{"id":432,"date":"2020-04-10T15:42:50","date_gmt":"2020-04-10T13:42:50","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=432"},"modified":"2024-10-24T15:43:10","modified_gmt":"2024-10-24T13:43:10","slug":"conseils-gestion-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/conseils-gestion-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"5 conseils pour mieux g\u00e9rer vos notes de frais"},"content":{"rendered":"\n

<\/p>\n\n\n\n

La gestion des notes de frais est souvent\nsynonyme de calvaire ! Et pourtant, cette t\u00e2che est essentielle au bon\nfonctionnement de n\u2019importe quelle entreprise. Personne ne peut se permettre de\nl\u2019\u00e9carter. Vous vous reconnaissez dans cette situation et aimeriez trouver une\nfa\u00e7on de l\u2019am\u00e9liorer ? Pas de panique, des solutions existent ! <\/p>\n\n\n\n

N2F, application de gestion des notes de frais, vous livre 5 conseils \u00e0 appliquer pour vous simplifier la vie<\/strong> : c\u2019est parti ! <\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

1.   D\u00e9finir une politique de remboursement<\/h2>\n\n\n\n

\u00c0\ntravers un audit de vos d\u00e9penses et un comparatif par rapport aux moyennes de\nvotre secteur, vous pourrez d\u00e9celer d\u2019\u00e9ventuelles incoh\u00e9rences et d\u00e9finir une\npolitique de remboursement en accord.<\/p>\n\n\n\n

Par exemple, vous pouvez choisir de plafonner les d\u00e9penses de repas et les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/a> afin d\u2019inciter vos employ\u00e9s \u00e0 \u00eatre pr\u00e9cautionneux lors de leurs d\u00e9placements. Pr\u00e9f\u00e9rez une politique dissuasive plut\u00f4t que r\u00e9pressive afin de responsabiliser naturellement chaque collaborateur.  <\/p>\n\n\n\n

\"mod\u00e8le<\/a><\/figure>\n\n\n\n

2.   Ne pas d\u00e9passer 2 niveaux de validation<\/h2>\n\n\n\n

Pour\nne pas cr\u00e9er une v\u00e9ritable usine \u00e0 gaz, veillez \u00e0 vous limiter \u00e0 deux niveaux\nd\u2019approbation au risque de perdre \u00e9norm\u00e9ment de temps. <\/p>\n\n\n\n

Par exemple, nommez un responsable hi\u00e9rarchique qui s\u2019assure que la d\u00e9pense faite est conforme \u00e0 la mission, et un contr\u00f4leur de gestion au sein du service comptable. Ce dernier veillera \u00e0 ce que la d\u00e9pense en question s\u2019inscrive dans la politique de remboursement et que tous les justificatifs n\u00e9cessaires sont pr\u00e9sents<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

3.   R\u00e9aliser des contr\u00f4les ponctuels<\/h2>\n\n\n\n

N\u2019importe quel comptable qui se respecte\nn\u2019avancera jamais que le contr\u00f4le des notes de frais n\u2019est pas toujours fait de\nla fa\u00e7on la plus rigoureuse. Dans les faits, pr\u00e8s de 4 notes de frais sur 10 ne\nsont pas soumises \u00e0 un contr\u00f4le pouss\u00e9. <\/p>\n\n\n\n

La mise en place d\u2019une politique de frais\nclairement d\u00e9finie met plus facilement en lumi\u00e8re les d\u00e9penses qui ne\nrespectent pas les r\u00e8gles. Et c\u2019est encore plus facile avec l\u2019aide d\u2019un outil\nadapt\u00e9 comme N2F !  <\/p>\n\n\n\n

Par\nle biais de l\u2019analyse et de la comparaison des donn\u00e9es, tentez aussi\nd\u2019identifier les collaborateurs qui auraient tendance \u00e0 abuser et \u00e0 les en\nnotifier. N\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 contr\u00f4ler de fa\u00e7on plus pointue les nouvelles recrues\net profitez-en pour les informer sur les modalit\u00e9s internes \u00e0 l\u2019entreprise. <\/p>\n\n\n\n

Doublons, justificatif manquant, d\u00e9pense d\u00e9clar\u00e9e sur un jour de cong\u00e9\u2026 La gestion manuelle reste sujette \u00e0 trop d\u2019erreurs, volontaires ou non d\u2019ailleurs. Le mieux reste encore de se reposer sur un syst\u00e8me de d\u00e9tection automatique de la fraude<\/strong>, inclus dans un logiciel de gestion des notes de frais<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

4.   Enterrer les justificatifs papier<\/h2>\n\n\n\n

L\u2019utilisation d\u2019un outil digital pour la gestion des notes de frais<\/a> permet d\u2019\u00e9viter de nombreuses erreurs et co\u00fbte moins cher que l\u2019archivage papier. L\u2019aspect d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 permet d\u2019optimiser la tra\u00e7abilit\u00e9 et la lisibilit\u00e9 mais aussi une plus longue conservation. D\u00e9sormais, la loi autorise l\u2019archivage num\u00e9rique alors, pourquoi s\u2019en priver ? <\/p>\n\n\n\n

5.   Automatiser la r\u00e9cup\u00e9ration de la TVA<\/h2>\n\n\n\n

Le\nrespect des r\u00e8gles fiscales permettrait aux entreprises de faire baisser la\ncharge des notes de frais d\u2019environ 2,5% : rien que \u00e7a ! Une d\u00e9pense sur deux\nimplique une r\u00e9cup\u00e9ration de TVA \u00e0 un taux moyen de 7% alors qu\u2019il est possible\nd\u2019en r\u00e9cup\u00e9rer 13%. R\u00e9sultat : 40% de la TVA aff\u00e9rente \u00e0 la d\u00e9pense sont\nlaiss\u00e9s \u00e0 l\u2019\u00c9tat. <\/p>\n\n\n\n

En savoir + : TVA r\u00e9cup\u00e9rable : le guide<\/a><\/p>\n\n\n\n

Le cas des repas est le plus flagrant : 6% du prix est r\u00e9cup\u00e9r\u00e9 sous la forme de TVA, le reste est tax\u00e9 \u00e0 10%… Alors, il est grand temps de veiller \u00e0 r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur l\u2019ensemble des d\u00e9penses<\/strong> et pas seulement sur les plus importantes ! <\/p>\n\n\n\n

Pour appliquer facilement ces diff\u00e9rents conseils, l\u2019utilisation d\u2019un logiciel de notes de frais reste sans aucun doute la meilleure option. Un investissement mensuel de quelques euros peut vous permettre de gagner un pr\u00e9cieux temps au quotidien, d\u2019\u00e9viter les erreurs et les fraudes, de simplifier la collecte des informations gr\u00e2ce au scan en temps r\u00e9el, d\u2019effectuer le suivi des d\u00e9penses\u2026 Bref, de faire baisser le co\u00fbt de votre gestion des notes de frais de 75%<\/strong> ! Alors, int\u00e9ress\u00e9 ? <\/p>\n\n\n\n

\"Demender<\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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