{"id":392,"date":"2020-06-19T09:59:30","date_gmt":"2020-06-19T07:59:30","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=392"},"modified":"2024-10-24T15:51:16","modified_gmt":"2024-10-24T13:51:16","slug":"gestion-inefficace-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/gestion-inefficace-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Les 3 co\u00fbts cach\u00e9s d&#8217;une gestion inefficace de vos notes de frais"},"content":{"rendered":"\n<p> Le temps pass\u00e9 par les collaborateurs \u00e0 remplir leurs notes de frais, les erreurs de saisie manuelle, la fraude r\u00e9guli\u00e8re\u2026 autant de co\u00fbts cach\u00e9s et pour autant \u00e9lev\u00e9s, une charge que l\u2019entreprise peut pourtant endiguer \u00e0 moindres efforts. Zoom sur les co\u00fbts cach\u00e9s d\u2019une gestion inefficace des notes de frais, et pr\u00e9sentation des solutions \u00e0 mettre en place sans tarder.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Une perte de temps pour les collaborateurs, un manque \u00e0 gagner consid\u00e9rable en termes de productivit\u00e9<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Du c\u00f4t\u00e9 des d\u00e9clarants<\/h3>\n\n\n\n<p>T\u00e2che fastidieuse\net chronophage, l\u2019\u00e9laboration d\u2019une note de frais repr\u00e9sente <em>a minima<\/em> une heure de temps par mois et\npar salari\u00e9. Multipli\u00e9 par le nombre de salari\u00e9s de votre entreprise, ce temps\nnon employ\u00e9 \u00e0 des t\u00e2ches \u00e0 r\u00e9elle valeur ajout\u00e9e est un manque \u00e0 gagner consid\u00e9rable.\nLe temps est investi sur une formalit\u00e9 administrative automatisable, les\ncomp\u00e9tences individuelles ne sont pas valoris\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<p>R\u00e9investir ces\nheures perdues sur des actions productives \u2013 vente de vos solutions, produits\net services \u2013 appara\u00eet comme une \u00e9vidence\u2026<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Du c\u00f4t\u00e9 du manager<\/h3>\n\n\n\n<p>M\u00eame constat c\u00f4t\u00e9 manager. La validation individuelle et manuelle de chaque d\u00e9pense de chaque note de frais, la v\u00e9rification des justificatifs et la transmission physique des notes de frais au valideur N + 1 n\u00e9cessite un temps consid\u00e9rable. Sans compter que le manager perd d\u2019autant plus de temps en <strong>gestion de notes de frais<\/strong> lorsque le montant de la d\u00e9pense exc\u00e8de un seuil sp\u00e9cifique, impliquant un process d\u2019approbation distinct.<\/p>\n\n\n\n<p>Les heures\ntravaill\u00e9es du manager sont loin d\u2019\u00eatre optimis\u00e9es\u2026<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Du c\u00f4t\u00e9 du service administratif\/comptable<\/h3>\n\n\n\n<p><strong>V\u00e9rifier la coh\u00e9rence des d\u00e9penses TTC, HT et TVA<\/strong>, retrouver dans la pile des justificatifs agraf\u00e9s celui qui correspond \u00e0 la d\u00e9pense en cours, v\u00e9rifier le respect de la politique de frais\u2026 les t\u00e2ches sont indispensables pour la bonne <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/note-de-frais-le-guide-complet\/\">gestion des notes de frais<\/a>. Pour autant, leur accomplissement manuel au cas par cas repr\u00e9sente de longues heures de travail pour le service administratif\/comptable. <\/p>\n\n\n\n<p>Un co\u00fbt cach\u00e9\nsuppl\u00e9mentaire \u00e0 comptabiliser\u2026<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/CTA-notes-de-frais.png?resize=471%2C151&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"mod\u00e8le note de frais\" class=\"wp-image-375\" width=\"471\" height=\"151\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/CTA-notes-de-frais.png?resize=1024%2C329&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/CTA-notes-de-frais.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/CTA-notes-de-frais.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/CTA-notes-de-frais.png?w=1058&amp;ssl=1 1058w\" sizes=\"auto, (max-width: 471px) 100vw, 471px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Du c\u00f4t\u00e9 du service finance<\/h3>\n\n\n\n<p>Encore une fois, le temps employ\u00e9 \u00e0 la gestion des notes de frais est consid\u00e9rable. A ce niveau, il s\u2019agit de saisir chaque d\u00e9pense dans l\u2019outil informatique, d\u2019appliquer les centres de co\u00fbt concern\u00e9s, de demander la g\u00e9n\u00e9ration du fichier SEPA\u2026 <strong>sans oublier d\u2019archiver correctement les justificatifs pour les retrouver rapidement<\/strong> en cas de contr\u00f4le fiscal et URSSAF, apr\u00e8s avoir effectu\u00e9 une copie de certains tickets imprim\u00e9s dont on sait pertinemment que dans 6 mois toutes les donn\u00e9es seront effac\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Toutes ces heures perdues,\nincontestablement, seraient plus utiles si elles \u00e9taient employ\u00e9es dans un\nobjectif m\u00e9tier.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Note de frais&nbsp;: des \u00ab&nbsp;n\u00e9gligences&nbsp;\u00bb qui peuvent co\u00fbter cher<\/h2>\n\n\n\n<p>Les entreprises\nsont confront\u00e9es \u00e0 2 types de n\u00e9gligences&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Les oublis \u2013 <strong>non-pr\u00e9sentation des justificatifs<\/strong> de d\u00e9penses \u2013 les erreurs volontaires ou involontaires au moment de la saisie.