Ihr Team hat die Verarbeitung von Eingangsrechnungen digitalisiert. Seit einigen Monaten durchlaufen die Rechnungen den Prozess schneller. Wenn die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung nach dem konkreten Nutzen fragt, reichen subjektive Eindr\u00fccke jedoch nicht aus.<\/p>\n\n\n\n
Viele deutsche KMU haben bereits einzelne Arbeitsschritte automatisiert oder befinden sich auf dem Weg dorthin. Ohne geeignete Kennzahlen bleibt jedoch unklar, ob dadurch die Kosten pro Rechnung sinken, Skontofristen besser genutzt werden oder sich die Durchlaufzeit verk\u00fcrzt.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
KPIs machen sichtbar, was sich im Prozess ver\u00e4ndert hat und an welchen Stellen weiterhin Zeit oder Geld verloren geht. Die folgende \u00dcbersicht stellt die wichtigsten Kennzahlen vor und zeigt, wie Sie diese berechnen und sinnvoll vergleichen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Klare KPIs machen die Leistung der Kreditorenbuchhaltung messbar. Ohne sie bleibt unklar, wie effizient die Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen und an welchen Stellen Verbesserungen erforderlich sind.<\/p>\n\n\n\n
Kennzahlen zeigen Engp\u00e4sse im Prozess auf, helfen bei der Priorisierung von Optimierungsma\u00dfnahmen und liefern eine belastbare Grundlage f\u00fcr Investitionsentscheidungen. CFOs k\u00f6nnen damit den Erfolg von Automatisierungsprojekten bewerten und den erzielten ROI nachvollziehbar darstellen.<\/p>\n\n\n\n
Besonders relevant sind diese Kennzahlen im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht<\/a> und der Einf\u00fchrung von KI. Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren m\u00f6chten, ben\u00f6tigen zun\u00e4chst belastbare Ausgangsdaten, um den aktuellen Zustand und sp\u00e4tere Fortschritte bewerten zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Die richtigen KPIs verbinden operative Effizienz mit strategischen Zielen, beispielsweise der Optimierung der Liquidit\u00e4t und der Pflege von Lieferantenbeziehungen. So wird die Kreditorenbuchhaltung von einem reinen Kostenfaktor zu einem steuerbaren Unternehmensbereich.<\/p>\n\n\n\n Sechs Kennzahlen vermitteln ein umfassendes Bild der Leistungsf\u00e4higkeit Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Die folgende \u00dcbersicht zeigt die Definition, m\u00f6gliche Orientierungswerte und die Bedeutung der einzelnen KPIs.<\/p>\n\n\n\n Wichtig:<\/strong> Benchmarks sind keine verbindlichen Zielwerte. Branche, Rechnungsvolumen, Anteil bestellbezogener Rechnungen, Qualit\u00e4t der Stammdaten und eingesetzte Systeme beeinflussen die Ergebnisse.<\/p>\n\n\n\n Vergleichen Sie Ihre Werte daher vor allem \u00fcber mehrere Zeitr\u00e4ume hinweg sowie mit Unternehmen \u00e4hnlicher Gr\u00f6\u00dfe und vergleichbarer Prozessstruktur.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr KMU mit \u00fcberwiegend manuellen Prozessen:<\/strong> Konzentrieren Sie sich zun\u00e4chst auf die Rechnungsdurchlaufzeit und die Kosten pro Rechnung. Diese beiden KPIs zeigen wichtige Ansatzpunkte f\u00fcr Entscheidungen zur Automatisierung.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr Unternehmen mit automatisierter Kreditorenbuchhaltung:<\/strong> Die First Pass Match Rate, die Touchless Rate und die Fehlerquote sind besonders relevant. Hier stehen die weitere Prozessoptimierung und zus\u00e4tzliche Effizienzgewinne im Mittelpunkt.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr Unternehmen mit einem starken Fokus auf Liquidit\u00e4tsmanagement:<\/strong> Die DPO ist eine zentrale Kennzahl. Sie zeigt, wie gut Zahlungsziele genutzt werden und welche Auswirkungen dies auf den Cashflow hat.