{"id":374,"date":"2026-01-20T16:08:00","date_gmt":"2026-01-20T15:08:00","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=374"},"modified":"2026-01-20T17:16:37","modified_gmt":"2026-01-20T16:16:37","slug":"modele-note-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/","title":{"rendered":"Mod\u00e8le de note de frais \u00e0 t\u00e9l\u00e9charger conforme URSSAF"},"content":{"rendered":"\n<p>Entre le temps pass\u00e9 par les collaborateurs \u00e0 saisir leurs notes de frais, les erreurs de TVA, les justificatifs incomplets ou non conformes et les multiples allers-retours avec la comptabilit\u00e9, la gestion des notes de frais reste l&#8217;un des processus administratifs les plus chronophages. <\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Selon une \u00e9tude conjointe de Chrome River et Ardent Partner, une note de frais mal renseign\u00e9e n\u00e9cessite en moyenne 18 mn suppl\u00e9mentaires de retraitement c\u00f4t\u00e9 comptabilit\u00e9. A l&#8217;\u00e9chelle d&#8217;une PME, cela peut repr\u00e9senter plusieurs jours de travail par mois.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p>Or, la d\u00e9claration des notes de frais est incontournable : elle conditionne \u00e0 la fois le remboursement des salari\u00e9s, la r\u00e9cup\u00e9ration de la TVA et la conformit\u00e9 en cas de contr\u00f4le URSSAF ou fiscal. <strong>Choisir un <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\">mod\u00e8le de note de frais<\/a><\/strong> adapt\u00e9 est donc une premi\u00e8re \u00e9tape essentielle. <\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Pour vous aider, nous mettons \u00e0 votre disposition un <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\">mod\u00e8le de note de frais gratuit sur Excel<\/a> (format XLS) et pr\u00eat \u00e0 l\u2019emploi, ainsi qu&#8217;un guide complet pour comprendre ses limites et savoir quand passer \u00e0 une solution digitale.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Sommaire : <\/h2>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-vertical is-layout-flex wp-container-core-group-is-layout-8cf370e7 wp-block-group-is-layout-flex\">\n<p><a href=\"#modele\">1\/ Pourquoi utiliser un mod\u00e8le de notes de frais ?<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"#obligations\">2\/ Quelles sont les obligations l\u00e9gales ? <\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"#depensesparticulieres\">3\/ D\u00e9penses particuli\u00e8res : ce que l&#8217;administration attend<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"#modeleexcel\">4\/ Mod\u00e8le de notes de frais Excel : avantages et limites<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"#obligations\">5\/ Cas sp\u00e9cifiques : dirigeants, freelances, t\u00e9l\u00e9travail<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"#h-comparatif-solution-de-notes-de-frais-vs-excel\">6\/ Excel vs logiciel de notes de frais : le tableau comparatif<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"#digitaliserndf\">5\/ Pourquoi digitaliser ses notes de frais ?<\/a><\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"modele\">Pourquoi utiliser un mod\u00e8le de notes de frais\u00a0?<\/h2>\n\n\n\n<p>Un template de notes de frais permet avant tout : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>D&#8217;homog\u00e9n\u00e9iser les d\u00e9clarations entre collaborateurs<\/li>\n\n\n\n<li>De r\u00e9duire les erreurs de saisie<\/li>\n\n\n\n<li>De faciliter les contr\u00f4les internes et externes. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Il doit notamment comprendre : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Les informations obligatoires (nom du salari\u00e9, entreprise, montants, TVA)<\/li>\n\n\n\n<li>Un espace d\u00e9di\u00e9 aux d\u00e9penses particuli\u00e8res n\u00e9cessitant des pr\u00e9cisions suppl\u00e9mentaires.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Sans cadre norm\u00e9, les erreurs se multiplient : TVA non r\u00e9cup\u00e9rable, d\u00e9penses requalifi\u00e9es en avantage en nature, voire rejet total du remboursement. