u00e0 \u00e9viter tout malentendu aupr\u00e8s des collaborateurs et \u00e0 fluidifier le traitement des notes de frais. Un tel document doit pr\u00e9ciser \u00e0 minima&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Les types de d\u00e9penses pouvant \u00eatre rembours\u00e9s<\/li><li>La proc\u00e9dure \u00e0 suivre pour obtenir un remboursement<\/li><li>Le d\u00e9lai de pr\u00e9sentation des notes de frais<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Compos\u00e9 de r\u00e8gles simples, ce document doit \u00eatre facilement accessible par tous : pensez \u00e0 le proposer sous diff\u00e9rents formats !<\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f50e;<strong> Pour aller plus loin :<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/daf-comment-faire-appliquer-la-politique-de-frais-de-votre-entreprise\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">[DAF] Comment faire appliquer la politique de frais de votre entreprise ? <\/a><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"plafondndf\">#3 &#8211; Notes de frais des collaborateurs&nbsp;: plafonner les d\u00e9penses<\/h3>\n\n\n\n<p>Certains de vos collaborateurs sont, par nature, plus d\u00e9pensiers que d\u2019autres. Les frais de bouche sont les d\u00e9penses qui varient le plus, selon les habitudes de chacun&nbsp;: plat unique, entr\u00e9e, dessert, verre de vin, \u2026 Aussi, ce lieu de d\u00e9penses repr\u00e9sente 25% du montant total des notes de frais. Il peut donc \u00eatre particuli\u00e8rement int\u00e9ressant de <strong>plafonner les d\u00e9penses des frais de repas, afin de fixer des limites claires mais pas drastiques pour autant<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>N\u2019h\u00e9sitez pas non plus \u00e0 plafonner le nombre de kilom\u00e8tres des trajets r\u00e9alis\u00e9s en voiture. Sachez notamment qu\u2019<strong>au-del\u00e0 de 200km, les autres moyens de transports sont plus rentables.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"raccourcircitcuitndf\">#4 &#8211; Raccourcir le circuit de validation des notes de frais<\/h3>\n\n\n\n<p>Afin d\u2019optimiser la gestion des notes de frais, veillez \u00e0 <strong>limiter le nombre d\u2019intervenants impliqu\u00e9s<\/strong>. Pour les op\u00e9rations standard, limitez-vous par exemple \u00e0 une vision op\u00e9rationnelle de la part des N+1 et \u00e0 une vision administrative et comptable. Ces deux instances suffisent \u00e0 <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/notes-de-frais-processus-validation\/\">\u00e9valuer la validit\u00e9 de la note de frais<\/a> et la pertinence de la d\u00e9pense, ainsi que sa coh\u00e9rence avec la politique de remboursement de votre entreprise. Cantonnez-vous donc \u00e0 ces seuls interm\u00e9diaires, sauf \u00e0 deux exceptions&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Si vous remarquez un d\u00e9passement important de frais<\/li><li>Si une d\u00e9pense est \u00e0 refacturer \u00e0 un client<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ces deux cas n\u00e9cessitent en effet davantage d\u2019\u00e9tapes, pour la validation de la note de frais de la part d\u2019un N+2 dans le premier cas, et pour le traitement de la facturation dans le second.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"repartirgestion\">#5 &#8211; R\u00e9partir la gestion des notes de frais dans le mois<\/h3>\n\n\n\n<p>Les services comptables le savent \u2013 et le subissent \u2013 les collaborateurs ont tendance \u00e0 attendre la fin du mois pour renseigner leurs notes de frais. Il n\u2019est donc pas rare de faire face \u00e0 un engorgement&nbsp;: le service comptable doit g\u00e9rer un nombre important de notes de frais sur une tr\u00e8s courte p\u00e9riode. Les remboursements sont donc retard\u00e9s, ce qui peut susciter une insatisfaction aupr\u00e8s de vos salari\u00e9s. Afin d\u2019\u00e9viter cela, mettez en place des <strong>r\u00e8gles pour r\u00e9partir la gestion des notes de frais dans le mois<\/strong>, ce qui fluidifiera le processus.