{"id":16717,"date":"2022-12-12T09:00:00","date_gmt":"2022-12-12T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/?p=16717"},"modified":"2024-10-24T17:00:59","modified_gmt":"2024-10-24T15:00:59","slug":"fraude-notes-de-frais-comment-les-eviter","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/fraude-notes-de-frais-comment-les-eviter\/","title":{"rendered":"Fraude aux notes de frais : comment les \u00e9viter ?"},"content":{"rendered":"\n

La fraude aux notes de frais<\/strong> est une r\u00e9alit\u00e9 bien connue des entreprises. Il s\u2019agit parfois de quelques euros grapill\u00e9s par ci par l\u00e0 qui, cumul\u00e9s par le nombre de collaborateurs, peuvent vite faire grimper l\u2019addition ! En 2021, on estimait les pertes financi\u00e8res pour fraude aux notes de frais \u00e0 environ 15\u00a0360 euros par an pour une soci\u00e9t\u00e9 de 250 salari\u00e9s. Dans un contexte de crise \u00e9conomique o\u00f9 chaque d\u00e9pense compte, les entreprises ont tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 \u00e9viter la fraude. Mais quelles solutions s\u2019offrent \u00e0 elles pour y parvenir\u00a0? Nos r\u00e9ponses dans cet article.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Quels types de fraude aux notes de frais rencontrent les entreprises ?<\/h2>\n\n\n\n

La fraude aux notes de frais rev\u00eat diff\u00e9rents aspects. En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, les cas les plus courants consistent \u00e0 falsifier ou cr\u00e9er un faux re\u00e7u<\/strong> de d\u00e9penses, de fournir une facture sans d\u00e9tail<\/strong> apr\u00e8s un d\u00e9jeuner dans un restaurant, d\u2019inviter \u00e0 d\u00e9jeuner des personnes sans enjeu professionnel<\/strong> (famille, amis) tout en faisant passer la d\u00e9pense pour un repas d\u2019affaires, de gonfler le kilom\u00e9trage<\/strong> parcouru avec sa voiture personnelle ou encore de faire le plein d\u2019essence<\/strong> en le faisant passer pour une d\u00e9pense li\u00e9e \u00e0 l\u2019activit\u00e9 professionnelle.<\/p>\n\n\n\n

D\u2019ailleurs, 50 % des employ\u00e9s fran\u00e7ais<\/strong> avouent qu\u2019il est acceptable pour eux de \u00ab modifier \u00bb une note de frais pour r\u00e9cup\u00e9rer un peu plus d\u2019argent que pr\u00e9vu. Pour beaucoup, ces agissements sont justifi\u00e9s par le fait qu\u2019ils ne sont qu\u2019une contrepartie<\/strong> des heures de travail suppl\u00e9mentaires non pay\u00e9es, des d\u00e9penses priv\u00e9es engag\u00e9es pour le t\u00e9l\u00e9travail ou encore du temps pass\u00e9 en d\u00e9placement professionnel (dont les temps d\u2019attente \u00e0 la gare ou \u00e0 l\u2019a\u00e9roport).<\/p>\n\n\n\n

Pourtant, les employ\u00e9s qui se font prendre en flagrant d\u00e9lit de fraude ont toutes les raisons de craindre pour leur poste<\/strong>. La jurisprudence se montre souvent stricte \u00e0 leur encontre, notamment envers les r\u00e9cidivistes. En illustre un arr\u00eat de la Cour d\u2019appel de Versailles du 10 avril 2019 qui a qualifi\u00e9 de faute grave justifiant un licenciement<\/strong>, le fait pour un collaborateur d\u2019avoir d\u00e9clar\u00e9 avoir convi\u00e9 des coll\u00e8gues \u00e0 d\u00e9jeuner alors qu\u2019ils n\u2019\u00e9taient pas pr\u00e9sents, afin de faire gonfler la note. Parmi les autres exemples de faits consid\u00e9r\u00e9s comme justifiant un licenciement pour faute grave, on retrouve celui de se faire rembourser un trajet sans rapport avec le travail et celui de majorer le nombre de kilom\u00e9triques parcourus. Une affaire relay\u00e9e m\u00e9diatiquement avait \u00e9galement mis en lumi\u00e8re les abus de l\u2019ancienne patronne de l\u2019INA qui avait d\u00e9clar\u00e9 pour 38 000 euros de d\u00e9penses de taxi et avait \u00e9t\u00e9 pouss\u00e9e \u00e0 la d\u00e9mission. Dans tous les cas, l\u2019entreprise pourra recourir aux tribunaux si les montants de la fraude sont cons\u00e9quents, r\u00e9currents et ont fait perdre plusieurs milliers d\u2019euros<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Vous l\u2019aurez compris : il n\u2019existe pas un type de fraudes mais bien plusieurs. N\u00e9anmoins, tous ont pour cons\u00e9quence de faire perdre de l\u2019argent \u00e0 l\u2019entreprise et de mobiliser des services pour les d\u00e9tecter. Par ailleurs, en cas de contr\u00f4le Urssaf, l\u2019entreprise peut \u00eatre<\/strong> redress\u00e9e<\/strong> si elle n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 suffisamment vigilante. Plus g\u00e9n\u00e9ralement, la fraude ferait perdre<\/strong> jusqu\u2019\u00e0 5 % de revenus annuels<\/strong> \u00e0 la soci\u00e9t\u00e9, soit 730 euros par employ\u00e9 et par an.<\/p>\n\n\n\n

