{"id":17260,"date":"2023-06-22T16:24:16","date_gmt":"2023-06-22T14:24:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/?p=17260"},"modified":"2024-10-24T17:17:49","modified_gmt":"2024-10-24T15:17:49","slug":"comptables-comment-se-concentrer-sur-les-notes-de-frais-a-risque","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/comptables-comment-se-concentrer-sur-les-notes-de-frais-a-risque\/","title":{"rendered":"[Comptables] Comment se concentrer sur les notes de frais \u00e0 risque ?"},"content":{"rendered":"\n<p>Saviez-vous que 89% des cas de fraude en entreprise sont li\u00e9s aux notes de frais ? *&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Part essentielle de la gestion comptable d\u2019une entreprise, les notes de frais permettent de rembourser les d\u00e9penses professionnelles engag\u00e9es par les salari\u00e9s et de justifier des charges d\u00e9ductibles du r\u00e9sultat fiscal. Mais elles peuvent aussi \u00eatre une source de fraude ou d\u2019erreurs, faisant risquer un litige avec l\u2019administration fiscale !&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-pullquote\"><blockquote><p>Saviez-vous que la fraude \u00e0 la note de frais repr\u00e9sente 1,2 milliard d&#8217;euros par an ?<\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n<p>On comprend donc l\u2019importance, pour les comptables, de se concentrer sur les notes de frais \u00e0 risque et de mettre en place un processus et des contr\u00f4les pour les d\u00e9tecter et les corriger.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<p><em>Source : <\/em><em>Institut Fran\u00e7ais de Pr\u00e9vention de la Fraude<\/em>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quelles sont les notes de frais \u00e0 risque ?&nbsp;&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Les <strong>notes de frais \u00e0 risque<\/strong> sont celles pr\u00e9sentant des anomalies ou irr\u00e9gularit\u00e9s, qu\u2019elles soient le fait d\u2019erreurs involontaires ou de tentatives de fraude. Or, lorsque la validit\u00e9 et la conformit\u00e9 des notes de frais sont mises en cause, le risque d\u2019amende en cas de contr\u00f4le fiscal est d\u00e9cupl\u00e9.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Note de frais non conforme : que v\u00e9rifier ?&nbsp;&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Les irr\u00e9gularit\u00e9s conduisant \u00e0 la <strong>non-conformit\u00e9 d\u2019une note de frais<\/strong> peuvent \u00eatre :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Note de frais sans justificatif&nbsp;<\/li><li>Justificatif incomplet ou falsifi\u00e9&nbsp;<\/li><li>D\u00e9pense d\u00e9passant le cadre de la politique de frais&nbsp;&nbsp;<\/li><li>D\u00e9pense r\u00e9alis\u00e9e sur un jour non travaill\u00e9 ou hors mission&nbsp;<\/li><li>D\u00e9penses avec des motifs ou b\u00e9n\u00e9ficiaires fictifs ou non autoris\u00e9s&nbsp;<\/li><li>Kilom\u00e9trage erron\u00e9&nbsp;&nbsp;<\/li><li>Note de frais en doublon.&nbsp;&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">&#x1f50e; A lire aussi : <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/comment-assurer-validite-dune-note-de-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Comment s\u2019assurer de la validit\u00e9 d\u2019une note de frais ?<\/a>&nbsp;&nbsp;<\/h4>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quels sont les risques des notes de frais irr\u00e9guli\u00e8res ?&nbsp;&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Qu\u2019elles soient volontaires ou non, les <strong>erreurs et irr\u00e9gularit\u00e9s aux notes de frais<\/strong> sont un risque r\u00e9el pour les entreprises :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Risque de perte financi\u00e8re en raison du remboursement indu de d\u00e9penses non professionnelles ou non justifi\u00e9es&nbsp;<\/li><li>Amende en cas de redressement par l\u2019administration fiscale&nbsp;<\/li><li>Atteinte \u00e0 la r\u00e9putation ou \u00e0 l\u2019\u00e9thique de l\u2019entreprise en cas de fraude av\u00e9r\u00e9e.&nbsp;&nbsp;&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Comment se concentrer sur les notes de frais \u00e0 risque ?