{"id":16846,"date":"2023-02-07T17:24:26","date_gmt":"2023-02-07T16:24:26","guid":{"rendered":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/?p=16846"},"modified":"2024-10-24T17:10:22","modified_gmt":"2024-10-24T15:10:22","slug":"changement-logiciel-notes-frais-oubliez-toutes-vos-inquietudes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/changement-logiciel-notes-frais-oubliez-toutes-vos-inquietudes\/","title":{"rendered":"Changement de logiciel de notes de frais\u00a0: oubliez toutes vos inqui\u00e9tudes"},"content":{"rendered":"\n

En 2022, environ 70% des chefs d\u2019entreprise ont d\u00e9clar\u00e9 avoir constat\u00e9 une hausse de la satisfaction client gr\u00e2ce \u00e0 leurs efforts de restructuration num\u00e9rique. <\/a>Si l\u2019introduction d\u2019un nouveau logiciel<\/strong> dans l\u2019entreprise peut augmenter la productivit\u00e9, stimuler les ventes et favoriser la rapidit\u00e9 des prises de d\u00e9cisions, elle se heurte n\u00e9anmoins \u00e0 certaines difficult\u00e9s qu\u2019il est imp\u00e9ratif de surmonter. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses \u00e0 utiliser des logiciels pour administrer certaines t\u00e2ches comme la gestion des stocks<\/strong>, de la comptabilit\u00e9<\/strong> ou encore celle des notes de frais. <\/strong>Il est donc essentiel pour elles de s\u00e9lectionner un outil qui r\u00e9ponde au mieux \u00e0 leurs besoins et, parfois, de reconnaitre quand il faut en changer.<\/p>\n\n\n\n

Vous souhaitez changer de logiciel de notes de frais<\/strong> mais vous craignez que cette nouveaut\u00e9 soit n\u00e9faste pour votre entreprise ? Pas de panique, voici le guide complet pour assurer sereinement ce changement.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Quelles sont les raisons qui poussent les entreprises \u00e0 changer de logiciel de notes de frais ?<\/h2>\n\n\n\n

Avant toute chose, il est n\u00e9cessaire d\u2019identifier les motivations qui vous incitent \u00e0 changer de logiciel de notes de frais. Ce travail vous permettra notamment d\u2019expliquer pr\u00e9cis\u00e9ment \u00e0 vos collaborateurs pourquoi vous allez passer sur un nouvel outil.<\/p>\n\n\n\n

Votre logiciel actuel n\u2019est plus assez innovant<\/h3>\n\n\n\n

L\u2019une des premi\u00e8res raisons d\u2019un changement de logiciel de notes de frais est la n\u00e9cessit\u00e9 pour l\u2019entreprise de recourir \u00e0 un outil plus innovant. En effet, comme toute technologie, un logiciel de notes de frais doit savoir s\u2019adapter rapidement aux nouveaux besoins des entreprises.<\/strong> Pour ne pas vous retrouver pi\u00e9g\u00e9 avec une solution devenue presque obsol\u00e8te, v\u00e9rifiez notamment que votre logiciel actuel est bien compatible avec votre syst\u00e8me informatis\u00e9 et les volumes de donn\u00e9es que souhaitez traiter. Si ce n\u2019est pas le cas, il est recommand\u00e9 d\u2019opter pour une solution qui s\u2019adapte aux nouvelles technologies avec des mises \u00e0 jour r\u00e9centes.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Votre logiciel actuel est trop cher<\/h3>\n\n\n\n

Vos budgets ont \u00e9volu\u00e9, votre exigence co\u00fbt\/qualit\u00e9 a augment\u00e9 ou bien vos besoins ne sont plus les m\u00eames ? Sachez qu\u2019il peut vous \u00eatre profitable de changer de logiciel de notes de frais pour r\u00e9duire vos d\u00e9penses. <\/strong>Ainsi, pour \u00eatre certain d\u2019opter pour la solution la plus rentable, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 interroger les \u00e9diteurs sur les co\u00fbts exacts de mise en \u0153uvre et de maintenance de votre potentielle nouvelle solution de gestion de notes de frais.<\/p>\n\n\n\n

Votre logiciel actuel n\u2019est plus adapt\u00e9 au d\u00e9veloppement international de votre entreprise<\/h3>\n\n\n\n

Votre entreprise se d\u00e9veloppe \u00e0 l\u2019international ? Il est n\u00e9cessaire que votre solution de gestion de notes de frais prenne en compte cette nouvelle opportunit\u00e9.<\/strong> Assurez-vous notamment que votre logiciel reconnaisse les devises locales, int\u00e8gre les taux de change et les taux de TVA, ainsi que la langue parl\u00e9e dans le pays.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019interface utilisateur et mobile est-elle disponible dans toutes les langues utilis\u00e9es par votre groupe ?<\/em>  L\u2019absence de cette fonctionnalit\u00e9 peut fortement inciter l\u2019entreprise \u00e0 changer de logiciel de gestion de notes de frais.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Changer de logiciel de notes de frais : 3 \u00e9tapes \u00e0 respecter<\/h2>\n\n\n\n

