{"id":462,"date":"2020-04-24T13:02:34","date_gmt":"2020-04-24T11:02:34","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=462"},"modified":"2024-10-24T15:41:35","modified_gmt":"2024-10-24T13:41:35","slug":"archivage-valeur-probante","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/archivage-valeur-probante\/","title":{"rendered":"L&#8217;archivage \u00e0 valeur probante : tout savoir !"},"content":{"rendered":"\n<p>Comptabilit\u00e9, factures, contrats\u2026 La d\u00e9mat\u00e9rialisation a peu \u00e0 peu fait sa place dans les entreprises, jusqu\u2019\u00e0 autoriser l\u2019archivage num\u00e9rique des justificatifs des notes de frais. Peut-on l\u00e9galement jeter ses factures papiers, de fa\u00e7on d\u00e9finitive, gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019archivage \u00e0 valeur probante ? La num\u00e9risation suffit-elle\u00a0? Peut-on dire adieu aux piles de papier\u00a0? Oui, mais \u00e0 condition de respecter certaines r\u00e8gles.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivage \u00e0 valeur probante&nbsp;: d\u00e9finition<\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019archivage \u00e0 valeur probante est un processus technique et organisationnel qui permet <strong>d\u2019enregistrer, de stocker et de restituer des documents ou donn\u00e9es \u00e9lectroniques<\/strong>, tout en garantissant leur int\u00e9grit\u00e9 au cours de la conservation.<\/p>\n\n\n\n<p>Concr\u00e8tement, cela consiste \u00e0 num\u00e9riser puis classer des documents tels que des factures, afin de les consulter ult\u00e9rieurement. L\u2019archivage \u00e0 valeur probante, ou archivage \u00e0 valeur l\u00e9gale, permet de <strong>conf\u00e9rer une valeur l\u00e9gale aux documents num\u00e9ris\u00e9s<\/strong>. Il est alors possible de stocker un volume important d\u2019informations sur le long terme, \u00e0 moindre co\u00fbt.<\/p>\n\n\n\n<p>Cet <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/application-archivage-numerique\/\">archivage num\u00e9rique<\/a> est possible depuis l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 22 mars 2017. La fin des notes de frais papier a, elle, \u00e9t\u00e9 sign\u00e9e le 1<sup>er<\/sup> juillet 2019, lorsque la l\u00e9gislation a lev\u00e9 l\u2019obligation pour les entreprises de conserver leurs justificatifs de note de frais en version papier. D\u00e8s lors, <strong>les entreprises ont r\u00e9ellement pu s\u2019affranchir du papier, gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivage \u00e0 valeur probante&nbsp;: les grands principes<\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019objectif&nbsp;premier de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante est <strong>d\u2019assurer la p\u00e9rennit\u00e9 de l\u2019information<\/strong>, en vue d\u2019une restitution ult\u00e9rieure, \u00e0 des fins de justifications ou de contr\u00f4les. Pour que les documents soient consid\u00e9r\u00e9s valides par l\u2019administration fiscale, l\u2019archivage \u00e0 valeur probante se doit de garantir 3 grands principes :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Authenticit\u00e9 du document<\/strong>. Le document archiv\u00e9 doit correspondre en tous points \u00e0 la r\u00e9alit\u00e9. Toutes les informations figurant sur le document d\u2019origine doivent figurer sur la copie num\u00e9rique&nbsp;: qui a cr\u00e9\u00e9 le document ? Quand ? Que contient-il ?<\/li><li><strong>Int\u00e9grit\u00e9 des documents<\/strong>. Le document doit \u00eatre identique \u00e0 l\u2019original. Il ne doit \u00eatre ni alt\u00e9r\u00e9, ni modifi\u00e9, ni d\u00e9natur\u00e9, de sa cr\u00e9ation \u00e0 son versement dans le syst\u00e8me.<\/li><li><strong>Intelligibilit\u00e9 des documents<\/strong>. L\u2019archivage \u00e0 valeur probante doit garantir la lisibilit\u00e9 des documents dans le temps, en respectant les formats impos\u00e9s par l\u2019administration fiscale. L\u2019arr\u00eat\u00e9 du 22 mars 2017 stipule ainsi que le document num\u00e9ris\u00e9 doit \u00eatre conserv\u00e9 sous format PDF ou PDF A\/3 (ISO 19005-3) afin de garantir sa lisibilit\u00e9 et la p\u00e9rennit\u00e9 des donn\u00e9es.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><em>Un document \u00ab Microsoft Word \u00bb est par exemple un format \u00ab propri\u00e9taire \u00bb ; il devra \u00eatre converti.<\/em><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/demo\/?utm_source=blog\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Demender une d\u00e9mo N2F note de frais\" class=\"wp-image-359\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=1024%2C329&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?w=1058&amp;ssl=1 1058w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivage \u00e0 valeur probante&nbsp;: quelle utilit\u00e9&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>Avec le boom de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des donn\u00e9es, le besoin en archivage \u00e9lectronique s\u2019est accru. Une bonne nouvelle pour les entreprises, car l\u2019archivage papier repr\u00e9sentait un co\u00fbt \u00e9lev\u00e9. Plus s\u00e9curis\u00e9 et moins on\u00e9reux, l\u2019archivage num\u00e9rique a tout pour plaire.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Simplification de la r\u00e9ception des informations.<\/strong> A l\u2019\u00e8re du papier, pour une entreprise multi-sites, l\u2019envoi d\u2019une note de frais impliquait des frais d\u2019affranchissement, des d\u00e9lais d\u2019envoi ou encore des retards de traitement lorsque le courrier tra\u00eenait dans une bannette avant que quelqu\u2019un ne s\u2019en occupe. Gr\u00e2ce \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation et \u00e0 l\u2019archivage \u00e0 valeur probante, l\u2019acc\u00e8s au document est grandement simplifi\u00e9.