&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>&nbsp;Pour se concentrer sur les notes de frais \u00e0 risque, nous vous conseillons de mettre en place un process rigoureux en amont, bas\u00e9 sur les \u00e9tapes suivantes :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><em>#1 &#8211; Etablir une politique de frais claire&nbsp;<\/em>&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Premi\u00e8re \u00e9tape : mettre un cadre ! D\u00e9finissez une<strong> politique de frais <\/strong>claire et transparente, pr\u00e9cisant les <strong>r\u00e8gles et plafonds \u00e0 respecter en mati\u00e8re de d\u00e9penses professionnelles,<\/strong> les modalit\u00e9s de remboursement et le<strong> circuit de validation.&nbsp;&nbsp;<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Vous pouvez aussi \u00e9voquer les \u00e9ventuels contr\u00f4les effectu\u00e9s et les sanctions encourues en cas de non-respect de la politique de frais.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>&#x1f4a1; Besoin d\u2019aide dans l\u2019\u00e9tablissement de votre politique de frais ? Lisez notre article : <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/daf-comment-faire-appliquer-la-politique-de-frais-de-votre-entreprise\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">comment faire appliquer la politique de frais de votre entreprise ?<\/a>&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><em>#2 \u2013 Sensibiliser les salari\u00e9s<\/em>&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Parce que mieux vaut pr\u00e9venir que gu\u00e9rir, nous vous conseillons de sensibiliser les salari\u00e9s aux<strong> bonnes pratiques en mati\u00e8re de notes de frais,<\/strong> par exemple lors de sessions de formation ou lors de l\u2019onboarding de nouveaux collaborateurs. Ces sessions de formation seront aussi le moment de pr\u00e9senter la politique de frais et l\u2019occasion d\u2019alerter vos \u00e9quipes sur les risques encourus en cas d\u2019abus ou de fraude.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><em>#3 \u2013 Utiliser une solution de notes de frais<\/em>&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Une <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/note-de-frais\/ocr\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">application de notes de frais<\/a> telle que N2F simplifie l\u2019ensemble du processus des notes de frais, depuis la soumission jusqu\u2019au remboursement. Surtout, une solution de notes de frais permet d\u2019automatiser les v\u00e9rifications, d\u2019alerter sur les anomalies et de conserver une tra\u00e7abilit\u00e9 des op\u00e9rations<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"454\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/06\/Detection-Doublons-FR-1024x645.png?resize=720%2C454&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-17262\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/06\/Detection-Doublons-FR.png?resize=1024%2C645&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/06\/Detection-Doublons-FR.png?resize=300%2C189&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/06\/Detection-Doublons-FR.png?resize=768%2C484&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/06\/Detection-Doublons-FR.png?w=1321&amp;ssl=1 1321w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><figcaption>D\u00e9tection des doublons depuis le logiciel de notes de frais N2F<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p>Pour faciliter le travail comptable et la d\u00e9tection des d\u00e9penses frauduleuses, une <strong>solution de notes de frais <\/strong>doit \u00eatre dot\u00e9e de plusieurs caract\u00e9ristiques :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Smart scan :<\/strong> pour extraire de la photo d\u2019un justificatif les informations importantes (date, montant, taux de TVA)&nbsp;<\/li><li><strong>V\u00e9rification pr\u00e9dictive <\/strong>et syst\u00e8me de scoring des d\u00e9penses, afin d\u2019alerter sur les d\u00e9penses \u00e0 contr\u00f4ler&nbsp;&nbsp;<\/li><li><strong>D\u00e9tection des doublons<\/strong> et des \u00e9ventuelles complications (ex : d\u00e9pense r\u00e9alis\u00e9e sur un jour non travaill\u00e9)&nbsp;<\/li><li><strong>Respect de la politique de frais<\/strong>&nbsp;<\/li><li><strong>Connexion \u00e0 Google Maps<\/strong> pour un kilom\u00e9trage juste.