Une fois votre partenaire identifi\u00e9 et les termes du contrat n\u00e9goci\u00e9, vous effectuez votre premi\u00e8re commande, r\u00e9ceptionnez la marchandise et payez la facture. Le cycle d\u2019achat se conclut par l\u2019archivage des justificatifs comptables.<\/p>\n\n\n\n
Chaque \u00e9tape de ce processus doit \u00eatre clairement d\u00e9finie en amont pour garantir la continuit\u00e9 de l\u2019exploitation<\/strong> et une gestion financi\u00e8re saine<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs est b\u00e9n\u00e9fique \u00e0 plus d\u2019un titre. C\u2019est tout d\u2019abord indispensable pour assurer un approvisionnement conforme<\/strong> aux besoins de la production. Cela permet aussi de cr\u00e9er un r\u00e9seau d\u2019entreprises <\/strong>qui pourront vous recommander ou vous faire profiter de leur bonne r\u00e9putation. Enfin, l\u2019instauration d\u2019un climat de confiance simplifie la n\u00e9gociation d\u2019\u00e9ch\u00e9ances de paiement plus favorables<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Pour parvenir \u00e0 \u00e9tablir un partenariat constructif, il convient de maintenir une communication ouverte et transparente. Mais il faut avant tout payer vos factures \u00e0 temps<\/strong>. Le non-respect des d\u00e9lais de paiement nuit \u00e0 la relation. Vous renvoyez une image de mauvais payeur et vous mettez votre fournisseur dans une posture d\u00e9licate, au risque de fragiliser son activit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Vous avez donc tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 bien g\u00e9rer vos factures et \u00e0 vous conformer aux \u00e9ch\u00e9ances<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n En fonction de la taille de votre entreprise, le cycle d\u2019achat peut impliquer un grand nombre de services. Vous devez organiser votre activit\u00e9 de mani\u00e8re \u00e0 faciliter les \u00e9changes et \u00e0 acc\u00e9l\u00e9rer vos processus administratifs<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n Pour traiter efficacement une facture fournisseur, votre service financier doit : <\/p>\n\n\n\n L\u2019essor du num\u00e9rique et la digitalisation de l\u2019\u00e9conomie favorisent l\u2019\u00e9mergence de solutions innovantes pour r\u00e9pondre aux nombreuses probl\u00e9matiques de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n La gestion des factures fournisseurs peut-\u00eatre enti\u00e8rement digitalis\u00e9e \u00e0 l\u2019aide de solutions num\u00e9riques ou de logiciels de gestion.<\/p>\n\n\n\n Inutile d\u2019attendre la r\u00e9forme de la facturation \u00e9lectronique<\/a> pour b\u00e9n\u00e9ficier des avantages du num\u00e9rique\u2009! Elle entrera en vigueur le\u00a0:\u00a0<\/p>\n\n\n\n Il existe, d\u2019ores et d\u00e9j\u00e0 sur le march\u00e9, des outils de d\u00e9mat\u00e9rialisation de la cha\u00eene facturaturation, adapt\u00e9s aux diff\u00e9rents formats de facture (papier, PDF, Factur-X, UBL\u2026). De la collecte \u00e0 l\u2019archivage \u00e9lectronique, l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 du processus est g\u00e9r\u00e9e au sein d\u2019une m\u00eame plateforme.