Comprendre la politique de frais<\/a><\/p>\n\n\n\n Comment organiser sa politique de frais ? <\/a><\/p>\n\n\n\n #1 – D\u00e9finir une politique de frais par service ou m\u00e9tier<\/a><\/p>\n\n\n\n #2 – S’assurer de la coh\u00e9rence de la politique de frais<\/a><\/p>\n\n\n\n #3 – D\u00e9terminer des plafonds par poste de d\u00e9pense<\/a><\/p>\n\n\n\n #4 – D\u00e9limiter des plafonds par zone g\u00e9ographique<\/a><\/p>\n\n\n\n #5 – Utiliser une application de notes de frais<\/a><\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n La politique de frais<\/strong> est une charte des d\u00e9penses professionnelles,<\/strong> g\u00e9n\u00e9ralement cr\u00e9\u00e9e par les services comptabilit\u00e9 ou RH. <\/p>\n\n\n\n C\u2019est dans ce document que l\u2019on retrouve notamment : <\/p>\n\n\n\n 💡 La politique de frais est aussi le document dans lequel vous pourrez ajouter les sp\u00e9cificit\u00e9s de votre entreprise li\u00e9es \u00e0 la convention collective ou \u00e0 des accords. <\/p>\n\n\n\n Les axes de la politique de frais doivent \u00eatre d\u00e9finis en fonction des besoins et objectifs de l\u2019entreprise. C\u2019est dans ce document que vous pourrez appliquer des sp\u00e9cificit\u00e9s par service ou m\u00e9tier (ex : plafonds de repas plus \u00e9lev\u00e9s pour la DG). <\/p>\n\n\n\n Cette segmentation se retrouvera ensuite dans votre solution de notes de frais<\/strong>. Au moment de la param\u00e9trer, vous pourrez en effet personnaliser les plafonds par poste, service ou utilisateur. <\/p>\n\n\n\n Pour mettre en place une politique de frais coh\u00e9rente et \u00e9viter les tensions entre les salari\u00e9s, suivez nos conseils ! <\/p>\n\n\n\n Les collaborateurs engageant des d\u00e9penses au nom de l\u2019employeur n\u2019ont pas tous les m\u00eames types de frais. <\/p>\n\n\n\n Un commercial aura par exemple davantage de frais de d\u00e9placement<\/strong> (ou indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/a>) et de restaurant pour ses repas et invitations de clients. Les services support, eux, feront plus souvent des achats de fournitures de bureau. <\/p>\n\n\n\n Vous le comprenez, c\u2019est dans la charte des d\u00e9penses professionnelles que vous pourrez segmenter par m\u00e9tier et sp\u00e9cifier les d\u00e9penses autoris\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n Dans certaines entreprises, les d\u00e9penses et montants autoris\u00e9s varient en fonction du service et du grade du collaborateur. Attention, nous vous conseillons d\u2019attribuer les m\u00eames r\u00e8gles aux collaborateurs ayant des fonctions similaires ! <\/p>\n\n\n\n 🚨 Si vous choisissez de mettre en place une politique de frais individuelle (bas\u00e9e sur l\u2019anciennet\u00e9 par exemple), vous risquez : <\/p>\n\n\n\n C\u2019est pour cela que nous vous conseillons d\u2019harmoniser la politique de frais en fonction du service et du poste de vos salari\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n Si vous voulez affiner les d\u00e9penses, vous pouvez appliquer des montants plafonn\u00e9s <\/strong>selon les grades des collaborateurs, par exemple : <\/p>\n\n\n\n A quoi sert une politique de frais ? A cadrer certains types de d\u00e9penses pour faire des \u00e9conomies en limitant les frais professionnels remboursables, et \u00e0 mieux g\u00e9rer les finances de son entreprise<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n Saviez-vous que les frais de repas repr\u00e9sentent plus du quart des d\u00e9penses faites par les salari\u00e9s ? D\u2019o\u00f9 l\u2019importance de fixer un plafond ! Pour fixer un plafond de d\u00e9pense de restaurant, voici le calcul : <\/em><\/p>\n\n\n\n Moyenne des d\u00e9penses de repas sur 6 