{"id":17417,"date":"2023-09-27T16:00:00","date_gmt":"2023-09-27T14:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/?p=17417"},"modified":"2024-10-24T17:24:57","modified_gmt":"2024-10-24T15:24:57","slug":"comment-economiser-du-temps-et-de-largent-en-passant-a-une-solution-de-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/comment-economiser-du-temps-et-de-largent-en-passant-a-une-solution-de-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Comment \u00e9conomiser du temps et de l\u2019argent en passant \u00e0 une solution de notes de frais ?"},"content":{"rendered":"\n<p>En tant que Directeur Administratif et Financier (DAF), vous savez \u00e0 quel point la gestion des notes de frais est chronophage et co\u00fbteuse pour votre entreprise.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>D\u2019ailleurs, peut-\u00eatre avez-vous pens\u00e9 \u00e0 automatiser la gestion des d\u00e9penses professionnelles, sans savoir comment faire ni comment calculer le ROI d\u2019un outil de gestion des notes de frais. Pas de panique, nous vous donnons dans cet article tous nos conseils pour prendre une d\u00e9cision \u00e9clair\u00e9e.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Gestion des notes de frais : quel co\u00fbt pour votre soci\u00e9t\u00e9 ?&nbsp;&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>M\u00eame s\u2019il est difficile de chiffrer le co\u00fbt exact de la gestion des d\u00e9penses professionnelles pour une entreprise, on sait que plusieurs facteurs rentrent en compte dans le calcul :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Temps humain :<\/strong> le temps pass\u00e9 par vos employ\u00e9s \u00e0 collecter, saisir, v\u00e9rifier et soumettre les notes de frais, y compris le temps pass\u00e9 par le service comptable pour examiner, approuver les d\u00e9penses et lancer le remboursement.&nbsp;<\/li><li><strong>Co\u00fbt de traitement :<\/strong> saisie manuelle des donn\u00e9es, gestion des justificatifs, v\u00e9rification des d\u00e9penses, <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/export-comptable\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">export comptable<\/a>, pr\u00e9paration du remboursement&#8230; Ces co\u00fbts comprennent le salaire des employ\u00e9s, les logiciels, mais aussi les fournitures de bureau (papier, enveloppes, classeurs, etc.) ainsi que le co\u00fbt du stockage des justificatifs papier.&nbsp;&nbsp;<\/li><li><strong>Co\u00fbt des erreurs et fraudes :<\/strong> la fraude \u00e0 la note de frais touche les entreprises de tous les secteurs et de toutes les tailles, et impacte fortement ses finances.&nbsp;<\/li><li><strong>Conformit\u00e9 : <\/strong>des irr\u00e9gularit\u00e9s dans les notes de frais peuvent co\u00fbter cher en cas de contr\u00f4le fiscal.&nbsp;<\/li><li><strong>Manque de visibilit\u00e9 : <\/strong>un manque de visibilit\u00e9 sur les notes de frais conduit \u00e0 une mauvaise gestion des ressources financi\u00e8res ou \u00e0 une mauvaise allocation des ressources.&nbsp;<\/li><li><strong>Manque d\u2019opportunit\u00e9 : <\/strong>le temps que passent les employ\u00e9s \u00e0 g\u00e9rer les notes de frais pourrait \u00eatre utilis\u00e9 pour des t\u00e2ches \u00e0 plus forte valeur ajout\u00e9e.&nbsp;&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Mais un logiciel de gestion de notes de frais peut-il vraiment vous aider ? Voici pour nous les principaux avantages \u00e0 d\u00e9mat\u00e9rialiser la gestion de ses frais professionnels.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">#1 \u2013 Diviser ses co\u00fbts de gestion par 6&nbsp;&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Une note de frais co\u00fbte cher ! On l&#8217;a dit, plusieurs personnes sont impliqu\u00e9es dans le processus, co\u00fbtant du temps (et donc de l\u2019argent) :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Salari\u00e9 : <\/strong>doit conserver tous les justificatifs et passer du temps \u00e0 r\u00e9aliser sa note de frais&nbsp;<\/li><li><strong>Manager : <\/strong>v\u00e9rifie chaque d\u00e9pense et l\u2019approuve au regard de la mission du salari\u00e9&nbsp;<\/li><li><strong>Comptable : <\/strong>v\u00e9rifie que les justificatifs correspondent aux d\u00e9penses, enregistre la note de frais, r\u00e9alise les exports pour la r\u00e9cup\u00e9ration de TVA, lance le remboursement.&nbsp;&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>&#x1f50e; On estime qu\u2019une note de frais co\u00fbte en moyenne 53\u20ac \u00e0 l\u2019entreprise, depuis sa cr\u00e9ation jusqu\u2019\u00e0 son remboursement. Et ce n\u2019est pas tout ! Sachez que 19% des notes de frais comportent des erreurs, et que leur correction co\u00fbte 48\u20ac de plus par d\u00e9pense (source : HRS \u2013 Fondation GBTA).