Bei k\u00fcnstlicher Intelligenz denken viele an Computersysteme aus Science-Fiction-Filmen, die am Ende das Kommando \u00fcbernehmen.
In Wirklichkeit handelt es sich um intelligente und effiziente L\u00f6sungen, die Arbeitsprozesse vereinfachen und sicherer machen. Gleichzeitig k\u00f6nnen Kosten gesenkt werden. Dies erm\u00f6glicht es heute, die Nutzung dieser Technologien in allen Unternehmensbereichen zu verallgemeinern und sie auch KMU zug\u00e4nglich zu machen. Dar\u00fcber hinaus macht der steigende Wettbewerbsdruck diesen Wandel notwendig.
Besonders die Buchhaltung kann von der Automatisierung durch KI profitieren, indem m\u00fchsame und repetitive Prozesse digitalisiert werden. Das Ziel: das Fehlerrisiko verringern und viel Zeit f\u00fcr die Teams sparen. <\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Einfach gesagt verarbeiten Systeme, die auf k\u00fcnstlicher Intelligenz basieren, gro\u00dfe Datenmengen mithilfe von Algorithmen, um mit automatisierter Analyse von Daten schnell Entscheidungen zu treffen. Algorithmen sind immer zuverl\u00e4ssiger, flexibler und anpassungsf\u00e4higer geworden, sodass sich die L\u00f6sungen sich auch an Dokumente mit variabler Struktur wie zum Beispiel Rechnungen anpassen k\u00f6nnen. Die darin enthaltenen Daten werden automatisch, komplett und zuverl\u00e4ssig erkannt. Inwieweit die k\u00fcnstliche Intelligenz bereits in deutschen Unternehmen angenommen wird, verr\u00e4t zum Beispiel das ifo-Institut. Laut der ifo Konjunkturumfrage<\/a> vom 2. August 2023 setzt sich die Mehrheit aller Unternehmen in Deutschland damit bereits auseinander. Die Buchhaltung verwaltet sehr gro\u00dfe Datenmengen: Gehaltsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Mehrwertsteuer usw. Die herk\u00f6mmlichen Verwaltungsprozesse<\/strong> sind dabei meist umst\u00e4ndlich und zeitrauben. Als Beispiel kann die Verwaltung von Reisekosten<\/strong> genannt werden. Ein Mitarbeiter gibt seine Spesenabrechnung ein und leitet sie an seinen Vorgesetzten, der sie pr\u00fcft und genehmigt oder ablehnt. Danach gibt die Buchhaltung die Spesenabrechnung in ihre Buchhaltungssoftware ein. Schlie\u00dflich veranlasst der Verantwortliche die Erstattung. <\/p>\n\n\n\n Mithilfe von k\u00fcnstlicher Intelligenz k\u00f6nnen Sie Reisekostenabrechnungen<\/strong> effizienter<\/strong> machen, da die Software die meisten Prozessschritte in der Buchhaltung automatisiert<\/a>. Mithilfe der Digitalisierung der Buchhaltung k\u00f6nnen wichtige Daten auch in Berichten und Analysen<\/strong> schnell zusammenfasst werden. Das geschieht fast fehlerlos und eine Endpr\u00fcfung durch Mitarbeiter bleibt nat\u00fcrlich weiter m\u00f6glich. Auch zuk\u00fcnftig kann die komplett digitale Buchhaltung<\/a> nat\u00fcrlich nicht auf \u201ereelle\u201c Mitarbeiter verzichten und die KI wird die Finanzabteilung nicht ersetzen. Die Rollen innerhalb der Unternehmen werden aber neu und besser definiert werden. Wenn Sie eine L\u00f6sung zur Verwaltung von Spesenabrechnungen<\/strong> wie N2F verwenden, kann die Bearbeitungszeit um das Vierfache reduziert werden. Die Software erm\u00f6glicht es etwa, Rechnungen, die bei einer Gesch\u00e4ftsreise anfallen, zu digitalisieren und vollst\u00e4ndig auszuwerten. <\/p>\n\n\n\n Dank des Smart Scan<\/strong> (OCR), kombiniert mit unserer KI-Technik, m\u00fcssen Sie die Informationen nicht mehr selbst eingeben. Sie machen einfach ein Foto des Belegs und die L\u00f6sung extrahiert automatisch alle Daten: Datum, Betrag, Mehrwertsteuerbetr\u00e4ge (auch bei mehreren S\u00e4tzen), Rechnungssteller, Trinkgelder, Treibstoffmenge usw. So vermeiden Sie Eingabefehler.
Wir interessieren uns dabei f\u00fcr KI-Ans\u00e4tzen, die selbstst\u00e4ndig \u201elernen\u201c. Dadurch wird jeder manuelle Schritt im Prozess durch eine automatische Funktion<\/strong> ersetzt, die die Daten analysiert, erkennt und in das Informationssystem integriert. <\/p>\n\n\n\n
Cloud-Infrastrukturen machen es m\u00f6glich, dass sich dank der gemeinsamen Nutzung durch eine sehr gro\u00dfe Zahl an Usern sich<\/s> die Systeme st\u00e4ndig erweitern. Die Qualit\u00e4t ihrer Ergebnisse wird dadurch verbessert.
