- \n
- Keine un\u00fcbersichtlichen Stapel an Belegen mehr<\/li>\n\n\n\n
- Gro\u00dfe Zeitersparnis, Fehlerreduzierung und bessere \u00dcbersicht durch automatisierte Prozesse<\/li>\n\n\n\n
- Bequeme Erfassung und Bearbeitung per mobiler App oder am PC<\/li>\n\n\n\n
- Gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung<\/li>\n\n\n\n
- Schnellere R\u00fcckerstattung f\u00fcr mehr Mitarbeiterzufriedenheit <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Hauptfunktionen einer Reisekosten-L\u00f6sung<\/h3>\n\n\n\n
Ohne eine digitale L\u00f6sung sind Reisekosten-Abrechnungen meist sehr aufwendig. Moderne Reisekostenabrechnungs-Software<\/strong> revolutionieren die herk\u00f6mmliche Praxis von Excel-Listen und Beleg-Bergen. Durch automatische Ermittlung der Reisekosten und Zuordnung der Belege wird die Reisekostenabrechnung zu einem schnellen Prozess, der mit nur wenigen Klicks im Buchhaltungsprogramm und in der Lohnabrechnung verbucht wird und so dazu beitr\u00e4gt, das Finanzmanagement<\/a> zu optimieren.
Mit einer Reisekostenabrechnungs-L\u00f6sung k\u00f6nnen in der Regel Fahrtkosten, Verpflegungs- und \u00dcbernachtungskosten<\/strong> sowie die Reisenebenkosten<\/strong> abgerechnet werden. Weitere Funktionen k\u00f6nnen sein:<\/p>\n\n\n\n- \n
- Einfache Beantragung und Genehmigung von Reisen<\/li>\n\n\n\n
- Vorschu\u00df-Zahlungen<\/li>\n\n\n\n
- Digitale Speicherung und \u00dcbermittlung aller Belege (z. B. per mobiler App mit Scanner-Funktion)<\/li>\n\n\n\n
- Verwaltung von Dienstfahrzeugen<\/li>\n\n\n\n
- Import von Kreditkartenums\u00e4tzen<\/li>\n\n\n\n
- Automatische Berechnung von Steuers\u00e4tzen, Pauschalen usw.<\/li>\n\n\n\n
- Workflows und Berichte<\/li>\n\n\n\n
- Archivierung mit Beweiswert<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Verpflegungsmehraufwand<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
Der Verpflegungsmehraufwand<\/strong><\/a> umfasst s\u00e4mtliche zus\u00e4tzlichen Kosten f\u00fcr Verpflegung w\u00e4hrend Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeiten, wie etwa der Kaffee am Morgen, das Mittagessen in einer firmenexternen Kantine oder das Abendessen im Restaurant.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Vor der Software-Auswahl den Bedarf kl\u00e4ren<\/h2>\n\n\n\n
Bevor sie verschiedene Anbietern f\u00fcr Reisekostenabrechnungs-Softwares in die engere Auswahl nehmen, sollten Sie zun\u00e4chst Ihre Anforderungen genau definieren:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Wie viele Mitarbeitende sollen die Reisekosten-Software benutzen k\u00f6nnen?<\/li>\n\n\n\n
- In welche vorhandene Systeme soll die L\u00f6sung integriert werden?<\/li>\n\n\n\n
- Wie werden Auslagen w\u00e4hrend der Reisen bezahlt?<\/li>\n\n\n\n
- Wird f\u00fcr Dienstfahrzeuge ein integriertes Fahrtenbuch ben\u00f6tigt?<\/li>\n\n\n\n
- In welche L\u00e4nder f\u00fchren Gesch\u00e4ftsreisen?<\/li>\n\n\n\n
- Sollen Mitarbeitende speziell geschult werden?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Reisekosten im \u00f6ffentlichen Dienst<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
F\u00fcr Dienstreisen<\/strong> von Besch\u00e4ftigten im \u00f6ffentlichen Dienst<\/strong> gelten die Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG), das auch von vielen kommunalen Arbeitgebern \u00fcbernommen wird. Zudem verweist der Tarifvertrag f\u00fcr den \u00d6ffentlichen Dienst (TV\u00f6D) meistens auf diese Regelungen. Die Erstattungsh\u00f6hen k\u00f6nnen aber je nach Bundesland variieren.
Gem\u00e4\u00df \u00a72 BRKG muss eine Dienstreise grunds\u00e4tzlich vor Antritt schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt werden.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\nAuswahlkriterien f\u00fcr Softwarel\u00f6sungen<\/h2>\n\n\n\n
Die Auswahl an L\u00f6sungen f\u00fcr Reisekostenabrechnungen ist riesig und macht einen Softwarevergleich<\/a> zur Herausforderung. Um den Entscheidungsprozess zu vereinfachen, k\u00f6nnen Sie eine Checklist mit wichtigen Kriterien erstellen.