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-remboursement-des-notes-de-frais-les-obligations-legales\">Remboursement des notes de frais : les obligations l\u00e9gales<\/h3>\n\n\n\n<p>Pour \u00eatre valable, une note de frais doit contenir toutes les informations suivantes : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Identit\u00e9 du salari\u00e9 (nom, pr\u00e9nom, matricule)<\/li>\n\n\n\n<li>Coordonn\u00e9es de l&#8217;entreprise<\/li>\n\n\n\n<li>Date de la d\u00e9pense et date de soumission de la note de frais<\/li>\n\n\n\n<li>Montants HT, TTC et taux de TVA, y compris multiples<\/li>\n\n\n\n<li>Nature de la d\u00e9pense<\/li>\n\n\n\n<li>Moyen de paiement utilis\u00e9. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Tout mod\u00e8le de note de frais qui ne contiendrait pas ces informations peut \u00eatre rejet\u00e9 par l&#8217;administration fiscale. <\/p>\n\n\n\n<p>Outre les mentions obligatoires sur vos notes de frais, celles-ci doivent toujours s&#8217;accompagner d&#8217;un justificatif : ticket de caisse, titre de transport, facture, re\u00e7u&#8230;<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Le justificatif associ\u00e9 aux notes de frais peut \u00eatre scann\u00e9, le scan ayant la m\u00eame valeur l\u00e9gale que le papier original. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p>Sans cette preuve, le remboursement de la note professionnelle ne sera pas possible. <\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Selon une <a href=\"https:\/\/gbta.org\/fr\/how-much-do-expense-reports-really-cost-a-company\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00e9tude de la Global Business Travel Association<\/a>, le co\u00fbt de traitement d&#8217;une note de frais est estim\u00e9 \u00e0 53\u20ac en Europe, en incluant le temps salari\u00e9, manager et comptable. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-depenses-particulieres-des-exigences-renforcees\">D\u00e9penses particuli\u00e8res : des exigences renforc\u00e9es <\/h2>\n\n\n\n<p>Il arrive que des d\u00e9penses n\u00e9cessitent de <strong>donner plus d\u2019informations afin de faciliter les v\u00e9rifications<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-notes-de-frais-de-repas\">Notes de frais de repas<\/h3>\n\n\n\n<p>L&#8217;administration fiscale exige :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Le motif de l&#8217;invitation <\/li>\n\n\n\n<li>Le nom de chaque invit\u00e9. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ces informations \u00e9vitent notamment les doublons de notes de frais, volontaires ou non, ainsi que les requalifications en frais personnels. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-notes-de-frais-d-hotel\">Notes de frais d&#8217;h\u00f4tel<\/h3>\n\n\n\n<p>Les d\u00e9penses d&#8217;h\u00f4tel sont soumises \u00e0 des restrictions tr\u00e8s claires : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Elles sont remboursables uniquement si le salari\u00e9 est \u00e0 plus de 50 km de son domicile<\/li>\n\n\n\n<li>Ou que son domicile est \u00e0 plus d&#8217;1h30 en transport en commun.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Les TVA \u00e9tant diff\u00e9rentes, le petit-d\u00e9jeuner et la nuit\u00e9e doivent appara\u00eetre sur des lignes s\u00e9par\u00e9es sur la facture. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-notes-de-frais-kilometriques\">Notes de frais kilom\u00e9triques<\/h3>\n\n\n\n<p>Selon l&#8217;Institut Fran\u00e7ais de Pr\u00e9vention de la Fraude, les frais kilom\u00e9triques sont les plus expos\u00e9s aux abus. <\/p>\n\n\n\n<p>Les informations indispensables aux <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/note-de-frais\/indemnite-kilometrique\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/a> sont : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Lieu de d\u00e9part<\/li>\n\n\n\n<li>Lieu d&#8217;arriv\u00e9e<\/li>\n\n\n\n<li>Motif du d\u00e9placement<\/li>\n\n\n\n<li>Kilom\u00e9trage total<\/li>\n\n\n\n<li>Puissance fiscale du v\u00e9hicule. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"modeleexcel\">Le mod\u00e8le de notes de frais Excel : une premi\u00e8re \u00e9tape vers une gestion encadr\u00e9e des d\u00e9penses<\/h2>\n\n\n\n<p>Avantages d&#8217;un mod\u00e8le Excel de notes de frais : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Rapidit\u00e9 de mise en place<\/li>\n\n\n\n<li>Standardisation minimale<\/li>\n\n\n\n<li>R\u00e9duction des erreurs de calcul gr\u00e2ce \u00e0 des formules. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Pour gagner en efficacit\u00e9, nous vous conseillons de cr\u00e9er un mod\u00e8le de notes de frais adapt\u00e9 \u00e0 vos besoins. Il pourra tenir compte de : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La politique de d\u00e9pense et d&#8217;achat propre \u00e0 votre entreprise<\/li>\n\n\n\n<li>Le type de d\u00e9pense de vos collaborateurs (d\u00e9placement, repas, h\u00f4tel&#8230;).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Par exemple, il est possible de d\u00e9finir un mod\u00e8le de notes de frais sp\u00e9cifiques aux d\u00e9placements professionnels, en ajoutant un espace d\u00e9di\u00e9 aux indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques, donc le calcul n\u00e9cessite des formules plus complexes. <\/p>\n\n\n\n<p>Simplifiez-vous la saisie des donn\u00e9es comptables en utilisant notre mod\u00e8le de note de frais Excel sp\u00e9cifique \u00e0 vos notes de frais et commun pour tous vos salari\u00e9s. Gagnez ainsi du temps et soyez sereins quant \u00e0 la conformit\u00e9 de vos documents comptables.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-16842\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?w=1024&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"obligations\">Notes de frais : les cas sp\u00e9cifiques <\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-frais-des-dirigeants\">Frais des dirigeants<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Les notes de frais des dirigeants doivent \u00eatre strictement professionnelles<\/li>\n\n\n\n<li>La tra\u00e7abilit\u00e9 des d\u00e9penses est essentielle, notamment pour les v\u00e9hicules et repas. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En cas d&#8217;abus, les d\u00e9penses peuvent \u00eatre requalifi\u00e9es en r\u00e9mun\u00e9ration d\u00e9guis\u00e9e ou dividendes. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-freelances-et-independants\">Freelances et ind\u00e9pendants<\/h3>\n\n\n\n<p>Les notes de frais ne sont pas rembours\u00e9es, mais d\u00e9duites fiscalement. <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En micro-entreprise, les frais r\u00e9els sont en g\u00e9n\u00e9ral non d\u00e9ductibles<\/li>\n\n\n\n<li>Un mod\u00e8le de note de frais sert surtout de preuve en cas de contr\u00f4le. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-frais-de-teletravail\">Frais de t\u00e9l\u00e9travail<\/h3>\n\n\n\n<p>En fonction de la politique de frais de votre entreprise, certaines d\u00e9penses peuvent \u00eatre partiellement rembours\u00e9es (\u00e9lectricit\u00e9, repas, coworking). <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La justification du caract\u00e8re professionnel est d\u00e9terminante<\/li>\n\n\n\n<li>Les r\u00e8gles internes doivent \u00eatre claires \u00e0 ce sujet. <\/li>\n\n\n\n<li><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-16842\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?w=1024&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-comparatif-solution-de-notes-de-frais-vs-excel\">Comparatif : solution de notes de frais vs Excel<\/h3>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>Crit\u00e8re<\/strong><\/td><td><strong>Excel<\/strong><\/td><td><strong>Logiciel de notes de frais<\/strong><\/td><\/tr><tr><td><em>Saisie des d\u00e9penses<\/em><\/td><td>Manuelle<\/td><td>Automatique (scan, OCR)<\/td><\/tr><tr><td><em>Risque d&#8217;erreur<\/em><\/td><td>Elev\u00e9<\/td><td>Faible<\/td><\/tr><tr><td><em>Conformit\u00e9 fiscale<\/em><\/td><td>D\u00e9pend du salari\u00e9, \u00e0 contr\u00f4ler<\/td><td>Param\u00e9tr\u00e9e et s\u00e9curis\u00e9e<\/td><\/tr><tr><td><em>Temps de traitement<\/em><\/td><td>Long<\/td><td>R\u00e9duit jusqu&#8217;\u00e0 75%*<\/td><\/tr><tr><td><em>Archivage l\u00e9gal<\/em><\/td><td>Manuel <\/td><td>Archivage \u00e0 valeur probante inclus<\/td><\/tr><tr><td><em>Tra\u00e7abilit\u00e9<\/em><\/td><td>Limit\u00e9e<\/td><td>Totale<\/td><\/tr><tr><td><em>Evolutivit\u00e9<\/em><\/td><td>Faible<\/td><td>Adapt\u00e9e \u00e0 la croissance<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p>*Source : \u00e9tude interne N2F + benchmark solutions SaaS 2023.