{"id":16796,"date":"2023-01-06T15:52:06","date_gmt":"2023-01-06T14:52:06","guid":{"rendered":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/?p=16796"},"modified":"2023-01-20T15:38:52","modified_gmt":"2023-01-20T14:38:52","slug":"la-gestione-e-il-controllo-della-nota-spese-in-tempo-reale-e-possibile","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/it\/la-gestione-e-il-controllo-della-nota-spese-in-tempo-reale-e-possibile\/","title":{"rendered":"La gestione e il controllo della nota spese in tempo reale? \u00c9 possibile.\u00a0"},"content":{"rendered":"\n

Definire una politica di spesa aziendale \u00e8 sicuramente indispensabile per una corretta gestione delle note spese<\/strong>, ma a volte verificare la sua corretta applicazione pu\u00f2 risultare difficile e complicato per il reparto amministrativo e contabile soprattutto se i dipendenti utilizzano ancora i fogli Excel e devono conservare i giustificativi cartacei. <\/p>\n\n\n\n

In effetti, anche se l\u2019ufficio contabilit\u00e0 ha stabilito un processo rigoroso di trattamento delle note spese<\/strong> e dei rispettivi rimborsi, tale attivit\u00e0 richiede comunque molto tempo, soprattutto nelle medie e grandi aziende con molto personale e molte trasferte. <\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Il reparto amministrazione contabilit\u00e0 in effetti deve verificare che: <\/h3>\n\n\n\n
  1. i dipendenti consegnino le note spese con i rispettivi giustificativi in tempo; <\/li>
  2. i dipendenti abbiano riempito correttamente la nota spesa: data, importo, se una fattura \u00e8 stata richiesta, valuta d\u2019origine (se le spese sono state effettuate all\u2019estero)\u2026 ; <\/li>
  3. i dipendenti abbiano fornito tutti i giustificativi cartacei (scontrino, ricevuta, \u2026). In caso contrario, la spesa anticipate dal lavoratore non sar\u00e0 rimborsabile o il rimborso sar\u00e0 effettuato in ritardo per dare il tempo al dipendente di ritrovare una prova valida; <\/li>
  4. gli importi dei giustificativi corrispondano a quanto dichiarato dai dipendenti, ma gli errori e i rischi di frode sono comunque possibili. <\/li><\/ol>\n\n\n\n

    Una volta effettuati questi controlli, bisogna:\u00a0
    <\/strong>5. attendere la validazione dei manager per autorizzare il rimborso;\u00a0
    6. effettuare il rimborso;\u00a0
    7. classificare e conservare i giustificativi cartacei in caso di controlli.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

    Allora come poter snellire e facilitare il lavoro del reparto contabilit\u00e0<\/a>? <\/p>\n\n\n\n

    La risposta \u00e8: adottare N2F, la soluzione per la digitalizzazione delle note spese<\/a> che permetta di trattare e controllare in tempo reale le note spese. <\/p>\n\n\n\n

    Qual\u2019\u00e8 il principale vantaggio per i dipendenti? <\/h3>\n\n\n\n

    La dematerializzazione della nota spese\u00a0<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Grazie all\u2019applicazione mobile N2F, il collaboratore potr\u00e0 fotografare immediatamente i giustificativi di spesa con il proprio smartphone e tutti i dati utili verranno automaticamente inseriti, trasmessi e trattati senza errori e perdite di tempo. <\/p>\n\n\n\n

    Quali sono i principali vantaggi per l\u2019ufficio contabile e l\u2019amministrazione? <\/h3>\n\n\n\n

    Una migliore organizzazione <\/h4>\n\n\n\n

    Il reparto contabile insieme con l\u2019amministrazione potr\u00e0 configurare il software in modo personalizzato e in funzione della policy di spesa<\/strong> aziendale. Infatti, i contabili o gli amministratori della piattaforma potranno parametrare le differenti categorie di spese e i massimali, configurare le regole per gruppi di utenti e creare i processi di convalida opportuni.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

    Un controllo contabile automatizzato e in tempo reale delle spese <\/h4>\n\n\n\n

    Grazie a N2F, la fase di verifica \u00e8 completamente automatizzata<\/strong>. Ad esempio, la nostra soluzione permette di rilevare eventuali spese doppie, di emettere delle notifiche in caso di spese effettuate in giorni festivi, di confrontare l\u2019importo spese e l\u2019importo rimborsato…\u00a0<\/p>\n\n\n\n

    Un\u2019analisi realistica e predittiva dei flussi di spesa <\/h4>\n\n\n\n

    Per aiutare le aziende a tenere sotto controllo le spese<\/a>, la soluzione N2F \u00e8 dotata di un motore d’intelligenza artificiale<\/strong>, che permette di valutare l\u2019andamento delle spese secondo i parametri predefiniti dagli amministratori ed evidenziare i controlli prioritari.\u00a0<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Inoltre, i responsabili della gestione aziendale, potranno avere accesso alla reportistica personalizzabile <\/strong>per estrapolare report individuali per dipendente, per team e reparto al fine di monitorare e controllare i budget.\u00a0<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Una soluzione compatibile con la maggior parte dei software di gestione contabile <\/h4>\n\n\n\n

    N2F \u00e8 un software perfettamente integrabile con la maggior parte dei gestionali contabili\/ERP (SAP, Microsoft Dynamics 365, Zucchetti, TeamSystem, SAGE X3…). <\/p>\n\n\n\n

    Conservazione digitale a norma  <\/h4>\n\n\n\n

    Con la dematerializzazione delle note spese<\/strong>, sar\u00e0 pi\u00f9 facile e pratico per l\u2019ufficio contabilit\u00e0, fornire dei documenti conformi alla normativa italiana in caso di controlli fiscali.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

    Qualche consiglio extra per facilitare la vita del reparto contabile <\/h2>\n\n\n\n

    Proporre ai collaboratori delle carte aziendale <\/h4>\n\n\n\n

    Per semplificare il trattamento delle note spese<\/strong>, i dipendenti possono utilizzare delle carte business <\/strong>collegate direttamente al conto aziendale.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

    Questo pu\u00f2 ridurre il lavoro di verifica dell\u2019ufficio contabilit\u00e0 ed evitare ai collaboratori di anticipare alcune spese. <\/p>\n\n\n\n

    Semplificare il processo di autorizzazione <\/h4>\n\n\n\n

    Per risparmiare tempo nel trattamento delle note spese<\/strong>, \u00e8 buona regola non superare due livelli di convalida: l’approvazione del responsabile diretto del dipendente per confermare che la spesa coincida con le missioni assegnate e la convalida di un contabile, al fine di verificare che le spese siano conformi alla politica di spesa.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

    In sintesi: <\/strong>se siete un\u2019azienda di medie o grandi dimensioni, adottare una soluzione per la digitalizzazione delle note spese pu\u00f2 semplificare non solo la vita dei dipendenti, ma soprattutto la vita ed il lavoro dell\u2019ufficio contabile.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

    Vantaggi: un risparmio di tempo notevole e un controllo pi\u00f9 preciso delle spese. <\/h4>\n\n\n\n

    Vuoi saperne di pi\u00f9 sulla soluzione N2F? Vuoi richiedere una prova gratuita? Contattaci. Noi restiamo disponibili per rispondere ad ogni domanda.  <\/p>\n\n\n\n

    <\/p>\n\n\n\n

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