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-16018d1d wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/rembourser-collaborateur-notes-de-frais\/\"><strong>A lire aussi : <\/strong>Comment rembourser plus rapidement les collaborateurs de leurs notes de frais ? <\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"ndfdematerialisation\">#6 &#8211; Notes de frais&nbsp;: choisir la d\u00e9mat\u00e9rialisation&nbsp;!<\/h3>\n\n\n\n<p>Il existe une solution simple et efficace pour inciter ses salari\u00e9s \u00e0 ne pas attendre plusieurs mois avant de soumettre une note de frais. Cette solution permet \u00e9galement de&nbsp;<strong>s\u2019affranchir du risque de perte des notes de frais papier et de faire gagner un temps consid\u00e9rable \u00e0 l\u2019ensemble de l\u2019entreprise<\/strong>\u2026 Il s\u2019agit de la d\u00e9mat\u00e9rialisation. V\u00e9ritable gain de temps et d\u2019argent, la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais consiste \u00e0 se passer compl\u00e9tement des justificatifs papier en les num\u00e9risant instantan\u00e9ment.<\/p>\n\n\n\n<p>Comment \u00e7a marche&nbsp;?&nbsp;<strong>Munis d\u2019une&nbsp;<\/strong><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/simplifier-quotidien-equipes\/\"><strong>application mobile intuitive<\/strong><\/a><strong>, les salari\u00e9s n\u2019ont qu\u2019\u00e0 prendre en photo leur re\u00e7u d\u00e8s la sortie du restaurant.&nbsp;<\/strong>Un scanner intelligent extrait alors toutes les informations utiles \u00e0 la note de frais, telles que le montant ou le taux de TVA. Une note de frais est alors automatiquement g\u00e9n\u00e9r\u00e9e et transmise au service comptable pour v\u00e9rification, et si besoin au manager pour validation. Gr\u00e2ce \u00e0&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/archivage-valeur-probante\/\"><strong>l\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/strong><\/a>, le justificatif fait l\u2019objet d\u2019un archivage num\u00e9rique. Une fois prise en photo, la version papier peut donc \u00eatre jet\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f50e; Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, t\u00e9l\u00e9chargez notre livre blanc&nbsp;: <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/guide-10-conseils-reduire-traitement-notes-de-frais\/\">10 conseils pour diviser par 4 le temps de traitement des notes de frais<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"5raisondematerialiser\">6 raisons de d\u00e9mat\u00e9rialiser sa gestion de notes de frais<\/h2>\n\n\n\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais a de nombreux avantages. Si vous h\u00e9sitez encore, voici 5 bonnes raisons de franchir le pas&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"gagnertemps\">#1 &#8211; Gagner du temps<\/h3>\n\n\n\n<p>D\u00e9mat\u00e9rialiser la gestion des notes de frais fait gagner un temps pr\u00e9cieux \u00e0 l\u2019entreprise et \u00e0 chacun de ses collaborateurs. Pour le salari\u00e9, la d\u00e9marche s\u2019effectue en quelques clics seulement&nbsp;! Il peut en effet d\u00e9clarer ses d\u00e9penses en temps r\u00e9el depuis son <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/note-de-frais\/ocr\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">application de notes de frais<\/a> et y joindre ses justificatifs. Les calculs sont ensuite automatis\u00e9s, ce qui fait gagner un temps pr\u00e9cieux et \u00e9vite des prises de t\u00eate inutiles.<\/p>\n\n\n\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 un tableau de bord intuitif, les managers et les comptables contr\u00f4lent, analysent et valident les notes de frais. L\u2019outil calcule ensuite les d\u00e9penses et les montants \u00e0 rembourser. <strong>Cela facilite alors le processus de gestion des notes de frais&nbsp;: finis l\u2019engorgement des services et les retards&nbsp;de remboursement&nbsp;!<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"reduireerreurs\">#2 &#8211; R\u00e9duire les erreurs<\/h3>\n\n\n\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation de la gestion des notes de frais permet l\u2019automatisation d\u2019un grand nombre d\u2019\u00e9tapes. Cela a pour cons\u00e9quence de <strong>r\u00e9duire les erreurs de saisie, les oublis et les fraudes<\/strong>. Le logiciel rep\u00e8re en effet les \u00e9ventuelles incoh\u00e9rences pr\u00e9sentes dans les notes de frais, notamment concernant les frais kilom\u00e9triques et la TVA.