{"id":396,"date":"2020-03-27T13:52:02","date_gmt":"2020-03-27T12:52:02","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=396"},"modified":"2024-10-24T15:43:47","modified_gmt":"2024-10-24T13:43:47","slug":"services-comptables-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/services-comptables-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Les services comptables gagnent en efficacit\u00e9 avec le logiciel de notes de frais"},"content":{"rendered":"\n

V\u00e9ritable casse-t\u00eate pour les entreprises, peu importe leur taille et leur activit\u00e9, la gestion des notes de frais est une activit\u00e9 chronophage<\/strong> qui est particuli\u00e8rement sujette aux erreurs et impr\u00e9cisions. Alors, comment s\u2019en d\u00e9charger ?<\/p>\n\n\n\n

Sous l\u2019impulsion du digital, de nouvelles\nsolutions destin\u00e9es \u00e0 faciliter la vie des services comptables ont vu le jour\nau cours des derni\u00e8res ann\u00e9es. \u00c0 la cl\u00e9 : un gain de temps \u00e9vident gr\u00e2ce \u00e0 un\ntraitement optimis\u00e9 et efficace des notes de frais. Une v\u00e9ritable r\u00e9volution au\nsein de l\u2019entreprise, tant pour les dirigeants que pour les collaborateurs. <\/p>\n\n\n\n

Dans cet article, d\u00e9couvrez 4 bonnes raisons d\u2019opter pour un logiciel de gestion des notes de frais !<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Le logiciel de notes de frais : un gain de temps consid\u00e9rable<\/h2>\n\n\n\n

Compar\u00e9e \u00e0 un traitement des notes de frais<\/a> via un tableur sur Excel \u00e0 partir des justificatifs en format papier, la gestion faite \u00e0 partir d\u2019un logiciel d\u00e9di\u00e9 pr\u00e9sente de nombreux avantages. <\/p>\n\n\n\n

Gr\u00e2ce \u00e0 une solution de gestion telle que celle propos\u00e9e par N2F, le classement et l\u2019archivage fastidieux des notes de frais n\u2019a plus de raison d\u2019\u00eatre<\/strong> ! Les collaborateurs concern\u00e9s ont pour simple mission de prendre en photo leurs justificatifs avec leur smartphone et le tour est jou\u00e9. Le scan intelligent int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 l\u2019application r\u00e9cup\u00e8re l\u2019ensemble des donn\u00e9es utiles pour l\u2019enregistrement des notes de frais : montant, devise, date, taux de TVA\u2026 Ensuite, ces informations passent par un processus de v\u00e9rifications op\u00e9rationnelles et administratives avant d\u2019\u00eatre valid\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n

Les fonctionnalit\u00e9s pr\u00e9dictives de cet outil 100% d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 permettent de multiplier par 5 sa productivit\u00e9 lors du traitement des notes de frais<\/strong>. Un sacr\u00e9 gain de temps au quotidien ! <\/p>\n\n\n\n

Au niveau de la conversion des devises ou encore des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques, les calculs peuvent vite se corser et compliquer la gestion des notes de frais. Gr\u00e2ce au logiciel, cette typologie de frais est g\u00e9r\u00e9e automatiquement. L\u00e0 aussi, le logiciel permet un gain de temps non n\u00e9gligeable, notamment pour les entreprises implant\u00e9es \u00e0 l\u2019international ou sur diff\u00e9rents sites g\u00e9ographiques. Les justificatifs sont trait\u00e9s en temps r\u00e9el. Ainsi, les collaborateurs sont rembours\u00e9s rapidement lorsqu\u2019ils ont avanc\u00e9 des frais. Pas de tracas \u00e0 ce niveau-l\u00e0 ! De leur c\u00f4t\u00e9, les tableaux de bord et l\u2019analyse des donn\u00e9es facilitent la gestion globale de la tr\u00e9sorerie de l\u2019entreprise<\/strong>, ce qui offre plus de souplesse dans la gestion quotidienne. G\u00e9n\u00e9ration d\u2019\u00e9tats, d\u00e9compte des titres restaurants ou encore gestion des d\u00e9penses refacturables : vous n\u2019avez plus \u00e0 vous en occuper. La belle vie, n\u2019est-ce pas ? <\/p>\n\n\n\n

\"Demender<\/a><\/figure>\n\n\n\n

L\u2019am\u00e9lioration des processus de gestion des notes de frais<\/h3>\n\n\n\n

Gr\u00e2ce \u00e0 la fonctionnalit\u00e9 Smart Scan disponible sur l\u2019application mobile, la collecte et l\u2019enregistrement des justificatifs se font en deux temps, trois mouvements (ou presque). Le risque de faire des erreurs de saisie est sensiblement amoindri<\/strong> tandis que celui de perdre certaines donn\u00e9es est totalement \u00e9cart\u00e9. Vous pouvez enfin avoir l\u2019esprit tranquille \u00e0 ce niveau-l\u00e0 ! <\/p>\n\n\n\n

La possibilit\u00e9 de cat\u00e9goriser les d\u00e9penses\nselon leur nature (h\u00e9bergement, restauration, transport\u2026) facilite grandement\nla t\u00e2che aux comptables de l\u2019entreprise. Le traitement, l\u2019analyse, la saisie\ndes donn\u00e9es ou encore le remboursement sont automatis\u00e9s gr\u00e2ce au logiciel de\ngestion. Son utilisation permet \u00e9galement de rationaliser et d\u2019uniformiser les\nprocessus par entit\u00e9 l\u00e9gale et par service, ce qui am\u00e9liore la qualit\u00e9 du suivi\ndes notes de frais par les directions respectives des diff\u00e9rents d\u00e9partements.\nAinsi, tout le monde est satisfait.<\/p>\n\n\n\n

