{"id":17467,"date":"2023-10-17T11:37:00","date_gmt":"2023-10-17T09:37:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/?p=17467"},"modified":"2025-10-01T15:59:05","modified_gmt":"2025-10-01T13:59:05","slug":"politica-di-spesa-come-segmentare-le-spese-professionali-per-tipologia-di-dipendente","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/it\/politica-di-spesa-come-segmentare-le-spese-professionali-per-tipologia-di-dipendente\/","title":{"rendered":"[Politica di spesa] Come segmentare le spese professionali per tipologia di dipendente?"},"content":{"rendered":"\n<p>Le note spese fanno parte della vita di qualsiasi azienda. Visite ai clienti, sopralluoghi nei cantieri, formazione, conferenze&#8230; Queste spese professionali, spesso anticipate dal dipendente per conto dell&#8217;azienda, sono rimborsabili secondo le regole definite nella politica di spesa applicata dal datore di lavoro.<\/p>\n\n\n\n<p>Molte aziende hanno regole di spesa e di rimborso diverse a seconda del dipartimento o della funzione del dipendente: un amministratore delegato, ad esempio, avr\u00e0 il diritto di spendere di pi\u00f9 in un hotel o in un ristorante rispetto ad un impiegato.<\/p>\n\n\n\n<p>Ed \u00e8 qui che le cose si complicano per la contabilit\u00e0! Dovr\u00e0 verificare manualmente che ogni spesa sostenuta da un dipendente rientri nei costi autorizzati per il proprio dipartimento e\/o posizione.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Comprendere la politica tariffaria<\/h2>\n\n\n\n<p>La politica di spesa \u00e8 un documento che elenca le spese professionali, generalmente creato dai dipartimenti contabilit\u00e0 o risorse umane. \u00c8 in questo documento che troviamo in particolare:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Regole relative ai massimali: prezzo di un pranzo o di una cena al ristorante, di una notte in albergo, ecc.<\/li><li>Tipologie di spese autorizzate<\/li><li>I massimali (in particolare indennit\u00e0 chilometriche)<\/li><li>I documenti giustificativi da fornire<\/li><li>I termini di rimborso<\/li><li>La data di presentazione della nota spese<\/li><li>L\u2019utilizzo del veicolo personale o professionale.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>&#x1f4a1; La <strong>politica di spesa <\/strong>\u00e8 anche il documento in cui potrete inserire le specificit\u00e0 della vostra azienda legate ai contratti collettivi di lavoro.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Come definire la politica tariffaria?<\/h2>\n\n\n\n<p>Le regole della politica di spesa devono essere definite in base alle esigenze e agli obiettivi dell\u2019azienda. \u00c8 in questo documento che potrete applicare le specificit\u00e0 in base al servizio o al ruolo ricoperto in azienda (ad esempio: massimali pasto pi\u00f9 alti per la direzione).<\/p>\n\n\n\n<p>Questa segmentazione verr\u00e0 poi configurata nella soluzione per la <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/it\/applicazione-mobile\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">gestione delle note spese<\/a>. Durante la configurazione \u00e8 possibile infatti personalizzare i massimali per ruolo, reparto o utente.<\/p>\n\n\n\n<p>Per attuare una politica di spesa coerente ed evitare tensioni tra i dipendenti, seguite i nostri consigli!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#1 \u2013 Definire una politica tariffaria per servizio o ruolo<\/h3>\n\n\n\n<p>Non tutti i dipendenti che anticipano delle spese per conto del datore di lavoro hanno le stesse tipologie di spese.<\/p>\n\n\n\n<p>Ad esempio, un venditore avr\u00e0 pi\u00f9 spese di viaggio (o chilometraggio), per i pasti e per le cene o i pranzi con i clienti. I servizi di supporto acquisteranno pi\u00f9 spesso forniture per l\u2019ufficio.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c8 proprio nella politica di spesa che potrete segmentarle per professione e specificare le spese autorizzate.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#2 \u2013 Definire una politica tariffaria coerente<\/h3>\n\n\n\n<p>In alcune aziende, le spese e gli importi autorizzati variano a seconda del reparto e del grado del dipendente. Attenzione, vi consigliamo di assegnare le stesse regole ai dipendenti con funzioni simili!<\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f6a8; Se scegliete di attuare una politica tariffaria individuale (basata ad esempio sull&#8217;anzianit\u00e0), rischiate di:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Generare delle tensioni tra i dipendenti<\/li><li>Rendere pi\u00f9 complicato il lavoro del reparto contabilit\u00e0 e quindi aumentare il rischio di errori.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Per questo motivo vi consigliamo di armonizzare la politica di spesa in base al dipartimento e alla posizione dei vostri dipendenti. &nbsp;Potete anche mettere un limite in base al grado dei dipendenti, ad esempio:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Dirigente\/Membro del consiglio di amministrazione<\/li><li>Direttore commerciale<\/li><li>Agente commerciale<\/li><li>\u2026<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#3 \u2013 Definire i massimali per voce di spesa<\/h3>\n\n\n\n<p>A cosa serve una politica di spesa? A <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/it\/come-migliorare-la-visibilita-e-il-controllo-delle-spese-aziendali\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">regolare alcune tipologie di spese<\/a>, a risparmiare denaro limitando le spese professionali rimborsabili e a gestire al meglio le finanze della vostra azienda.