<\/p>\n\n\n\n DPO = Durchschnittliche Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen \u00f7 (Wareneinsatz \u00f7 365)<\/strong><\/p>\n\n\n\n F\u00fcr k\u00fcrzere Zeitr\u00e4ume kann alternativ folgende Formel verwendet werden:<\/p>\n\n\n\n DPO = (Verbindlichkeiten \u00f7 Wareneinsatz) \u00d7 Anzahl der Tage im Zeitraum<\/strong><\/p>\n\n\n\n Beispiel:<\/strong> Bei Verbindlichkeiten in H\u00f6he von 500.000 Euro und einem Wareneinsatz von 3.650.000 Euro ergibt sich eine DPO von 50 Tagen.<\/p>\n\n\n\n Der Wareneinsatz eignet sich insbesondere f\u00fcr Handels- und Produktionsunternehmen.<\/p>\n\n\n\n Durchlaufzeit = Summe aller Zeitr\u00e4ume vom Rechnungseingang bis zur Zahlung \u00f7 Anzahl der Rechnungen<\/strong><\/p>\n\n\n\n Alternativ:<\/p>\n\n\n\n Durchlaufzeit = Summe aller Zeitr\u00e4ume vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe \u00f7 Anzahl der Rechnungen<\/strong><\/p>\n\n\n\n Beispiel:<\/strong> Rechnung 1 ben\u00f6tigt f\u00fcnf Tage, Rechnung 2 acht Tage und Rechnung 3 drei Tage.<\/p>\n\n\n\n Summe: 16 Tage \u00f7 drei Rechnungen = 5,3 Tage durchschnittliche Durchlaufzeit<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n First Pass Match Rate = (Anzahl der beim ersten Durchlauf automatisch abgeglichenen Rechnungen \u00f7 Gesamtanzahl der Rechnungen) \u00d7 100<\/strong><\/p>\n\n\n\n Beispiel:<\/strong> 7.500 von 10.000 Rechnungen werden automatisch abgeglichen. Das entspricht einer First Pass Match Rate von 75 Prozent<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Kosten pro Rechnung = Gesamtkosten der Kreditorenbuchhaltung \u00f7 Anzahl der verarbeiteten Rechnungen<\/strong><\/p>\n\n\n\n Zu den Gesamtkosten z\u00e4hlen unter anderem:<\/p>\n\n\n\n Beispiel:<\/strong> Ein Team mit drei Mitarbeitenden verursacht j\u00e4hrliche Personalkosten von 180.000 Euro. Hinzu kommen 20.000 Euro f\u00fcr Software und 10.000 Euro f\u00fcr externe Dienstleister.<\/p>\n\n\n\n Gesamtkosten: 210.000 Euro \u00f7 30.000 Rechnungen = 7 Euro pro Rechnung<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Ausnahmequote = (Anzahl der Rechnungen mit Abweichungen oder Fehlern \u00f7 Gesamtanzahl der Rechnungen) \u00d7 100<\/strong><\/p>\n\n\n\n Zu den Fehlern k\u00f6nnen beispielsweise Duplikate, Preisabweichungen, fehlende Bestellungen und Kontierungsfehler z\u00e4hlen. Eine intelligente Fehlerpr\u00fcfung<\/a> erkennt solche Abweichungen bereits beim Rechnungseingang, statt sie erst im Nachhinein aufzudecken.<\/p>\n\n\n\n Beispiel:<\/strong> Bei 5.000 Rechnungen weisen 800 Rechnungen Fehler oder Abweichungen auf.<\/p>\n\n\n\n 800 \u00f7 5.000 \u00d7 100 = 16 Prozent Ausnahmequote<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Touchless Rate = (Anzahl der Rechnungen ohne manuelle Eingriffe \u00f7 Gesamtanzahl der Rechnungen) \u00d7 100<\/strong><\/p>\n\n\n\n \u201eOhne manuelle Eingriffe\u201c bedeutet in diesem Zusammenhang: keine manuelle Erfassung, keine manuelle Freigabe und keine manuelle Korrektur \u2013 vom Rechnungseingang bis zur Zahlung.<\/p>\n\n\n\n Beispiel:<\/strong> Von 10.000 Rechnungen durchlaufen 8.000 den gesamten Prozess ohne manuelle Eingriffe.<\/p>\n\n\n\n 8.000 \u00f7 10.000 \u00d7 100 = 80 Prozent Touchless Rate<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Ein guter KPI-Wert h\u00e4ngt von der Branche, dem Rechnungsvolumen und dem Anteil bestellbezogener Eingangsrechnungen ab. Auch die Qualit\u00e4t der Stammdaten und die eingesetzte Software spielen eine wichtige Rolle.