K\u00fcnstlichen Intelligenz wird in der Buchhaltung<\/strong> bereits vielf\u00e4ltig eingesetzt: intelligente Automatisierung von Prozessen (zum Beispiel Rechnungen), Verwaltung von Prognosen, Erkennen von Betrugsf\u00e4llen usw.
Viele Aufgaben der Buchhaltungsabteilung k\u00f6nnen fast ohne das Engreifen von Mitarbeitern erledigt werden. Das geschieht \u00fcberwiegend fehlerfrei. Dar\u00fcber hinaus kann das System aus seinen Fehlern lernen, damit diese nicht wieder vorkommen. <\/p>\n\n\n\nDigitale Transformation durch KI in Firmen <\/h2>\n\n\n\n
Die Systeme werden in Deutschland aber nur in 13,3% der Unternehmen direkt eingesetzt. Weitere 9,2% planen sie zu nutzen, und 36,7% aller befragten Unternehmen diskutieren \u00fcber eine m\u00f6gliche Anwendung.
Es gibt in vielen Unternehmen also noch H\u00fcrden und Widerst\u00e4nde bei der Nutzung von KI-basierten Systemen. Manche Mitarbeiter bef\u00fcrchten, dass die Digitalisierung ihre gewohnten Arbeitsweisen stark ver\u00e4ndern wird. Manager m\u00fcssen also f\u00fcr gute Ausgangsbedingungen sorgen, offen \u00fcber die Projekte sprechen und ihre Mitarbeiter fr\u00fchzeitig einbinden. Damit diese die Digitalisierung akzeptieren, brauchen sie auch ausreichende Ressourcen. Unternehmen werden ihre Teams bei diesem Wandel also aktiv unterst\u00fctzen m\u00fcssen. <\/p>\n\n\n\nAutomatisierte Buchhaltung sorgt f\u00fcr h\u00f6here Effizienz <\/h2>\n\n\n\n
Hier kann gerade die Information Governance<\/a> durch k\u00fcnstliche Intelligenz die meisten Abl\u00e4ufe automatisieren und wirtschaftlicher machen. Sie passt sich an die Herausforderungen und Bed\u00fcrfnisse der Teams an, indem sich Prozesse komplett parametrisieren lassen. <\/p>\n\n\n\n
Die L\u00f6sung kann Informationen sammeln, auswerten und aufbereiten. Sie \u00fcberpr\u00fcft Rechnungen und erkennt, falls Mitarbeiter auf Gesch\u00e4ftsreise das definierte Budget \u00fcberschreiten. Betrug kann so schneller erkannt und ungerechtfertigte Ausgaben k\u00f6nnen vermieden werden.
Auch externe Partner<\/strong> werden problemlos in die Prozessabl\u00e4ufe eingebunden, indem sich die Software mit anderen Programmen verbindet oder sich in externe Systeme integriert.
Ihre Reisekosten-Software kann sich zum Beispiel direkt mit Buchhaltungssoftware oder Ihrer Bank verbinden, um \u00dcberweisungen per SEPA-Lastschriftmandat zu automatisieren.
<\/p>\n\n\n\nDurch KI Kosten reduzieren <\/h2>\n\n\n\n
Statt viel Zeit f\u00fcr verschiedenen Diagramme und Grafiken zu verlieren, automatisieren Sie repetitive Arbeitsschritte<\/strong> und behalten den \u00dcberblick \u00fcber alle Unternehmensausgaben.
Ihr Unternehmen kann so auf verschiedenen Ebenen Zeit und Geld sparen: <\/p>\n\n\n\nWie Digitalisierung Fachkr\u00e4fte entlasten kann <\/h2>\n\n\n\n
Die Mitarbeitenden m\u00fcssen erst festlegen, was wieso genau analysiert werden soll. Diese Analysen sind dann die Grundlage f\u00fcr weitere Entscheidungen. Die Teams k\u00f6nnen sich Aufgaben zuwenden, die mehr zur Wertsch\u00f6pfung beitragen.
Das bedeutet: h\u00f6here Produktivit\u00e4t und Mitarbeiterzufriedenheit<\/strong>. Durch die Aufwertung ihrer T\u00e4tigkeit k\u00f6nnen qualifizierte Fachkr\u00e4fte in Unternehmen gehalten und neue gewonnen werden. <\/p>\n\n\n\nZeitgewinn und mehr Sicherheit beim Ausgabenmanagement <\/h2>\n\n\n\n
Wenn Ihr Unternehmen eine Kilometerpauschale<\/a> zahlt, kann die Software eine Verbindung zu Google Maps herstellen, um automatisch die Anzahl der zu erstattenden Kilometer zu berechnen. <\/p>\n\n\n\n