{"id":4065,"date":"2021-03-22T17:57:31","date_gmt":"2021-03-22T16:57:31","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=4065"},"modified":"2024-10-24T16:41:54","modified_gmt":"2024-10-24T14:41:54","slug":"dematerialiser-documents-rh","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/dematerialiser-documents-rh\/","title":{"rendered":"3 documents RH \u00e0 d\u00e9mat\u00e9rialiser pour gagner en efficacit\u00e9"},"content":{"rendered":"\n

Et si vous \u00e9tendiez la d\u00e9mat\u00e9rialisation \u00e0 votre service RH ? Mise de c\u00f4t\u00e9 depuis de nombreuses ann\u00e9es par bon nombre de dirigeants, la digitalisation est aujourd\u2019hui indispensable \u00e0 la survie des organisations<\/strong>. D\u00e9couvrez en quoi la d\u00e9mat\u00e9rialisation de vos documents RH peut amorcer de profonds changements au sein de votre organisation.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Pourquoi d\u00e9mat\u00e9rialiser les documents RH ?<\/h2>\n\n\n\n

Toutes les entreprises n\u2019ont pas encore pris le train de la d\u00e9mat\u00e9rialisation. C’est particuli\u00e8rement le cas des ressources humaines. En effet, les RH restent parmi les services les plus consommateurs de papier et d\u2019archivage.<\/p>\n\n\n\n

La digitalisation permet de r\u00e9duire consid\u00e9rablement la quantit\u00e9 de papier consomm\u00e9<\/strong> et de r\u00e9soudre de nombreux probl\u00e8mes li\u00e9s \u00e0 l\u2019archivage physique. De plus, dans une p\u00e9riode o\u00f9 les collaborateurs ne sont pas toujours pr\u00e9sents physiquement dans les locaux, il est important de pouvoir leur transmettre des documents importants de la mani\u00e8re la plus s\u00e9curis\u00e9e possible. En bref, la digitalisation peut \u00eatre un moyen simple et efficace de s\u2019adapter \u00e0 une l\u00e9gislation et \u00e0 une p\u00e9riode toujours plus contraignante en termes de gestion<\/strong>. 3 documents RH essentiels peuvent ainsi \u00eatre d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s : les contrats de travail, les bulletins de paie et les notes de frais<\/a>. Nous vous expliquons comment mettre en place cette d\u00e9mat\u00e9rialisation et quels sont les avantages \u00e0 digitaliser sp\u00e9cifiquement ces trois documents.<\/p>\n\n\n\n

R\u00e9ussir la d\u00e9mat\u00e9rialisation de ses documents RH : une question de m\u00e9thode<\/u><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Tout projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation en entreprise peut devenir long et complexe<\/strong> si ce dernier est mal appr\u00e9hend\u00e9 ! Pour mener \u00e0 bien votre digitalisation, vous pouvez ainsi vous faire aider par un expert ou suivre une d\u00e9marche pr\u00e9cise.<\/p>\n\n\n\n

La m\u00e9thode PDCA (Plan\/Do\/Check\/Act) peut \u00eatre adapt\u00e9e \u00e0 la mise en place de cette d\u00e9mat\u00e9rialisation. Elle se d\u00e9roule en 4 \u00e9tapes :<\/p>\n\n\n\n

Plan<\/strong> \/ planifier<\/strong> : cette \u00e9tape permet de se poser des questions sur la faisabilit\u00e9 du projet, ses objectifs, ses contraintes et les gains attendus. Durant cette phase, il est indispensable d\u2019\u00eatre \u00e0 l\u2019\u00e9coute de ses collaborateurs.<\/p>\n\n\n\n

Do <\/strong>\/ r\u00e9aliser<\/strong> : lors de la phase de r\u00e9alisation, il s\u2019agit de d\u00e9terminer concr\u00e8tement les documents \u00e0 d\u00e9mat\u00e9rialiser mais aussi faire le choix des outils. Le mieux est de proc\u00e9der au fur et \u00e0 mesure, par type de document afin de voir si tout fonctionne.<\/p>\n\n\n\n

Check<\/strong> \/ v\u00e9rifier<\/strong> : une fois la d\u00e9mat\u00e9rialisation mise en place, il s\u2019agit de suivre les indicateurs qui permettront de savoir si la strat\u00e9gie adopt\u00e9e est efficace ou s\u2019il est n\u00e9cessaire de faire des ajustements.<\/p>\n\n\n\n

Act<\/strong> \/ Agir<\/strong> : enfin, cette derni\u00e8re \u00e9tape permet d\u2019ajuster, de corriger, d\u2019optimiser et de faire \u00e9voluer les processus afin qu\u2019ils correspondent aux attentes et objectifs d\u00e9finis en amont du projet.<\/p>\n\n\n

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\"\"<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Contrat de travail d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9<\/h2>\n\n\n\n