<\/p>\n\n\n\n Vous am\u00e9liorez ainsi la productivit\u00e9 des fonctions supports. Une int\u00e9gration progressive et ma\u00eetris\u00e9e du num\u00e9rique permet d\u2019\u00e9viter les \u00e9cueils d\u2019une mise en place pr\u00e9cit\u00e9e. <\/p>\n\n\n\n Avec la digitalisation des factures fournisseurs, vous pouvez centraliser l\u2019ensemble de vos donn\u00e9es et en g\u00e9rer l\u2019acc\u00e8s \u00e0 distance. <\/p>\n\n\n\n Chaque service peut interagir et accomplir les t\u00e2ches dont il a la responsabilit\u00e9 <\/strong>: v\u00e9rification, approbation, comptabilisation, paiement ou export comptable. En cas de litiges sur les quantit\u00e9s livr\u00e9es, par exemple, le processus de traitement de la facture est interrompu et notifi\u00e9 en direct aux autres parties prenantes. <\/p>\n\n\n\n Par ailleurs, la centralisation optimise le suivi des paiements et la gestion des d\u00e9lais. <\/p>\n\n\n\n Le num\u00e9rique est un atout consid\u00e9rable en mati\u00e8re d\u2019archivage. Outre le gain de place et la r\u00e9duction des co\u00fbts associ\u00e9s au stockage papier, il offre une meilleure conservation et une meilleure tra\u00e7abilit\u00e9 des justificatifs. <\/p>\n\n\n\n Avec l\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/a>, vous remplissez vos objectifs RSE de z\u00e9ro papier<\/a> et garantissez l\u2019int\u00e9grit\u00e9 de vos factures. En effet, les outils de d\u00e9mat\u00e9rialisation les plus performants proposent ce service qui assure l\u2019authenticit\u00e9 et l\u2019intelligibilit\u00e9 des documents.<\/p>\n\n\n\n Les avanc\u00e9es technologiques telles que le scan OCR ou l\u2019intelligence artificielle acc\u00e9l\u00e8rent l\u2019automatisation de certaines t\u00e2ches administratives. <\/p>\n\n\n\n Ces automatisations sont un levier strat\u00e9gique<\/strong> pour votre entreprise. Elles vous font gagner un temps pr\u00e9cieux<\/strong>, en particulier si vous traitez de gros volumes de factures. Vous r\u00e9duisez les risques d\u2019erreurs<\/strong> qui peuvent se r\u00e9v\u00e9ler co\u00fbteux. On pense notamment aux sanctions financi\u00e8res applicables pour non-paiement des factures \u00e0 \u00e9ch\u00e9ance.<\/p>\n\n\n\n Pour une gestion efficace des factures fournisseurs, vous devez sensibiliser vos \u00e9quipes <\/strong>aux probl\u00e9matiques de l\u2019entreprise : respect des d\u00e9lais de paiement, sauvegarde de la relation client\u2026 Vous devez les accompagner<\/strong> par tous les moyens que vous jugerez utiles : r\u00e9unions, sessions de formation, ressources documentaires\u2026<\/p>\n\n\n\n En pr\u00e9sence de nouvelles exigences r\u00e9glementaires, telles que la mise en place de la facturation \u00e9lectronique<\/a>, tenez-les inform\u00e9es des avanc\u00e9es de la r\u00e9forme et des solutions que vous avez choisies. Vous susciterez alors davantage l\u2019adh\u00e9sion que si vous imposez du jour au lendemain de nouveaux processus.<\/p>\n\n\n\n Incitez-les \u00e9galement \u00e0 r\u00e9diger les proc\u00e9dures ou \u00e0 proposer des axes d\u2019am\u00e9lioration de l\u2019organisation existante.<\/p>\n\n\n\nPr\u00e9servez vos relations avec vos prestataires<\/h3>\n\n\n\n
Organisez votre entreprise<\/h3>\n\n\n\n
2. Digitaliser le traitement des factures fournisseurs <\/h2>\n\n\n\n
Anticipez la r\u00e9forme de la facturation \u00e9lectronique<\/h3>\n\n\n\n
Centralisez vos donn\u00e9es<\/h3>\n\n\n\n
Archivez au format num\u00e9rique<\/h3>\n\n\n\n
3. Automatiser les t\u00e2ches \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e<\/h2>\n\n\n\n
4. Former ses \u00e9quipes<\/h2>\n\n\n\n
5. R\u00e9ussir sa transition num\u00e9rique : les outils indispensables<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"\/](\"https:\/\/lh7-us.googleusercontent.com\/YBhD58Syq-L-QD24N50lC3mhrlrKu3TjzBZUAjEs8IjHxK5HiSbEa_fZj3X-nslftudGe58PXiIqwPqKSeuHN9XpRMiTc0V0gSklrM1gnz0uMGbvuTEN-yk9v6Ykg0vuLkLxRrkXq2jsrnlhKko6N4M\")
<\/figure>\n\n\n\n