Ein benutzerfreundliches System<\/strong> erm\u00f6glicht es den Teams, sich schnell mit der Software vertraut zu machen, was den Schulungsbedarf reduziert:<\/p>\n\n\n\n- \n
- Onboarding: Werden neue Anwender:innen systematisch durch die Software gef\u00fchrt?<\/li>\n\n\n\n
- Benutzeroberfl\u00e4che: Ist die Benutzeroberfl\u00e4che intuitiv und benutzerfreundlich?<\/li>\n\n\n\n
- Mobile App<\/a>: Wird gegebenenfalls eine praktische mobile App angeboten, die z. B. die m\u00fchsame Eingabe von Informationen \u00fcberfl\u00fcssig macht?<\/li>\n\n\n\n
- Kennzahlen: Bietet die L\u00f6sung Dashboards mit grafischer Darstellung von KPIs?
<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\nDaneben sind der Umfang der angebotenen Funktionen<\/strong>, Erweiterungen und Schnittstellen<\/strong>, Flexibilit\u00e4t, Datensicherheit, Support, Service, Updates und der Preis bedeutende Kriterien, wenn Sie eine Software in die engere Wahl ziehen.
Die L\u00f6sung muss auch steuerliche Regelungen,<\/strong> Datenschutzvorschriften und die Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ber\u00fccksichtigen. <\/p>\n\n\n\nVergleich von Anbietern f\u00fcr Reisekostenabrechnungs-Software<\/h2>\n\n\n\n
In diesem Vergleich betrachten wir 10 Anbieter von Reisekostenabrechnungs-Software, die sowohl f\u00fcr KMUs als auch f\u00fcr gro\u00dfe Unternehmen geeignet sind.<\/p>\n\n\n\n
SAP Concur<\/h3>\n\n\n\n
SAP bietet mit SAP Concur Travel <\/strong>eine cloudbasierte L\u00f6sung. Mitarbeitende k\u00f6nnen ihre Reise unterwegs einsehen, aktualisieren und (um)buchen. <\/p>\n\n\n\n
Unternehmen haben die M\u00f6glichkeit, die vorgeschlagenen\u00a0Reisekosten im Voraus zu pr\u00fcfen. Integrierte Richtlinien<\/strong> helfen dabei, sich f\u00fcr g\u00fcnstige und konforme Reiseoptionen zu entscheiden.<\/p>\n\n\n\n
Concur Travel kann an Concur Expense angebunden werden, um alle Ausgaben an einem Ort einsehen und zu analysieren.<\/p>\n\n\n\n
N2F<\/h3>\n\n\n\n
N2F ist eine 100% digitale (Web & App), sehr nutzerfreundliche und individuell konfigurierbare Reisekostenabrechnung L\u00f6sung<\/strong> f\u00fcr Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe.<\/p>\n\n\n\n
Das Programm reduziert mittels automatischer Berechnung von Reisekosten, individuellen Freigabe-Workflows und pr\u00e4dikativer Analysen manuelle Verwaltungskosten mit bis zu 75% Zeitersparnis, minimiert Fehler, sch\u00fctzt vor Betrugsversuchen und liefert umfassende Analysen f\u00fcr Budgetkontrolle \u2014 ideal zur Senkung der Unternehmerischen Gesamtkosten und starken Vereinfachung von Prozessen.<\/p>\n\n\n\n
Die L\u00f6sung bietet eine Exportm\u00f6glichkeit zu allen markt\u00fcblichen FiBu-, ERP- oder Lohnbuchhaltungsprogrammen, garantiert die Automatische Einhaltung der Reiserichtlinien (Compliance by Design) und ist zu 100% individuell konfigurierbar (bspw. eigene Tagespauschalen<\/a>).<\/p>\n\n\n\n
Dar\u00fcber hinaus kann die Reisekosten Software auch mit Firmenkarten und einer zentralen Eingangsrechnungsl\u00f6sung<\/a> kombiniert werden, um die Ausgabenverwaltung komplett zu automatisieren. <\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/DE-1.91x1-Expense-Management-2.png?resize=720%2C377&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\nHRworks<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Die Reisekostenabrechnungs-Software von HRworks<\/strong> ist eine webbasierte SaaS-L\u00f6sung, die von jedem mobilen Endger\u00e4t aus problemlos genutzt werden kann. <\/p>\n\n\n\n
Sie ist skalierbar und l\u00e4sst sich nahtlos in bestehende ERP-L\u00f6sungen integrieren. <\/p>\n\n\n\n
Mit Preisen ab 6 Euro pro Monat geh\u00f6rt sie – je nach Anforderungen – zu den kosteng\u00fcnstigsten L\u00f6sungen.<\/p>\n\n\n\n