&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Une \u00e9tude de l\u2019Association of Certified Fraud Examiner (ACFE) a pourtant r\u00e9v\u00e9l\u00e9 qu\u2019un <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/ressources\/video-produit\/?_ressources_type=video-produit\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">logiciel de notes de frais<\/a> permettait de diviser ces co\u00fbts par 6 !&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>En effet, il automatise des processus r\u00e9p\u00e9titifs et chronophages :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Saisie manuelle des donn\u00e9es&nbsp;<\/li><li>V\u00e9rification des justificatifs et des tickets de caisse&nbsp;<\/li><li>Connexion bancaire&nbsp;<\/li><li>Lancement du remboursement.&nbsp;&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">#2 \u2013 Lutter contre la fraude&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>89% des cas de fraude en entreprise sont li\u00e9s aux notes de frais, d\u2019apr\u00e8s l\u2019Institut Fran\u00e7ais de Pr\u00e9vention de la Fraude.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Kilom\u00e9trage revu \u00e0 la hausse, pr\u00e9sentation d\u2019une m\u00eame d\u00e9pense plusieurs fois, d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es sur des jours non travaill\u00e9s&#8230; On estime que la fraude repr\u00e9sente 730\u20ac par salari\u00e9 et par an, et que les TPE et PME sont particuli\u00e8rement touch\u00e9es (respectivement 10 et 15% de notes de frais frauduleuses).&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><em>&nbsp;<\/em>&#x1f50e; Pr\u00e8s de 12% des notes de frais rembours\u00e9es seraient frauduleuses, et les entreprises perdraient jusqu\u2019\u00e0 5% de leur revenu annuel \u00e0 cause de la fraude (source : Les Echos Business).&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Utiliser un logiciel d\u00e9di\u00e9 est id\u00e9al dans cette lutte. En effet, ces outils utilisent la reconnaissance optique des caract\u00e8res (OCR) et l\u2019IA pour v\u00e9rifier la conformit\u00e9 d\u2019une note de frais. Cela permet de valider en un clic les d\u00e9penses fiables, et de se concentrer sur les notes de frais \u00e0 risque.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><em>\u201cChez N2F, nous utilisons le machine learning, c\u2019est-\u00e0-dire que gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019\u00e9tude des millions de d\u00e9penses que nous traitons chaque semaine, notre moteur d\u2019intelligence artificielle sait reconna\u00eetre les d\u00e9penses pr\u00e9sentant des irr\u00e9gularit\u00e9s\u201d,<\/em> J\u00e9r\u00e9my Jouigneau, Product Manager chez N2F.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Lorsqu\u2019on sait que les entreprises qui utilisent une solution de gestion des notes de fais constatent une r\u00e9duction de 30% des fraudes et erreurs, on comprend l\u2019importance de la d\u00e9mat\u00e9rialisation !&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-16018d1d wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/fraude-et-erreurs-nos-solutions-pour-payer-moins-cher\/\"><strong>A lire aussi : <\/strong>Fraude et erreurs aux notes de frais : nos solutions pour payer moins cher<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">#3 \u2013 S&#8217;assurer de la conformit\u00e9 des notes de frais&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>La fraude \u00e0 la note de frais existe, c\u2019est un fait. Mais les erreurs sont aussi courantes ! D\u2019ailleurs, on estime qu\u2019une mauvaise gestion des notes de frais co\u00fbte 300\u20ac par salari\u00e9 et par mois \u00e0 une entreprise. Un sujet d\u2019autant plus complexe que les r\u00e9glementations \u00e9voluent r\u00e9guli\u00e8rement.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Or, les erreurs de notes de frais peuvent vous co\u00fbter cher en cas de contr\u00f4le fiscal ! C\u2019est pour cela que les solutions de gestion des d\u00e9penses professionnelles sont r\u00e9guli\u00e8rement mises \u00e0 jour, <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/comment-assurer-validite-dune-note-de-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00e9vitant les risques de non-conformit\u00e9.<\/a>&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>De plus, l\u2019<a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/note-de-frais\/#archivage-valeur-probante\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">archivage \u00e0 valeur probante<\/a> assure un stockage des justificatifs valid\u00e9 par les administrations fiscales pendant 10 ans.