&nbsp;&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><em>#4 \u2013 Mettre en place un workflow de validation<\/em>&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Un <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/note-de-frais\/#workflow-reporting\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">workflow de validation<\/a> est une fa\u00e7on de faire passer chaque note de frais par plusieurs filtres. Chez N2F, nous vous proposons de mettre en place un workflow de validation sp\u00e9cifique \u00e0 votre entreprise. Par exemple :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Soumission<\/strong> de la note par le salari\u00e9&nbsp;<\/li><li><strong>Validation par le manager :<\/strong> v\u00e9rification des dates de la mission et de la coh\u00e9rence des justificatifs&nbsp;<\/li><li><strong>Approbation comptable :<\/strong> v\u00e9rification de la coh\u00e9rence des justificatifs et d\u00e9penses avant approbation et remboursement.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>En cas de doute, vous pouvez tout simplement refuser la note ou la renvoyer au collaborateur afin qu\u2019il la modifie. Vous agissez ainsi en amont, afin de vous assurer d\u2019entrer une d\u00e9pense correcte en comptabilit\u00e9.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><em>#5 &#8211; Contr\u00f4ler les notes de frais<\/em>&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Nous vous conseillons de r\u00e9aliser des contr\u00f4les r\u00e9guliers et al\u00e9atoires de certaines d\u00e9penses et justificatifs soumis par vos \u00e9quipes. Pas question de faire n\u2019importe comment ! Vous devez d\u2019abord v\u00e9rifier la coh\u00e9rence entre la note soumise et son justificatif, et utiliser des crit\u00e8res objectifs :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Montant&nbsp;<\/li><li>Date&nbsp;<\/li><li>Motif&nbsp;<\/li><li>Invit\u00e9 (client ou personnel).&nbsp;&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Il est \u00e9videmment impossible de distinguer les r\u00e9elles erreurs des tentatives de falsification. Cependant, en cas de fraude av\u00e9r\u00e9e, vous devrez peut-\u00eatre sanctionner le salari\u00e9 responsable.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Vous l\u2019avez compris, se concentrer sur<strong> les notes de frais \u00e0 risque <\/strong>est un enjeu majeur pour les \u00e9quipes comptables, garantes de la fiabilit\u00e9 et de la conformit\u00e9 de l\u2019ensembles des<strong> d\u00e9penses professionnelles <\/strong>rembours\u00e9es aux salari\u00e9s.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Une <strong>politique de frais<\/strong> claire est un socle de base, ainsi que des contr\u00f4les r\u00e9guliers des d\u00e9penses professionnelles. Mais surtout, un outil de notes de frais pourra vous permettre de mieux pr\u00e9venir et d\u00e9tecter les fraudes et erreurs, et ainsi de r\u00e9aliser des \u00e9conomies tout en prot\u00e9geant l\u2019int\u00e9r\u00eat financier de l\u2019entreprise.&nbsp;&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Envie d\u2019en savoir plus sur la fa\u00e7on dont un outil de notes de frais peut vous aider dans votre quotidien comptable ? Nos experts sont \u00e0 votre \u00e9coute, et ont r\u00e9alis\u00e9 pour vous ce guide pour bien choisir une solution de notes de frais !&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/bien-choisir-solution-notes-de-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"220\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/CTA-Final-11-1024x313.png?resize=720%2C220&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"T\u00e9l\u00e9charger le livre blanc &quot;les crit\u00e8res pour bien choisir sa solution de notes de frais&quot;\" class=\"wp-image-17064\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/CTA-Final-11.png?resize=1024%2C313&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/CTA-Final-11.png?resize=300%2C92&amp;ssl=1 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