Lexware<\/h3>\n\n\n\n
Lexware<\/strong> bietet mit ‘Lexware reisekosten pro<\/strong>\u2018 eine leistungsstarke Software f\u00fcr die Verwaltung von In- und Auslandsreisen sowie die Bewirtungskosten f\u00fcr\u202fbis zu 500 Reisende und 50 Firmen. <\/p>\n\n\n\n
Die L\u00f6sung integriert ein GoBD-konformes Fahrtenbuch, wodurch der Bedarf an zus\u00e4tzlicher Software entf\u00e4llt. Die Software ist jedoch nur f\u00fcr die Nutzung auf Windows-Plattformen verf\u00fcgbar.<\/p>\n\n\n\n
Mit ‘Lexware reisekosten plus\u2018 k\u00f6nnen In- und Auslandsreisen von bis zu 100 Reisenden und 5 Firmen abgerechnet werden.<\/p>\n\n\n\n
Circula<\/h3>\n\n\n\n
Circula<\/strong> erm\u00f6glicht eine mobile Erfassung von Reisekosten und erg\u00e4nzt diese automatisch um Fahrtkosten durch den Abgleich mit Google Maps. <\/p>\n\n\n\n
Obwohl keine Schulungen f\u00fcr Mitarbeiter angeboten werden, bietet die Website einen FAQ-Bereich zur Beantwortung auftretender Fragen. Circula ist als Webanwendung sowie f\u00fcr iOS und Android verf\u00fcgbar.<\/p>\n\n\n\n
Das Rechenzentrum von Circula befindet sich in Deutschland und der Support ist deutschsprachig.<\/p>\n\n\n\n
Rydoo<\/h3>\n\n\n\n
Rydoo<\/strong> wirbt mit der hohen Akzeptanzrate seiner Reisekostensoftware. Die Mehrsprachigkeit der Funktionen macht sie besonders interessant f\u00fcr internationale Unternehmen. <\/p>\n\n\n\n
Der Support bietet Einarbeitungshilfe in verschiedenen Sprachen, darunter auch Deutsch. <\/p>\n\n\n\n
Rydoo ist bereits ab einem monatlichen Preis von 6 Euro verf\u00fcgbar.<\/p>\n\n\n\n
TravelPerk<\/h3>\n\n\n\n
TravelPerk<\/strong> ist Gesch\u00e4ftsreise-Software, Buchungsplattform und Reisekosten-Tool in einem.<\/p>\n\n\n\n
Die L\u00f6sung bietet eine breite Palette an Funktionen und Dienstleistungen f\u00fcr Gesch\u00e4ftsreisen. \u00dcber eine benutzerfreundliche Plattform k\u00f6nnen Fl\u00fcge, Hotels, Z\u00fcge und mehr gebucht werden. <\/p>\n\n\n\n
Die Plattform erm\u00f6glicht individuell anpassbare Reiserichtlinien, automatisierte Genehmigungsprozesse, Echtzeit-Berichte und Integrationen von Reisekostenabrechnungen. <\/p>\n\n\n\n
Onexpense<\/h3>\n\n\n\n
Onexpense<\/strong> bietet eine benutzerfreundliche App zur Verwaltung von Spesenabrechnungen. Durch Fotografieren von Belegen oder Rechnungen liest die App automatisch die Kosten aus. <\/p>\n\n\n\n
Zus\u00e4tzlich erm\u00f6glicht Onexpense die Kilometergeldabrechnung direkt \u00fcber die App. Die Anwendung stellt au\u00dferdem Spesenvorlagen f\u00fcr Mitarbeiter bereit.<\/p>\n\n\n\n
Jeder erstellte Spesenbericht wird automatisch im gew\u00e4hlten Dateiformat zusammengestellt und zur schnellen R\u00fcckerstattung an die Buchhaltungsabteilung gesendet.<\/p>\n\n\n\n
MobileXpense<\/h3>\n\n\n\n
MobileXpense<\/strong> erm\u00f6glicht es Mitarbeitern, Reiseantr\u00e4ge auszuf\u00fcllen, die dann \u00fcber einen Workflow von Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n
Die L\u00f6sung kann auch mit einem Online-Buchungstool f\u00fcr Gesch\u00e4ftsreisen integriert werden.
<\/p>\n\n\n\nBelege k\u00f6nnen unterwegs fotografiert und ausgelesen werden. Die Software bietet auch eine Integration mit Google Maps f\u00fcr eine einfachere Erstattung der Kilometerpauschale bei Dienstreisen. Mit ‘Declaree’ und ‘Expense’ bietet Mobile Xpense spezielle L\u00f6sungen f\u00fcr den Mittelstand an.<\/p>\n\n\n\n
Spendesk<\/h3>\n\n\n\n
- Kennzahlen: Bietet die L\u00f6sung Dashboards mit grafischer Darstellung von KPIs?
![\"\"](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/cta-blog-768-x-235-digitale-reisekosten.png?resize=720%2C220&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"