In breve, avete capito: la gestione manuale delle note spese aumenta il rischio di irregolarit\u00e0 e pu\u00f2 incidere sulla produttivit\u00e0 dei team contabili!<\/p>\n\n\n\n
Digitalizzare il vostro business: perch\u00e9 non dimenticare le note spese?<\/h2>\n\n\n\n
Da diversi anni si sente parlare molto di trasformazione digitale delle aziende e molte hanno fatto il grande passo per aumentare la loro produttivit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n
Tuttavia, in N2F, vediamo ogni giorno quanto la gestione delle spese professionali sia un\u2019attivit\u00e0 che viene dimenticata nel processo di digitalizzazione! Sappiate che il passaggio al software per la gestione digitale delle note spese riduce per 4 il tempo di elaborazione, garantendo al tempo stesso il rispetto delle norme fiscali attuali.<\/p>\n\n\n\n
Strumenti come N2F semplificano e migliorano la gestione delle note spese. Questi strumenti sono infatti progettati per:<\/p>\n\n\n\n
- Automatizzare le attivit\u00e0 manuali e ripetitive<\/a><\/li>
- Ridurre i tempi di elaborazione delle note spese<\/li>
- Ridurre gli errori e i tentativi di frode<\/li>
- Garantire la conformit\u00e0 fiscale<\/li>
- Fornire visibilit\u00e0 in tempo reale dei flussi finanziari dell’azienda.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Automatizzare le note spese: i 5 vantaggi<\/h2>\n\n\n\n
Automatizzare le note spese presenta numerosi vantaggi. Ecco per noi i 5 principali:<\/p>\n\n\n\n
#1 \u2013 Riduzione dei costi<\/h3>\n\n\n\n
Con un’applicazione per le note spese<\/a>, molte aziende temono di perdere denaro. Tuttavia, da uno studio condotto da HRS e dalla Fondazione GBTA risulta che una nota spese costa in media a un’azienda 53 euro, e se contiene un errore 48 euro in pi\u00f9.<\/p>\n\n\n\n
Digitalizzare la gestione delle spese professionali \u00e8 l’ideale per risparmiare tempo, manodopera e forniture: non \u00e8 necessario acquistare buste, francobolli o raccoglitori!<\/p>\n\n\n\n
Potrete anche risparmiare spazio (non c\u2019\u00e8 pi\u00f9 bisogno di archiviare fisicamente i documenti) grazie alle soluzioni per le note spese che offrono un modulo di archiviazione digitale con valore probatorio. Non \u00e8 pi\u00f9 necessario conservare le ricevute cartacee! Si stima che una piccola o media azienda che automatizza le proprie note spese risparmi circa 500 euro all\u2019anno in costi di cancelleria e costi di archiviazione dei documenti.<\/p>\n\n\n\n
#2 \u2013 Applicazione della politica tariffaria<\/h3>\n\n\n\n
In N2F sappiamo che la politica tariffaria \u00e8 un pilastro nella gestione finanziaria delle aziende.<\/p>\n\n\n\n
Malgrado ci\u00f2, siamo anche consapevoli che pu\u00f2 essere difficile applicarla e che potreste avere delle spese che non vi rientrino, volontariamente o meno.<\/p>\n\n\n\n
Una soluzione per le note spese come N2F \u00e8 completamente configurabile per adattarsi alla vostra politica di spesa. Concretamente \u00e8 possibile configurare due tipologie di massimali per tipologia di spesa:<\/p>\n\n\n\n
- Bloccanti:<\/strong> l’utente non pu\u00f2 inviare la propria spesa<\/li>
- Non bloccante:<\/strong> pu\u00f2 presentare la spesa ma viene informato del fatto che non sar\u00e0 completamente rimborsato.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Potete anche segmentare le spese per tipologia di dipendente: molto pratico se i vostri team non hanno le stesse autorizzazioni di spesa in base alla loro posizione!<\/p>\n\n\n\n
\nLeggi anche:<\/strong> [Politica di spesa] Come segmentare le spese professionali per tipologia di dipendente?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
#3 \u2013 Riduzione degli errori e delle frodi<\/h3>\n\n\n\n
Le frodi sulle spese e gli errori di immissione dei dati sono problemi comuni tra le aziende che gestiscono manualmente le spese aziendali.<\/p>\n\n\n\n
La digitalizzazione delle note spese riduce notevolmente questi rischi, perch\u00e9 le soluzioni integrano funzioni di automazione e verifica<\/a>:<\/p>\n\n\n\n
- Scansione intelligente:<\/strong> il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) garantisce l\u2019integrazione di tutte le informazioni presenti su uno scontrino a partire da una semplice foto: data, importo, venditore\/fornitore, P. IVA, ecc.<\/li>
- Motore di calcolo per i rimborsi chilometrici: <\/strong>grazie al collegamento con Google Maps, il dipendente inserisce semplicemente il punto di partenza e quello di arrivo e la soluzione per le note spese calcola automaticamente le indennit\u00e0 chilometriche in base al veicolo.<\/li>
- Verifica predittiva:<\/strong> ogni nota spesa include un indice di confidenza, che consente di individuare le spese irregolari.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
#4 \u2013 Riduzione dell\u2019impronta di carbonio<\/h3>\n\n\n\n
La gestione manuale delle note spese spesso implica l’utilizzo di carta, ma anche di buste, inchiostro per stampare e raccoglitori per archiviare le ricevute.<\/p>\n\n\n\n
Per le aziende preoccupate del proprio impatto sull\u2019ambiente, utilizzare una soluzione per la digitalizzazione delle note spese \u00e8 una buona soluzione. Ridurrete cos\u00ec la vostra dipendenza dalla carta, soprattutto perch\u00e9 la ricevuta stessa pu\u00f2 essere dematerializzata. Non sar\u00e0 pi\u00f9 necessario che i dipendenti in trasferta conservino i giustificativi cartacei, tutto si fa su uno smartphone!<\/p>\n\n\n\n
#5 \u2013 Facilitazione del rimborso e calcolo dei buoni pasto<\/h3>\n\n\n\n
In N2F sappiamo che le attivit\u00e0 contabili sono rese ancora pi\u00f9 complicate dalla necessit\u00e0 di verificare la concordanza tra spese aziendali e conti bancari, ma anche dal calcolo dei buoni pasto.<\/p>\n\n\n\n
Quando scegliete una soluzione per la dematerializzazione<\/a> delle note spese, vi consigliamo di selezionare uno strumento che offra un collegamento bancario e che faciliti il \u200b\u200bcalcolo degli scontrini per i ristoranti. Ideale per facilitare la contabilit\u00e0 e automatizzare i processi noiosi!<\/p>\n\n\n\n
Ora capite, gestire manualmente le note spese non \u00e8 pi\u00f9 sufficiente. Troppo complicato, dispendioso in termini di tempo, fonte di insoddisfazione… Scegliendo di digitalizzare le note spese<\/a>, potrete alleggerire il reparto contabilit\u00e0, snellire il processo di elaborazione e accelerare il rimborso dei dipendenti.<\/p>\n\n\n\n
- Motore di calcolo per i rimborsi chilometrici: <\/strong>grazie al collegamento con Google Maps, il dipendente inserisce semplicemente il punto di partenza e quello di arrivo e la soluzione per le note spese calcola automaticamente le indennit\u00e0 chilometriche in base al veicolo.<\/li>
- Non bloccante:<\/strong> pu\u00f2 presentare la spesa ma viene informato del fatto che non sar\u00e0 completamente rimborsato.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/CTA-Final-1-1024x313.png?resize=720%2C220&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"