<\/a>Digitaliser son entreprise : pourquoi ne faut-il pas oublier les notes de frais ? <\/a>
Automatiser ses notes de frais : les 5 avantages<\/a>
#1 – R\u00e9duction des co\u00fbts
<\/a>#2 – Application de la politique de frais
<\/a>#3 – R\u00e9duction des erreurs et des fraudes<\/a>
#4 – R\u00e9duction de l’empreinte carbone<\/a>
#5 – Facilitation du remboursement et du calcul des tickets restaurant<\/a><\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\n
Traiter les d\u00e9penses professionnelles \u00e0 la main : quelles sont les limites ? <\/h2>\n\n\n\n
Traditionnellement, beaucoup de PME et ETI r\u00e9alisent leurs notes de frais manuellement et\/ou sur Excel. <\/p>\n\n\n\n
Pourtant, les limites de cette m\u00e9thode entravent l\u2019efficacit\u00e9, la pr\u00e9cision et la conformit\u00e9 de la gestion des d\u00e9penses professionnelles : <\/p>\n\n\n\n
- Saisie manuelle des donn\u00e9es : <\/strong>le processus de collecte et de saisie des informations est fastidieux, et d\u2019autant plus sujet aux erreurs humaines et tentatives de fraude. <\/li>
- Perte des justificatifs : <\/strong>les tickets de caisse et re\u00e7us sont souvent perdus, oubli\u00e9s ou ab\u00eem\u00e9s, complexifiant le travail comptable. <\/li>
- D\u00e9lai dans le traitement des frais professionnels : <\/strong>les employ\u00e9s soumettent toutes leurs notes de frais en m\u00eame temps, noyant les \u00e9quipes comptables. La soumission et la validation prennent du retard, ainsi que le remboursement des employ\u00e9s. <\/li>
- Risque accru d\u2019erreurs : <\/strong>les risques d\u2019erreurs de calcul et de cat\u00e9gorisation des d\u00e9penses sont accrus, engendrant des probl\u00e8mes de conformit\u00e9 et de comptabilit\u00e9 qui peuvent vous co\u00fbter cher en cas de contr\u00f4le fiscal ! <\/li>
- Manque de visibilit\u00e9 : <\/strong>g\u00e9rer vos notes de frais \u00e0 l\u2019ancienne emp\u00eache d\u2019avoir une vision d\u2019ensemble des d\u00e9penses de l\u2019entreprise (encours, d\u00e9penses en temps r\u00e9el, d\u00e9penses par postes, services, etc.). <\/li>
- Co\u00fbts \u00e9lev\u00e9s : <\/strong>selon la taille de l\u2019entreprise, ce sont un ou plusieurs salari\u00e9s \u00e0 temps plein sur le sujet des notes des frais pendant plusieurs jours. <\/li>
- Manque de conformit\u00e9 : <\/strong>la conformit\u00e9 aux r\u00e8gles fiscales et comptables en vigueur est plus complexe. <\/li><\/ul>\n\n\n\n
Bref, vous le comprenez : la gestion manuelle des notes de frais augmente le risque d\u2019irr\u00e9gularit\u00e9s, et impacte la productivit\u00e9 de vos \u00e9quipes comptables ! <\/p>\n\n\n\n
Digitaliser son entreprise : pourquoi ne faut-il pas oublier les notes de frais ? <\/h2>\n\n\n\n
Pendant plusieurs ann\u00e9es, on a beaucoup entendu parler de transformation digitale des entreprises, <\/em>et nombreuses sont d\u2019ailleurs celles qui ont pris le virage du num\u00e9rique pour gagner en productivit\u00e9. <\/p>\n\n\n\n
Pourtant, chez N2F, nous constatons chaque jour \u00e0 quel point la gestion des frais professionnels<\/strong> est la grande oubli\u00e9e de la digitalisation ! Or, passer \u00e0 un logiciel de notes de frais<\/a> divise leur temps de traitement par 4, tout en assurant la conformit\u00e9 aux r\u00e8gles fiscales en vigueur. <\/p>\n\n\n\n
Des outils comme N2F simplifient et am\u00e9liorent la gestion des notes de frais<\/strong>. Ils sont con\u00e7us pour : <\/p>\n\n\n\n
- Automatiser les t\u00e2ches manuelles et r\u00e9p\u00e9titives <\/li>
- R\u00e9duire le temps de traitement des notes de frais <\/li>
- R\u00e9duire les erreurs et tentatives de fraude <\/li>
- Assurer la conformit\u00e9 fiscale <\/li>
- Offrir une visibilit\u00e9 en temps r\u00e9el des flux financiers de l\u2019entreprise. <\/li><\/ul>\n\n\n\n
Automatiser ses notes de frais : les 5 avantages <\/h2>\n\n\n\n
Automatiser ses notes de frais pr\u00e9sente de nombreux avantages. Voici pour nous les 4 principaux : <\/p>\n\n\n\n
#1 – R\u00e9duction des co\u00fbts <\/h3>\n\n\n\n
Avec une application de notes de frais, beaucoup d\u2019entreprises craignent de perdre de l\u2019argent. Pourtant, une \u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e par HRS et la Fondation GBTA r\u00e9v\u00e8le qu\u2019une note de frais co\u00fbte en moyenne 53\u20ac \u00e0 une entreprise, et 48\u20ac de plus si elle contient une erreur. <\/p>\n\n\n\n