D\u2019une fa\u00e7on g\u00e9n\u00e9rale, les logiciels de notes de frais assurent la fiabilit\u00e9 des donn\u00e9es saisies<\/strong> ainsi que la s\u00e9curisation de leur stockage : des avantages non n\u00e9gligeables pour mener sereinement votre activit\u00e9 !<\/p>\n\n\n\n

Une politique de frais mieux ma\u00eetris\u00e9e<\/h2>\n\n\n\n

Concernant la politique de frais de\nl\u2019entreprise, elle est contr\u00f4l\u00e9e de fa\u00e7on pr\u00e9cise par le biais des outils de\ngestion comme celui destin\u00e9 aux notes de frais. Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019analyse des usages et\ndes diff\u00e9rentes d\u00e9penses, il est plus facile de d\u00e9finir et d\u00e9ployer la\npolitique de notes de frais la plus appropri\u00e9e avec des plafonds\nd\u2019avertissement coh\u00e9rents. Stop aux d\u00e9penses inutiles et aux abus en tous\ngenres !<\/p>\n\n\n\n

Pour les managers et dirigeants de l\u2019entreprise, la vision globale des d\u00e9penses li\u00e9es aux notes de frais est bien plus simple \u00e0 obtenir<\/strong>. Si certains collaborateurs tentent de frauder l\u2019entreprise d\u2019une quelconque mani\u00e8re, ces derniers se font rapidement rep\u00e9rer. Au-del\u00e0 du monitoring des d\u00e9penses, cet outil se r\u00e9v\u00e8le aussi tr\u00e8s utile en tant qu\u2019aide \u00e0 la prise de d\u00e9cision, notamment dans l\u2019objectif de r\u00e9duire les d\u00e9penses de l\u2019entreprise pour am\u00e9liorer sa rentabilit\u00e9. Par exemple, il est possible de param\u00e9trer l\u2019outil de fa\u00e7on \u00e0 ce que toutes les d\u00e9penses qui ne s\u2019inscrivent pas dans la politique de frais de l\u2019entreprise soient automatiquement rejet\u00e9es. Le logiciel est totalement personnalisable, ce qui le rend adaptable \u00e0 tous types de structures. Comme souvent, la flexibilit\u00e9 est la cl\u00e9 de la r\u00e9ussite<\/strong>, et N2F l\u2019a bien compris. <\/p>\n\n\n\n

Des \u00e9conomies et une meilleure productivit\u00e9 : le combo gagnant !<\/h2>\n\n\n\n

Utiliser une application mobile pour la r\u00e9cup\u00e9ration des notes de frais permet de s\u2019occuper de leur traitement au fil de l\u2019eau, et ce m\u00eame si vous vous trouvez dans une zone sans couverture r\u00e9seau. Vous \u00eates enfin libre de partir dans les zones les plus recul\u00e9es du monde sans avoir la crainte d\u2019\u00e9garer ou d\u2019oublier de comptabiliser certaines notes de frais<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

D\u2019un autre c\u00f4t\u00e9, la suppression du traitement\ndes justificatifs au format papier permet aux salari\u00e9s de gagner du temps et\nd\u2019\u00eatre plus productifs au travail. Plus besoin de passer des heures \u00e0 trier et\nscanner des justificatifs \u00e0 la fin de chaque mois. <\/p>\n\n\n\n

Quant au service comptable, il est sans doute\nle premier concern\u00e9 par l\u2019efficacit\u00e9 de ce logiciel de gestion. Les employ\u00e9s de\nce d\u00e9partement peuvent d\u00e9sormais se concentrer sur des t\u00e2ches \u00e0 plus forte\nvaleur ajout\u00e9e, plut\u00f4t que de relancer maintes fois les collaborateurs et\nd\u2019\u00e9plucher les notes de frais \u00e0 la recherche d\u2019une \u00e9ventuelle coquille. Les\ndoublons sont d\u00e9tect\u00e9s automatiquement par le logiciel qui se charge de les\nsupprimer. <\/p>\n\n\n\n

Opter pour un logiciel de gestion de notes de frais offre un confort appr\u00e9ciable au quotidien<\/strong> pour l\u2019ensemble des collaborateurs, dirigeants comme employ\u00e9s. Chacun peut gagner en productivit\u00e9 en se d\u00e9chargeant des t\u00e2ches chronophages li\u00e9es \u00e0 la gestion des notes de frais. La gestion gagne en fluidit\u00e9 et les prises de t\u00eate quant aux notes de frais ne sont plus qu\u2019un lointain souvenir !<\/p>\n\n\n\n

Plus fiable et transparente<\/strong>, cette solution offre une vision claire et pr\u00e9cise de l\u2019\u00e9tat des d\u00e9penses et s\u2019impose comme un excellent outil d\u2019aide \u00e0 la prise de d\u00e9cision. Il permet d\u2019optimiser la gestion de la comptabilit\u00e9<\/a> et le fonctionnement de l\u2019entreprise d\u2019une mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale. Une demande d\u2019information ou une question ? Contactez-nous !<\/p>\n\n\n\n

\"mod\u00e8le<\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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