{"id":201,"date":"2019-02-21T13:32:21","date_gmt":"2019-02-21T12:32:21","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=201"},"modified":"2024-10-24T15:36:29","modified_gmt":"2024-10-24T13:36:29","slug":"gestion-de-notes-de-frais-les-erreurs-les-plus-frequentes-et-comment-les-eviter","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/gestion-de-notes-de-frais-les-erreurs-les-plus-frequentes-et-comment-les-eviter\/","title":{"rendered":"Gestion de notes de frais : les erreurs les plus fr\u00e9quentes et comment les \u00e9viter ?"},"content":{"rendered":"\n

En mati\u00e8re de notes de frais, il n’est pas rare de constater que des erreurs ont \u00e9t\u00e9 commises. S’il s’agit parfois d’abus de la part des salari\u00e9s, c’est souvent la m\u00e9connaissance des r\u00e8gles en la mati\u00e8re et une mauvaise gestion qui sont \u00e0 l’origine de ces erreurs. Voici donc les erreurs \u00e0 ne pas commettre et les solutions que le logiciel de gestion de notes de frais en ligne N2F<\/a> vous propose.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Les erreurs en mati\u00e8re de note de frais <\/h2>\n\n\n\n

Lorsque les salari\u00e9s r\u00e9alisent des d\u00e9penses dans le cadre professionnel, il n’est pas rare que le service comptable s’aper\u00e7oive d’erreurs commises. Pourtant, il existe aujourd’hui des r\u00e8gles strictes en la mati\u00e8re et un non-respect de celles-ci peut avoir des cons\u00e9quences sur le salari\u00e9 et l’entreprise. Une \u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e par Wity<\/a>, un cabinet d’expertise-comptable, d\u00e9montre que les Fran\u00e7ais ne sont pas au fait de leurs droits et devoirs en mati\u00e8re de notes de frais<\/strong>. Voici les erreurs les plus souvent commises et quelques chiffres qui parlent d’eux-m\u00eames : <\/p>\n\n\n\n

La perte de justificatif <\/h3>\n\n\n\n

Lorsqu’un salari\u00e9 r\u00e9alise une d\u00e9pense personnelle dans le cadre d’un d\u00e9placement professionnel, il doit, pour se faire rembourser par son entreprise, apporter un justificatif. Or, il n’est pas rare, lorsque les d\u00e9penses sont fr\u00e9quentes, qu’un employ\u00e9 perde son justificatif. Pourtant, sans facture, l’entreprise peut ne pas lui rembourser sa note de frais. Selon une \u00e9tude Unit4, 600 millions d’euros de d\u00e9penses professionnelles ne sont pas r\u00e9clam\u00e9s par les employ\u00e9s fran\u00e7ais<\/strong>, notamment en raison de la perte du justificatif. Si l’entreprise d\u00e9cide malgr\u00e9 tout de le faire, elle ne pourra justifier cette d\u00e9pense dans sa comptabilit\u00e9 et elle ne pourra r\u00e9cup\u00e9rer la TVA. Une situation p\u00e9nalisante \u00e0 double titre pour l’entreprise.
Selon l’\u00e9tude Wity, sans logiciel de fiche de frais 43 % des salari\u00e9s perdent au moins un justificatif par mois. <\/p>\n\n\n\n

Un justificatif incomplet <\/h3>\n\n\n\n

La m\u00e9connaissance des r\u00e8gles de la part des salari\u00e9s engendre de nombreuses erreurs. Prenons l’exemple d’un repas au restaurant dont le montant exc\u00e8de 150 \u20ac HT. Au-del\u00e0 de la facture, il faut fournir le motif de l’invitation, le nom, la raison sociale et l’adresse du client ainsi que le nombre de personnes invit\u00e9es. Or, il est fr\u00e9quent que des informations soient manquantes.<\/p>\n\n\n\n

Le d\u00e9passement de la limite d’exon\u00e9ration de charges sociales <\/h3>\n\n\n\n

Autre erreur classique dans le cadre de la gestion de note de frais : le non-respect des plafonds d’exon\u00e9ration. Pour m\u00e9moire, les notes de frais sont exon\u00e9r\u00e9es de charges sociales<\/strong>. Afin que les entreprises n’abusent pas de cela, l’administration fiscale a fix\u00e9 des plafonds<\/strong>. Toutefois, si la gestion des notes de frais n’est pas efficace, le salari\u00e9 ne dispose pas n\u00e9cessairement de cette information et continue \u00e0 \u00e9tablir des notes de frais. Ce n’est que trop tardivement que le service comptabilit\u00e9 s’aper\u00e7oit de l’erreur commise.<\/p>\n\n\n\n

Des d\u00e9penses non prises en charge par l’entreprise <\/h3>\n\n\n\n

Selon l’\u00e9tude Wity r\u00e9alis\u00e9e aupr\u00e8s de 10 124 personnes, 12 % des personnes interrog\u00e9es pensent que les frais de sant\u00e9 peuvent passer en notes de frais, 7 % pensent qu’elles peuvent \u00e9galement passer des frais d’habillement et 2 % des frais de notaire. Lorsqu’elles engagent de telles d\u00e9penses, elles ont la surprise de ne pas \u00eatre rembours\u00e9es par leur entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Un d\u00e9passement du budget de l’entreprise
<\/h2>\n\n\n\n