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f50e; Selon une enqu\u00eate r\u00e9alis\u00e9e par PayStream Advisors, 70% des entreprises constatent une am\u00e9lioration de la conformit\u00e9 aux r\u00e9glementations gr\u00e2ce \u00e0 leur solution de notes de frais.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">#4 \u2013 Meilleure visibilit\u00e9 sur les d\u00e9penses&nbsp;&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019acc\u00e8s aux donn\u00e9es financi\u00e8res r\u00e9centes ou en temps r\u00e9el est crucial pour la strat\u00e9gie de votre entreprise, qu\u2019il s\u2019agisse :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>D\u2019analyser les tendances de d\u00e9penses,&nbsp;<\/li><li>D\u2019identifier les opportunit\u00e9s d\u2019\u00e9conomies,&nbsp;<\/li><li>De moduler la politique de frais.&nbsp;&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Justement, une solution de notes de frais doit pouvoir vous apporter une visibilit\u00e9 en temps r\u00e9el sur les d\u00e9penses de l\u2019entreprise. C\u2019est pour cela que N2F vous propose un module de reporting avanc\u00e9 (ou business intelligence) afin de :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Identifier les tendances&nbsp;<\/li><li>Voir les donn\u00e9es comptables en temps r\u00e9el&nbsp;<\/li><li>Identifier les postes de d\u00e9penses excessives&nbsp;<\/li><li>Prendre des d\u00e9cisions \u00e9clair\u00e9es pour optimiser les budgets de l\u2019entreprise.&nbsp;&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>&#x1f50e; D\u2019apr\u00e8s une \u00e9tude men\u00e9e par Aberdeen Group, les soci\u00e9t\u00e9s qui utilisent un logiciel de notes de frais ont une visibilit\u00e9 accrue de 45% sur leurs d\u00e9penses !&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-layout-flex wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/dg-utiliser-data-comptable-decision-strategique\/\"><strong>A lire aussi : <\/strong>[Business Intelligence] Comment utiliser vos donn\u00e9es comptables pour prendre les bonnes d\u00e9cisions ?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p>Bien qu\u2019il soit difficile de chiffrer le co\u00fbt des notes de frais de votre entreprise sans r\u00e9aliser un audit sp\u00e9cifique, on sait que les solutions de notes de frais permettent de r\u00e9duire les co\u00fbts li\u00e9s \u00e0 la gestion des d\u00e9penses professionnelles de 20 \u00e0 70% (selon la taille de l\u2019entreprise et le degr\u00e9 d\u2019automatisation).&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>C\u2019est justement notre pari chez N2F : vous permettre de mieux g\u00e9rer les finances de votre entreprise et d\u2019en am\u00e9liorer l\u2019efficacit\u00e9 op\u00e9rationnelle !&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Envie d&#8217;une gestion plus intelligente et efficace de vos notes de frais ? Nos experts ont r\u00e9alis\u00e9 pour vous ce guide complet pour choisir la solution ad\u00e9quate ! <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/bien-choisir-solution-notes-de-frais\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"220\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/CTA-Final-2-1024x313.png?resize=720%2C220&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"T\u00e9l\u00e9charger le livre blanc et b\u00e9n\u00e9ficier de nos conseils pour bien choisir une solution de notes de frais\" class=\"wp-image-16951\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/CTA-Final-2.png?resize=1024%2C313&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/CTA-Final-2.png?resize=300%2C92&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/CTA-Final-2.png?resize=768%2C235&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/CTA-Final-2.png?w=1440&amp;ssl=1 1440w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En tant que Directeur Administratif et Financier (DAF), vous savez \u00e0 quel point la gestion des notes de frais est chronophage et co\u00fbteuse pour votre&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":11,"featured_media":17421,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[889,9],"tags":[37,377,31],"ppma_author":[706],"class_list":["post-17417","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digitalisation-entreprise","category-comptabilite-n2f","tag-conseils","tag-logiciel","tag-notes-de-frais"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v27.4 (Yoast SEO v27.4) - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-premium-wordpress\/ -->\n<title>Notes de frais : comment faire des \u00e9conomies ? 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