Comment se passe le processus de notes de frais sans N2F\u202f?<\/em> Un collaborateur en d\u00e9placement va collecter ses justificatifs papier (note de restaurant, tickets de carburant, de p\u00e9age, etc.) puis renseigner les informations demand\u00e9es sur un tableau Excel qu\u2019il transmettra ensuite \u00e0 son manager. De mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, cette t\u00e2che prend 1 heure par mois. Puis son manager approuve le d\u00e9compte des d\u00e9penses sous forme de note de frais et le transf\u00e8re au service comptabilit\u00e9. Ce dernier v\u00e9rifie la coh\u00e9rence entre les pi\u00e8ces justificatives et la note, puis proc\u00e8de au remboursement du collaborateur apr\u00e8s avoir comptabilis\u00e9 les informations dans son syst\u00e8me informatis\u00e9. Depuis la r\u00e9alisation de la note de frais jusqu\u2019au remboursement, le processus peut prendre plusieurs semaines. <\/p>\n\n\n\n Avec N2F, votre collaborateur n\u2019a qu\u2019\u00e0 prendre en photo son justificatif depuis son smartphone<\/strong>\u202f; gr\u00e2ce au scan intelligent, seules quelques secondes sont n\u00e9cessaires pour extraire les informations essentielles de la facture (montant TTC, HT, date, etc.) et envoyer la note au service comptable\u202f! <\/p>\n\n\n\n La plupart des entreprises que nous rencontrons ont naturellement digitalis\u00e9 certaines t\u00e2ches, comme la r\u00e9ception des factures d\u2019achats. N\u00e9anmoins, la gestion des notes de frais reste encore manuelle. Nos prospects souhaitent digitaliser ce process lourd et fastidieux, mais aussi passer d\u2019un archivage des justificatifs de notes de frais papier \u00e0 un archivage \u00e9lectronique.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Un autre point que rel\u00e8vent les entreprises porte sur leur volont\u00e9 de se conformer aux r\u00e8glementations fiscales et sociales.<\/strong> Les services comptables sont contraints de passer beaucoup de temps pour v\u00e9rifier que chaque note de frais est justifi\u00e9e au regard de ces exigences<\/strong>, y compris pour se pr\u00e9munir de tout contr\u00f4le URSSAF. Or, \u00e0 raison d\u2019une trentaine \u00e0 une cinquantaine de notes \u00e0 v\u00e9rifier par jour, en plus de leurs t\u00e2ches quotidiennes, les comptables sont vite d\u00e9bord\u00e9s.<\/strong> Sans compter que les justificatifs ne sont pas toujours bien lisibles, rendant la t\u00e2che encore plus dure. <\/p>\n\n\n\n Par ailleurs, lorsque l’on travaille avec des justificatifs et du traitement manuel, il est tr\u00e8s compliqu\u00e9 de s\u2019assurer qu\u2019il ne s\u2019agit pas d\u2019un doublon d\u2019une note d\u00e9j\u00e0 trait\u00e9e ou que le collaborateur ne tente pas de frauder<\/strong>. Une des fraudes les plus connues est celle du salari\u00e9 qui produit une copie d\u2019un justificatif (de carburant par exemple) d\u00e9j\u00e0 utilis\u00e9 pour une note de frais et essaye de la repr\u00e9senter le mois suivant. Les comptables ne sont pas en mesure de d\u00e9tecter la fraude avec un traitement uniquement manuel.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Pour r\u00e9sumer, les entreprises qui viennent nous voir souhaitent gagner du temps<\/strong> en optimisant le temps de saisie des notes de frais, simplifier le traitement<\/strong> par le service comptabilit\u00e9, disposer de moyens de contr\u00f4les<\/strong> efficaces et b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019un meilleur suivi des budgets<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n N2F apporte un flux de digitalisation des notes de frais<\/strong>. L\u2019application suit le collaborateur dans ses d\u00e9placements et lui permet de saisir au fil de l\u2019eau ses d\u00e9penses et de scanner ses justificatifs. Ceux-ci seront automatiquement archiv\u00e9s sur les serveurs N2F pendant 10 ans <\/strong>afin de r\u00e9pondre aux exigences en cas de contr\u00f4le fiscal ou URSSAF. Pour le manager et le service comptable<\/strong>, le gain de temps est \u00e9vident<\/strong>\u202f: en quelques secondes, ils re\u00e7oivent la note de frais et le justificatif qui va avec. L\u2019outil d\u00e9tecte les doublons et les incoh\u00e9rences avec les r\u00e8gles de la politique de notes de frais de l\u2019entreprise. Les services comptables divisent leur temps de traitement par 4 voire 6 dans certains cas\u202f!