Auditer les notes de frais au sein de son entreprise pour en finir avec la fraude<\/h2>\n\n\n\n

L\u2019audit de notes de frais est un moyen efficace d\u2019identifier la fraude et les erreurs de traitement <\/strong>plus globalement. La proc\u00e9dure peut survenir \u00e0 tout moment<\/strong> : avant ou apr\u00e8s validation par le sup\u00e9rieur, ou apr\u00e8s le paiement. Les contr\u00f4leurs seront tent\u00e9s de r\u00e9aliser l\u2019audit le plus t\u00f4t possible pour \u00e9viter tout risque de rejet de la note de frais. Ils v\u00e9rifieront rapidement si les justificatifs ont bien \u00e9t\u00e9 joints<\/strong> et s\u2019ils sont<\/strong> coh\u00e9rents avec la d\u00e9pense engag\u00e9e<\/strong>. L\u2019audit peut \u00e9galement se concentrer sur une cat\u00e9gorie particuli\u00e8re de collaborateurs, g\u00e9n\u00e9ralement les plus susceptibles de g\u00e9n\u00e9rer d\u2019importante notes de frais \u2013 mais aussi de frauder \u2013, comme les collaborateurs souvent en d\u00e9placement professionnel ou encore les jeunes collaborateurs ne ma\u00eetrisant pas la politique de notes de frais.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019avantage de l\u2019audit r\u00e9side dans sa capacit\u00e9 \u00e0 mettre en avant des sch\u00e9mas de comportements frauduleux<\/strong> et interroger sur la pertinence de la politique interne en mati\u00e8re de notes de frais.<\/p>\n\n\n\n

Lire aussi : Pourquoi auditer les notes de frais<\/strong><\/a> ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

S\u2019\u00e9quiper d\u2019une solution digitale pour automatiser la gestion des notes de frais et limiter la fraude<\/h2>\n\n\n\n

En France, toujours d\u2019apr\u00e8s l\u2019\u00e9tude SAP, les services financiers et les responsables d\u00e9placements passeraient en moyenne 20,1 heures par semaine pour lutter contre la fraude. Est remise en cause la lenteur des process internes pour v\u00e9rifier et pr\u00e9venir les risques<\/strong>. Beaucoup de services privil\u00e9gient encore l\u2019emploi du papier, cr\u00e9ant encore davantage d\u2019erreurs possibles. Sans outils digitaux, il appara\u00eet difficile pour ces \u00e9quipes d\u2019identifier des sch\u00e9mas de fraude.<\/p>\n\n\n\n

C\u2019est pourquoi, chez N2F, nous avons mis au point une<\/strong> solution pour rendre la triche et la fraude sur les notes de frais impossible<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019application mobile N2F et au module int\u00e9gr\u00e9<\/strong> Google Maps<\/strong>, vous pourrez mieux g\u00e9rer les frais kilom\u00e9triques. Les collaborateurs n\u2019auront qu\u2019\u00e0 entrer le point de d\u00e9part et le point d\u2019arriv\u00e9e, rendant ainsi automatique le calcul de la distance et par cons\u00e9quence, le calcul des frais \u00e0 rembourser. Il sera alors plus difficile pour le collaborateur de gonfler le kilom\u00e9trage ! Un autre avantage de s\u2019\u00e9quiper d\u2019une solution comme N2F est la possibilit\u00e9 de scanner les factures d\u00e8s l\u2019achat<\/strong>. Les collaborateurs n\u2019auront plus de raison de perdre les justificatifs. Il est \u00e9galement possible de d\u00e9finir des plafonds de d\u00e9penses<\/strong> pour certains collaborateurs. En cas de d\u00e9passement, une notification est adress\u00e9e au responsable du traitement des notes de frais. Ce syst\u00e8me d\u2019alerte, gr\u00e2ce \u00e0 un filtre anti-fraude,<\/strong> se d\u00e9clenche \u00e9galement lorsqu\u2019une d\u00e9pense semble inappropri\u00e9e (si elle a \u00e9t\u00e9 saisie en dehors des jours de travail par exemple). <\/p>\n\n\n\n