<\/p>\n\n\n\n<p>Un mod\u00e8le de note de frais sur Excel peut \u00eatre un bon \u00e9l\u00e9ment de d\u00e9part afin de fluidifier la cr\u00e9ation des notes de frais. Cela vous permettra de r\u00e9duire les risques d\u2019erreurs li\u00e9s aux notes de frais et d\u2019harmoniser consid\u00e9rablement vos documents. <\/p>\n\n\n\n<p>N\u00e9anmoins, \u00e0 plus long terme il peut \u00eatre int\u00e9ressant <strong>d\u2019\u00e9voluer vers un syst\u00e8me de gestion des notes de frais automatique et digitalis\u00e9 <\/strong>pour faciliter la gestion des d\u00e9penses en entreprise. <\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-layout-flex wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background has-link-color wp-element-button\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/comment-economiser-du-temps-et-de-largent-en-passant-a-une-solution-de-notes-de-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>A lire aussi :<\/strong> Comment \u00e9conomiser du temps et de l&#8217;argent en passant \u00e0 une solution de notes de frais ?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"digitaliserndf\">Digitaliser ses notes de frais : les 4 b\u00e9n\u00e9fices cl\u00e9s.<\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019utilisation d\u2019un <strong>mod\u00e8le de note de frais <\/strong>n\u2019est qu\u2019une premi\u00e8re \u00e9tape pour fluidifier et optimiser la gestion des d\u00e9penses professionnelles. <\/p>\n\n\n\n<p>Nous savons tous que la ressaisie peut \u00eatre g\u00e9n\u00e9ratrice d&#8217;erreurs comptables, sans parler du temps perdu sur des t\u00e2ches sans valeur ajout\u00e9e. <\/p>\n\n\n\n<p>Pour gagner un temps consid\u00e9rable et divisier le temps de traitement de vos notes de frais par 4, nous vous conseillons de remplacer Excel par un logiciel de notes de frais. <\/p>\n\n\n\n<p>Avec une app (pour vos salari\u00e9s) et un acc\u00e8s en ligne (pour les administrateurs), vous b\u00e9n\u00e9ficiez d&#8217;un syst\u00e8me automatis\u00e9 et intelligent. <\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-1-reduire-le-temps-de-gestion-de-75\">#1 &#8211; R\u00e9duire le temps de gestion de 75%<\/h4>\n\n\n\n<p>Passer par un logiciel de notes de frais permet de gagner du temps sur la cr\u00e9ation et le traitement des d\u00e9penses professionnelles. <\/p>\n\n\n\n<p>On estime que la cr\u00e9ation d&#8217;une note de frais prend entre 20mn \u00e0 1h par collaborateur. Avec une solution telle que N2F, les informations sont directement extraites d&#8217;une photo : la note de frais est remplie automatiquement, il ne reste plus qu&#8217;\u00e0 la valider. <\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-2-reduction-drastique-des-risques-d-erreur-et-de-fraude\">#2 &#8211; R\u00e9duction drastique des risques d&#8217;erreur et de fraude<\/h4>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Le montant des notes de frais pour les entreprises fran\u00e7aises s&#8217;\u00e9l\u00e8ve \u00e0 11 milliards d&#8217;euros, et 89% des cas de fraude en entreprise sont li\u00e9s aux notes de frais (Institut Fran\u00e7ais de Pr\u00e9vention de la Fraude).<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p>Les risques d&#8217;erreurs et de <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/ia-et-fraude-aux-notes-de-frais-comment-se-premunir-des-risques\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">tentatives de fraude<\/a> sont nombreux lors de la cr\u00e9ation d&#8217;une note de frais.<\/p>\n\n\n\n<p>Les entreprises ont donc tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 s\u00e9curiser la gestion des notes de frais si elles souhaitent r\u00e9duire leur taux de fraude. Une solution digitale de gestion des notes de frais garantit une tra\u00e7abilit\u00e9 des frais engag\u00e9s et de la transparence, limitant ainsi la fraude par ses utilisateurs. <\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-3-objectif-0-papier-une-solution-durable\">#3 &#8211; Objectif 0 papier : une solution durable <\/h4>\n\n\n\n<p>La RSE (responsabilit\u00e9 soci\u00e9tale des entreprises) est un point central pour de plus en plus d&#8217;organisations. Dans ce cadre, la digitalisation des notes de frais pr\u00e9sente aussi l&#8217;avantage de s&#8217;inscrire dans une d\u00e9marche de respect de l&#8217;environnement. <\/p>\n\n\n\n<p>En rempla\u00e7ant toutes les notes de frais imprim\u00e9es et les envois postaux par des documents d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s, une solution de notes de frais permet de r\u00e9duire la consommation de papier de l&#8217;entreprise ainsi que la surface n\u00e9cessaire \u00e0 son stockage. In fine, vous r\u00e9duisez ainsi votre empreinte carbone. <\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading has-text-align-center\">&#x1f525; Lire aussi&nbsp;: <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/rse-demarche-0-papier\/\">Comment opter pour une d\u00e9marche 0 papier ?