{"id":386,"date":"2020-06-19T09:49:36","date_gmt":"2020-06-19T07:49:36","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=386"},"modified":"2024-10-24T15:40:16","modified_gmt":"2024-10-24T13:40:16","slug":"workflow-approbation-notes-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/workflow-approbation-notes-frais\/","title":{"rendered":"Quel workflow d’approbation mettre en place dans la gestion des notes de frais ?"},"content":{"rendered":"\n

Quels que soient le secteur d\u2019activit\u00e9 et les technologies en place dans l\u2019entreprise, les avances sur frais professionnels restent monnaie courante. Transport, repas, h\u00e9bergement\u2026 les salari\u00e9s engagent des d\u00e9penses dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise, notamment \u00e0 l\u2019occasion de leurs rendez-vous clients et autres d\u00e9placements professionnels. A charge pour l\u2019entreprise de les rembourser. Dans ce contexte, difficile d\u2019\u00e9chapper \u00e0 la gestion des notes de frais<\/strong>. Dans un objectif de fiabilit\u00e9 d\u2019une part, de gain de temps d\u2019autre part, il s\u2019av\u00e8re essentiel de mettre en place un process performant d\u2019approbation des notes de frais. D\u00e9couvrez comment le logiciel de gestion de notes de frais N2F r\u00e9sout ces probl\u00e9matiques majeures, et au-del\u00e0\u2026<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Gestion des notes de frais : une politique claire de remboursement <\/h2>\n\n\n\n

Un mod\u00e8le de note de frais<\/a> doit r\u00e9pondre \u00e0 des obligations qui garantissent la r\u00e9alit\u00e9 des informations, notamment en cas de contr\u00f4le. Veillez \u00e0 utiliser votre mod\u00e8le de note de frais en suivant tous les conseils ci-apr\u00e8s.<\/p>\n\n\n\n

1\u00e8re<\/sup> \u00e9tape pour optimiser le process d\u2019approbation des notes de frais : mettre en place une politique claire de remboursement<\/strong>. Il s\u2019agit pour le DAF, sous contr\u00f4le de l\u2019employeur, d\u2019\u00e9tablir et de communiquer aupr\u00e8s des salari\u00e9s les r\u00e8gles relatives au remboursement des notes de frais. 2 enjeux \u00e0 adresser \u00e0 cet effet :<\/p>\n\n\n\n

  1. Rappeler les cat\u00e9gories de frais professionnels remboursables<\/strong>. Toutes les d\u00e9penses engag\u00e9es par le salari\u00e9 dans le cadre de l\u2019exercice de sa mission peuvent faire l\u2019objet d\u2019une note de frais. Sont notamment inclus : les frais de transport, les frais de repas, les frais d\u2019h\u00e9bergement, les frais kilom\u00e9triques en cas d\u2019utilisation de son v\u00e9hicule personnel par le salari\u00e9, les achats de documentation, les frais de t\u00e9l\u00e9travail.<\/li>
  2. D\u00e9finir les modalit\u00e9s de remboursement des frais professionnels<\/strong>. L\u2019employeur arbitre entre un remboursement au r\u00e9el ou au forfait. Attention, certaines d\u00e9penses ne peuvent \u00eatre rembours\u00e9es par octroi d\u2019allocations forfaitaires, le remboursement des frais r\u00e9els est alors obligatoire. <\/li><\/ol>\n\n\n\n

    D\u00e9finir une politique rigoureuse pour le remboursement des frais professionnels permet d\u2019\u00e9viter les mauvaises surprises<\/strong>, de ma\u00eetriser les co\u00fbts et d\u2019offrir de l\u2019agilit\u00e9 aux salari\u00e9s. La gestion des notes de frais, d\u00e8s lors qu\u2019elles sont \u00e9tablies conform\u00e9ment \u00e0 la politique de l\u2019entreprise, est facilit\u00e9e. <\/p>\n\n\n\n

    \"mod\u00e8le<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Gestion de note de frais : un process de validation optimis\u00e9<\/h3>\n\n\n\n

    2\u00e8me<\/sup> \u00e9tape pour optimiser la gestion des notes de frais : mettre en place un process de validation \u00e0 la fois rapide et fiable<\/strong>. Ce process inclut plusieurs \u00e9tapes distinctes : <\/p>\n\n\n\n