{"id":18,"date":"2018-06-28T17:00:35","date_gmt":"2018-06-28T15:00:35","guid":{"rendered":"http:\/\/localhost:55321\/?p=18"},"modified":"2024-10-24T15:32:59","modified_gmt":"2024-10-24T13:32:59","slug":"application-archivage-numerique","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/application-archivage-numerique\/","title":{"rendered":"N2F : l’application qui g\u00e8re l’archivage de vos notes de frais"},"content":{"rendered":"

La d\u00e9mat\u00e9rialisation compl\u00e8te des notes de frais a longtemps \u00e9t\u00e9 un serpent de mer. Maintenant que c’est une r\u00e9alit\u00e9, quelles sont les cons\u00e9quences ? Le gain de temps pour les entreprises est r\u00e9el et cons\u00e9quent. Faisons le point sur la r\u00e9glementation et comment N2F<\/a> a su optimiser tous les processus des frais professionnels gr\u00e2ce \u00e0 cette \u00e9volution.<\/p>\n

<\/p>\n

L’archivage \u00e0 valeur probante des notes de frais<\/h2>\n

A une \u00e9poque o\u00f9 le num\u00e9rique est en train de prendre le pas sur le papier, il semblait essentiel, pour les entreprises, de pouvoir g\u00e9rer diff\u00e9remment les notes de frais. C’est la loi de finance rectificative du 29 d\u00e9cembre 2016, et plus pr\u00e9cis\u00e9ment l’article 16, qui d\u00e9finit les nouvelles r\u00e8gles et permet aux professionnels d’optimiser la gestion de ces notes de frais<\/strong>.<\/p>\n

La gestion des notes de frais jusqu’en 2016<\/h3>\n

Avant l’application de cette nouvelle loi, la gestion des notes de frais \u00e9tait aussi complexe que couteuse. C’\u00e9tait l’article L102B du livre des proc\u00e9dures fiscales qui r\u00e9gissait la gestion des frais professionnels<\/strong>. Selon cet article, toute facture devait \u00eatre archiv\u00e9e sous son format d’origine. Une facture papier \u00e9mise dans un restaurant devait \u00eatre conserv\u00e9e dans un dossier sp\u00e9cifique tandis qu’une facture \u00e9lectronique devait \u00eatre conserv\u00e9e sur ordinateur ou sur un serveur. Si l’objectif \u00e9tait d’\u00e9viter toute fraude et de permettre \u00e0 l’administration fiscale de r\u00e9aliser les contr\u00f4les n\u00e9cessaires, force est de constater que cette m\u00e9thode archa\u00efque \u00e9tait p\u00e9nalisante pour les entreprises.<\/p>\n

Une gestion chronophage et on\u00e9reuse<\/h3>\n

La gestion de tous ces documents \u00e9tait lourde. Dans une entreprise compos\u00e9e d’un grand nombre de salari\u00e9s effectuant de mani\u00e8re tr\u00e8s r\u00e9guli\u00e8re des d\u00e9placements, cela repr\u00e9sentait un temps consid\u00e9rable et un co\u00fbt majeur. Factures de restaurant, de station essence, tout devait \u00eatre collect\u00e9 et centralis\u00e9<\/strong>. Dans le cadre d’une entreprise nationale, les collaborateurs devaient envoyer par courrier toutes ces factures. Le p\u00f4le administratif devait, quant \u00e0 lui, assurer le stockage de ces documents et s’assurer qu’en cas de contr\u00f4le tout serait parfaitement organis\u00e9. Et c’est sans compter qu’avant la loi de 2016, les documents papier devaient \u00eatre conserv\u00e9s 6 ans. Or, vous l’aurez peut-\u00eatre constat\u00e9, l’encre des factures n’a pas toujours une dur\u00e9e de vie aussi longue. Certes, il \u00e9tait possible de les num\u00e9riser, mais cette op\u00e9ration n’avait aucune valeur aux yeux de l’administration fiscale.<\/p>\n

Ce qui change avec la loi de 2016<\/h3>\n

L’application d\u00e8s 2017 de l’article 16 de la loi de finance rectificative du 29 d\u00e9cembre 2016 a \u00e9t\u00e9 per\u00e7ue par les professionnels comme une r\u00e9elle r\u00e9volution. A l’\u00e8re du tout num\u00e9rique, il \u00e9tait impensable de continuer \u00e0 stocker des factures papier durant 6 ans. Cette loi reconna\u00eet la valeur probante de l’archivage num\u00e9rique<\/a> qui offre un gain de temps et d’argent aux professionnels<\/strong> et notamment aux structures importantes. Gr\u00e2ce \u00e0 cette loi, une facture num\u00e9ris\u00e9e a la m\u00eame valeur qu’une facture originale. Et cela change tout. Cette loi offre le choix aux professionnels puisque les documents ” peuvent \u00eatre conserv\u00e9s sur support informatique ou sur support papier”. Ainsi, pour ceux qui ne font pas confiance \u00e0 la technologie et qui craignent de perdre leurs donn\u00e9es, il est toujours possible de conserver les factures papier. Chacun peut alors adapter sa gestion des notes de frais tout en se conformant \u00e0 la l\u00e9gislation.<\/p>\n