<\/a> &#x1f525;<\/h4>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-4-assurer-votre-securite-en-cas-de-controle-fiscal\">#4 &#8211; Assurer votre s\u00e9curit\u00e9 en cas de contr\u00f4le fiscal<\/h4>\n\n\n\n<p>Les solutions de notes de frais telle que N2F proposent une fonctionnalit\u00e9 d&#8217;<a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/note-de-frais\/archivage-valeur-probante\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">archivage \u00e0 valeur probante<\/a>, c&#8217;est-\u00e0-dire le stockage et la restitution automatique de toutes les donn\u00e9es sur une p\u00e9riode de 10 ans. <\/p>\n\n\n\n<p>Vos documents sont archiv\u00e9s en toute conformit\u00e9 et accessibles en un clic, pour des contr\u00f4les URSSAF plus sereins. <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-16842\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?w=1024&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<div class=\"schema-faq wp-block-yoast-faq-block\"><div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1768925267154\"><strong class=\"schema-faq-question\">Une note de frais est-elle obligatoire pour se faire rembourser ?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Oui. <strong>Sans note de frais formalis\u00e9e<\/strong>, le remboursement d\u2019une d\u00e9pense professionnelle n\u2019est pas s\u00e9curis\u00e9 juridiquement. En cas de contr\u00f4le URSSAF ou fiscal, l\u2019absence de note de frais compl\u00e8te peut entra\u00eener :<br\/>&#8211; un <strong>rejet du remboursement<\/strong>,<br\/>&#8211; une <strong>requalification en avantage en nature<\/strong>,<br\/>&#8211; un <strong>redressement de cotisations sociales<\/strong>.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1768925296553\"><strong class=\"schema-faq-question\">Peut-on rembourser une note de frais sans justificatif ?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">En principe, <strong>non<\/strong>.<br\/>Un justificatif (facture, ticket, re\u00e7u) est indispensable.<br\/>Exception : certaines <strong>indemnit\u00e9s forfaitaires<\/strong> (kilom\u00e9triques, repas dans certains cas) peuvent \u00eatre vers\u00e9es sans justificatif, <strong>\u00e0 condition de respecter strictement les bar\u00e8mes l\u00e9gaux<\/strong>.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1768925312184\"><strong class=\"schema-faq-question\">Un justificatif scann\u00e9 est-il valable l\u00e9galement ?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Oui. Un justificatif scann\u00e9 ou photographi\u00e9 a la <strong>m\u00eame valeur l\u00e9gale que l\u2019original papier<\/strong>, \u00e0 condition que :<br\/>&#8211; l\u2019image soit lisible,<br\/>&#8211; le document soit conserv\u00e9 de mani\u00e8re <strong>int\u00e8gre et inalt\u00e9rable<\/strong>,<br\/>&#8211; l\u2019archivage respecte les r\u00e8gles de conservation (10 ans).<br\/>Les logiciels de notes de frais assurent cette conformit\u00e9.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1768925346780\"><strong class=\"schema-faq-question\">Quelle est la dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation des notes de frais ?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Les notes de frais et leurs justificatifs doivent \u00eatre conserv\u00e9s <strong>10 ans<\/strong>, conform\u00e9ment aux obligations comptables et fiscales.<br\/>En cas de contr\u00f4le, l\u2019entreprise doit \u00eatre capable de :<br\/>&#8211; restituer les documents rapidement,<br\/>&#8211; garantir leur int\u00e9grit\u00e9,<br\/>&#8211; prouver leur lien avec l\u2019activit\u00e9 professionnelle.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1768925368582\"><strong class=\"schema-faq-question\">Les dirigeants ont-ils les m\u00eames r\u00e8gles que les salari\u00e9s ?