mois multipli\u00e9e par 1,5<\/em> <\/p>\n\n\n\n Affinez ensuite si n\u00e9cessaire pour les repas de midi et du soir (ex : 20\u20ac pour un repas de midi, 26\u20ac pour un repas du soir). Surtout, pr\u00e9cisez bien dans la politique de frais que les montants qui exc\u00e8dent le plafond ne seront pas rembours\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n Une application de notes de frais<\/a> pourra vous \u00eatre utile : param\u00e9tr\u00e9e selon votre politique de frais, elle avertira le salari\u00e9 en cas de d\u00e9passement de plafond. <\/p>\n\n\n\n Par exemple, si un salari\u00e9 a fait une d\u00e9pense de 26\u20ac pour un repas, il ne sera rembours\u00e9 que de 20\u20ac.<\/em> <\/p>\n\n\n\n Vous pouvez d\u00e9finir des montants plafonn\u00e9s par zone g\u00e9ographique pour vous adapter au co\u00fbt de la vie d’un lieu, et ne pas g\u00e9n\u00e9rer de tension avec les collaborateurs. <\/p>\n\n\n\n Par exemple, si vous avez fix\u00e9 votre plafond de d\u00e9penses de repas \u00e0 20\u20ac, vous pouvez le mettre \u00e0 27\u20ac \u00e0 Paris, ou \u00e0 35\u20ac en Allemagne. <\/em> <\/p>\n\n\n\n Les frais de d\u00e9placement<\/strong> ou les nuit\u00e9es d\u2019h\u00f4tel<\/strong> peuvent \u00e9galement \u00eatre soumis \u00e0 des plafonds, mais nous vous conseillons de conserver la possibilit\u00e9 de les relever en cas de circonstance exceptionnelle. <\/p>\n\n\n <\/p>\n\n\n\n 💡 D\u2019ailleurs, nous vous sugg\u00e9rons de mettre \u00e0 disposition de vos collaborateurs une liste d\u2019h\u00f4tels ou de restaurants avec un bon rapport qualit\u00e9\/prix : une bonne fa\u00e7on de les accompagner dans un voyage d\u2019affaires, tout en vous assurant de r\u00e9aliser des \u00e9conomies. <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n A premi\u00e8re vue, on peut se demander ce qu\u2019une application de notes de frais<\/strong> a \u00e0 voir avec la politique de frais d\u2019une entreprise. <\/p>\n\n\n\n C\u2019est simple : en optant pour une solution totalement param\u00e9trable, vous pouvez int\u00e9grer votre politique de frais et ainsi plafonner les d\u00e9penses de vos collaborateurs<\/strong> en d\u00e9placement professionnel. <\/p>\n\n\n\n Une solution telle que N2F vous permet m\u00eame de cr\u00e9er des typologies d\u2019utilisateurs et de leur attribuer un r\u00f4le. Ces utilisateurs seront soumis aux plafonds de d\u00e9penses correspondant \u00e0 leur service, \u00e0 leur lieu de r\u00e9sidence ou \u00e0 leur grade dans l\u2019entreprise. <\/p>\n\n\n\n Exemple 1 : les membres du CODIR pourront avoir un forfait repas \u00e0 35\u20ac et les commerciaux itin\u00e9rants \u00e0 22\u20ac.<\/em> <\/p>\n\n\n\n Exemple 2 : les commerciaux r\u00e9sidant en France auront des montants de repas plus \u00e9lev\u00e9 que les commerciaux r\u00e9sidant au Portugal. <\/em> <\/p>\n\n\n\n Le traitement des d\u00e9penses professionnelles \u00e9tant enti\u00e8rement automatis\u00e9, les d\u00e9clarants sont notifi\u00e9s en cas de d\u00e9passement de plafond. <\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\nComprendre la politique de frais <\/h2>\n\n\n\n
Comment organiser sa politique de frais ? <\/h2>\n\n\n\n
#1 – D\u00e9finir une politique de frais par service ou m\u00e9tier <\/h3>\n\n\n\n
#2 \u2013 S’assurer de la coh\u00e9rence de sa politique de frais<\/h3>\n\n\n\n
#3 – D\u00e9terminer des plafonds par poste de d\u00e9pense <\/h3>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\n#4 – D\u00e9limiter des plafonds par zone g\u00e9ographique <\/h3>\n\n\n\n
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#5 \u2013 Utiliser une application de notes de frais <\/h3>\n\n\n\n
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