{"id":455,"date":"2020-04-24T12:03:35","date_gmt":"2020-04-24T10:03:35","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=455"},"modified":"2025-07-27T22:29:04","modified_gmt":"2025-07-27T20:29:04","slug":"dematerialisation-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/dematerialisation-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Tout savoir sur la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais"},"content":{"rendered":"\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais consiste \u00e0 s\u2019affranchir des justificatifs papier en les num\u00e9risant. Un v\u00e9ritable gain de temps et d\u2019argent&nbsp;! Bien qu\u2019elle pr\u00e9sente de nombreux avantages, cette d\u00e9mat\u00e9rialisation reste strictement encadr\u00e9e par la Loi. Voici tout ce que vous devez savoir avant de vous lancer dans l\u2019\u00e8re du z\u00e9ro papier pour notes de frais&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-les-avantages-de-la-dematerialisation-des-notes-de-frais\">Les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais<\/h2>\n\n\n\n<p>Erreurs de saisie, source de tensions entre le salari\u00e9 et son manager, dur\u00e9e de traitement importante, retards, suivi des d\u00e9penses professionnelles complexe\u2026 Longtemps obligatoire, le justificatif papier comportait de nombreux inconv\u00e9nients, d\u00e9sormais rel\u00e9gu\u00e9s au pass\u00e9. La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais ouvre en effet la voie \u00e0 une nouvelle approche, plus simple et moins on\u00e9reuse. Les atouts de l\u2019archivage num\u00e9rique sont multiples.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-plus-d-oublis-d-erreurs-de-saisie-ou-de-fraudes\">Plus d\u2019oublis, d\u2019erreurs de saisie ou de fraudes<\/h3>\n\n\n\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation facilite la saisie des d\u00e9penses pour le collaborateur. Comme il est possible de prendre directement une photo de son re\u00e7u, <strong>les oublis et les \u00e9ventuelles tentatives de fraude deviennent caduques<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-un-gain-de-temps-considerable-et-donc-des-economies\">Un gain de temps consid\u00e9rable et donc des \u00e9conomies<\/h3>\n\n\n\n<p>Traditionnellement, la gestion d\u2019une note de frais n\u00e9cessite 20 minutes au minimum, pour un co\u00fbt de 53 euros en moyenne. <strong>En optant pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation, l\u2019ensemble du processus est beaucoup plus rapide<\/strong>. Par ailleurs, il est g\u00e9n\u00e9ralement admis que l\u2019archivage papier co\u00fbte en moyenne 3% des notes de frais. Sans compter le temps et le co\u00fbt g\u00e9n\u00e9r\u00e9 par l\u2019affranchissement ou l\u2019impression.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-un-traitement-simplifie\">Un traitement simplifi\u00e9<\/h3>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/note-de-frais-le-guide-complet\/\">Faire ses notes de frais<\/a> constitue souvent une corv\u00e9e pour les salari\u00e9s. Une t\u00e2che certes n\u00e9cessaire, mais qui plombe le moral et la productivit\u00e9 des \u00e9quipes. En r\u00e9duisant grandement le temps de traitement des notes de frais, <strong>la d\u00e9mat\u00e9rialisation repr\u00e9sente une bouff\u00e9e d\u2019air pour l\u2019ensemble d\u2019une entreprise<\/strong>. Comme les demandes affluent en temps r\u00e9el, le service comptable peut les traiter rapidement. Les tensions suscit\u00e9es par des retards de remboursement des frais professionnels n\u2019ont plus lieu d\u2019\u00eatre.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-plus-de-securite\">Plus de s\u00e9curit\u00e9<\/h3>\n\n\n\n<p>Dans le cadre d\u2019un archivage papier, on estime que 15% des justificatifs sont endommag\u00e9s ou perdus. Un probl\u00e8me non n\u00e9gligeable en cas de contr\u00f4le fiscal&nbsp;! Avec la d\u00e9mat\u00e9rialisation, <strong>plus de risque de perte de justificatifs ou de d\u00e9t\u00e9rioration, leur archivage est parfaitement s\u00e9curis\u00e9<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/demo\/?utm_source=blog\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Demender une d\u00e9mo N2F note de frais\" class=\"wp-image-359\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=1024%2C329&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?w=1058&amp;ssl=1 1058w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dematerialisation-des-notes-de-frais-nbsp-que-dit-la-loi-nbsp\">D\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais&nbsp;: que dit la Loi&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>La valeur probante d\u2019une note de frais est li\u00e9e \u00e0 sa conservation. Pour qu\u2019une note de frais soit valable, elle doit respecter certains crit\u00e8res, conform\u00e9ment \u00e0 l\u2019article A102 B-2 du Livre des proc\u00e9dures fiscales&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Dans son image et son contenu, la note de frais doit \u00eatre la copie \u00e0 <strong>l&#8217;identique de l&#8217;originale <\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Interdiction de recourir \u00e0 un logiciel de retouche d&#8217;image<\/li>\n\n\n\n<li>La <strong>compression de fichier est autoris\u00e9e<\/strong>, \u00e0 condition qu\u2019elle soit effectu\u00e9e sans perte<\/li>\n\n\n\n<li>La note de frais doit \u00eatre enregistr\u00e9e au&nbsp;<strong>format PDF<\/strong>&nbsp;ou PDF A\/3 (ISO 19005-3)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>De plus, le document d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 doit disposer :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>d&#8217;une&nbsp;<strong>empreinte num\u00e9rique<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>d&#8217;un&nbsp;<strong>cachet serveur<\/strong>&nbsp;provenant d&#8217;un certificat conforme (RGS 1 \u00e9toile ou plus)<\/li>\n\n\n\n<li>d&#8217;une&nbsp;<strong>signature \u00e9lectronique<\/strong>&nbsp;provenant d&#8217;un certificat conforme (RGS 1 \u00e9toile ou plus)<\/li>\n\n\n\n<li>ou d&#8217;un dispositif s\u00e9curis\u00e9 \u00e9quivalent fond\u00e9 sur un certificat d\u00e9livr\u00e9 par une autorit\u00e9 de certification figurant sur la liste de confiance fran\u00e7aise (Trust-service Status List-TSL).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En outre, seule l\u2019entreprise ou un tiers mandat\u00e9 peut g\u00e9rer <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/application-archivage-numerique\/\">l\u2019archivage num\u00e9rique<\/a>. Un process doit \u00e9galement \u00eatre pr\u00e9vu en cas de contr\u00f4le.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dematerialisation-des-notes-de-frais-et-urssaf\">D\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais et URSSAF<\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Si votre note de frais ne remplit pas toutes les conditions pr\u00e9c\u00e9demment \u00e9voqu\u00e9es, elle est jug\u00e9e invalide et n\u2019a pas de valeur fiscale<\/strong>. Vous devrez alors pouvoir pr\u00e9senter l\u2019originale sous forme papier<em>.&nbsp;<\/em>Notez qu\u2019en cas de perte, ou si la note de frais a \u00e9t\u00e9 jet\u00e9e, il s\u2019agira d\u2019une absence de pi\u00e8ces justificatives pour le contr\u00f4leur de l\u2019URSSAF. Ce qui expose l\u2019entreprise \u00e0 un redressement par taxation forfaitaire. La r\u00e9cup\u00e9ration de la TVA et la d\u00e9ductibilit\u00e9 des charges sont soumises aux m\u00eames exigences aupr\u00e8s de l\u2019administration fiscale. <em><\/em><\/p>\n\n\n\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais n\u2019est donc pas un processus \u00e0 prendre \u00e0 la l\u00e9g\u00e8re. <strong>Pour \u00eatre certain d\u2019\u00eatre en conformit\u00e9 avec la r\u00e9glementation, la meilleure solution consiste \u00e0 s\u2019appuyer sur des technologies pr\u00e9vues pour<\/strong>, telles que N2F.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dematerialisation-des-notes-de-frais-nbsp-comment-ca-marche-nbsp\">D\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais&nbsp;: comment \u00e7a marche&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>Avec un <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/simplifier-quotidien-equipes\/\">logiciel de gestion des notes de frais<\/a> tel que N2F, rien de plus simple&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p>Dot\u00e9e d\u2019un scan intelligent, cette application mobile de gestion de notes de frais permet aux collaborateurs de saisir leurs notes de frais au fur et \u00e0 mesure. Par exemple, \u00e0 la sortie d\u2019un restaurant, ils n\u2019ont qu\u2019\u00e0 <strong>prendre en photo leur facture, pour que l\u2019application N2F d\u00e9tecte et enregistre automatiquement les montants<\/strong>. Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019archivage \u00e0 valeur probante, inutile de conserver le re\u00e7u papier.<\/p>\n\n\n\n<p>Le travail de la comptabilit\u00e9 est par la suite largement simplifi\u00e9, puisque <strong>la TVA r\u00e9cup\u00e9rable est calcul\u00e9e automatiquement<\/strong>. L\u2019application permet en effet de pr\u00e9-param\u00e9trer cette taxe en l\u2019adaptant \u00e0 chaque type de d\u00e9pense. En cas de d\u00e9passement de plafond ou de d\u00e9pense non remboursable, une alerte visuelle est d\u00e9clench\u00e9e, afin <strong>d\u2019optimiser la v\u00e9rification administrative<\/strong>. La note de frais est alors approuv\u00e9e ou rejet\u00e9e. L\u2019export des donn\u00e9es se fait ensuite automatiquement vers le logiciel comptable de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019archivage \u00e0 valeur probante, les justificatifs de notes de frais sont centralis\u00e9s sous forme num\u00e9rique. <\/strong>La tra\u00e7abilit\u00e9 est accentu\u00e9e, la conservation plus s\u00e9curis\u00e9e et la lisibilit\u00e9 des documents assur\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>Sur le web, sur smartphone ou sur tablette, <strong>l\u2019application de gestion des notes de frais N2F vous permet de vous affranchir compl\u00e8tement du papier<\/strong>. L\u2019ensemble des collaborateurs, du salari\u00e9 au manager, en passant par le comptable, gagnent ainsi un temps consid\u00e9rable.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/demo\/?utm_source=blog\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"353\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=720%2C353&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-458\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?w=868&amp;ssl=1 868w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=300%2C147&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=768%2C376&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais consiste \u00e0 s\u2019affranchir des justificatifs papier en les num\u00e9risant. 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