{"id":19299,"date":"2025-04-25T11:16:55","date_gmt":"2025-04-25T09:16:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/?p=19299"},"modified":"2025-07-19T00:13:49","modified_gmt":"2025-07-18T22:13:49","slug":"digitalisierung-prozessen-warum-begleitung-wichtig-tool","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/digitalisierung-prozessen-warum-begleitung-wichtig-tool\/","title":{"rendered":"[Expertenmeinung] Digitalisierung von Prozessen: Warum die Begleitung genauso wichtig ist wie das Tool"},"content":{"rendered":"\n<p>Die Digitalisierung und die Einf\u00fchrung digitaler L\u00f6sungen erm\u00f6glichen es Unternehmen, Beh\u00f6rden und Vereinen, ihre <strong>Produktivit\u00e4t zu steigern<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Ein digitales Transformationsprojekt in der Praxis umzusetzen, ist oft komplexer als gedacht. Eingespielte Gewohnheiten m\u00fcssen sich \u00e4ndern und neue Tools werden intern nicht immer direkt angenommen.<\/p>\n\n\n\n<p>Deshalb ist klar, wie wichtig Vorbereitung und Begleitung f\u00fcr den Erfolg eines solchen Projekts sind.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-jede-dematerialisierung-zum-erfolg-machen\">Jede Dematerialisierung zum Erfolg machen<\/h2>\n\n\n\n<p>Bei N2JSOFT wird jede Einf\u00fchrung einer Digitalisierungsl\u00f6sung umfassend begleitet. Unsere <strong>Consulting-Teams<\/strong> h\u00f6ren zu, beraten, konfigurieren unsere L\u00f6sung (N2F und Keeple) und schulen die Nutzer.<br><br>Das Ziel ist klar: jeden Kunden zu begleiten und zu beraten, damit jedes Digitalisierungsprojekt ein Erfolg wird.<\/p>\n\n\n\n<p>Unsere Beraterinnen und Berater bringen daf\u00fcr nicht nur Fachwissen mit. Sie kennen auch die <strong>Herausforderungen<\/strong> unserer Kunden aus eigener Erfahrung.<br><br>Wir haben Ilona Boldorf, eine unserer mehrsprachigen Beraterinnen, gebeten, uns mehr \u00fcber ihren Werdegang zu erz\u00e4hlen und dar\u00fcber, wie sie ihr Know-how einsetzt, um jeden Kunden gezielt zu begleiten.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ein-vielseitiger-internationaler-werdegang-im-rechnungswesen\">Ein vielseitiger, internationaler Werdegang im Rechnungswesen<\/h3>\n\n\n\n<p>Ilona Boldorf kommt aus Deutschland und studierte an der Georg-August-Universit\u00e4t in G\u00f6ttingen mit Schwerpunkt Buchhaltung und Controlling. Sie hat insbesondere in Gro\u00dfbritannien gearbeitet und spricht flie\u00dfend Deutsch, Englisch und Franz\u00f6sisch.<\/p>\n\n\n\n<p>In drei L\u00e4ndern hat sie <strong>internationale Projekte<\/strong> zu folgenden Themen geleitet:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li> Controlling<\/li>\n\n\n\n<li>Buchhaltung<\/li>\n\n\n\n<li>Forderungsmanagement<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/optimale-einhaltung-verwaltung-spesenabrechnungen\/\">Verwaltung von Spesenabrechnungen<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Konsolidierung von Buchhaltungskonten<\/li>\n\n\n\n<li>Optimierung von Kontenpl\u00e4nen.<br><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-eine-genaue-kenntnis-des-okosystems-buchhaltung\">Eine genaue Kenntnis des \u00d6kosystems Buchhaltung<\/h3>\n\n\n\n<p>Ilona hat mit zahlreichen Buchhaltungstools wie <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/partnerschaft-von-sage-und-n2f\/\">SAGE<\/a> oder SAP gearbeitet. Auch Excel und papierbasierte Spesenabrechnungen kennt sie \u2013 genauso wie interne, unflexible Systeme mit begrenzten Funktionen.<\/p>\n\n\n\n<p>Da sie diese Probleme erlebt hat, kennt sie die Herausforderungen im Zusammenhang mit <strong>Spesenabrechnungen<\/strong> und der Buchhaltung im Allgemeinen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Technische Einschr\u00e4nkungen von Buchhaltungsl\u00f6sungen<\/li>\n\n\n\n<li>Hindernisse bei der Einf\u00fchrung einer Digitalisierungsl\u00f6sung<\/li>\n\n\n\n<li>Schwierigkeiten bei der <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/welchen-genehmigungsprozess-fur-ihre-verwaltung-von-reisekostenabrechnungen-einsetzen\/\">Verwaltung von Spesenabrechnungen<\/a> (Papier oder veraltete Systeme).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p><em>Bevor ich bei N2JSOFT angefangen habe, habe ich N2F getestet. Ich habe gleich erkannt, welches <strong>zeitliche und finanzielle Einsparpotenzial <\/strong>unsere L\u00f6sung Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe bietet.