Es gen\u00fcgt aber nicht, zum Beispiel eine Rechnung einfach im PDF-Format zu verschicken. Im Finanzenbereich bedeutet Digitalisierung vor allem die Automatisierung von Prozessen<\/strong>. Daf\u00fcr werden passende Algorithmen programmiert und Arbeitsschritte standardisiert. <\/p>\n\n\n\n Sie fragen sich, wie Ihr Unternehmen m\u00f6glichst reibungslos und schnell von der digitalen Buchhaltung profitieren<\/a> kann? Informieren Sie sich genau \u00fcber die organisatorischen und technischen Anforderungen und planen Sie die Umstellung sehr genau. <\/p>\n\n\n\n Viele Arbeitnehmer bef\u00fcrchten, dass sich die Digitalisierung negativ auf Ihren Arbeitsalltag und auf die Sicherheit ihres Jobs auswirken wird. Es ist also sehr wichtig, die neuen M\u00f6glichkeiten der digitalen Buchhaltung aus Mitarbeiterperspektive<\/strong> zu ber\u00fccksichtigen. <\/p>\n\n\n\n Ihre Mitarbeiter kennen die internen Abl\u00e4ufe bestens und k\u00f6nnen verschiedene Punkte erkennen, die optimiert werden k\u00f6nnen und so ihre Arbeit erleichtern<\/a>. Der Erfolg eines Projekts zur Dematerialisierung h\u00e4ngt also direkt davon ab, wie das Finanzteam den Wandel annimmt<\/strong>. Dank papierloser Buchhaltung k\u00f6nnen alle Mitarbeitenden den \u00dcberblick behalten, indem sie etwa digitale Belege leicht wiederfinden. Deshalb sollten Buchhaltungsteams einheitliche Standards<\/strong> f\u00fcr Arbeitsprozesse und das Benennen von Dokumenten definieren. Statt Aktenschr\u00e4nke zu durchsuchen, k\u00f6nnen die Teams Dokumente dann schnell und bequem im digitalen Archiv finden. <\/p>\n\n\n\n F\u00fcr die digitale Buchhaltung ben\u00f6tigt Ihr Unternehmen eine geeignete Software<\/strong>. Dabei gibt es eine Vielzahl an L\u00f6sungen, die den Anforderungen je nach Branche und Unternehmensgr\u00f6\u00dfe gerecht werden k\u00f6nnen. Einige Anbieter bieten dar\u00fcber hinaus L\u00f6sungen f\u00fcr ein digitales und automatisiertes Spesenmanagement<\/strong><\/a>. Ausgaben werden direkt und schnell \u00fcber eine App erfasst und eingereicht. Auch Manager und Buchhaltungs-Teams werden entlastet, da sie nicht mehr jeden einzelnen Beleg manuell \u00fcberpr\u00fcfen m\u00fcssen. Dadurch werden wertvolle Kapazit\u00e4ten f\u00fcr Mitarbeiter freigelegt.<\/p><\/blockquote>\n\n\n\n Die papierlose Dokumentenarchivierung<\/strong> ist in den meisten Unternehmen bereits Realit\u00e4t. Dabei m\u00fcssen verschiedene Vorschriften beachtet werden, die das Finanzamt bei einer Betriebspr\u00fcfung genau unter die Lupe nimmt. Der Gesetzgeber gibt vor, dass alle Unterlagen GoBD-konform archiviert<\/a> werden m\u00fcssen, die f\u00fcr die Besteuerung relevant sind. Dazu z\u00e4hlen beispielsweise folgende Unterlagen (\u00a7 147 Abs. 1 AO): <\/p>\n\n\n\n F\u00fcr das Finanzamt m\u00fcssen folgende Vorgaben eingehalten werden: <\/p>\n\n\n\n Um Daten GoBD-konform zu archivieren, reicht es nicht aus, einfach alle Dokumente im PDF-Format zum Beispiel auf einem lokalen Datentr\u00e4ger oder in der Cloud archivieren. Hier m\u00fcssen professionelle Archivierungssysteme<\/strong> und passende Software genutzt werden. Manche Buchf\u00fchrungstools bieten auch bereits ein integriertes Archivsystem an. <\/p>\n\n\n\n Zu den weiteren rechtliche Anforderungen an die digitale Buchhaltung z\u00e4hlt die elektronische Rechnung. Mit dieser\u202fwerden Rechnungsdaten elektronisch \u00fcbermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Sie ist in Baden-W\u00fcrttemberg, Bremen, Hamburg und im Saarland Plicht. Seit 2022 m\u00fcssen Firmen, die gesch\u00e4ftliche Beziehungen zu \u00f6ffentlichen Auftraggebern in diesen L\u00e4ndern f\u00fchren, ihre Rechnungslegung entsprechend umstellen. <\/p>\n\n\n\n