Les contrats de travail font partie des documents RH les plus importants et les plus sensibles. Ils n\u00e9cessitent donc une tra\u00e7abilit\u00e9 et un archivage s\u00e9curis\u00e9. Leur dur\u00e9e de conservation par l\u2019entreprise est de minimum 5 ans.<\/p>\n\n\n\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation des contrats peut \u00eatre avantageuse \u00e0 plus d\u2019un titre. Dans le cadre d\u2019un recrutement \u00e0 distance, elle permet de transmettre les documents de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e au futur salari\u00e9<\/strong>. L\u2019authentification est r\u00e9alis\u00e9e gr\u00e2ce \u00e0 un code envoy\u00e9 par SMS \u00e0 ce dernier. La d\u00e9mat\u00e9rialisation permet \u00e9galement de signer le contrat \u00e0 distance. Pour cela, vous pouvez choisir une solution de d\u00e9mat\u00e9rialisation int\u00e9grant d\u00e9j\u00e0 la signature \u00e9lectrique ou int\u00e9grer la fonctionnalit\u00e9 \u00e0 l\u2019aide d\u2019une API sur votre SIRH.<\/p>\n\n\n\n

Avec un nombre toujours plus important de salari\u00e9s travaillant \u00e0 distance, l\u2019envoi et la signature \u00e9lectronique permettent de se lib\u00e9rer du risque de perte de documents tout en gagnant un temps consid\u00e9rable.<\/p>\n\n\n\n

 <\/h2>\n\n\n\n

Bulletin de salaire d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9<\/h2>\n\n\n\n

\u00c0 l\u2019instar des contrats de travail, les bulletins de salaire sont aussi des documents hautement sensibles. Ils doivent \u00e9galement \u00eatre transmis de mani\u00e8re r\u00e9guli\u00e8re aux salari\u00e9s. La digitalisation du bulletin de paie peut donc pr\u00e9senter un gain de temps consid\u00e9rable pour les services RH charg\u00e9s de les transmettre. D\u2019un point de vue l\u00e9gal, la fiche de paie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e poss\u00e8de la m\u00eame valeur juridique qu’un bulletin papier<\/strong>. Les entreprises peuvent ainsi le proposer \u00e0 leurs salari\u00e9s, mais ces derniers ont \u00e9galement la possibilit\u00e9 de refuser la d\u00e9mat\u00e9rialisation de leurs bulletins de paie pour conserver la version papier.<\/p>\n\n\n\n

Cependant la digitalisation pr\u00e9sente de nombreux avantages pour l\u2019entreprise et ses services RH. Elle permet, en outre, d\u2019optimiser et d\u2019automatiser le traitement des fiches de paie. Elle permet \u00e9galement de r\u00e9duire les co\u00fbts et de faire gagner du temps aux collaborateurs charg\u00e9s d\u2019envoyer les bulletins de paie. C\u2019est aussi une mani\u00e8re s\u00fbre de transmettre des documents aux salari\u00e9s<\/strong>. Il est, par exemple, possible de rendre les documents accessibles via un espace personnel.<\/p>\n\n\n\n

Notes de frais d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es<\/h2>\n\n\n\n

Les notes de frais font sans doute partie des documents les plus longs \u00e0 traiter par les ressources humaines. La collecte, la v\u00e9rification et la validation sont autant d\u2019\u00e9tapes fastidieuses et potentiellement sources d\u2019erreurs. La digitalisation offre ainsi une alternative simple et efficace<\/strong>. Comment ? En passant par des solutions sp\u00e9cialis\u00e9es dans la gestion de ce type de document. Elles permettront de simplifier grandement la vie de vos collaborateurs en \u00e9liminant la conservation et l\u2019archivage des notes papiers.<\/p>\n\n\n\n

N2F est une solution qui permet la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais<\/a><\/strong>. Plus de risque de perdre les tickets de caisse et les factures. Conforme aux exigences l\u00e9gales, l\u2019outil permet de d\u00e9mat\u00e9rialiser les notes de frais en les scannant directement via une application. Elles sont ensuite directement int\u00e9gr\u00e9es \u00e0 un outil de gestion interfac\u00e9 avec l\u2019application. Un gain de temps consid\u00e9rable pour les collaborateurs comme pour les responsables RH. L\u2019outil d\u00e9tecte \u00e9galement les doublons, les oublis et diminue consid\u00e9rablement le risque de fraude.<\/p>\n\n\n\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais permet ainsi de simplifier la vie des collaborateurs<\/strong> en leur proposant des outils efficaces et simples d\u2019utilisation.<\/p>\n\n\n\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation est l\u2019une des conditions indispensables de la facilitation des processus et de la transformation digitale de l\u2019entreprise. Pass\u00e9e la mise en place, elle repr\u00e9sente un gain de temps et d\u2019efficacit\u00e9 remarquable. Compte tenu des nombreux avantages offerts aux collaborateurs, il y a fort \u00e0 parier que ces derniers adh\u00e8rent facilement au projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents RH.<\/p>\n\n\n\n

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\"cahier<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

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Et si vous \u00e9tendiez la d\u00e9mat\u00e9rialisation \u00e0 votre service RH ? 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