<\/em><\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p>Dank ihrer Erfahrung, ihres Wissens und ihres Engagements unterst\u00fctzt sie unsere Kunden pers\u00f6nlich, effizient und zielorientiert \u2013 ein Ansatz, den alle im Consulting-Team teilen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-consulting-eine-wesentliche-unterstutzung-bei-der-digitalisierung-ihres-unternehmens\">Consulting: eine wesentliche Unterst\u00fctzung bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens<\/h2>\n\n\n\n<p>\u201eDie Einf\u00fchrung eines Tools wie N2F ist manchmal der ideale Zeitpunkt, um Analysen zu starten. Ebenso kann dies eine Gelegenheit sein, einen Kontenplan zu modernisieren.<br><br>Meine Erfahrung und mein beruflicher Hintergrund erm\u00f6glichen es mir, unseren Kunden einen hochwertigen Service zu bieten, mit dem Ziel, dass sie N2F zu 100 % nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<p>Wir beschr\u00e4nken uns nicht darauf, das Tool &#8211; sei es N2F oder Keeple &#8211; einzurichten und zu konfigurieren. Jeder Kunde wird von A bis Z von einem Berater betreut, seinem festen <strong>Ansprechpartner<\/strong>, der ihn w\u00e4hrend des gesamten <strong>Einf\u00fchrungsprozesses<\/strong> begleitet, auch nach dem Go Live. Der Kunde kann sich also darauf verlassen, dass er bis zur allgemeinen Einf\u00fchrung umfassend betreut wird. Danach \u00fcbernimmt unser Support-Team\u201c, erkl\u00e4rt Ilona.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Was ist die Aufgabe eines N2F-Beraters?\" width=\"720\" height=\"405\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/iEm-MqvOMlc?list=PLHwV62t_lsdFQwBOLHXwBNd0fyFa8WY3O\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-engagement-und-zwischenmenschliche-beziehungen-sind-der-schlussel-zum-erfolg-von-projekten\">Engagement und zwischenmenschliche Beziehungen sind der Schl\u00fcssel zum Erfolg von Projekten<\/h2>\n\n\n\n<p>\u201eDie Consulting-Abteilung verf\u00fcgt \u00fcber eine echte Analyse- und Beratungsdimension. Wir h\u00f6ren zu und passen unsere Unterst\u00fctzung gezielt an die besonderen Bed\u00fcrfnisse und Vorgehensweisen unserer Kunden an.<br>Wir achten genau darauf, ihre aktuellen und auch zuk\u00fcnftigen <strong>Bed\u00fcrfnisse<\/strong> genau zu verstehen.<br>Es ist uns wichtig, unsere Kunden dazu zu bef\u00e4higen, die <strong>L\u00f6sung <\/strong>eigenst\u00e4ndig weiterzuentwickeln. Wir bleiben nat\u00fcrlich erreichbar, wenn sie uns brauchen\u201c, sagt Ilona.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Ich mag meinen Beruf, weil er es mir erm\u00f6glicht, L\u00f6sungen anzubieten, zufriedene Fachleute zu sehen und von jedem Kunden etwas zu lernen. <br>Die Projekte sind immer unterschiedlich, da jede Organisation einzigartig ist. Ich finde es spannend, mich mit Menschen auszutauschen, ihre Bed\u00fcrfnisse zu verstehen oder zu antizipieren, f\u00fcr sie da zu sein und ihnen die bestm\u00f6gliche Erfahrung zu bieten.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p>Es stimmt, dass der Wechsel zum vollst\u00e4ndig digitalen System f\u00fcr viele nicht unbedingt einfach ist.<br>Daher ist es meiner Meinung nach wichtig, dass wir eine ma\u00dfgeschneiderte und qualitativ hochwertige Unterst\u00fctzung anbieten, zuh\u00f6ren und verf\u00fcgbar sind, damit die Einf\u00fchrung gelingt.<br>Auch wenn einige Kunden zu Beginn skeptisch sind, sind die <strong>R\u00fcckmeldungen<\/strong> aus der Praxis am Ende immer positiv, egal ob von Administratoren, Buchhaltern oder Endnutzer.\u201d<br><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-die-vorteile-der-digitalisierung-fur-nutzer-buchhalter-und-controller\">Die Vorteile der Digitalisierung f\u00fcr Nutzer, Buchhalter und Controller<\/h2>\n\n\n\n<p>\u201eDie Einf\u00fchrung von N2F empfinden viele Nutzerinnen und Nutzer als echte Revolution. Sie schafft einen Rahmen f\u00fcr Mitarbeitende, die keine Lust auf Verwaltungsaufgaben haben. Statt Spesen von Hand in einer <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/fahrkostenabrechnung-excel\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Excel-Datei<\/a> zu erfassen, nutzen sie eine App. Der spielerische Aspekt wird sehr gesch\u00e4tzt. Das geht schneller und macht den ganzen Prozess fast schon angenehm.