{"id":232,"date":"2024-11-26T11:30:00","date_gmt":"2024-11-26T10:30:00","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=232"},"modified":"2024-11-26T17:12:37","modified_gmt":"2024-11-26T16:12:37","slug":"comment-faire-une-note-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/comment-faire-une-note-de-frais\/","title":{"rendered":"Comment faire une note de frais ?"},"content":{"rendered":"\n<p>Saviez-vous que 70 % des entreprises perdent du temps et de l\u2019argent en raison d\u2019une mauvaise gestion des notes de frais ? Dans cet article, d\u00e9couvrez comment simplifier ce processus et \u00e9viter les erreurs courantes.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Qu&#8217;est-ce qu&#8217;une note de frais et pourquoi est-elle essentielle ?<br><\/h2>\n\n\n\n<p>Commen\u00e7ons par red\u00e9finir ce qu&#8217;est la note de frais : il s&#8217;agit d&#8217;un document permettant de demander le remboursement d&#8217;une d\u00e9pense personnelle effectu\u00e9e dans le cadre de son travail. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Quels sont les types de d\u00e9penses \u00e9ligibles ?<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Repas professionnels <\/li>\n\n\n\n<li>Frais de d\u00e9placement : train, avion, taxi, parking et p\u00e9age<\/li>\n\n\n\n<li>H\u00e9bergement : h\u00f4tel, AirBnb<\/li>\n\n\n\n<li>Achat de fournitures ou de consommables. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>&#x1f50e; Le montant rembours\u00e9 dans le cadre des notes de frais est exon\u00e9r\u00e9 de cotisations de S\u00e9curit\u00e9 Sociale. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Les frais r\u00e9els ou frais forfaitaires : comment choisir ?<\/h2>\n\n\n\n<p>Il existe aujourd&#8217;hui deux mani\u00e8res de g\u00e9rer les remboursements de frais professionnels : au r\u00e9el ou au forfait. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Remboursement aux frais r\u00e9els<\/h3>\n\n\n\n<p>Le remboursement des frais professionnels au r\u00e9el se fait selon le montant effectivement d\u00e9pens\u00e9 par le salari\u00e9. Celui-ci devra imp\u00e9rativement pr\u00e9senter une note de frais ainsi que les justificatifs associ\u00e9s (tickets de caisse, facture, etc.). <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Remboursement forfaitaire<\/h3>\n\n\n\n<p>Il s&#8217;agit d&#8217;octroyer un forfait au salari\u00e9, ce qui lui \u00e9vite de fournir des justificatifs. <\/p>\n\n\n\n<p>Peu d&#8217;entreprises choisissent cette solution : en effet, si elle semble plus souple dans la mesure ou la gestion des notes de frais dispara\u00eet, elle est peu flexible et ne s&#8217;adapte pas aux variations de d\u00e9penses. <\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f50e; Si vous envisagez cette solution, une <a href=\"https:\/\/www.urssaf.fr\/accueil\/employeur\/beneficier-exonerations\/frais-professionnels.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">grille de remboursement est d\u00e9termin\u00e9e par l&#8217;URSSAF<\/a>, l&#8217;entreprise n&#8217;est pas d\u00e9cisionnaire en la mati\u00e8re. <\/p>\n\n\n\n<p>Ainsi, en 2024, les frais de restauration sont de : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>7,30\u20ac en cas de restauration sur le lieu de travail<\/li>\n\n\n\n<li>10,10\u20ac en cas de restauration hors des locaux de l&#8217;entreprise<\/li>\n\n\n\n<li>20,70\u20ac en cas de restauration lors d&#8217;un d\u00e9placement professionnel. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Au-del\u00e0 de ce montant, le d\u00e9passement est consid\u00e9r\u00e9 comme avantage en nature et donc soumis aux charges sociales. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"> Justificatifs : quelles sont les exigences de l&#8217;URSSAF ?<\/h2>\n\n\n\n<p>La gestion de notes de frais est tr\u00e8s sp\u00e9cifique. Afin d&#8217;\u00e9viter tout risque de redressement fiscal, mieux vaut conna\u00eetre les r\u00e8gles en la mati\u00e8re. Et cela commence par ma\u00eetriser les justificatifs qui doivent n\u00e9cessairement accompagner une fiche de frais. <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Justificatif (facture, ticket de caisse) mentionnant le montant pay\u00e9 ainsi que la TVA<\/li>\n\n\n\n<li>D\u00e9tails des convives lors d&#8217;un repas d&#8217;affaires (ex : client invit\u00e9 au restaurant).