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"simplifiertraitement\">#3 &#8211; Simplifier le traitement des frais professionnels<\/h3>\n\n\n\n<p>Un des atouts de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais vient de la simplification de traitement engendr\u00e9e. Dans la mesure o\u00f9 les collaborateurs saisissent leurs d\u00e9penses en temps r\u00e9el, les services comptables ont la possibilit\u00e9 de les traiter au fur et \u00e0 mesure. Cela permet ainsi d\u2019<strong>\u00e9viter l\u2019embouteillage de fin de mois&nbsp;<\/strong>!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"reduiredepenses\">#4 &#8211; R\u00e9duire les d\u00e9penses<\/h3>\n\n\n\n<p>In fine, digitaliser la gestion des notes de frais participe \u00e0 r\u00e9duire les d\u00e9penses de l\u2019entreprise. L\u2019outil num\u00e9rique permet notamment d\u2019<strong>appliquer scrupuleusement la politique de remboursement de l\u2019entreprise<\/strong>. Les collaborateurs sont en effet guid\u00e9s par l\u2019interface de leur application, qui peut par exemple indiquer les r\u00e8gles d\u00e9finies par la soci\u00e9t\u00e9. Le processus de saisie des informations est simplifi\u00e9 et les montants sont plafonn\u00e9s. Aussi, le manager peut, de son c\u00f4t\u00e9, param\u00e9trer le logiciel afin d\u2019adapter les r\u00e8gles de calcul en fonction de la politique de l\u2019entreprise. Le logiciel se met alors automatiquement en conformit\u00e9 \u00e0 la r\u00e9glementation adopt\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>La digitalisation de la gestion des notes de frais facilite ensuite l\u2019analyse des d\u00e9penses. Gr\u00e2ce au tableau de bord, le manager peut garder un \u0153il sur les d\u00e9penses et r\u00e9adapter, au besoin, la politique de remboursement.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"ameliorerrelations\">#5 &#8211; Am\u00e9liorer les relations au sein de l\u2019entreprise<\/h3>\n\n\n\n<p>Dernier atout de taille&nbsp;: <strong>la digitalisation diminue la pression qui p\u00e8se sur les collaborateurs et les services comptables<\/strong>. Gain de temps sur la gestion des notes de frais, centralisation des donn\u00e9es, confiance et transparence&nbsp;: tout cela participe directement \u00e0 am\u00e9liorer les relations internes de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n<p>Les \u00e9changes entre le service commercial et le service comptable sont notamment plus fluides. Les collaborateurs sont rembours\u00e9s rapidement. L\u2019entreprise n\u2019a plus \u00e0 craindre de fraude. En somme&nbsp;: tout le monde est gagnant&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"decisionsstrategiques\">#6 &#8211; Prendre des d\u00e9cisions strat\u00e9giques<\/h3>\n\n\n\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 un <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/note-de-frais\/#workflow-reporting\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">module de reporting avanc\u00e9,<\/a> vous pouvez avoir une vision globale des d\u00e9penses professionnelles de votre entreprise en temps r\u00e9el : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>D\u00e9penses par postes<\/li><li>D\u00e9penses par services<\/li><li>Encours<\/li><li>Etc.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ces donn\u00e9es financi\u00e8res sont cruciales pour pouvoir prendre des d\u00e9cisions strat\u00e9giques pour le futur de votre entreprise, et ainsi assurer sa croissance. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"applicationndffonctionnalites\">Application de gestion de notes de frais&nbsp;: quelles fonctionnalit\u00e9s indispensables&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"scanintelligent\">Un scan intelligent&nbsp;pour une saisie automatique des d\u00e9penses professionnelles<\/h3>\n\n\n\n<p>Pouvoir prendre en photo son re\u00e7u c\u2019est bien, n\u2019avoir que \u00e7a \u00e0 faire c\u2019est mieux&nbsp;! Privil\u00e9giez donc une <strong>solution munie d\u2019un scan intelligent&nbsp;capable d\u2019extraire automatiquement les informations<\/strong> pr\u00e9sentes sur les tickets de caisse ou les justificatifs : date, montant, TVA, taxe de s\u00e9jour, devise\u2026 toutes ces informations doivent \u00eatre directement enregistr\u00e9es. En plus de faciliter la saisie des notes de frais de vos collaborateurs, cela \u00e9vitera les erreurs et d\u00e9gagera du temps pour des t\u00e2ches \u00e0 plus forte valeur ajout\u00e9e. L\u00e0 o\u00f9 le traitement d\u2019une note de frais prend habituellement une trentaine de minutes, il devient instantan\u00e9 avec le scan intelligent. Notez \u00e9galement que la rapidit\u00e9 du scan est primordiale&nbsp;: s\u2019il faut attendre 10 secondes pour obtenir le r\u00e9sultat, autant saisir manuellement les informations.