<\/p>\n\n\n\n<p>In der Buchhaltung und im Controlling gibt es viel zu tun und feste Zeitr\u00e4ume, die viel arbeitsintensiver sind. Mit N2F werden die Fachleute von einer m\u00fchsamen und wenig wertsch\u00f6pfenden Aufgabe befreit. Je nach Struktur k\u00f6nnen sie mehr Zeit f\u00fcr <strong>zeitaufw\u00e4ndige Aufgaben<\/strong> aufwenden, wie den Monats- und Jahresabschluss, den Bankabgleich, die Kundenfakturierung und das Forderungsmanagement.<\/p>\n\n\n\n<p>Ein weiteres Plus: Spesen werden automatisch und somit regelm\u00e4\u00dfiger erstattet. Das verbessert die Liquidit\u00e4tsplanung deutlich.\u201c<br><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-langfristig-erfolgreich-mit-der-richtigen-unterstutzung-und-der-passenden-losung\">Langfristig erfolgreich: mit der richtigen Unterst\u00fctzung und der passenden L\u00f6sung<\/h2>\n\n\n\n<p>In vielen Unternehmen werden Buchhaltungsprozesse noch manuell durchgef\u00fchrt:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Erfassung von Lieferantenrechnungen<\/li>\n\n\n\n<li>Kundenfakturierung<\/li>\n\n\n\n<li>Kontrolle der Buchungen<\/li>\n\n\n\n<li>Vorbereitung der Daten f\u00fcr die Umsatzsteuerpr\u00fcfung.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>\u201eDie Vorteile von N2F beschr\u00e4nken sich nicht auf die Daten\u00fcbertragung an die Buchhaltung. Wenn beispielsweise die Mehrwertsteuer in der L\u00f6sung korrekt erfasst wird, vereinfacht das weitere Aufgaben wie etwa die Mehrwertsteuererkl\u00e4rung bei der Steuerbeh\u00f6rde.<br><br>Mit dem <strong>Reporting-Modul<\/strong> k\u00f6nnen Statistiken \u00fcberwacht und analysiert werden, was zur Kostenoptimierung beitr\u00e4gt.<\/p>\n\n\n\n<p>Au\u00dferdem m\u00fcssen Papierbelege nicht mehr <strong>archiviert<\/strong> werden. Dadurch entfallen nicht nur die damit verbundenen Kosten, etwa f\u00fcr externe Dienstleister, sondern auch der Aufwand f\u00fcr Ablage und das m\u00fchsame Suchen nach physischen Akten\u201c, erkl\u00e4rt Ilona weiter.\u201c<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Was gef\u00e4llt den Kunden am besten an N2F?\" width=\"720\" height=\"405\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/bfTDkho6uJc?list=PLHwV62t_lsdFQwBOLHXwBNd0fyFa8WY3O\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-digitalisierung-in-europa-unterschiede-und-gesetzliche-verpflichtungen\">Digitalisierung in Europa: Unterschiede und gesetzliche Verpflichtungen<\/h2>\n\n\n\n<p>Die N2F-Beraterin erkl\u00e4rt: \u201eIn Frankreich ist der Kontenrahmen standardisiert. Dies ist in Deutschland nicht der Fall, wo Unternehmen einen <strong>Kontenplan<\/strong> erstellen m\u00fcssen, ohne dass es einen verbindlichen Standard gibt.<br><br>Es gibt auch Unterschiede bei der <strong>Vorsteuererstattung<\/strong>, die N2F abdeckt, wenn ein Unternehmen Standorte in Frankreich und in Deutschland hat. Wenn das Unternehmen <strong>international <\/strong>t\u00e4tig ist und einen Standard f\u00fcr alle Niederlassungen einf\u00fchren m\u00f6chte, kann dies problemlos im Tool konfiguriert werden.\u201c<\/p>\n\n\n\n<p>Ihr Fazit: \u201eIn Europa wird die <strong>Digitalisierung von Eingangsrechnungen<\/strong> schrittweise eingef\u00fchrt. Der \u00dcbergang zur Digitalisierung wird daher verpflichtend. Unternehmen m\u00fcssen die richtige Wahl hinsichtlich der verwendeten L\u00f6sung und vor allem hinsichtlich des richtigen Partners treffen.<\/p>\n\n\n\n<p>Sie m\u00f6chten wissen, wie eine Spesenl\u00f6sung Ihre Ausgabenverwaltung vereinfachen kann? Unser Expertenteam hat einen kompakten Leitfaden zur Auswahl der passenden L\u00f6sung erstellt:<strong> <\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/de\/unsere-ressourcen\/whitepaper-auswahl-reisekosten-software\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-10.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-16885\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-10.png?w=1024&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-10.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-10.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Digitalisierung und die Einf\u00fchrung digitaler L\u00f6sungen erm\u00f6glichen es Unternehmen, Beh\u00f6rden und Vereinen, ihre Produktivit\u00e4t zu steigern. 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