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Les politiques de frais peuvent diff\u00e9rer entre les salari\u00e9s et dirigeants. Cependant, les notes de frais des dirigeants sont souvent plus contr\u00f4l\u00e9es car :<br\/>&#8211; elles peuvent \u00eatre requalifi\u00e9es en <strong>r\u00e9mun\u00e9ration d\u00e9guis\u00e9e<\/strong>,<br\/>&#8211; elles impactent directement le r\u00e9sultat de l\u2019entreprise.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1768925430779\"><strong class=\"schema-faq-question\">Excel est-il suffisant pour g\u00e9rer les notes de frais ?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Excel peut convenir \u00e0 une <strong>tr\u00e8s petite structure<\/strong>, avec peu de collaborateurs et un faible volume de d\u00e9penses.<br\/>Mais ses limites apparaissent rapidement :<br\/>&#8211; erreurs manuelles,<br\/>&#8211; absence de contr\u00f4le automatique,<br\/>&#8211; archivage peu s\u00e9curis\u00e9,<br\/>&#8211; temps de traitement \u00e9lev\u00e9.<\/p> <\/div> <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Entre le temps pass\u00e9 par les collaborateurs \u00e0 saisir leurs notes de frais, les erreurs de TVA, les justificatifs incomplets ou non conformes et les&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":376,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[887,9],"tags":[923,31,16],"ppma_author":[714],"class_list":["post-374","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-boite-a-outils","category-comptabilite-n2f","tag-modele","tag-notes-de-frais","tag-remboursement"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v27.4 (Yoast SEO v27.4) - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-premium-wordpress\/ -->\n<title>Mod\u00e8le de note de frais \u00e0 t\u00e9l\u00e9charger conforme URSSAF<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"La team N2F met \u00e0 votre disposition un mod\u00e8le de note de frais gratuit sur Excel et pr\u00eat \u00e0 l\u2019emploi. Un mod\u00e8le de note de frais doit r\u00e9pondre \u00e0 des obligations qui garantissent la r\u00e9alit\u00e9 des informations, notamment en cas de contr\u00f4le. Il n&#039;est pas rare de constater que des erreurs ont \u00e9t\u00e9 commises. Voici celles \u00e0 ne pas commettre et les solutions que N2F vous propose.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_FR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Mod\u00e8le de note de frais \u00e0 t\u00e9l\u00e9charger conforme URSSAF\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"La team N2F met \u00e0 votre disposition un mod\u00e8le de note de frais gratuit sur Excel et pr\u00eat \u00e0 l\u2019emploi. 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Je suis ravie d\u2019accompagner des milliers de soci\u00e9t\u00e9s dans la simplification de leur process de gestion des notes de frais ! Mon moteur au quotidien est la satisfaction de mes clients et de mes \u00e9quipes. Il est toujours plus agr\u00e9able de travailler avec le sourire !","url":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/author\/tlaurent\/"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925267154","position":1,"url":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925267154","name":"Une note de frais est-elle obligatoire pour se faire rembourser ?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Oui. <strong>Sans note de frais formalis\u00e9e<\/strong>, le remboursement d\u2019une d\u00e9pense professionnelle n\u2019est pas s\u00e9curis\u00e9 juridiquement. En cas de contr\u00f4le URSSAF ou fiscal, l\u2019absence de note de frais compl\u00e8te peut entra\u00eener :<br\/>- un <strong>rejet du remboursement<\/strong>,<br\/>- une <strong>requalification en avantage en nature<\/strong>,<br\/>- un <strong>redressement de cotisations sociales<\/strong>.","inLanguage":"fr-FR"},"inLanguage":"fr-FR"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925296553","position":2,"url":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925296553","name":"Peut-on rembourser une note de frais sans justificatif ?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"En principe, <strong>non<\/strong>.<br\/>Un justificatif (facture, ticket, re\u00e7u) est indispensable.