<\/p>\n\n\n\n Deshalb gibt es f\u00fcr deutsche Unternehmen kaum allgemeing\u00fcltige Zielwerte, insbesondere bei Kostenkennzahlen in Euro.<\/p>\n\n\n\n Internationale Studien von APQC und Ardent Partners zeigen zwar deutliche Unterschiede zwischen Unternehmen. Die dort ver\u00f6ffentlichten Werte werden jedoch h\u00e4ufig in US-Dollar angegeben und lassen sich nur eingeschr\u00e4nkt auf deutsche KMU \u00fcbertragen.<\/p>\n\n\n\n Der sinnvollste Vergleich beginnt daher im eigenen Unternehmen. Erfassen Sie zun\u00e4chst die Kosten pro Rechnung, die Rechnungsdurchlaufzeit, die Ausnahmequote und die Dunkelverarbeitungsquote \u00fcber einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten.<\/p>\n\n\n\n So schaffen Sie eine belastbare Ausgangsbasis. Erst anschlie\u00dfend l\u00e4sst sich beurteilen, ob eine neue Software, klarere Freigaberegeln oder strukturierte E-Rechnungen den Prozess tats\u00e4chlich verbessern.<\/p>\n\n\n\n Bei der Bewertung gilt: Eine k\u00fcrzere Durchlaufzeit ist in der Regel positiv, sofern Skontofristen eingehalten und Rechnungen korrekt gepr\u00fcft werden. Eine steigende Dunkelverarbeitungsquote weist auf einen geringeren manuellen Aufwand hin. Die Erstabgleichsquote zeigt, wie gut Bestellungen, Wareneing\u00e4nge und Rechnungen zusammenpassen.<\/p>\n\n\n\n Bei der DPO gibt es keinen pauschal idealen Wert. Zu hohe Werte k\u00f6nnen die Lieferantenbeziehungen belasten, w\u00e4hrend zu niedrige Werte auf ungenutzte Liquidit\u00e4tspotenziale hindeuten k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Vergleichen Sie Ihre Kennzahlen m\u00f6glichst mit Benchmarks aus Ihrer Branche und nicht mit Unternehmen aus v\u00f6llig anderen Sektoren.<\/p>\n\n\n\n Die manuelle Erfassung von KPIs ist zeitaufwendig und fehleranf\u00e4llig. Viele g\u00e4ngige AP- und ERP-L\u00f6sungen bieten integrierte Dashboards, die Daten zu den sechs Kennzahlen automatisiert auswerten k\u00f6nnen. Einen breiteren \u00dcberblick \u00fcber geeignete Werkzeuge und Methoden gibt unser Artikel Tools und Methoden f\u00fcr eine leistungsst\u00e4rkere Buchhaltung<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Systeme wie SAP, DATEV oder spezialisierte AP-L\u00f6sungen erfassen Informationen zu Rechnungseingang, Freigabe und Zahlung. Daraus lassen sich beispielsweise die Rechnungsdurchlaufzeit, die Touchless Rate und die First Pass Match Rate ableiten. N2F exportiert die gepr\u00fcften Rechnungsdaten daf\u00fcr direkt \u00fcber den Buchhaltungsexport<\/a> zu DATEV, Lexware und \u00fcber 300 weiteren L\u00f6sungen.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr die Berechnung der Kosten pro Rechnung m\u00fcssen zus\u00e4tzlich s\u00e4mtliche relevanten Prozesskosten erfasst werden.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr KMU stehen auch Cloud-L\u00f6sungen mit geringerem Einf\u00fchrungsaufwand zur Verf\u00fcgung. Entscheidend ist, dass sich die L\u00f6sung in die bestehende Systemlandschaft integrieren l\u00e4sst. Nur so bleiben die zugrunde liegenden Daten konsistent und aussagekr\u00e4ftig.<\/p>\n\n\n\nDie wichtigsten KPIs im \u00dcberblick<\/h2>\n\n\n\n