Pour \u00eatre p\u00e9renne, une entreprise a besoin d’avoir une gestion comptable exemplaire. En mati\u00e8re de notes de frais, elle doit se fixer des limites \u00e0 ne pas d\u00e9passer. Or, il n’est pas rare que les employ\u00e9s, n’\u00e9tant pas au courant de la politique de frais de l\u2019entreprise, continuent \u00e0 r\u00e9aliser des d\u00e9penses d’h\u00e9bergement, de restaurant qui d\u00e9passent leur budget par prestation ou leur budget mensuel.<\/p>\n\n\n\n

Les cons\u00e9quences d’une mauvaise gestion de vos notes de frais <\/h2>\n\n\n\n

Une mauvaise gestion des notes de frais<\/a> peut \u00eatre pr\u00e9judiciable pour une entreprise. Naturellement, elle peut s’attirer les foudres de l’URSSAF en cas de non-respect des r\u00e8gles. Mais cela peut \u00e9galement la mettre en p\u00e9ril sur le plan financier. Imaginez que chaque employ\u00e9 d\u00e9passe tous les mois les budgets fix\u00e9s ou demande des remboursements sans \u00eatre \u00e0 m\u00eame de fournir des factures. De plus, une mauvaise gestion des notes de frais a un co\u00fbt, le temps de traitement d’une note de frais \u00e9tant de 20 minutes auxquelles il faut ajouter 18 minutes en cas d’erreur, ce qui arrive une fois sur cinq<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Nos solutions pour une gestion de note de frais en ligne efficace <\/h2>\n\n\n\n

Un logiciel de gestion de notes de frais en SaaS<\/strong> est la solution pour vous permettre de r\u00e9aliser des \u00e9conomies, de ma\u00eetriser votre budget<\/strong> consacr\u00e9 \u00e0 ces d\u00e9penses et \u00e9viter un redressement<\/strong>. Voici les solutions propos\u00e9es par N2F.<\/p>\n\n\n\n

Mise en place d’une politique de d\u00e9penses <\/h3>\n\n\n\n

Notre logiciel de gestion de note de frais SaaS permet d’appliquer des plafonds de d\u00e9penses<\/strong> qui peuvent \u00eatre d\u00e9termin\u00e9s par mois, par projet, etc. De plus, des alertes vous permettent de savoir \u00e0 quel moment un plafond est d\u00e9pass\u00e9 et par quel salari\u00e9. Cela permet de limiter des d\u00e9penses excessives et de respecter les plafonds d\u00e9termin\u00e9s par l’administration fiscale pour b\u00e9n\u00e9ficier de l’exon\u00e9ration de charges sociales sur les notes de frais.<\/p>\n\n\n\n

Mise en place de forfaits journaliers <\/h3>\n\n\n\n

Si vous optez pour un remboursement forfaitaire des notes de frais, notre logiciel de gestion note de frais en ligne permet \u00e9galement de plafonner les indemnit\u00e9s journali\u00e8res<\/strong> afin d’\u00e9viter tout d\u00e9passement.<\/p>\n\n\n\n

D\u00e9tection des doublons de d\u00e9penses <\/h3>\n\n\n\n

Parmi les erreurs fr\u00e9quentes en mati\u00e8re de notes de frais, on retrouve les doublons. Une note enregistr\u00e9e deux fois, sans alerte, ne pourra \u00eatre d\u00e9tect\u00e9e de suite. Avec le logiciel N2F, vous \u00eates alert\u00e9 en temps r\u00e9el si une d\u00e9pense est enregistr\u00e9e deux fois<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

D\u00e9tection des d\u00e9penses faites un jour f\u00e9ri\u00e9 ou un week-end <\/h3>\n\n\n\n

Pour \u00e9viter tous les abus et gagner un temps pr\u00e9cieux, notre logiciel de gestion de notes de frais en ligne permet de d\u00e9tecter les anomalies<\/strong>. Si vos employ\u00e9s ne travaillent pas les week-ends et jours f\u00e9ri\u00e9s, vous saurez de suite si une d\u00e9pense a \u00e9t\u00e9 enregistr\u00e9e ce jour-l\u00e0 afin de ne pas la prendre en charge. <\/p>\n\n\n\n

D\u00e9tection des d\u00e9penses faites un jour de cong\u00e9s <\/h3>\n\n\n\n

Lorsque notre application de gestion de note de frais, N2F<\/a>, est connect\u00e9e au syst\u00e8me de cong\u00e9s de votre entreprise, il est l\u00e0 encore, possible de d\u00e9tecter une d\u00e9pense un jour o\u00f9 votre employ\u00e9 ne travaille pas<\/strong>, cela vous permettra de r\u00e9aliser des \u00e9conomies et, une fois de plus, de gagner du temps dans la gestion des fiches de frais de vos collaborateurs. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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