Quelles sont les modalit\u00e9s de conservation ?<\/h3>\n

Naturellement, la valeur probante des notes de frais est li\u00e9e \u00e0 leur conservation. La loi impose certaines r\u00e8gles en la mati\u00e8re afin que l’administration fiscale puisse s’assurer de la validit\u00e9 des documents fournis. Ainsi, les documents qui auront \u00e9t\u00e9 num\u00e9ris\u00e9s doivent pouvoir \u00eatre reproduits \u00e0 l’identique. Aucun traitement d’image n’est autoris\u00e9, les notes de frais doivent \u00eatre num\u00e9ris\u00e9es en l’\u00e9tat et donner toutes les informations essentielles pour \u00eatre prises en compte.
\nEn outre, l’archivage ne peut laisser de place au hasard. Seul l’assujetti ou un tiers mandat\u00e9 peut g\u00e9rer l’archivage num\u00e9rique, un process doit \u00eatre mis en place et clairement d\u00e9fini en cas de contr\u00f4le. Autre point majeur : les notes de frais doivent \u00eatre stock\u00e9es au format PDF ou PDF A\/3, disposer d’une signature \u00e9lectronique et d’un horodatage.<\/p>\n

Quels sont les avantages de l’archivage num\u00e9rique des notes de frais ?<\/h3>\n

L’archivage \u00e0 valeur probante des notes de frais permet d’\u00e9conomiser de l’argent, un point essentiel pour les entreprises. Il est admis que l’archivage papier co\u00fbte en moyenne 3 % des notes de frais<\/strong>. A cela s’ajoute le co\u00fbt du personnel qui doit pointer ces notes, l’affranchissement lorsque les collaborateurs sont loin, les co\u00fbts d’impression, etc.
\nD’autre part, l’archivage papier engendre certains risques. Ainsi, 15% des justificatifs sont endommag\u00e9s ou perdus, un probl\u00e8me de poids en cas de contr\u00f4le fiscal.<\/p>\n

L’archivage num\u00e9rique des notes de frais permet \u00e9galement de centraliser de mani\u00e8re plus simple ces documents et ainsi de les retrouver plus rapidement, la tra\u00e7abilit\u00e9 est accentu\u00e9e et la conservation est plus s\u00e9curis\u00e9e tandis que la lisibilit\u00e9 est assur\u00e9e durant toute la p\u00e9riode de conservation impos\u00e9e par l’administration fiscale.<\/p>\n

L’archivage num\u00e9rique des notes de frais assur\u00e9 par une application<\/h3>\n

N2F est une application simple, claire et efficace pour la gestion de vos notes de frais.<\/strong> Avec ses fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es, elle permet non seulement un gain de temps pr\u00e9cieux, mais aussi une gestion optimale et s\u00e9curis\u00e9e de tous vos documents<\/strong>. Du re\u00e7u jusqu’\u00e0 la comptabilit\u00e9, N2F est une application de gestion de notes de frais qui vous permet de saisir les d\u00e9penses et de prendre une photo du re\u00e7u, puis de d\u00e9clarer ces d\u00e9penses qui seront soumises \u00e0 approbation et paiement. Ensuite, la comptabilit\u00e9 peut effectuer une v\u00e9rification pour approuver ou rejeter la note de frais. Enfin, aucune saisie n’est n\u00e9cessaire, N2F int\u00e8gre une fonctionnalit\u00e9 permettant d’exporter directement toutes les informations<\/strong> et ce, sous diff\u00e9rents formats. Pour les repas de vos collaborateurs ou pour leurs d\u00e9placements, N2F est la solution \u00e0 d\u00e9couvrir imp\u00e9rativement, nous vous proposons un essai gratuit afin de vous familiariser avec cette application.<\/p>\n

Sur le web, sur smartphone et tablette, N2F est une application de gestion des notes de frais<\/a> qui s’utilise partout et par tous, en France ou \u00e0 l’autre bout du monde. Avec elle, oubliez les pertes de justificatifs, le temps fastidieux \u00e0 traiter les notes de frais et ma\u00eetrisez votre budget. Car la solution N2F permet \u00e9galement de g\u00e9rer des alertes en cas de d\u00e9passement de la politique de frais mise en place par votre entreprise. Salari\u00e9s, managers, comptables, dirigeants, notre application permet \u00e0 chacun de gagner un temps pr\u00e9cieux. Pour en savoir plus, contactez d\u00e8s \u00e0 pr\u00e9sent l’un de nos conseillers.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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