Une politique de remboursement de notes de frais claire<\/h2>\n\n\n\n
Avant d\u2019instaurer une politique de frais dans votre entreprise, vous devez vous assurer de r\u00e9pertorier absolument toutes les typologies de frais que votre entreprise rembourse<\/strong> en fonction de son fonctionnement, de son activit\u00e9 et des besoins de ses collaborateurs. <\/p>\n\n\n\n Au regard de la loi, vous devez remplir\nquelques obligations. Les collaborateurs doivent \u00eatre d\u00e9fray\u00e9s par leur\nemployeur pour les frais suivants : <\/p>\n\n\n\n Pour une gestion facilit\u00e9e et une\nmeilleure lisibilit\u00e9, la politique de remboursement peut \u00eatre subdivis\u00e9e en\ndiff\u00e9rentes cat\u00e9gories selon les postes de d\u00e9penses les plus fr\u00e9quents :\ntransports en commun, h\u00e9bergement sur le territoire national, frais li\u00e9s aux\nmissions \u00e0 l\u2019\u00e9tranger, repas d\u2019affaires\u2026 <\/p>\n\n\n\n Dernier point, et non des moindres : fixez syst\u00e9matiquement un seuil de d\u00e9penses pour chaque typologie de frais afin de limiter les abus et pr\u00e9server votre tr\u00e9sorerie. Par exemple, inciter vos collaborateurs \u00e0 prendre des billets d\u2019avion en classe \u00e9conomique<\/strong> dans la mesure du possible. Pour ce qui est des h\u00f4tels et repas, proposez une enveloppe budg\u00e9taire \u00e0 ne pas d\u00e9passer par jour et par personne. <\/p>\n\n\n\n Il est bien \u00e9videmment indispensable de fixer des limites afin de donner un cadre \u00e0 votre politique de gestion des notes de frais<\/strong>. Cependant, veillez \u00e0 ne pas fixer des r\u00e8gles trop contraignantes pour vos collaborateurs. L\u2019id\u00e9e est de leur permettre de r\u00e9aliser leur mission dans les meilleures conditions possibles de fa\u00e7on \u00e0 ne pas entraver la qualit\u00e9 de leur travail, tout en limitant les abus. Au cours d\u2019un d\u00e9placement professionnel, vos employ\u00e9s n\u2019ont pas besoin de prendre leurs repas dans des restaurants gastronomiques, ni de dormir dans des h\u00f4tels luxueux. La politique de d\u00e9penses de votre entreprise doit donc \u00eatre raisonnable<\/strong> sans \u00eatre trop stricte pour autant.<\/p>\n\n\n\n Notez \u00e9galement que d\u2019un pays \u00e0 l\u2019autre,\nles prix peuvent tr\u00e8s fortement varier. Prenez l\u2019habitude de vous renseigner en\namont afin d\u2019adapter votre politique de remboursement de fa\u00e7on coh\u00e9rente.<\/p>\n\n\n\n Pour optimiser la gestion de vos frais et\navoir une vision pr\u00e9cise de vos d\u00e9penses, tisser des partenariats avec une\ncha\u00eene d\u2019h\u00f4tels ou une compagnie de taxis peut s\u2019av\u00e9rer tr\u00e8s avantageux. Cela\nvous permettra d\u2019avoir un carnet de bonnes adresses aupr\u00e8s desquelles vous b\u00e9n\u00e9ficierez\nde tarifs n\u00e9goci\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n Dans une optique de self-booking, vous\npouvez inciter vos salari\u00e9s \u00e0 planifier leurs d\u00e9placements \u00e0 l\u2019avance via votre\npolitique de remboursement pour une plus grande ma\u00eetrise des d\u00e9penses. <\/p>\n\n\n\n Une autre option s\u2019offre \u00e0 vous : celle de la politique de frais progressive<\/strong>. Elle consiste \u00e0 sensibiliser vos collaborateurs sur le fait que de nouvelles dispositions vont \u00eatre prises \u00e0 partir de telle date. Pour \u00e9viter un changement trop brutal susceptible de braquer vos \u00e9quipes, jouez la carte de la transparence avec p\u00e9dagogie. <\/p>\n\n\n\n Si vous voulez que votre politique de\nfrais soit accept\u00e9e et surtout respect\u00e9e de tous, vous devez tout mettre en\noeuvre pour la rendre compr\u00e9hensible aux yeux de vos collaborateurs. Si elle\ndoit r\u00e9pondre aux obligations juridiques et l\u00e9gales de votre secteur, ce n\u2019est\npas pour autant qu\u2019elle doit \u00eatre ponctu\u00e9e de citations de textes de lois en\ntous genres. Leur pr\u00e9sence ne fera que compliquer sa lecture et sa\ncompr\u00e9hension. Avant tout, ce document doit \u00eatre facilement accessible par tous\n: pensez \u00e0 le proposer sous diff\u00e9rents formats ! <\/p>\n\n\n\n Les dirigeants et collaborateurs aux postes les plus hauts plac\u00e9s doivent faire preuve d\u2019exemplarit\u00e9<\/strong> s\u2019ils souhaitent que leur politique soit accept\u00e9e et respect\u00e9e de tous. Pour faciliter cette application, une harmonisation des process est conseill\u00e9e<\/strong>. Tout le monde est log\u00e9 \u00e0 la m\u00eame enseigne et chaque salari\u00e9 doit proc\u00e9der d\u2019une fa\u00e7on identique pour se faire rembourser les frais qu\u2019il a avanc\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n Enfin, veillez \u00e0\nmentionner de fa\u00e7on claire et pr\u00e9cise dans votre politique de remboursement si\nles frais sont pris en charge \u00e0 hauteur d\u2019un forfait pr\u00e9d\u00e9fini ou calcul\u00e9s aux\nfrais r\u00e9els. <\/p>\n\n\n\n Clart\u00e9, flexibilit\u00e9 et transparence<\/strong> sont les ma\u00eetres-mots d\u2019une politique de remboursement juste qui fait l\u2019unanimit\u00e9. Pour faciliter d\u2019autant plus son accessibilit\u00e9, cette derni\u00e8re doit exister sous un format d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9. Gr\u00e2ce \u00e0 un logiciel de gestion de note de frais z\u00e9ro papier tel que N2F<\/a>, vos collaborateurs ont la simple mission de prendre en photo leurs factures depuis leur t\u00e9l\u00e9phone. Ensuite, ces derni\u00e8res sont automatiquement transmises au service comptable. Par ce biais, les r\u00e8gles qui r\u00e9gissent cette politique de frais sont facilement communiqu\u00e9es \u00e0 vos collaborateurs et les textes explicatifs sont personnalisables au gr\u00e9 des \u00e9volutions.<\/p>\n\n\n\n Plafond bloquant, plafond\nd\u2019avertissement, montant forfaitaire ou encore nombre d\u2019occurrence maximum\npourront \u00eatre d\u00e9finis de fa\u00e7on simple et flexible. Afin de s\u2019adapter\nparfaitement \u00e0 l\u2019activit\u00e9 de votre entreprise, la politique de frais peut \u00eatre\nadapt\u00e9e \u00e0 chaque cat\u00e9gorie d\u2019utilisateurs en fonction de ses caract\u00e9ristiques. <\/p>\n\n\n\n![\"Demander](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/09\/demande-demo-note-de-frais-n2f.png?resize=720%2C231&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\nUne politique de remboursement de notes de frais flexible<\/h3>\n\n\n\n
Une politique de remboursement\ntransparente et accessible<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=720%2C353&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"