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"720\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/FR-Repas-1024x1024.png?resize=720%2C720&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Le scan reconna\u00eet un ticket de restaurant\" class=\"wp-image-17386\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/FR-Repas.png?resize=1024%2C1024&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/FR-Repas.png?resize=300%2C300&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/FR-Repas.png?resize=150%2C150&amp;ssl=1 150w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/FR-Repas.png?resize=768%2C768&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/FR-Repas.png?w=1200&amp;ssl=1 1200w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"conversiondevises\">La conversion automatique des devises<\/h3>\n\n\n\n<p>La seconde fonctionnalit\u00e9 \u00e0 laquelle vous devez particuli\u00e8rement pr\u00eater attention&nbsp;: la conversion automatique des devises. Les r\u00e8glementations et les taux de change \u00e9voluent, et sont particuli\u00e8rement fastidieux dans la gestion des notes de frais. Ainsi, un logiciel capable d\u2019actualiser automatiquement les taux de change permet de d\u00e9sengorger les services impliqu\u00e9s, et apporte une v\u00e9ritable s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 aux collaborateurs.&nbsp; Une fois encore, cela vous permet de <strong>gagner en temps et en efficacit\u00e9&nbsp;!<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"suivitempsreel\">Le suivi en temps r\u00e9el des notes de frais<\/h3>\n\n\n\n<p>Il est ensuite particuli\u00e8rement int\u00e9ressant que les \u00e9quipes puissent suivre en temps r\u00e9el l\u2019\u00e9tat de traitement de leurs notes de frais. Les collaborateurs sont ainsi autonomes&nbsp;: ils peuvent suivre l\u2019avanc\u00e9e du remboursement de leurs notes de frais quand ils le souhaitent, <strong>sans avoir \u00e0 solliciter le service de comptabilit\u00e9<\/strong>. Une telle fonctionnalit\u00e9 arrange donc tout le monde&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"archivage\">L\u2019archivage \u00e0 valeur l\u00e9gale<\/h3>\n\n\n\n<p>Depuis le 1er&nbsp;juillet 2019, l\u2019archivage num\u00e9rique des notes de frais est l\u00e9gal \u2026 <strong>\u00e0 condition qu\u2019il garantisse la p\u00e9rennit\u00e9 et la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es<\/strong>. Pour \u00eatre en conformit\u00e9 avec la r\u00e9glementation, l\u2019outil de gestion de notes de frais pour lequel vous optez doit donc comprendre un <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/archivage-valeur-probante\/\">archivage \u00e0 valeur probante<\/a>. Ce processus technique et organisationnel permet d\u2019enregistrer, de stocker et de restituer des documents \u00e9lectroniques, tout en garantissant leur int\u00e9grit\u00e9. <strong>C\u2019est un pr\u00e9-requis indispensable pour passer \u00e0 une gestion d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e de ses notes de frais&nbsp;!<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"filtreantifraude\">Un filtre anti-fraude<\/h3>\n\n\n\n<p>Afin d\u2019\u00e9viter toute \u00e9ventualit\u00e9 d\u2019erreur ou de fraude, adoptez une solution qui dispose d\u2019un filtre sp\u00e9cifique. <strong>En cas de d\u00e9pense suspecte, le logiciel envoie ainsi une alerte pour vous pr\u00e9venir de ladite d\u00e9pense.<\/strong> Vous n\u2019avez alors plus qu\u2019\u00e0 v\u00e9rifier s\u2019il s\u2019agit ou non d\u2019une d\u00e9pense abusive ou inappropri\u00e9e. Cette fonctionnalit\u00e9 vous permet de remarquer imm\u00e9diatement les pratiques non-conformes, que vous n\u2019auriez peut-\u00eatre pas relev\u00e9es manuellement.