<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Par ailleurs, si l\u2019on reprend la probl\u00e9matique des fraudes, N2F a mis en place un<\/strong> indice de confiance<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n Comment l\u2019utiliser\u202f?<\/em> L\u2019application va traiter un justificatif et rentrer les informations essentielles dans une note digitalis\u00e9e. Si certaines donn\u00e9es sont entr\u00e9es directement par le collaborateur ou qu\u2019il modifie des donn\u00e9es automatiquement reconnues, l\u2019indice de confiance sera d\u00e9grad\u00e9<\/strong>, ce qui alertera les comptables d\u2019\u00eatre un peu plus vigilants sur les v\u00e9rifications de cette note. En revanche, si l\u2019application reconnait toutes les informations, l\u2019indice de confiance restera \u00e0 son maximum<\/strong>, d\u00e9chargeant ainsi les comptables de v\u00e9rifications suppl\u00e9mentaires. <\/p>\n\n\n\n N2F permet aux entreprises de remplacer leurs flux papier en flux \u00e9lectroniques<\/strong>, elle offre un archivage \u00e9lectronique<\/strong> de tous les justificatifs, d\u00e9tecte les tentatives de fraude<\/strong> et aide les entreprises \u00e0 se conformer aux exigences r\u00e8glementaires<\/strong> en vigueur. <\/p>\n\n\n\n Mais ce qui distingue notre solution de ses concurrents est l\u2019analyse des donn\u00e9es<\/strong>. Les services administratifs peuvent retrouver dans notre outil, des tableaux de bords avec les encours des montants des notes de frais \u00e0 payer. Des informations pr\u00e9cieuses au moment des cl\u00f4tures mensuelles ou annuelles\u202f! <\/p>\n\n\n\n Les services achats peuvent \u00e9galement utiliser les donn\u00e9es r\u00e9colt\u00e9es sur N2F pour<\/strong> n\u00e9gocier avec des h\u00f4tels<\/strong>,<\/strong> par exemple s\u2019ils constatent que leurs collaborateurs se rendent toujours au m\u00eame endroit lors de leurs d\u00e9placements. <\/p>\n\n\n\n Au-del\u00e0 de la simplicit\u00e9 de l\u2019outil en lui-m\u00eame et des apports ind\u00e9niables pour nos clients, j\u2019aime souligner l\u2019importance de la satisfaction client <\/strong>qui anime chaque service de N2F. D\u2019ailleurs nous avons d\u2019excellents retours sur ce point. <\/p>\n\n\n\n 👉 Lire aussi\u202f: <\/strong>R\u00e9sultat enqu\u00eate de satisfaction 2022\u202f: nos clients parlent de nous\u202f <\/a><\/p>\n\n\n\n Par ailleurs, N2F r\u00e9ussit \u00e0 s\u2019adapter aux besoins de ses clients. Par exemple, une entreprise que nous accompagnons Effectivement, l\u2019outil N2F est cr\u00e9\u00e9 pour s\u2019adapter aux besoins des entreprises, quelle que soit leur taille. Ainsi, en cas de filiales sur diff\u00e9rents pays, l\u2019application prend en charge les taux de change ou encore de TVA. Enfin, N2F est un outil polyglotte puisqu\u2019il est disponible dans 11 langues. <\/p>\n\n\n\n Convaincus par notre outil de gestion des notes de frais\u202f?<\/strong> Demandez vite une d\u00e9mo\u202f<\/a>!\u00a0<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\nQuelles sont les difficult\u00e9s des entreprises que vous rencontrez ? <\/h2>\n\n\n\n
Quelles solutions concr\u00e8tes leur apportez-vous avec N2F\u202f? <\/h2>\n\n\n\n
Quels sont les points forts de N2F\u202f? <\/h2>\n\n\n\n
Pourquoi recommandez-vous l\u2019application N2F\u202f? <\/h2>\n\n\n\n
\n\n\n\n
\n\n\n\n,<\/s> a souhait\u00e9 d\u00e9ployer la solution aupr\u00e8s de ses filiales hors des fronti\u00e8res europ\u00e9ennes. Nos \u00e9quipes ont r\u00e9alis\u00e9 la migration en quelques mois \u00e0 peine. <\/p>\n\n\n\n![\"Guide](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTA_Guide_choisir_sa_solution_de_NDF_blanc.png?resize=720%2C231&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n