Digitaliser la gestion des frais professionnels <\/strong>est id\u00e9al pour faire des \u00e9conomies de temps, de main-d’\u0153uvre et de fournitures : plus besoin d\u2019acheter des enveloppes, des timbres ou des classeurs ! <\/p>\n\n\n\n
Vous pouvez aussi \u00e9conomiser sur l\u2019espace de stockage gr\u00e2ce aux solutions de notes de frais proposant un module d\u2019archivage num\u00e9rique \u00e0 valeur probante<\/a>. Plus besoin de stocker les justificatifs papier ! On estime qu\u2019une PME qui automatise ses notes de frais \u00e9conomise environ 500\u20ac par an en frais de papeterie et co\u00fbt de stockage des documents. <\/p>\n\n\n\n
#2 – Application de la politique de frais <\/h3>\n\n\n\n
Chez N2F, nous savons que la politique de frais <\/strong>est un pilier dans la gestion financi\u00e8re des entreprises. <\/p>\n\n\n\n
Pour autant, nous avons aussi conscience qu\u2019il peut \u00eatre difficile de la faire respecter, et que vous pouvez avoir des d\u00e9penses qui s\u2019en \u00e9cartent, volontairement ou non. <\/p>\n\n\n\n
Une solution de notes de frais <\/strong>telle que N2F est totalement param\u00e9trable pour s\u2019adapter \u00e0 votre politique de frais. Concr\u00e8tement, vous pouvez configurer deux types de plafonds par typologie de d\u00e9pense : <\/p>\n\n\n\n
- Bloquants : <\/strong>l\u2019utilisateur ne peut pas soumettre sa d\u00e9pense <\/li>
- Non bloquants :<\/strong> il peut soumettre sa d\u00e9pense mais est notifi\u00e9 du fait qu\u2019il ne sera pas int\u00e9gralement rembours\u00e9. <\/li><\/ul>\n\n\n\n
Vous pourrez aussi segmenter les d\u00e9penses par typologie de salari\u00e9 : tr\u00e8s pratique si vos \u00e9quipes n\u2019ont pas les m\u00eames autorisations de d\u00e9penses en fonction de leur poste ! <\/p>\n\n\n\n
\nA lire aussi :<\/strong> [Politique de frais] Comment segmenter les d\u00e9penses professionnelles par typologie de salari\u00e9 ?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
#3 – R\u00e9duction des erreurs et des fraudes <\/h3>\n\n\n\n
La fraude aux notes de frais<\/strong> et les erreurs dans la saisie des donn\u00e9es sont des probl\u00e8mes courants chez les entreprises g\u00e9rant manuellement leurs d\u00e9penses professionnelles. <\/p>\n\n\n\n
Digitaliser ses notes de frais r\u00e9duit consid\u00e9rablement ces risques, car les solutions int\u00e8grent des fonctions d\u2019automatisation et de v\u00e9rification : <\/p>\n\n\n\n
- Scan intelligent : <\/strong>la reconnaissance optique des caract\u00e8res (OCR) reconna\u00eet toutes les informations d\u2019un justificatif \u00e0 partir d\u2019une simple photo : date, montant, marchant, taux de TVA (m\u00eame multiple), etc. <\/li>
- Moteur de frais kilom\u00e9triques : <\/strong>gr\u00e2ce \u00e0 une connexion avec Google Maps, le salari\u00e9 entre simplement son point de d\u00e9part et son point d\u2019arriv\u00e9e, et la solution de notes de frais calcule automatiquement les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques en fonction du v\u00e9hicule. <\/li>
- V\u00e9rification pr\u00e9dictive : <\/strong>chaque note de frais comporte un indice de confiance, vous permettant de cibler les d\u00e9penses irr\u00e9guli\u00e8res. <\/li><\/ul>\n\n\n\n
#4 – R\u00e9duction de l\u2019empreinte carbone <\/h3>\n\n\n\n
G\u00e9rer manuellement ses notes de frais implique souvent l\u2019utilisation de papier, mais aussi d\u2019enveloppes, d\u2019encre d\u2019imprimante et de classeurs pour conserver les re\u00e7us. <\/p>\n\n\n\n
- Moteur de frais kilom\u00e9triques : <\/strong>gr\u00e2ce \u00e0 une connexion avec Google Maps, le salari\u00e9 entre simplement son point de d\u00e9part et son point d\u2019arriv\u00e9e, et la solution de notes de frais calcule automatiquement les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques en fonction du v\u00e9hicule. <\/li>
- Non bloquants :<\/strong> il peut soumettre sa d\u00e9pense mais est notifi\u00e9 du fait qu\u2019il ne sera pas int\u00e9gralement rembours\u00e9. <\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Bloquants : <\/strong>l\u2019utilisateur ne peut pas soumettre sa d\u00e9pense <\/li>
- Perte des justificatifs : <\/strong>les tickets de caisse et re\u00e7us sont souvent perdus, oubli\u00e9s ou ab\u00eem\u00e9s, complexifiant le travail comptable. <\/li>
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