KPI<\/th> Definition<\/th> Benchmark oder Zielgr\u00f6\u00dfe<\/th> Warum ist der KPI wichtig?<\/th><\/tr><\/thead> Days Payable Outstanding (DPO) \/ Verbindlichkeitenlaufzeit<\/td> Durchschnittliche Anzahl der Tage, die ein Unternehmen ben\u00f6tigt, um Eingangsrechnungen zu bezahlen.<\/td> Branchenabh\u00e4ngig. 30 bis 45 Tage k\u00f6nnen als grobe Orientierung dienen. Entscheidend sind jedoch die vereinbarten Zahlungsziele, Skontofristen und Lieferantenbeziehungen.<\/td> Zeigt, wie gut Zahlungsziele genutzt und Liquidit\u00e4t gesteuert werden. Eine hohe DPO kann den Cashflow verbessern, darf jedoch nicht zulasten von Skonti oder Lieferantenbeziehungen gehen.<\/td><\/tr> Rechnungsdurchlaufzeit<\/td> Zeitraum vom Rechnungseingang bis zur Freigabe oder Zahlung, gemessen in Kalendertagen.<\/td> Zwei bis f\u00fcnf Tage k\u00f6nnen f\u00fcr weitgehend automatisierte Prozesse als Orientierung dienen. Manuelle Prozesse ben\u00f6tigen h\u00e4ufig deutlich l\u00e4nger. Die Messpunkte m\u00fcssen im Unternehmen einheitlich definiert werden.<\/td> Kurze Durchlaufzeiten reduzieren den manuellen Aufwand, schaffen Spielraum f\u00fcr die Nutzung von Skonti und senken das Risiko versp\u00e4teter Zahlungen.<\/td><\/tr> First Pass Match Rate \/ Erstabgleichsquote<\/td> Anteil der Rechnungen, die beim ersten Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang ohne weitere Kl\u00e4rung verarbeitet werden k\u00f6nnen.<\/td> Je h\u00f6her, desto besser. In automatisierten Prozessen k\u00f6nnen 70 bis 85 Prozent ein realistischer Orientierungswert sein. Die Quote h\u00e4ngt stark von der Bestellqualit\u00e4t, den Stammdaten und den Toleranzregeln ab.<\/td> Eine hohe Quote bedeutet weniger manuelle Nacharbeit, schnellere Freigaben und eine bessere Datenqualit\u00e4t im Beschaffungsprozess.<\/td><\/tr> Kosten pro Rechnung<\/td> Gesamtkosten der Kreditorenbuchhaltung geteilt durch die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen.<\/td> Die Werte unterscheiden sich deutlich zwischen leistungsstarken und durchschnittlichen Teams. Besonders aussagekr\u00e4ftig ist die Entwicklung der eigenen Kosten im Zeitverlauf.<\/td> Zeigt, wie effizient die Kreditorenbuchhaltung arbeitet, und bildet eine wichtige Grundlage zur Bewertung von Automatisierungs- und Prozessverbesserungsma\u00dfnahmen.<\/td><\/tr> Ausnahmequote<\/td> Anteil der Rechnungen mit Abweichungen oder fehlenden Angaben, die manuell gepr\u00fcft werden m\u00fcssen.<\/td> Je niedriger, desto besser. Wichtiger als ein allgemeiner Zielwert ist eine klare Definition: Wird jede R\u00fcckfrage als Ausnahme gez\u00e4hlt oder nur ein tats\u00e4chlicher Buchungsfehler?<\/td> Eine niedrige Ausnahmequote reduziert den manuellen Nachbearbeitungsaufwand sowie das Risiko von Fehl- und Doppelzahlungen. Sie gibt au\u00dferdem Hinweise auf die Qualit\u00e4t von Stammdaten, Bestellungen und Freigaberegeln.<\/td><\/tr> Dunkelverarbeitungsquote \/ Touchless Rate<\/td> Anteil der Rechnungen, die vom Eingang bis zur Buchung ohne manuelle Erfassung oder Korrektur verarbeitet werden.<\/td> Je h\u00f6her, desto besser. Als Zielgr\u00f6\u00dfe bietet sich eine schrittweise Steigerung gegen\u00fcber dem eigenen Ausgangswert an. Vergleichswerte sind nur sinnvoll, wenn dieselbe Definition von \u201eohne manuellen Eingriff\u201c verwendet wird.<\/td> Zeigt den tats\u00e4chlichen Automatisierungsgrad: Wie viele Rechnungen durchlaufen den Prozess ohne manuelle Bearbeitung, und an welchen Stellen entstehen Ausnahmef\u00e4lle?<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n Welche KPIs passen zu welchem Unternehmen?<\/h2>\n\n\n\n
Wie werden diese KPIs berechnet?<\/h2>\n\n\n\n
DPO<\/h3>\n\n\n\n
Rechnungsdurchlaufzeit<\/h3>\n\n\n\n
First Pass Match Rate<\/h3>\n\n\n\n
Kosten pro Rechnung<\/h3>\n\n\n\n
\n
Ausnahmequote<\/h3>\n\n\n\n
Touchless Rate<\/h3>\n\n\n\n
Benchmarks: Was ist ein guter Wert?<\/h2>\n\n\n\n
KPIs mit Software automatisch erfassen und auswerten<\/h2>\n\n\n\n