<br\/>Exception : certaines <strong>indemnit\u00e9s forfaitaires<\/strong> (kilom\u00e9triques, repas dans certains cas) peuvent \u00eatre vers\u00e9es sans justificatif, <strong>\u00e0 condition de respecter strictement les bar\u00e8mes l\u00e9gaux<\/strong>.","inLanguage":"fr-FR"},"inLanguage":"fr-FR"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925312184","position":3,"url":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925312184","name":"Un justificatif scann\u00e9 est-il valable l\u00e9galement ?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Oui. Un justificatif scann\u00e9 ou photographi\u00e9 a la <strong>m\u00eame valeur l\u00e9gale que l\u2019original papier<\/strong>, \u00e0 condition que :<br\/>- l\u2019image soit lisible,<br\/>- le document soit conserv\u00e9 de mani\u00e8re <strong>int\u00e8gre et inalt\u00e9rable<\/strong>,<br\/>- l\u2019archivage respecte les r\u00e8gles de conservation (10 ans).<br\/>Les logiciels de notes de frais assurent cette conformit\u00e9.","inLanguage":"fr-FR"},"inLanguage":"fr-FR"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925346780","position":4,"url":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925346780","name":"Quelle est la dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation des notes de frais ?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Les notes de frais et leurs justificatifs doivent \u00eatre conserv\u00e9s <strong>10 ans<\/strong>, conform\u00e9ment aux obligations comptables et fiscales.<br\/>En cas de contr\u00f4le, l\u2019entreprise doit \u00eatre capable de :<br\/>- restituer les documents rapidement,<br\/>- garantir leur int\u00e9grit\u00e9,<br\/>- prouver leur lien avec l\u2019activit\u00e9 professionnelle.","inLanguage":"fr-FR"},"inLanguage":"fr-FR"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925368582","position":5,"url":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925368582","name":"Les dirigeants ont-ils les m\u00eames r\u00e8gles que les salari\u00e9s ?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Les politiques de frais peuvent diff\u00e9rer entre les salari\u00e9s et dirigeants. Cependant, les notes de frais des dirigeants sont souvent plus contr\u00f4l\u00e9es car :<br\/>- elles peuvent \u00eatre requalifi\u00e9es en <strong>r\u00e9mun\u00e9ration d\u00e9guis\u00e9e<\/strong>,<br\/>- elles impactent directement le r\u00e9sultat de l\u2019entreprise.","inLanguage":"fr-FR"},"inLanguage":"fr-FR"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925430779","position":6,"url":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/#faq-question-1768925430779","name":"Excel est-il suffisant pour g\u00e9rer les notes de frais ?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Excel peut convenir \u00e0 une <strong>tr\u00e8s petite structure<\/strong>, avec peu de collaborateurs et un faible volume de d\u00e9penses.<br\/>Mais ses limites apparaissent rapidement :<br\/>- erreurs manuelles,<br\/>- absence de contr\u00f4le automatique,<br\/>- archivage peu s\u00e9curis\u00e9,<br\/>- temps de traitement \u00e9lev\u00e9.","inLanguage":"fr-FR"},"inLanguage":"fr-FR"}]}},"authors":[{"term_id":714,"user_id":4,"is_guest":0,"slug":"tlaurent","display_name":"Tiffanie Laurent","avatar_url":{"url":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/09\/1674736703246.jpg?wsr","url2x":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/09\/1674736703246.jpg?wsr"},"0":null,"1":"","2":"","3":"","4":"","5":"","6":"","7":"","8":""}],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/374","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/4"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=374"}],"version-history":[{"count":10,"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/374\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":19703,"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/374\/revisions\/19703"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/376"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=374"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=374"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=374"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/ppma_author?post=374"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}