Die Buchhaltung verf\u00fcgt als Herzst\u00fcck einer jeden Fima \u00fcber Daten und KPIs (Key Performance Indicators) aus alle Abteilungen und \u00fcberpr\u00fcft ihre Auswirkungen. Hier sind einige wichtige und besonders h\u00e4ufig verwendete KPIs und Kennzahlen: Die \u00dcberpr\u00fcfung der KPIs geschieht in einem viel gr\u00f6\u00dferen Kontext: der Business Intelligence<\/a>. Mit deren Hilfe werden alle Prozesse digital optimiert. Dies geschieht durch den technologiegest\u00fctzten Zugang zu den Unternehmensdaten und deren Auswertung. Mitarbeitende in die digitale Buchhaltung einbeziehen <\/h3>\n\n\n\n
Damit Digitalisierung und Dematerialisierung nachhaltig sind, muss unternehmensintern fr\u00fch und offen \u00fcber die Vorteile und die Herausforderungen kommuniziert werden. <\/p>\n\n\n\nEinheitliche interne Vorgaben definieren <\/h3>\n\n\n\n
Buchhaltungssoftware, die sich an Ihr Unternehmen anpasst <\/h3>\n\n\n\n
Um das passende Tool zu finden, m\u00fcssen Unternehmen zun\u00e4chst ihren Bedarf kl\u00e4ren<\/strong>. Das beste Buchhaltungsprogramm ist jenes, das dazu beitr\u00e4gt, sehr viel Zeit zu sparen. Das hei\u00dft, dass die L\u00f6sung Prozesse vereinfacht, automatisiert und daf\u00fcr sorgt, dass Belege zeitnah gebucht werden. Sie hilft auch dabei, steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen und jederzeit einen \u00dcberblick \u00fcber die wirtschaftliche Situation zu erhalten.
Bei der Wahl der Software m\u00fcssen sich Finanzteams im Klaren sein, welche Funktionalit\u00e4t<\/strong> absolut notwendig und welche optional ist, zum Beispiel: <\/p>\n\n\n\n
Dar\u00fcber hinaus m\u00fcssen die Teams hinsichtlich eines Buchhaltungstools folgende Aspekte pr\u00fcfen: <\/p>\n\n\n\n
Besonders wichtig sind Schnittstellen zu Bankkonten, Rechnungstools, CRM-Systemen, Software des Steuerberaters usw. <\/li>
Sobald eine Buchhaltungssoftware in der engeren Wahl steht, k\u00f6nnen Sie eine Demo anfordern, um die L\u00f6sung zu testen. <\/p>\n\n\n\nRevisionssichere Archivierung <\/h2>\n\n\n\n
Revisionssicheres oder GoBD-konformes Archivieren<\/strong> hei\u00dft, dass alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente \u00fcber die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archiv verwahrt werden m\u00fcssen.
Dabei sind die Vorschriften der GoBD (Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung einzuhalten.
In den GoBD haben die Finanzbeh\u00f6rden die GoB (Grunds\u00e4tze ordnungsm\u00e4\u00dfiger Buchf\u00fchrung) um Regeln erweitert, die speziell f\u00fcr die digitale Buchf\u00fchrung und Archivierung gelten. <\/p>\n\n\n\n![\"Sechs](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/DE009-Sechs-Wege-zur-Erhohung-der-Einhaltung-Ihrer-Reisekostenrichtlinie.jpg?resize=720%2C480&ssl=1\")
<\/figure>\n\n\n\nRevisionssicherheit und GoBD <\/h3>\n\n\n\n
<\/li><\/ul>\n\n\n\n
<\/li><\/ul>\n\n\n\nE-Rechnung <\/h2>\n\n\n\n
KPIs f\u00fcr die Automatisierung der Buchhaltung <\/h2>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
Durch diese Kennzahl k\u00f6nnen Sie feststellen, wie effizient Ihre Buchhaltung arbeiten kann. Bei Unternehmen mit geringer Automatisierung kostet der Vorgang fast zehn Euro, und f\u00fcr Finanzteams mit digitaler Finanzl\u00f6sung k\u00f6nnen etwa zwei Euro berechnet werden. <\/li>
<\/li><\/ul>\n\n\n\nBusiness Intelligence f\u00fcr eine h\u00f6here Rentabilit\u00e4t <\/h2>\n\n\n\n
Das Ziel: die erhaltenen Erkenntnisse in Strategien umzusetzen<\/strong> und dadurch die Rentabilit\u00e4t zu steigern<\/strong>.
Daf\u00fcr eignen sich Tools wie etwa ein Dashboard, das Umsatz, Gewinn und Liquidit\u00e4t visualisiert und so Entwicklungsm\u00f6glichkeiten genau aufzeigt. <\/p>\n\n\n\n