{"id":19022,"date":"2024-12-13T14:32:22","date_gmt":"2024-12-13T13:32:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/?p=19022"},"modified":"2026-02-26T15:30:27","modified_gmt":"2026-02-26T14:30:27","slug":"como-facturar-los-gastos-de-viaje-a-un-cliente","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/es\/como-facturar-los-gastos-de-viaje-a-un-cliente\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo facturar los gastos de viaje a un cliente"},"content":{"rendered":"\n<p>Cuando se contemplan los <strong>gastos de viaje <\/strong>de un recurso de la compa\u00f1\u00eda hacia un cliente el proceso de liquidaci\u00f3n podr\u00eda ser algo tedioso.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<p>Sin embargo, la correcta imputaci\u00f3n contable y registraci\u00f3n, es esencial para que se puedan realizar todos los reembolsos de los gastos realizados que hayan sido efectuados para la empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>Para ello, es fundamental contar con herramientas adecuadas que nos permitan ingresar puntillosamente estos gastos. En la actualidad, muchas administraciones no tienen muy en claro como se deben registrar las facturas de los <strong>gastos de viaje <\/strong>de forma clara. <\/p>\n\n\n\n<p>En este art\u00edculo, analizaremos las mejores alternativas para ingresar todos los documentos de viaje y cumplir con todas las <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/es\/como-optimizar-tu-politica-de-reembolso-de-notas-de-gastos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">pol\u00edticas de reembolso<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00bfQu\u00e9 son los gastos de viaje y por qu\u00e9 se pueden facturar a su cliente?<\/h2>\n\n\n\n<p>A modo de definici\u00f3n, los <strong>gastos de viaje <\/strong>son todos los gastos que realiza un empleado de la compa\u00f1\u00eda para llegar hasta un destino con fines laborales.<\/p>\n\n\n\n<p>En este t\u00f3pico de \u201cdesplazamiento\u201d podemos incluir:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Transporte.<\/li>\n\n\n\n<li>Comidas.<\/li>\n\n\n\n<li>Alojamientos.<\/li>\n\n\n\n<li>Gastos relacionados con la actividad.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Muchas empresas, tienen como pol\u00edtica, facturar estos gastos de viajes a sus clientes. La alternativa de facturar el <strong>gasto de viaje <\/strong>al cliente, tiene algunas ventajas que valen la pena repasar:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Recuperaci\u00f3n de costos<\/strong>: Permite a la empresa recuperar los gastos incurridos durante el viaje.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Transparencia financiera<\/strong>: Mantiene claras las finanzas, mostrando al cliente exactamente en qu\u00e9 se ha gastado el dinero.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Mejora de relaciones<\/strong>: Demuestra profesionalismo y transparencia, fortaleciendo la relaci\u00f3n con el cliente.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Paso a paso para facturar los gastos de viaje al cliente<\/h2>\n\n\n\n<p>Para poder facturar los gastos en los que se hayan incurrido por un viaje de trabajo, es importante poder completar una serie de pasos que dar\u00e1n transparencia a lo facturado. No solamente, como veremos a continuaci\u00f3n, todo tiene que estar bien documentado, sino que adem\u00e1s, la empresa debe cumplir con pol\u00edticas claras preexistentes.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Recopilaci\u00f3n de informaci\u00f3n y documentaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n<p>Es esencial que todos los gastos que se realicen a lo largo del viaje de trabajo, se encuentren documentados y tengan un vinculo directo con el viaje.<\/p>\n\n\n\n<p>Sin la documentaci\u00f3n adecuado, podr\u00eda ser dificultoso que un cliente acepte la facturaci\u00f3n por los <strong>gastos de viaje. <\/strong>Pero seguramente te preguntar\u00e1s \u00bfCu\u00e1les son los documentos que necesito para facturar los <strong>gastos de viaje a un cliente<\/strong>?<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Recibos:<\/strong> De todos los gastos incurridos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Facturas:<\/strong> De los servicios utilizados durante el viaje.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Justificantes de pagos<\/strong>: Comprobantes de todos los pagos realizados.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Informe de viaje<\/strong>: Detalles de las fechas, el prop\u00f3sito del viaje y las actividades profesionales realizadas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Conocer la pol\u00edtica de reembolso del cliente<\/h3>\n\n\n\n<p>Por supuesto que antes de poder facturar los <strong>gastos de viaje <\/strong>a un cliente es esencial conocer y asegurarse que el Socio de Negocios cuente con pol\u00edticas de reembolsos y que se especifiquen detalladamente en el contrato.