Mais, \u00e0 quoi ressemble un tel justificatif ? Il s’agit d’un document qui atteste de la d\u00e9pense<\/strong>. Il peut ainsi s’agir d’un ticket de caisse, d’un re\u00e7u au restaurant, d’une facture d’h\u00f4tel, de billet de train, d’avion, de taxi, etc. Ce justificatif doit clairement faire appara\u00eetre le nom de l’entit\u00e9 aupr\u00e8s de laquelle la d\u00e9pense a \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9e, le jour, l’heure et le montant avec et sans TVA.
\u00c0 cela s’ajoutent certaines pr\u00e9cisions. Pour un repas au restaurant, votre salari\u00e9 doit indiquer le nom des convives, leur fonction et le nom de leur entreprise. Pour les frais kilom\u00e9triques, il faut justifier du motif du d\u00e9placement et du lieu de la mission ainsi que le kilom\u00e9trage r\u00e9alis\u00e9 et la puissance fiscale du v\u00e9hicule. Enfin, pour un h\u00e9bergement, le nombre de nuit\u00e9es et l’ensemble des frais doivent appara\u00eetre sur le justificatif de note de frais. <\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nComment conserver les\njustificatifs de notes de frais ? \n\n\n\n<\/h2>\n\n\n\n
Il existe deux solutions pour conserver les notes de frais et leurs justificatifs. Il est naturellement possible de les conserver sur papier, comme cela \u00e9tait de coutume auparavant. Toutefois, cela demande un travail fastidieux et implique certaines d\u00e9penses. En effet, chaque justificatif devait \u00eatre imprim\u00e9. Si certains sont d\u00e9j\u00e0 sur papier, avec une r\u00e9servation en ligne, les billets de train ou d’avion par exemple sont envoy\u00e9s par mail. De plus cela n\u00e9cessite de disposer d’un espace suffisant pour archiver des notes de frais parfois nombreuses selon la structure de l’entreprise et le nombre de salari\u00e9s amen\u00e9s \u00e0 effectuer des notes de frais. Enfin, soulignons que cela n’est pas \u00e9cologique. Pourquoi imprimer \u00e0 une \u00e9poque o\u00f9 tout se digitalise ?<\/strong> C’est ici l’article L123-22 du Code de commerce<\/a> qui fait foi. Et celui-ci est tr\u00e8s clair en la mati\u00e8re : “Les documents comptables et les pi\u00e8ces justificatives sont conserv\u00e9s pendant dix ans<\/strong>“. S’il est important de se conformer \u00e0 cette r\u00e8gle, le fait d’archiver de mani\u00e8re num\u00e9rique les justificatifs de notes de frais permet de gagner de l’espace, il est donc moins contraignant de les conserver sur une longue p\u00e9riode. Il est \u00e0 noter que ce d\u00e9lai est r\u00e9duit \u00e0 ann\u00e9e courante + 3 ans d\u2019un point de vue fiscal pour une conservation informatis\u00e9e (6 ans sinon). <\/p>\n\n\n\n Si vous \u00eates amen\u00e9 \u00e0 rembourser des d\u00e9penses \u00e0 vos salari\u00e9s, cela doit \u00eatre justifi\u00e9 d’une mani\u00e8re ou d’une autre. La comptabilit\u00e9 d’une entreprise est tr\u00e8s stricte, toute d\u00e9pense doit faire l’objet d’une facture. Nous l’avons \u00e9voqu\u00e9 pr\u00e9c\u00e9demment, il existe encore aujourd’hui des m\u00e9thodes archa\u00efques pour g\u00e9rer ses notes de frais.
Depuis 2017, l’archivage num\u00e9rique est autoris\u00e9. Ainsi, vous pouvez scanner les factures et les conserver en PDF. Cela r\u00e9sout les probl\u00e8mes \u00e9cologique et \u00e9conomique. Mais pas le probl\u00e8me du temps pass\u00e9 \u00e0 scanner. Nous verrons un peu plus loin quelle solution envisager pour une gestion notes de frais optimale. <\/p>\n\n\n\nCombien de temps devez-vous conserver vos notes de frais ? <\/h2>\n\n\n\n
\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nPourquoi conserver ses\njustificatifs de notes de frais ? \n\n\n\n<\/h2>\n\n\n\n
En cas de contr\u00f4le URSSAF, vous devez \u00eatre \u00e0 m\u00eame de pr\u00e9senter tous les documents qui vous seront demand\u00e9s. De mani\u00e8re num\u00e9rique ou sur papier, les contr\u00f4leurs feront un point sur votre comptabilit\u00e9 et veilleront \u00e0 ce que chaque remboursement de note de frais soit li\u00e9 \u00e0 une facture. De plus, ces contr\u00f4leurs s’assureront que la d\u00e9pense est bien li\u00e9e \u00e0 l’activit\u00e9 de l’entreprise. Pourquoi de tels contr\u00f4les ? Tout simplement parce que les notes de frais ouvrent droit \u00e0 des exon\u00e9rations de cotisations sociales, il est donc n\u00e9cessaire de s’assurer qu’aucune fraude n’est r\u00e9alis\u00e9e.
D’autre part, comme toute d\u00e9pense dans une entreprise, si de la TVA a \u00e9t\u00e9 factur\u00e9e, celle-ci est r\u00e9cup\u00e9rable<\/strong>. Or, une fois de plus, cela doit \u00eatre prouv\u00e9. Le justificatif de note de frais<\/a> doit donc \u00eatre conserv\u00e9 pour prouver la d\u00e9pense, mais aussi, et surtout le montant de la TVA appliqu\u00e9e. <\/p>\n\n\n\nQuelle solution pour conserver ses justificatifs de notes de frais ? <\/h2>\n\n\n\n
N2F vous propose de r\u00e9volutionner cette gestion. De fait, avec notre application de gestion de note de frais<\/strong>, plus besoin d’imprimer, de scanner, etc., le service comptabilit\u00e9 de votre entreprise voit son travail all\u00e9g\u00e9. Cela lui permet de se concentrer sur les t\u00e2ches essentielles et de gagner en temps et en efficacit\u00e9.
L’application N2F <\/a>accompagne vos salari\u00e9s dans tous leurs d\u00e9placements<\/strong>. C’est un atout non n\u00e9gligeable, comme vous allez le constater. Cette appli dispose d’une fonction scan. Ainsi, lorsque votre salari\u00e9 va au restaurant, d\u00e8s qu’il quitte l’\u00e9tablissement, il ouvre son application, scanne sa facture et cr\u00e9e une note de frais simplement et rapidement<\/strong>. L’information est diffus\u00e9e en direct aux services concern\u00e9s de votre entreprise qui peuvent prendre connaissance de cette note de frais. \u00c0 eux ensuite de la v\u00e9rifier et de la valider le cas \u00e9ch\u00e9ant afin que le salari\u00e9 puisse \u00eatre rembours\u00e9. <\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nApplication N2F : une solution\nplus fiable\n\n\n\n<\/h2>\n\n\n\n
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