<\/li><li>Les fraudes intentionnelles&nbsp;: <strong>demande de remboursement de d\u00e9penses<\/strong> engag\u00e9es le week-end ou pendant une absence, d\u00e9passement de plafond de frais autoris\u00e9, multi-utilisation d\u2019un ticket unique\u2026<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Dans tous les cas, <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/fraude-et-erreurs-nos-solutions-pour-payer-moins-cher\/\">la\nfraude aux notes de frais co\u00fbte cher<\/a> : 747 euros en moyenne par salari\u00e9 et\npar an.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Co\u00fbts visibles vs approche globale<\/h2>\n\n\n\n<p>Naturellement, l\u2019entreprise se focalise sur les co\u00fbts visibles \u2013 prix des billets de train ou d\u2019avion, facture d\u2019h\u00f4tel\u2026 <strong>En r\u00e9alit\u00e9, c\u2019est l\u2019optimisation globale du processus de gestion de notes de frais qui permet de r\u00e9aliser des \u00e9conomies.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n<p>Adopter une approche globale implique dans un premier temps d\u2019<strong>analyser avec pertinence l\u2019utilisation des d\u00e9penses<\/strong>. Cette \u00e9tape permet en effet de mettre en exergue les exc\u00e8s et abus, les d\u00e9penses futiles ou non appropri\u00e9es. L\u2019analyse permet \u00e9galement d\u2019identifier les fournisseurs r\u00e9currents de l\u2019entreprise, avec lesquels envisager une n\u00e9gociation sur les prix pour r\u00e9duire les co\u00fbts. Proc\u00e9der ainsi de mani\u00e8re analytique n\u00e9cessite de se doter d\u2019un outil performant dot\u00e9 de l\u2019IA, pour des r\u00e9sultats rapides et fiables.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Le logiciel de gestion de notes de frais, la solution pour en finir avec\nles co\u00fbts cach\u00e9s<\/h2>\n\n\n\n<p>Perte de temps,\nrisque de fraude, d\u00e9faut d\u2019approche globale&nbsp;: dans le cadre d\u2019une gestion\nde notes de frais manuelle, <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/quels-sont-les-couts-dune-gestion-inefficace-des-notes-de-frais\/\">les co\u00fbts cach\u00e9s p\u00e8sent lourd<\/a> sur les finances de l\u2019entreprise. Un manque\n\u00e0 gagner d\u2019autant plus dommageable qu\u2019une solution simple et rentable permet\nd\u2019en finir.<\/p>\n\n\n\n<p>Logiciel de gestion de notes de frais, N2F est une solution innovante con\u00e7ue pour faire <strong>gagner un temps pr\u00e9cieux<\/strong> \u00e0 tous les collaborateurs, \u00e0 toutes les \u00e9tapes du traitement des notes de frais. A la cl\u00e9&nbsp;: 75 % de temps gagn\u00e9 aux niveaux administratifs, entre 10 et 60 minutes \u00e9conomis\u00e9es par d\u00e9clarant et par note de frais. L\u2019ensemble de vos collaborateurs se remobilise sur des missions \u00e0 forte valeur ajout\u00e9e pour l\u2019entreprise. <strong>Automatisation des t\u00e2ches de gestion de notes de frais \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e<\/strong>, r\u00e9duction \u00e0 n\u00e9ant du risque d\u2019erreur de saisie, acc\u00e9l\u00e9ration et s\u00e9curisation des process gr\u00e2ce \u00e0 des fonctionnalit\u00e9s exclusives\u2026 vous gagnez sur tous les plans. Une solution \u00e0 envisager sans tarder, d\u2019autant plus eu \u00e9gard au ROI constat\u00e9 inf\u00e9rieur \u00e0 1 an \u2013 6 mois chez de nombreux clients. En adoptant N2F, vous vous inscrivez en outre dans une d\u00e9marche \u00e9coresponsable, en misant sur le z\u00e9ro papier.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/bit.ly\/3fWUrP4\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=325%2C216&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-560\" width=\"325\" height=\"216\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=1024%2C683&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=300%2C200&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=768%2C512&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?w=1500&amp;ssl=1 1500w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?w=1440&amp;ssl=1 1440w\" sizes=\"auto, (max-width: 325px) 100vw, 325px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le temps pass\u00e9 par les collaborateurs \u00e0 remplir leurs notes de frais, les erreurs de saisie manuelle, la fraude r\u00e9guli\u00e8re\u2026 autant de co\u00fbts cach\u00e9s et&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":393,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[889,9],"tags":[37,31],"ppma_author":[718],"class_list":["post-392","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digitalisation-entreprise","category-comptabilite-n2f","tag-conseils","tag-notes-de-frais"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v27.4 (Yoast SEO v27.4) - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-premium-wordpress\/ -->\n<title>Les 3 co\u00fbts cach\u00e9s d&#039;une gestion inefficace de vos notes de frais - Blog N2F.com<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Le temps pass\u00e9 par les collaborateurs \u00e0 remplir leurs notes de frais, les erreurs de saisie manuelle, la fraude r\u00e9guli\u00e8re\u2026 autant de co\u00fbts cach\u00e9s et pour autant \u00e9lev\u00e9s, une charge que l\u2019entreprise peut pourtant endiguer \u00e0 moindres efforts. 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