Alors comment choisir une solution de gestion de notes de frais<\/strong>, et sur quels crit\u00e8res s\u2019appuyer pour s\u2019assurer que celle-ci r\u00e9ponde aux besoins d\u2019une filiale ? Quelles fonctionnalit\u00e9s doit-elle proposer ? Nos r\u00e9ponses.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Un grand groupe employant au minimum 5000 collaborateurs, il est essentiel pour l\u2019entreprise d\u2019\u00e9tablir des r\u00e8gles internes claires. \u00c0 plus forte raison en ce qui concerne le traitement des notes de frais. Structurer sa politique interne facilitera la t\u00e2che des salari\u00e9s amen\u00e9s \u00e0 se d\u00e9placer pour rencontrer des clients ou \u00e0 l\u2019occasion de s\u00e9minaires, qui n\u2019auront qu\u2019\u00e0 suivre un processus\u2026 Et surtout, all\u00e8gera la charge de travail des services de comptabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Il n\u2019est cependant plus question de compter sur une gestion des frais professionnels \u00ab \u00e0 la main \u00bb. Le risque d\u2019erreur (et de fraude) est trop grand. Le d\u00e9fi consiste \u00e0 ce stade \u00e0 trouver le logiciel de gestion de notes de frais adapt\u00e9 \u00e0 la structure d\u2019entreprise. <\/strong>Et pour s\u2019y retrouver dans un march\u00e9 \u00e9tendu, il faut commencer par s\u2019assurer qu\u2019elle r\u00e9ponde \u00e0 certaines exigences de base.<\/p>\n\n\n\n La solution retenue doit proposer une messagerie instantan\u00e9e. L\u2019id\u00e9e : permettre une communication fluide<\/strong> entre les diff\u00e9rents acteurs impliqu\u00e9s dans la gestion des d\u00e9penses professionnelles. Les doutes seront soulev\u00e9s plus rapidementen cas d\u2019ambigu\u00eft\u00e9 ou d\u2019information manquante. Diminuer les allers-retours et les risques d\u2019incompr\u00e9hension repr\u00e9sente un gain de temps et d\u2019\u00e9nergie pour tout le monde.<\/p>\n\n\n\n Il est courant pour un grand groupe de g\u00e9rer des filiales dans plusieurs pays<\/strong>\u2026 et\/ou d\u2019envoyer ses collaborateurs \u00e0 l\u2019\u00e9tranger. Cette organisation complique la gestion de notes de frais sur deux points cl\u00e9s :<\/p>\n\n\n\n Une solution de notes de frais adapt\u00e9e devra donc int\u00e9grer les particularit\u00e9s li\u00e9es aux d\u00e9placements internationaux.<\/p>\n\n\n\n Les avances des collaborateurs peuvent varier d’un mois \u00e0 l’autre<\/strong>. Afin de pouvoir les anticiper au mieux, on recherchera un logiciel de gestion des d\u00e9penses professionnelles capable de s\u2019adapter \u00e0 des flux al\u00e9atoires. Ce qui, au passage, permettra d\u2019optimiser la gestion de la tr\u00e9sorerie.<\/p>\n\n\n\n Une connexion bancaire<\/strong> facilite la collecte des donn\u00e9es financi\u00e8res des collaborateurs. Ces derniers auront ainsi la possibilit\u00e9 de transf\u00e9rer certaines d\u00e9penses<\/strong> professionnelles<\/strong> sur la solution de gestion de notes de frais. De cette mani\u00e8re, l\u2019exactitude des donn\u00e9es fournies <\/strong>est assur\u00e9e. Pour les collaborateurs, les remboursements de frais de d\u00e9placement professionnel sont aussi g\u00e9r\u00e9s par l\u2019application, avec un mandat SEPA. Cela acc\u00e9l\u00e8re aussi le traitement des remboursements.<\/p>\n\n\n\n Dans les conditions d\u2019un fonctionnement multi-filiale, un processus de validation des d\u00e9penses simplifi\u00e9 est indispensable. Un manager doit pouvoir suivre \u00e0 tout moment l\u2019\u00e9tat d\u2019avancement des d\u00e9penses <\/strong>de ses \u00e9quipes, m\u00eame s\u2019ils ne sont pas sur le m\u00eame site. De m\u00eame que la tra\u00e7abilit\u00e9 de la note de frais doit \u00eatre compl\u00e8te, de sa cr\u00e9ation \u00e0 son remboursement.<\/p>\n\n\n\n Les risques d\u2019erreurs et de tentatives de fraude sont \u00e9lev\u00e9s dans les grands groupes. On estime en effet \u00e0 89 % la part des cas de fraude en entreprise provenant des notes de frais. D\u2019apr\u00e8s l\u2019Institut fran\u00e7ais de la pr\u00e9vention de la fraude, le montant moyen de ces abus de confiance repr\u00e9sente 747 \u20ac par salari\u00e9<\/strong> et par an<\/strong>. Dans ces conditions, il serait plus qu\u2019int\u00e9ressant de se doter d\u2019un outil capable de r\u00e9pondre \u00e0 ces enjeux de d\u00e9tection des fraudes<\/strong>\u2026<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Une fois toutes les cases des crit\u00e8res essentiels coch\u00e9es, il est temps de se pencher sur les fonctionnalit\u00e9s qui viendront simplifier la vie du service comptabilit\u00e9. Parce que ces fonctionnalit\u00e9s feront toute la diff\u00e9rence<\/strong>, mieux vaut \u00e9viter d\u2019aller trop vite sur cette \u00e9tape. Voici une s\u00e9lection des fonctionnalit\u00e9s qu\u2019un bon logiciel de gestion des d\u00e9penses professionnelles<\/strong> doit proposer.