Une fois que vous \u00eates certains de vouloir changer de logiciel, vous devrez proc\u00e9der par \u00e9tapes pour que cette modification se fasse aussi sereinement que possible aupr\u00e8s de vos collaborateurs.<\/p>\n\n\n\n

1. Identifier vos besoins 🎯<\/h3>\n\n\n\n

Premi\u00e8rement, il est important de d\u00e9finir pr\u00e9cis\u00e9ment les besoins que ce nouveau logiciel doit combler. Pour cela, dressez la liste des fonctionnalit\u00e9s que vous souhaitez y trouver et que votre logiciel actuel ne comporte pas.<\/strong> Vous pouvez aussi recueillez l\u2019avis de certains de vos collaborateurs qui pourraient \u00eatre moteurs de ce changement. Si vous n\u00e9gligez cette \u00e9tape, vous prenez le risque d\u2019investir dans un outil qui ne r\u00e9pond pas forc\u00e9ment mieux aux besoins m\u00e9tiers que le pr\u00e9c\u00e9dent et dont le d\u00e9ploiement peut para\u00eetre inutile aux yeux de vos collaborateurs.<\/p>\n\n\n\n

Pour \u00eatre certain de ne rien oublier, vous pouvez consulter notre mod\u00e8le de cahier des charges<\/a> qui recense les points essentiels \u00e0 conna\u00eetre lors du choix d\u2019un nouvel outil de gestion de notes de frais.<\/p>\n\n\n\n

2. Accompagner le changement de logiciel aupr\u00e8s de vos collaborateurs 🤝<\/h3>\n\n\n\n

Qui dit changement dit n\u00e9cessit\u00e9 de bien accompagner vos collaborateurs avant, pendant et apr\u00e8s celui-ci. Dans le cadre de l\u2019instauration d\u2019une nouvelle solution<\/strong>, il est essentiel de partager \u00e0 vos collaborateurs les raisons, la nature et l\u2019impact de ce changement afin qu\u2019ils se sentent impliqu\u00e9s d\u00e8s le d\u00e9but du processus. Pendant le d\u00e9ploiement du nouveau logiciel<\/strong>, il est \u00e9galement imp\u00e9ratif d\u2019inclure des temps de formation pour vos collaborateurs afin qu\u2019ils exp\u00e9rimentent les nouvelles fonctionnalit\u00e9s que vous proposez. Dans l\u2019id\u00e9al, cette formation doit \u00eatre pens\u00e9e sur-mesure et encadr\u00e9e par des experts de la solution pour obtenir les meilleurs r\u00e9sultats possibles.<\/p>\n\n\n\n

3. Evaluer les retomb\u00e9es du changement de logiciel 🎙<\/h3>\n\n\n\n

Le meilleur moyen de convaincre vos collaborateurs, c\u2019est de leur donner des preuves concr\u00e8tes que cette nouvelle solution est b\u00e9n\u00e9fique pour votre entreprise.<\/strong> D\u00e8s le d\u00e9but du d\u00e9ploiement du nouveau logiciel de notes de frais, <\/strong>r\u00e9coltez, analysez et comparez les donn\u00e9es avec votre ancienne m\u00e9thode pour persuader vos employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

N2F vous accompagne dans votre changement de logiciel de notes de frais<\/h2>\n\n\n\n

Editeur de logiciel sp\u00e9cialis\u00e9 dans la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais, N2F <\/strong>vous accompagne du d\u00e9but jusqu\u2019\u00e0 la fin dans ce processus de transition. En effet, une fois le partenariat \u00e9tabli entre N2F et vous, notre \u00e9quipe de consulting affine vos exigences et configure les outils de comptabilit\u00e9 <\/strong>n\u00e9cessaires \u00e0 vos besoins. Par la suite, vous serez \u00e9galement accompagn\u00e9 dans la phase de formation et de production afin que le d\u00e9ploiement de votre nouveau logiciel soit optimal. Une fois la solution instaur\u00e9e, des \u00e9quipes supports sont disponibles pour r\u00e9pondre \u00e0 vos interrogations et r\u00e9soudre d\u2019\u00e9ventuels probl\u00e8mes techniques.<\/p>\n\n\n\n

Vous \u00eates int\u00e9ress\u00e9 par la solution N2F ? R\u00e9servez votre d\u00e9mo personnalis\u00e9e pour \u00eatre contact\u00e9 par nos experts.<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"Guide<\/a><\/figure>\n\n\n\n

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En 2022, environ 70% des chefs d\u2019entreprise ont d\u00e9clar\u00e9 avoir constat\u00e9 une hausse de la satisfaction client gr\u00e2ce \u00e0 leurs efforts de restructuration num\u00e9rique. Si l\u2019introduction d\u2019un nouveau logiciel dans l\u2019entreprise peut augmenter la productivit\u00e9, stimuler les ventes et favoriser la rapidit\u00e9 des prises de d\u00e9cisions, elle se heurte n\u00e9anmoins \u00e0 certaines difficult\u00e9s qu\u2019il est imp\u00e9ratif de surmonter. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses \u00e0 utiliser des logiciels pour administrer certaines t\u00e2ches comme la gestion des stocks, de la comptabilit\u00e9 ou encore celle des notes de frais. 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