<\/p>\n\n\n\n<p>Sapevate che i costi per i pasti rappresentano pi\u00f9 di un quarto delle spese sostenute dai dipendenti? Da qui l\u2019importanza di fissare un tetto! Per fissare un limite di spesa al ristorante ecco il calcolo: \u00ab&nbsp;spesa media per un pasto su 6 mesi x 1,5&nbsp;\u00bb<\/p>\n\n\n\n<p>Si pu\u00f2 eventualmente fare la differenza tra il pranzo e la cena (es: 21\u20ac per il pranzo, 30\u20ac per la cena). \u00c8 importante inoltre, chiarire nella politica tariffaria che gli importi che superano il massimale non verranno rimborsati. A questo proposito, potrebbe essere interessante utilizzare un&#8217;applicazione per la gestione delle note spese che pu\u00f2 essere configurata in base alla politica di spesa e che avviser\u00e0 il dipendente in caso di superamento del tetto.<\/p>\n\n\n\n<p>Ad esempio, se un dipendente ha speso 26 euro per un pasto, gli verranno rimborsati solo 21 euro.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#4 \u2013 Determinare i massimali per area geografica<\/h3>\n\n\n\n<p>Potrete <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/it\/note-spese\/#rimborsi-chilometrici\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">definire i massimali per area geografica<\/a> per adattarli al costo della vita in una specifica zona.<\/p>\n\n\n\n<p>Ad esempio, se imposti il \u200b\u200blimite di spesa per i pasti, puoi fissarlo a 27 \u20ac a Torino o a 35\u20ac a Milano o Roma.<\/p>\n\n\n\n<p>Anche le spese di viaggio o di pernottamento in albergo possono essere soggette a massimali, ma vi consigliamo di riservare la possibilit\u00e0 di aumentarli in circostanze eccezionali.<\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f4a1; Vi consigliamo inoltre di fornire ai vostri colleghi un elenco di hotel o ristoranti con un buon rapporto qualit\u00e0\/prezzo: un buon modo per facilitare i viaggio di lavoro e garantire al tempo stesso il non superamento dei massimali.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-16018d1d wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background\" href=\"\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>Leggi anche:<\/strong> [Dirretore finanziario] Come far applicare e rispettare la travel policy stabilita dall&#8217;azienda?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#5 \u2013 Utilizza un&#8217;app per le note spese<\/h3>\n\n\n\n<p>Ci si potrebbe chiedere cosa c&#8217;entra un\u2019app per le note spese con la politica di spesa di un&#8217;azienda.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c8 semplice: optando per una soluzione completamente configurabile, potrete integrare la vostra politica di spesa e controllare cos\u00ec le spese dei dipendenti.<\/p>\n\n\n\n<p>Una soluzione come N2F permette addirittura di creare tipologie di utenti e di assegnare loro un ruolo. Questi utenti saranno soggetti ai limiti di spesa corrispondenti al loro dipartimento, all\u2019area geografica di residenza o alla loro posizione all&#8217;interno dell&#8217;azienda.<\/p>\n\n\n\n<p>Poich\u00e9 il trattamento delle spese professionali \u00e8 completamente automatizzato, il dichiarante viene avvisato in caso di superamento del massimale.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><em>Esempio 1:<\/em> i soci potranno avere un pasto a 35\u20ac e gli agenti commerciali a 22\u20ac.<\/li><li><em>Esempio 2: <\/em>i venditori residenti nel Nord Italia avranno un importo per i pasti pi\u00f9 elevato rispetto ai venditori residenti nel Centro-Sud dove i costi possono essere inferiori.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Inoltre, avrete la possibilit\u00e0 di impostare rimborsi forfettari o addirittura di gestire le richiesta di autorizzazione alle trasferte dei vostri dipendenti in trasferta.<\/p>\n\n\n\n<p>Come potete vedere, <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/it\/note-spese\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">una soluzione per la gestione delle note<\/a> spese \u00e8 l\u2019ideale per applicare la politica di spesa in modo trasparente e intuitivo.<\/p>\n\n\n\n<p>Vuoi saperne di pi\u00f9 su come gestire correttamente le spese per i viaggi di lavoro? I nostri esperti hanno creato per voi questa guida completa! &#x1f447;<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/it\/nostre-risorse\/whitepaper-sostenere-sviluppo-internazionale\/?utm-source=blog\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"220\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/CTA-Final-.png?resize=720%2C220&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Whitepaper - IT - Sostenere il vostro sviluppo internazionale\" class=\"wp-image-17343\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/CTA-Final-.png?resize=1024%2C313&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/CTA-Final-.png?resize=300%2C92&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/CTA-Final-.png?resize=768%2C235&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/CTA-Final-.png?w=1440&amp;ssl=1 1440w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le note spese fanno parte della vita di qualsiasi azienda. 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