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-layout-flex wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background has-link-color wp-element-button\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/justificatif-note-de-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>A lire aussi :<\/strong> Justificatifs de notes de frais &#8211; A quoi doivent-ils ressembler ?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Comment pr\u00e9senter sa note de frais ? <\/h2>\n\n\n\n<p>Il existe diff\u00e9rentes mani\u00e8res de pr\u00e9senter une fiche de frais. <\/p>\n\n\n\n<p>Vous pouvez utiliser un <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">mod\u00e8le de note de frais<\/a> pr\u00e9cisant : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Votre nom et service<\/li>\n\n\n\n<li>Le lieu du d\u00e9placement<\/li>\n\n\n\n<li>La nature des d\u00e9penses<\/li>\n\n\n\n<li>Les montants<\/li>\n\n\n\n<li>La date. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Par exemple, si un salari\u00e9 se d\u00e9place \u00e0 Paris pour une rencontre avec un client, il pourra inclure dans sa note de frais : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Ses frais de transports (billet SNCF et tickets de m\u00e9tro)<\/li>\n\n\n\n<li>Ses repas en incluant la facture et le nom du client. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Si la forme de votre note de frais importe peu, les d\u00e9tails en sont essentiels. L&#8217;objectif est de pouvoir pr\u00e9senter une note de frais qui comporte les \u00e9l\u00e9ments r\u00e8glementaires pour <strong>identifier une d\u00e9pense et s&#8217;assurer qu&#8217;elle a bien \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9e dans un cadre professionnel, <\/strong>et dans l&#8217;int\u00e9r\u00eat de l&#8217;entreprise.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">3 erreurs \u00e0 \u00e9viter au moment de faire ses notes de frais <\/h2>\n\n\n\n<p><strong>Aujourd&#8217;hui encore, la gestion de notes de frais n&#8217;est<br>pas encore ma\u00eetris\u00e9e<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Erreur n\u00b01 &#8211; La perte du justificatif<\/h3>\n\n\n\n<p>C&#8217;est sans aucun doute l&#8217;erreur la plus fr\u00e9quente. Malheureusement, sans celui-ci, l&#8217;entreprise ne peut pr\u00e9tendre au remboursement de la TVA ni \u00e0 la r\u00e9cup\u00e9ration comptable de la charge. <\/p>\n\n\n\n<p>Si certaines font le choix de rembourser le salari\u00e9 malgr\u00e9 tout, d&#8217;autres d\u00e9cident que c&#8217;est impossible si la note de frais n&#8217;est pas compl\u00e8te. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Erreur n\u00b02 &#8211; Le d\u00e9passement de la limite d&#8217;exon\u00e9ration de charges sociales<\/h3>\n\n\n\n<p>Une gestion \u00e0 l&#8217;ancienne, sur papier, ne permet pas de d\u00e9terminer le montant d\u00e9pens\u00e9 par chaque salari\u00e9 en temps r\u00e9el. Le risque est donc de d\u00e9passer les budgets pr\u00e9vus, et de g\u00e9n\u00e9rer ainsi des d\u00e9penses impr\u00e9vues. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Erreur n\u00b03 &#8211; Ne pas communiquer aupr\u00e8s des salari\u00e9s<\/h3>\n\n\n\n<p>Certaines entreprises ou associations n&#8217;\u00e9duquent pas les collaborateurs aux frais professionnels, ou ne communiquent pas suffisamment sur leur <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/daf-comment-faire-appliquer-la-politique-de-frais-de-votre-entreprise\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">politique de frais<\/a>. Ceci engendre une m\u00e9connaissance du syst\u00e8me, et donc des d\u00e9penses professionnelles non prises en charge. <\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-16018d1d wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background has-link-color wp-element-button\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/politique-de-frais-comment-segmenter-les-depenses-professionnelles-par-typologie-de-salarie\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>A lire aussi : <\/strong>[Politique de frais] Comment segmenter les d\u00e9penses professionnelles par typologie de salari\u00e9 ?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Comment am\u00e9liorer la gestion des notes de frais ? <\/h2>\n\n\n\n<p>Selon une \u00e9tude, 65% des entreprises seraient en difficult\u00e9 dans la gestion de leurs frais professionnels, et les PME perdraient en moyenne 20 000\u20ac par an en raison d&#8217;une mauvaise gestion de leurs notes de frais. <\/p>\n\n\n\n<p>C&#8217;est pour leur permettre d&#8217;all\u00e9ger ce fardeau que nous avons con\u00e7u <strong>N2F &#8211; Notes de frais<\/strong>, une application simple et efficace pour mieux g\u00e9rer les d\u00e9penses professionnelles. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Notes de frais papier ou logiciel de notes de frais, comment choisir ? <\/h3>\n\n\n\n<p>Parce qu&#8217;un petit comparatif vaut mieux qu&#8217;un long discours, voici selon nous les principaux avantages \u00e0 passer par un logiciel de notes de frais : <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th>Crit\u00e8res<\/th><th>Gestion papier<\/th><th>Gestion num\u00e9rique (ex : N2F)<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td><em>Perte de justificatifs<\/em><\/td><td>Fr\u00e9quente<\/td><td>Minime gr\u00e2ce \u00e0 la capture mobile instantan\u00e9e<\/td><\/tr><tr><td><em>Temps de traitement de la note de frais<\/em><\/td><td>En moyenne 18mn \/ fiche <\/td><td>3 mn par note de frais gr\u00e2ce \u00e0 l&#8217;automatisation<\/td><\/tr><tr><td><em>Archivage<\/em><\/td><td>Co\u00fbteux et encombrant<\/td><td>D\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 et \u00e0 valeur l\u00e9gale pendant 10 ans<\/td><\/tr><tr><td><em>Remboursement<\/em><\/td><td>Entre 1 et 3 mois<\/td><td>En fin de mois gr\u00e2ce \u00e0 la g\u00e9n\u00e9ration automatique du fichier de virement SEPA<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p>Un logiciel tel que <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/note-de-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">N2F &#8211; Notes de frais<\/a> permet de parer \u00e0 toutes les \u00e9ventualit\u00e9s et d&#8217;emp\u00eacher toute erreur. Ainsi, lorsqu&#8217;un salari\u00e9 r\u00e9alise une d\u00e9pense, il peut prendre en photo la facture depuis son smartphone : le scan intelligent extrait automatiquement toutes les informations importantes (lieu, montant, date, taux de TVA). <\/p>\n\n\n\n<p>Une solution de gestion des frais professionnels assure une meilleure application de votre politique de frais. En effet, le salari\u00e9 est alert\u00e9 en direct d\u00e8s qu&#8217;une d\u00e9pense d\u00e9passe le plafond requis, ce qui \u00e9vite les surco\u00fbts et les \u00e9ventuels conflits internes. <\/p>\n\n\n\n<p>Enfin, tout est transmis automatiquement. Dites adieu \u00e0 la gestion papier, la d\u00e9mat\u00e9rialisation permet un meilleur archivage et limite les erreurs qui co\u00fbtent cher aux entreprises ! <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Comment choisir le bon outil de gestion des notes de frais ? <\/h3>\n\n\n\n<p>Pour gagner en efficacit\u00e9 et ma\u00eetriser vos co\u00fbts, vous devez <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-cahier-des-charges\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">choisir l&#8217;outil de gestion des notes de frais<\/a> qui s&#8217;adapte le mieux \u00e0 votre activit\u00e9. Voici nos conseils pour faire un choix \u00e9clair\u00e9. <\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#1 &#8211; Evaluez vos besoins<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Taille de l&#8217;organisation<\/strong> : une PME et une multinationale n&#8217;ont pas les m\u00eames besoins<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Volume de notes de frais<\/strong> : \u00e9valuez le volume mensuel, ou le nombre de personnes qui en r\u00e9alisent<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Mobilit\u00e9 des employ\u00e9s<\/strong> : si vos employ\u00e9s se d\u00e9placent fr\u00e9quemment, privil\u00e9giez des solutions avec une application smartphone performante et accessible hors connexion. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#2 &#8211; Fonctionnalit\u00e9s cl\u00e9s<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Saisie simplifi\u00e9e <\/strong>: l&#8217;outil doit capturer rapidement les donn\u00e9es depuis une photo d&#8217;un justificatif <\/li>\n\n\n\n<li><strong>Automatisation des r\u00e8gles de d\u00e9pense<\/strong> : l&#8217;outil doit appliquer des plafonds pr\u00e9alablement param\u00e9tr\u00e9s et alerter le salari\u00e9 en cas de d\u00e9passement<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Gestion de la TVA :<\/strong> l&#8217;outil doit permettre de calculer et de r\u00e9cup\u00e9rer la TVA simplement<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Int\u00e9gration comptable<\/strong> : choisissez un logiciel de notes de frais qui s&#8217;int\u00e8gre facilement \u00e0 votre \u00e9cosyst\u00e8me comptable ou ERP<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Rapports analytiques<\/strong> : ne faites pas l&#8217;impasse sur les rapports, indispensables pour suivre les d\u00e9penses en temps r\u00e9el, par entit\u00e9, service, etc. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#3 &#8211; Conformit\u00e9 et s\u00e9curit\u00e9 <\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>R\u00e9glementation en mati\u00e8re d&#8217;archivage<\/strong> : l&#8217;outil doit proposer un archivage \u00e0 valeur probante pendant 10 ans (dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation des justificatifs de d\u00e9penses professionnelles en France)<\/li>\n\n\n\n<li><strong>S\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es<\/strong> : la solution de notes de frais que vous choisirez doit respecter le RGPD et h\u00e9berger ses donn\u00e9es sur des serveurs s\u00e9curis\u00e9s. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#4 &#8211; Comparatif des co\u00fbts<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Evaluez les abonnements mensuels ou annuels, ainsi que les \u00e9ventuels co\u00fbts suppl\u00e9mentaires (mise en place, param\u00e9trage, assistance technique, etc.)<\/li>\n\n\n\n<li>V\u00e9rifiez le <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/logiciel-notes-de-frais-roi\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">retour sur investissement d&#8217;un logiciel de notes de frais<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Choisissez un outil de gestion des notes de frais align\u00e9 sur vos besoins actuels et \u00e9volutif, simplifiant les processus tout en renfor\u00e7ant le contr\u00f4le des d\u00e9penses. <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/guide-10-conseils-reduire-traitement-notes-de-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"220\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/CTA-Final-12.png?resize=720%2C220&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"T\u00e9l\u00e9chargez le livre blanc pour diviser par 4 le temps de traitement de vos notes de frais\" class=\"wp-image-17138\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/CTA-Final-12.png?resize=1024%2C313&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/CTA-Final-12.png?resize=300%2C92&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/CTA-Final-12.png?resize=768%2C235&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/CTA-Final-12.png?w=1440&amp;ssl=1 1440w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Questions fr\u00e9quentes sur les notes de frais <\/h2>\n\n\n\n<div class=\"schema-faq wp-block-yoast-faq-block\"><div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1732636607930\"><strong class=\"schema-faq-question\">Quelles d\u00e9penses peuvent \u00eatre incluses dans une note de frais ?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">La note de frais peut concerner les repas, le d\u00e9placement (titres de transport, p\u00e9age, parking), l&#8217;achat de fournitures ou d&#8217;autres d\u00e9penses professionnelles.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1732636621483\"><strong class=\"schema-faq-question\">Quelle est la dur\u00e9e de conservation des justificatifs de notes de frais ?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">En France, les justificatifs (papier ou d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s) doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant 10 ans en cas de contr\u00f4le fiscal ou URSSAF.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1732636663541\"><strong class=\"schema-faq-question\">Quelles sont les obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re de notes de frais ?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Les notes de frais doivent \u00eatre justifi\u00e9es par des factures d\u00e9taill\u00e9es, respecter les plafonds URSSAF, et \u00eatre en lien direct avec l\u2019activit\u00e9 professionnelle.<\/p> <\/div> <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Saviez-vous que 70 % des entreprises perdent du temps et de l\u2019argent en raison d\u2019une mauvaise gestion des notes de frais ? 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