<\/p>\n\n\n\n<p>Uno de los documentos m\u00e1s importantes que presentar\u00e1 la compa\u00f1\u00eda es la factura de ventas. Esta factura debe especificar algunos puntos que veremos a continuaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Factura<\/h3>\n\n\n\n<p>Si bien aqu\u00ed no hay ning\u00fan secreto, la factura debe incluir toda la informaci\u00f3n relevante para ser clara y detallada. No obstante, se debe ser meticuloso en el concepto del <strong>gasto de viaje <\/strong>en el que se haya incurrido.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#1 &#8211; Datos de la empresa<\/h4>\n\n\n\n<p>Para comenzar, en el PDF o <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/es\/n2f-homologado-aeat-archivado-valor-probatorio\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">documento digital de la factura<\/a> siempre debe incluirse el nombre y la direcci\u00f3n fiscal de la empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>Asimismo, tiene que especificarse cu\u00e1l es el n\u00famero de Identificaci\u00f3n fiscal de la compa\u00f1\u00eda.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#2 &#8211; Datos del cliente<\/h4>\n\n\n\n<p>Con respecto al cliente, deben especificarse los mismos datos que se mencionaron en el punto anterior: Nombre, direcci\u00f3n e identificaci\u00f3n fiscal.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#3 &#8211; N\u00famero de factura<\/h4>\n\n\n\n<p>Todo tipo de factura legal tiene que contener un n\u00famero de punto de venta con su n\u00famero \u00fanico de comprobante.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#4 &#8211; Fecha de emisi\u00f3n<\/h4>\n\n\n\n<p>La factura debe contener la fecha en la que es emitida que no debe ser necesariamente la fecha en la que se hayan incurrido los <strong>gastos de viaje.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#5 &#8211; Descripci\u00f3n de gastos<\/h4>\n\n\n\n<p>En este punto se puede optar por realizar dos acciones: Por un lado facturar un \u00edtem de tipo servicio que se llame \u201cGastos de viaje\u201d o bien enviar un documento detallado en conjunto de los comprobantes de cada unos de los <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/es\/informes-de-gastos\/#asignaciones-por-desplazamiento\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">gastos de desplazamiento<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#<strong>6 &#8211; Subtotal (con impuestos) y total<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>Se trata de la suma de todos los gastos con los impuestos correspondientes y el total a facturar.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">#7 &#8211; A\u00f1adir las facturas y recibos<\/h4>\n\n\n\n<p>Como hemos mencionado, es importante poder adjuntar los comprobantes respaldatorios que den transparencia al monto total de la factura.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">C\u00f3mo contabilizar los gastos de desplazamiento<\/h2>\n\n\n\n<p>Para que los gastos de viajes puedan ser llevados de forma precisa y concisa en la contabilidad de la compa\u00f1\u00eda, es importante poder tener la mayor documentaci\u00f3n de cada gastos. Esto, adem\u00e1s, es necesario para poder cumplir con las normativas impositivas de cada regi\u00f3n.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Con una contabilizaci\u00f3n espec\u00edfica de cada uno de los gastos, no s\u00f3lo se podr\u00e1 tener un balance preciso sino que, adem\u00e1s, las presentaciones impositivas estar\u00e1n perfectamente declaradas.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Recopilar documentaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n<p>Uno de los mejores comienzos, es que la empresa tenga como pol\u00edtica interna pedirles a sus empleados que guarden cada uno de los comprobantes de gastos que se realicen durante el viaje. Estos comprobantes pueden ser recibos y facturas de compra.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Clasificar los gastos<\/h3>\n\n\n\n<p>Otro aspecto que podr\u00eda permitirnos llevar una contabilidad m\u00e1s meticulosa, es creando una estructura del plan de cuenta en donde los gastos est\u00e9n imputados de forma espec\u00edfica:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Transporte<\/li>\n\n\n\n<li>Alojamiento<\/li>\n\n\n\n<li>Comidas<\/li>\n\n\n\n<li>Otros gastos<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-16018d1d wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background has-link-color wp-element-button\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/es\/guia-completa-sobre-los-informes-de-gastos-empresariales\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>Leer tambi\u00e9n: <\/strong>Gu\u00eda completa sobre los informes de gastos empresariales: \u00a1Optimiza tu gesti\u00f3n financiera!