Pas de panique n\u00e9anmoins, si vous avez la charge de la tr\u00e9sorerie de l\u2019association. Vous pouvez rembourser la plupart des frais engag\u00e9s par vos b\u00e9n\u00e9voles \u00e0 l\u2019\u00e9tranger, d\u00e8s lors qu\u2019ils sont justifi\u00e9s par l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019association<\/strong>. On citera, par exemple, les frais de repas, de d\u00e9placement (billet d\u2019avion, de train) et d\u2019h\u00e9bergement.<\/p>\n\n\n\n Certains b\u00e9n\u00e9voles peuvent refuser de se faire rembourser une note de frais, afin de soutenir la tr\u00e9sorerie de l\u2019association. Dans ce cas, ce refus sera assimil\u00e9 \u00e0 un don<\/strong> octroy\u00e9 \u00e0 l\u2019association<\/strong> et \u00e9ligible \u00e0 une r\u00e9duction d\u2019imp\u00f4t, au b\u00e9n\u00e9fice du b\u00e9n\u00e9vole.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Vous manquez de cadre pour g\u00e9rer les d\u00e9penses des membres de votre association ? Elaborez votre propre politique<\/strong> de frais ! Vous pouvez y sp\u00e9cifier les cat\u00e9gories de d\u00e9penses autoris\u00e9es et leurs limites, les m\u00e9thodes de remboursement mais \u00e9galement les proc\u00e9dures de validation<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Fait important : vous pouvez \u00e9galement y \u00e9tablir le budget que vous allouez par voyage (qui peut \u00eatre adapt\u00e9 selon les destinations) afin que chaque personne sache exactement combien elle peut d\u00e9penser sur place et ce qui lui sera rembours\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Une fois \u00e9labor\u00e9e, la politique de gestion des d\u00e9penses<\/a> devra \u00eatre expliqu\u00e9e et clarifi\u00e9e \u00e0 travers des supports p\u00e9dagogiques ou des sessions de formation<\/strong> pendant lesquelles les membres qui partent le plus \u00e0 l\u2019\u00e9tranger, devront comprendre les implications en cas de non-respect des r\u00e8gles.<\/p>\n\n\n\n Autre point important, le document doit pr\u00e9ciser le mode de remboursement des frais engag\u00e9s :<\/p>\n\n\n\n Sans que ces r\u00e8gles ne prennent la forme d\u2019une politique de gestion de d\u00e9penses stricte, elles doivent pouvoir \u00eatre partag\u00e9es aux membres en d\u00e9placement<\/strong>. Par exemple, vous pouvez imposer qu\u2019une fois sur place, ils conservent une trace rigoureuse de leurs d\u00e9penses<\/strong>. Cela peut inclure la collecte de re\u00e7us<\/strong> pour chaque transaction effectu\u00e9e, qui sera compl\u00e9t\u00e9e, si n\u00e9cessaire, par la tenue d’un journal de bord quotidien<\/strong> pour consigner les d\u00e9tails de chaque d\u00e9pense. Par ailleurs, ils doivent \u00e9galement \u00eatre conscients des taux de change<\/strong> pour \u00e9viter toute confusion lors de la conversion des devises \u00e9trang\u00e8res.<\/p>\n\n\n\n Enfin, il n\u2019est pas rare qu\u2019une association ouvre un compte bancaire pour g\u00e9rer sa tr\u00e9sorerie. Le cas \u00e9ch\u00e9ant, elle peut mettre sa<\/strong> carte de cr\u00e9dit \u00e0 disposition d\u2019un des membres<\/strong> en d\u00e9placement \u00e0 l\u2019\u00e9tranger, pour payer des d\u00e9penses communes (un restaurant \u00e0 plusieurs ou un transport en taxi par exemple). En activant une option internationale, elle leur fera \u00e9galement profiter de certains avantages tels que la r\u00e9duction des frais de change de devises ou la gratuit\u00e9 des frais de transaction. En contrepartie, la personne habilit\u00e9e \u00e0 l\u2019utiliser devra respecter un certain nombre de r\u00e8gles : impression des justificatifs bancaires, d\u00e9pense r\u00e9alis\u00e9e dans le cadre de la mission, d\u00e9pense non exag\u00e9r\u00e9e au regard de son objet\u2026<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Cette solution peut prendre la forme d’une application mobile<\/strong> (pratique en cas de d\u00e9placements \u00e0 l\u2019\u00e9tranger) ou d’un logiciel en ligne<\/strong> qui permet aux membres de l’association de suivre leurs d\u00e9penses en temps r\u00e9el<\/strong> et de les soumettre facilement pour remboursement<\/strong>. Autre point fort : ils peuvent enregistrer leurs d\u00e9penses au fur et \u00e0 mesure<\/strong> qu\u2019ils les r\u00e9alisent. Finis les oublis de justificatifs !<\/p>\n\n\n\n Par ailleurs, votre association a instaur\u00e9 une politique de gestion des d\u00e9penses ? L\u00e0 encore, la solution peut int\u00e9grer ces r\u00e8gles telles que les d\u00e9lais de remboursement, les types de d\u00e9penses accept\u00e9es, etc.<\/p>\n\n\n\n Enfin, une solution de gestion des d\u00e9penses peut offrir des avantages ind\u00e9niables pour les tr\u00e9soriers de l\u2019association<\/strong> : g\u00e9n\u00e9ration de reporting sur les d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es par les membres, ou encore identification des types de d\u00e9penses sur lesquelles les membres de l\u2019association peuvent r\u00e9duire les co\u00fbts lors de leurs voyages.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n La charge d\u2019activit\u00e9 des associations est souvent importante, sans que le personnel \u2013 salari\u00e9 ou non \u2013 responsable de la partie administrative ne soit en nombre suffisant. C\u2019est avec l\u2019objectif de r\u00e9duire les t\u00e2ches chronophages que peuvent constituer le traitement des notes de frais et automatiser certains processu<\/strong>s, que N2F a cr\u00e9\u00e9 une application d\u00e9di\u00e9e \u00e0 cette gestion, proposant plusieurs fonctionnalit\u00e9s telles que :<\/p>\n\n\n\n En automatisant une partie du traitement des notes de frais, les associations peuvent garantir leur conformit\u00e9 au regard des r\u00e8gles en vigueur, en cas de contr\u00f4le fiscal. Si vous g\u00e9rez une association dont les membres sont habitu\u00e9s \u00e0 se d\u00e9placer \u00e0 l\u2019\u00e9tranger, notre solution est faite pour vous.<\/strong>Conseil 1 – Elaborer une politique interne de gestion des d\u00e9penses<\/h2>\n\n\n\n
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<\/a><\/figure>\n\n\n\nConseil 2 \u2013 Informer clairement les salari\u00e9s de l\u2019association sur les modalit\u00e9s de gestion des d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es \u00e0 l\u2019\u00e9tranger<\/h2>\n\n\n\n
Conseil 3 \u2013 Vous \u00e9quiper d\u2019une solution de gestion des notes de frais<\/h2>\n\n\n\n
N2F, partenaire 100 % digital de votre association<\/h2>\n\n\n\n
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