<\/p>\n\n\n\n<p>Ce filtre doit \u00e9galement vous permettre de fixer des plafonds de d\u00e9penses. Certains salari\u00e9s ne connaissent tout simplement pas les r\u00e8gles, ce qui explique leurs exc\u00e8s mais constitue toutefois une perte d\u2019argent pour l\u2019entreprise. L\u2019outil pour lequel vous optez doit donc vous permettre de d\u00e9finir des plafonds de d\u00e9pense. D\u00e8s lors que le plafond est atteint, vous et le collaborateur concern\u00e9 recevez une alerte, ce qui optimise la gestion des d\u00e9penses pour chaque parti.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"applicationhorsconnexion\">Une application qui fonctionne m\u00eame hors connexion<\/h3>\n\n\n\n<p>Lors de leurs d\u00e9placements, vos collaborateurs n\u2019ont pas toujours acc\u00e8s \u00e0 une connexion optimale. Leur application de gestion de notes de frais doit donc fonctionner hors connexion, afin qu\u2019ils puissent scanner leurs relev\u00e9s en temps r\u00e9el\u2026 sans quoi une telle application n\u2019aurait plus d\u2019int\u00e9r\u00eat&nbsp;! Et quoi de mieux si l\u2019application est disponible sur tous types d\u2019appareils&nbsp;: smartphones, tablettes et ordinateurs.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"majautomatiques\">Les mises \u00e0 jour automatiques<\/h3>\n\n\n\n<p>Comme pour l\u2019actualisation des devises, l\u2019outil de notes de frais doit prendre en compte les mises \u00e0 jour concernant les taux de TVA ainsi que les bar\u00e8mes d\u2019indemnisation kilom\u00e9trique par exemple. <strong>Avec des mises \u00e0 jour automatiques, les risques inh\u00e9rents \u00e0 une gestion manuelle sont limit\u00e9s<\/strong>&nbsp;: erreurs, approximations et abus. Toute anomalie ou note de frais suspecte est automatiquement d\u00e9tect\u00e9e et signal\u00e9e. Le pilotage des d\u00e9penses professionnelles de l\u2019entreprise est ainsi optimis\u00e9&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 une application de gestion de notes de frais telle que N2F, il devient possible de construire une note de frais en quelques secondes, au fur et \u00e0 mesure de ses d\u00e9placements et d\u00e9penses.&nbsp;<strong>Le travail de la comptabilit\u00e9 s\u2019en retrouve grandement simplifi\u00e9, tandis que les d\u00e9lais de remboursement se raccourcissent et que l\u2019employeur \u00e9vite tout risque de fraude.&nbsp;<\/strong>Choisir de d\u00e9mat\u00e9rialiser la gestion de ses notes de frais repr\u00e9sente ainsi une solution gagnante-gagnante pour l\u2019ensemble de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n<p>Vous \u00eates au point sur les notes de frais ? Si vous souhaitez en savoir plus sur la fa\u00e7on dont une solution de notes de frais pourrait faciliter la gestion de vos d\u00e9penses professionnelles, <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/essai-gratuit?utm_source=blog\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">faites un essai gratuit<\/a> ! Et pour aller plus loin, vous pouvez \u00e9galement t\u00e9l\u00e9charger notre guide des d\u00e9placements professionnels &#x1f447;<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/guide-des-deplacements-professionnels\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"220\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/CTA-Final-4-1024x313.png?resize=720%2C220&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"T\u00e9l\u00e9charger le guide des d\u00e9placements professionnels\" class=\"wp-image-18084\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/CTA-Final-4.png?resize=1024%2C313&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/CTA-Final-4.png?resize=300%2C92&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/CTA-Final-4.png?resize=768%2C235&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/CTA-Final-4.png?w=1440&amp;ssl=1 1440w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>De la TPE \u00e0 la PME, en passant par le grand groupe international, toutes les entreprises sont confront\u00e9es aux notes de frais. 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