<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Asignaci\u00f3n de cuentas contables<\/h3>\n\n\n\n<p>Al contar con una ramificaci\u00f3n espec\u00edfica en el plan de cuentas, se puede asignar cuentas contables para cada uno de los conceptos de imputaci\u00f3n. Una de las formas para hacerlo es la siguiente:<\/p>\n\n\n\n<pre class=\"wp-block-preformatted\"><strong>6290 Transporte de personal<\/strong><\/pre>\n\n\n\n<p>En esta cuenta se podr\u00edan asignar todos los gastos que no se refacturar\u00e1n al cliente pero que podr\u00edan haber sido propios de un gasto del viaje. En este caso, el empleado podr\u00eda haberse desplazado para cenar en un restaurante espec\u00edfico, sin embargo, ese desplazamiento podr\u00eda correr como un gasto que asume la empresa prestadora del servicio.<\/p>\n\n\n\n<pre class=\"wp-block-preformatted\"><strong>6291 Dietas y comidas<\/strong><\/pre>\n\n\n\n<p>En esta cuenta se podr\u00edan imputar todos los gastos relacionados con los alimentos que se hayan comprado durante el viaje de trabajo.<\/p>\n\n\n\n<pre class=\"wp-block-preformatted\"><strong>6292 Alojamiento<\/strong><\/pre>\n\n\n\n<p>Los gastos de alojamientos y de parajes transitorios tendr\u00edan que imputarse en una cuenta contable de alojamiento.<\/p>\n\n\n\n<pre class=\"wp-block-preformatted\"><strong>6293 Gastos de viaje y desplazamiento<\/strong><\/pre>\n\n\n\n<p>En esta cuenta 6293 siempre se imputar\u00e1n los gastos por traslado que se hayan efectuado con fines laborales. En este t\u00f3pico, siempre se usar\u00e1n gastos que podr\u00edan ser refacturados al cliente.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Registrar en el libro diario<\/h3>\n\n\n\n<p>Cada uno de los comprobantes de gastos que se hayan realizado durante el viaje de negocios, deben guardarse en el sistema ERP con el objetivo de poder realizar las presentaciones impositivas. Adem\u00e1s, cada gasto debe ser ingresado en los gastos del libro diario de la contabilidad.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Revisar y hacer conciliaci\u00f3n bancaria<\/h3>\n\n\n\n<p>Revise todas las entradas y realice una conciliaci\u00f3n bancaria para asegurarse de que todos los gastos est\u00e9n correctamente registrados.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">En qu\u00e9 puede ayudar una soluci\u00f3n de gesti\u00f3n de informes de gastos como N2F<\/h2>\n\n\n\n<p>Estos procesos que muchas empresas en la actualidad lo pueden hacer de forma manual, han sido revolucionados por herramientas tecnol\u00f3gicas que simplifican la carga de trabajo de forma notable.<\/p>\n\n\n\n<p>N2F es una herramienta imprescindible para la optimizaci\u00f3n de procesos y, en particular, de aquellos procesos que est\u00e1n asociados a la gesti\u00f3n de <strong>gastos de viajes.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Con N2F podr\u00e1s aglutinar y administrar todos la documentaci\u00f3n que se referencien a los <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/es\/reembolso-por-kilometraje\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">gastos de viaje<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Centralizar los recibos y las facturas<\/h3>\n\n\n\n<p>Con N2F, puede centralizar todos los recibos y facturas en un solo lugar, facilitando el acceso y la gesti\u00f3n de la documentaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Gesti\u00f3n de los perdiem (indemnizaci\u00f3n diaria)<\/h3>\n\n\n\n<p>N2F tambi\u00e9n permite gestionar los perdiem de manera eficiente, asegurando que todas las indemnizaciones diarias se calculen y registren correctamente.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/es\/informes-de-gastos\/escaneo-inteligente\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"379\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/dematerialisation-des-factures-le-guide-complet.png?resize=720%2C379&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Mas informacion sobre N2F\" class=\"wp-image-19015\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/dematerialisation-des-factures-le-guide-complet.png?w=950&amp;ssl=1 950w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/dematerialisation-des-factures-le-guide-complet.png?resize=300%2C158&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/dematerialisation-des-factures-le-guide-complet.png?resize=768%2C404&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/dematerialisation-des-factures-le-guide-complet.png?resize=100%2C53&amp;ssl=1 100w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/dematerialisation-des-factures-le-guide-complet.png?resize=700%2C368&amp;ssl=1 700w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cuando se contemplan los gastos de viaje de un recurso de la compa\u00f1\u00eda hacia un cliente el proceso de liquidaci\u00f3n podr\u00eda ser algo tedioso.<\/p>\n","protected":false},"author":11,"featured_media":19026,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[656],"tags":[838,937],"ppma_author":[852],"class_list":["post-19022","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gastos-empresariales","tag-contabilidad","tag-gastos-de-viaje"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v27.3 (Yoast SEO v27.3) - 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