<\/p>\n\n\n\n Les syst\u00e8mes d\u2019information constituent la colonne vert\u00e9brale d\u2019un grand groupe. Un logiciel de gestion de notes de frais doit s\u2019int\u00e9grer au syst\u00e8me d\u2019information<\/strong> existant sans cr\u00e9er de conflit<\/strong>, sans quoi c\u2019est tout l\u2019\u00e9cosyst\u00e8me qui s\u2019en retrouverait p\u00e9nalis\u00e9 \u2013 et fragilis\u00e9. La fluidit\u00e9 dans le changement d\u2019outil est aussi importante, et pratique. \u00c0 titre d\u2019exemple, il est int\u00e9ressant de disposer de passerelles entre son outil de gestion et son logiciel de supervision de flotte automobile.<\/p>\n\n\n\n Qui dit indemnit\u00e9s, dit d\u00e9placements. Aujourd\u2019hui, la mobilit\u00e9 est un crit\u00e8re d\u00e9terminant <\/strong>dans le choix d\u2019un outil de gestion. L\u2019optimisation des flux de l\u2019entreprise d\u00e9pend de la mobilit\u00e9 des donn\u00e9es. A fortiori pour la gestion des notes de frais. Une solution connect\u00e9e et mobile<\/strong> permet aux collaborateurs de toujours l\u2019avoir en poche et de renseigner la d\u00e9pense en temps r\u00e9el. La note de frais est aussit\u00f4t transmise \u00e0 la comptabilit\u00e9, mettant fin aux oublis et aux d\u00e9lais dans les remboursements.<\/p>\n\n\n\n La fonction de scan intelligent <\/strong>constitue \u00e9galement un atout ind\u00e9niable. Avec une simple num\u00e9risation du justificatif<\/strong>, l\u2019importation des donn\u00e9es est automatis\u00e9e. Ce syst\u00e8me \u00e9vite les erreurs et fait gagner du temps aux \u00e9quipes. La simplicit\u00e9 de l\u2019op\u00e9ration favorise son utilisation imm\u00e9diate par le collaborateur, d\u00e8s son justificatif en main. Le logiciel reconna\u00eet \u00ab en un flash \u00bb les donn\u00e9es suivantes : <\/p>\n\n\n\n La pr\u00e9sence \u00e0 l\u2019international d\u2019une entreprise implique une gestion de frais professionnels en plusieurs devises<\/strong>. Il est donc confortable que le logiciel propose un syst\u00e8me de conversion<\/strong>. Les taux de change fluctuant quotidiennement, celui-ci est tenu de s\u2019actualiser en permanence<\/strong>. Le r\u00e9sultat, c\u2019est tout simplement la garantie d\u2019une somme exacte, convertie au moment de la transaction.<\/p>\n\n\n\n L\u2019archivage num\u00e9riquese r\u00e9v\u00e8le \u00eatre le meilleur alli\u00e9 d\u2019un grand groupe. Il consiste \u00e0 sauvegarder l\u2019ensemble des donn\u00e9es li\u00e9es aux d\u00e9penses engag\u00e9es. Par cet enregistrement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9<\/strong>, on renforce la fiabilit\u00e9, la transparence ainsi que la praticit\u00e9 du dispositif. Qui plus est, le filtrage possible<\/strong> des donn\u00e9es<\/strong> offre l\u2019occasion de trier les notes de frais selon la personne, la p\u00e9riode ou le type de d\u00e9pense. Rien de plus pratique lors d\u2019un contr\u00f4le de l\u2019URSSAF pour le suivi des frais.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Chez N2F, nous sommes conscients de la complexit\u00e9 que peut repr\u00e9senter la gestion des frais engag\u00e9s pour un grand groupe. C\u2019est pour all\u00e9ger la charge de travail des \u00e9quipes charg\u00e9es de la comptabilit\u00e9<\/strong>, et leur permettre de ne pas perdre de temps sur un processus autrement chronophage, que nous avons mis au point une solution de gestion des notes de frais compl\u00e8te<\/strong>, proposant toutes les fonctionnalit\u00e9s essentielles. Vous souhaitez en savoir plus\u00a0? Autant de pas perdre de temps\u00a0: testez la solution N2F gratuitement\u00a0!<\/a><\/p>\n\n\n\nSolution de gestion de notes de frais : que doit exiger un grand groupe ?<\/h2>\n\n\n\n
Une messagerie instantan\u00e9e<\/h3>\n\n\n\n
La gestion multi-filiales \u00e0 l\u2019international<\/h3>\n\n\n\n
La gestion des flux variables<\/h3>\n\n\n\n
La connexion bancaire<\/h3>\n\n\n\n
Un workflow de validation simplifi\u00e9<\/h3>\n\n\n\n
La d\u00e9tection des erreurs et de la fraude<\/h3>\n\n\n\n
5 crit\u00e8res incontournables pour choisir une application de notes de frais<\/h2>\n\n\n\n
Une int\u00e9gration fluide au syst\u00e8me d\u2019information existant<\/h3>\n\n\n\n
La mobilit\u00e9 des donn\u00e9es<\/h3>\n\n\n\n
Une fonction de num\u00e9risation intelligente<\/h3>\n\n\n\n
La conversion des devises<\/h3>\n\n\n\n
L\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/h3>\n\n\n\n
L\u2019application N2F au service des grands groupes<\/h2>\n\n\n\n
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