<\/li><li><strong>Plus de pertes, ni de d\u00e9t\u00e9riorations des documents<\/strong>. Dans le cadre d\u2019une gestion des <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/note-de-frais-le-guide-complet\/\">notes de frais papier<\/a>, on estime que 15% des justificatifs sont ab\u00eem\u00e9s, perdus, ou re\u00e7us au-del\u00e0 du d\u00e9lai d\u2019acceptation requis. Avec l\u2019archivage \u00e0 valeur probante, ces chiffres n\u2019ont plus lieu d\u2019\u00eatre.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>L\u2019archivage \u00e0 valeur probante vous permet \u00e9galement d\u2019\u00eatre parfaitement en r\u00e8gle avec la Loi. Ainsi, vous \u00eates \u00e0 l\u2019abri de toute mauvaise surprise en cas de contr\u00f4le fiscal. Plus besoin de fouiller dans des classeurs pour pr\u00e9senter des documents papiers, il suffit de donner acc\u00e8s \u00e0 votre centre de stockage qui centralise tous les documents n\u00e9cessaires.<\/p>\n\n\n\n<p>Pour r\u00e9sumer, l\u2019archivage \u00e0 valeur probante permet de&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Centraliser<\/strong> tous les documents importants pour votre entreprise<\/li><li><strong>Faciliter l\u2019acc\u00e8s<\/strong> \u00e0 ces documents, en temps r\u00e9el<\/li><li>B\u00e9n\u00e9ficier d\u2019une <strong>tra\u00e7abilit\u00e9 irr\u00e9prochable<\/strong> de l\u2019historique des op\u00e9rations<\/li><li>Garantir <strong>l\u2019int\u00e9grit\u00e9<\/strong> du document dans le temps<\/li><li>Assurer la <strong>conservation et la p\u00e9rennit\u00e9<\/strong> des documents, ainsi que leur lisibilit\u00e9<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Dites au revoir aux factures papier avec N2F<\/h2>\n\n\n\n<p>Simple d\u2019utilisation, l\u2019application de gestion des notes de frais N2F permet de s\u2019affranchir compl\u00e8tement du papier. Ses fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es font <strong>gagner un temps pr\u00e9cieux aux collaborateurs et au service comptable<\/strong>, tout en assurant une gestion optimale et s\u00e9curis\u00e9e des documents, gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019archivage \u00e0 valeur probante. Apr\u00e8s avoir effectu\u00e9 une d\u00e9pense relevant des frais professionnels, les collaborateurs n\u2019ont qu\u2019\u00e0 prendre une photo de leur re\u00e7u, depuis leur t\u00e9l\u00e9phone ou tablette. En quelques clics, ils d\u00e9clarent leurs d\u00e9penses en temps r\u00e9el, qui seront ensuite soumises \u00e0 approbation. Le travail des services comptables est simplifi\u00e9, puisque <strong>l\u2019application comprend un scan intelligent qui extrait les diff\u00e9rents montants et calcule automatiquement la TVA r\u00e9cup\u00e9rable<\/strong>. En cas de probl\u00e8me sur la d\u00e9claration du collaborateur, un signal visuel alerte le service comptable, pour optimiser la v\u00e9rification administrative.<\/p>\n\n\n\n<p>Aucune saisie n\u2019est n\u00e9cessaire, puisque N2F dispose d\u2019une fonctionnalit\u00e9 permettant <strong>d\u2019exporter directement toutes les informations<\/strong> au sein des diff\u00e9rents logiciels comptables du march\u00e9, dans le format souhait\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019archivage \u00e0 valeur probante propos\u00e9 par N2F, l\u2019ensemble des justificatifs sont centralis\u00e9s sous forme num\u00e9rique. <strong>Inutile de conserver les versions papier<\/strong>. Place aux \u00e9conomies&nbsp;: l\u2019archivage papier co\u00fbte en moyenne 3% des notes de frais, sans compter les frais li\u00e9s \u00e0 l\u2019affranchissement ou \u00e0 l\u2019impression. En cas de contr\u00f4le fiscal, les documents demand\u00e9s sont accessibles facilement, avec la certitude d\u2019une lisibilit\u00e9 optimale. N\u2019attendez plus, <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/essai-gratuit?utm_source=blog\">testez la solution N2F&nbsp;<\/a>!<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/demo\/?utm_source=blog\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"353\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=720%2C353&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-458\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?w=868&amp;ssl=1 868w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=300%2C147&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=768%2C376&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Comptabilit\u00e9, factures, contrats\u2026 La d\u00e9mat\u00e9rialisation a peu \u00e0 peu fait sa place dans les entreprises, jusqu\u2019\u00e0 autoriser l\u2019archivage num\u00e9rique des justificatifs des notes de frais&#8230;.<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":465,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[889,4],"tags":[37,31],"ppma_author":[714],"class_list":["post-462","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digitalisation-entreprise","category-frais-professionnels","tag-conseils","tag-notes-de-frais"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v27.4 (Yoast SEO v27.4) - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-premium-wordpress\/ -->\n<title>L&#039;archivage \u00e0 valeur probante : tout savoir ! - Blog N2F.com<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Peut-on l\u00e9galement jeter ses factures papiers, de fa\u00e7on d\u00e9finitive, gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019archivage \u00e0 valeur probante ? 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